Schritt 5: Konfiguration und Zuweisung von Arbeitszeitmodellen

 

Nachdem Sie alle Mitarbeiterdaten und Gehälter in Personio importiert sowie die vorbereitende Lohnbuchhaltung konfiguriert haben, können Sie nun Arbeitszeitmodelle anlegen, welche eine wichtige Voraussetzung dafür sind, dass z. B. Urlaub korrekt berechnet wird.

 

Warum sind Arbeitszeitmodelle wichtig?

  • Über Arbeitszeitmodelle lässt sich in Personio hinterlegen, an welchen Wochentagen Ihre Mitarbeiter wie viele Stunden arbeiten.
  • Arbeitszeitmodelle sind wichtig, damit Personio den Urlaub korrekt berechnen sowie Überstunden zählen kann.
  • Tage, die nicht als Arbeitstage definiert sind, werden nicht als Fehltage für z. B. Urlaubs- oder Krankheitsperioden gerechnet.
  • Erfassen Sie Arbeitszeiten mit Über- und Unterstunden, so definieren Sie über hinterlegte Arbeitszeitmodelle die zu erbringende Zeit. Dadurch können Über- und Unterstunden korrekt kalkuliert werden.

Einrichten der Arbeitszeitmodelle

Zunächst sollten Sie sich darüber Gedanken machen, wie viele unterschiedliche Arbeitszeitmodelle in Ihrem Unternehmen existieren. Fragen, die Sie sich dazu stellen können, sind beispielsweise: Gibt es Mitarbeiter in Teilzeit? und Wenn Mitarbeiter an beispielsweise zwei Tagen arbeiten, sind darunter einige nur montags und dienstags anwesend oder gibt es noch weitere Konstellationen? 
Eine Hilfe, um Arbeitszeitmodelle zu finden, bietet unsere Excel-Vorlage (siehe ganz unten). Diese ist nicht für den Import gedacht, sondern als reine Hilfe kein Arbeitszeitmodell zu übersehen.

Welche Einstellungen Sie vornehmen müssen, um die Arbeitszeitmodelle ihrer Mitarbeiter richtig zu konfigurieren, erfahren Sie hier.

Beispiel Arbeitszeitmodelle

In dem folgenden Beispiel gehen wir von einem Unternehmen mit drei Mitarbeitertypen aus, die alle 24 Urlaubstage im Jahr erhalten:

  • Mitarbeitertyp A in Vollzeit mit einer 5-Tage (Mo,Di, Mi, Do, Fr), 40 Stunden Woche
  • Mitarbeitertyp B in Teilzeit mit einer 3-Tage (Mo, Di, Do), 24 Stunden Woche
  • Mitarbeitertyp C in Teilzeit mit einer 3-Tage (Mo, Di, Mi), 20 Stunden Woche

Für jeden Mitarbeitertyp muss unter Einstellungen > Anwesenheit ein eigenes Arbeitszeitmodell angelegt und anschließend den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen werden. Bitte benennen Sie Ihre Arbeitszeitmodelle so, dass diese eindeutig identifizierbar sind (zum Beispiel Teilzeit, 20 Stunden (Mo,Di,Do,Fr)).

Mitarbeiter A (Vollzeit)

Mitarbeiter B (Teilzeit)

Mitarbeiter C (Teilzeit)

working-schedule-full-time_de.png

working-schedule-part-time1_de.png

working-schedule-part-time2_de.png

Wie viele Urlaubstage erhält der Mitarbeiter am 01. Januar?

5/5 x 24 = 24 3/5 x 24 = 14,4; also 14 3/5 x 24 = 14,4; also 14

Bsp.1: Angenommen alle diese Mitarbeiter beantragen Urlaub von So auf Sa

-5 Urlaubstage

-3 Urlaubstage

-3 Urlaubstage

Bsp.2: Angenommen alle diese Mitarbeiter beantragen Urlaub von So auf Mi

-3 Urlaubstage

-2 Urlaubstage

-3 Urlaubstage

Bsp.3: Angenommen alle diese Mitarbeiter beantragen Urlaub von Mi auf Sa

-3 Urlaubstage

-1 Urlaubstag (Do)

-1 Urlaubstag (Mi)

 

Wenn Sie Mitarbeiter in Teilzeit haben, die flexibel an unterschiedlichen Tagen arbeiten, muss trotzdem ein Arbeitszeitmodell hinterlegt sein. Wie Sie in diesem Fall den Urlaubsanspruch korrekt hinterlegen, lesen Sie hier.

 

Zuweisung von Arbeitszeitmodellen

Nach der Konfiguration der Arbeitszeitmodelle, müssen diese im nächsten Schritt nun den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen werden. Unter Einstellungen > Anwesenheit haben Sie die Möglichkeit ein Arbeitszeitmodell, i.d.R. das 40 Wochenstunden Modell, als Standard-Modell zu wählen, sodass dieses allen Mitarbeitern standardmäßig zugewiesen wird. Das Zuweisen der Arbeitszeitmodelle für Mitarbeiter, die von diesem Modell abweichen, können Sie entweder für jeden Mitarbeiter einzeln oder problemlos für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig durchführen.

Beachten Sie hierbei, dass der Urlaubsanspruch von Teilzeitmitarbeitern rückwirkend neu kalkuliert wird, wenn Sie nach dem Zeitpunkt der Kontingentbildung (meist zum 01.01. des Jahres) ein neues Arbeitszeitmodell zuweisen. 

  1. Arbeitszeitmodelle einzeln zuweisen
    Einzelnen Mitarbeitern kann über das Mitarbeiterprofil > Anwesenheit das jeweilige Arbeitszeitmodell zugewiesen werden. Klicken Sie dafür einfach auf Arbeitszeitmodell ändern und wählen das gewünschte Modell.
    employee-profile-attendance-working-schedule-change_de.gif
  2. Bulk-Editierung der Arbeitszeitmodelle
    Um mehreren Mitarbeitern gleichzeitig das entsprechende Arbeitszeitmodell zuzuweisen, haben Sie die Möglichkeit, dies mithilfe der Bulk Editierung durchzuführen. Markieren Sie dazu einfach alle Mitarbeiter, welche das gleiche Arbeitszeitmodell zugewiesen bekommen sollen, via Checkbox. Wählen Sie anschließend unter Aktionen > Arbeitszeitmodell zuweisen oder entfernen das entsprechende Arbeitszeitmodell (z.B. 20 Std. Teilzeit) aus und weisen Sie den selektierten Mitarbeitern das gewünschte Modell zu.
    Workschedule-Assign_de.gif

 

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