Hinweis:
Dieser Artikel ist nur dann relevant, wenn Sie Mitarbeitende haben, die derzeit Arbeitszeiten bei Nachtarbeit erfassen. Wenn sie das nicht tun, müssen Sie keine Maßnahmen ergreifen. Sie erhalten weiterhin Zugriff auf die neue Funktion, die Nutzung ist jedoch optional. Ihre bisherigen Anwesenheitsaufzeichnungen bleiben unverändert, Ihre Arbeitszeitmodelle behalten ihre Gültigkeit.

Personio unterstützt jetzt die Zeiterfassung bei Nachtarbeit. In diesem Artikel wird erläutert, was sich ändert und was Sie tun müssen, wenn Sie Mitarbeitende haben, die Arbeitszeiten bei Nachtarbeit erfassen. In unserem Artikel zum Thema finden Sie eine vollständige Übersicht über die neue Funktion.

Bisher wurden Schichten im System um Mitternacht geteilt, wodurch zwei Anwesenheitszeiträume entstanden, wenn ein Mitarbeiter nachts arbeitete. Mit der Zeiterfassung bei Nachtarbeit können Ihre Mitarbeitenden nun auch Schichten erfassen, in deren Verlauf Mitternacht überschritten wird. Das System erfasst diese Schichten als einen einzigen Zeiteintrag. Dies hilft Ihnen, eine korrekte Zeiterfassung, Einhaltung Compliance-Regeln und Verarbeitung der Abrechnung für Nachtarbeit sicherzustellen. Es bedeutet auch weniger manuelle Arbeit für Sie und ein besseres Erlebnis für Ihre Mitarbeitenden.

Im Rahmen dieses Übergangs empfehlen wir folgende Maßnahmen:

• Einrichtung von Arbeitszeitmodellen überprüfen 
• Informieren Sie Mitarbeitende, die (auch gelegentlich) Nachtschichten arbeiten, über die Änderungen.

Wichtige Verbesserungen

Zeitleiste für die Umstellung

Zeiterfassung bei Nachtarbeit entdecken

Mitarbeitende können Nachtschichten jetzt als einen zusammenhängenden Zeitraum erfassen. Das System speichert üblicherweise alle Stunden der Nachtarbeit für den Tag, an dem die Schicht beginnt. Der Eintrag wird mit der Kennzeichnung +1 gespeichert, um anzugeben, dass der Zeitraum am darauffolgenden Tag endet.

Beispiele:

In einigen Fällen speichert das System die erfasste Zeit für einen anderen Tag. Um die Zuordnungslogik besser zu verstehen, gehen Sie die folgenden Szenarien in unserem Übersichtsartikel durch.

Was Sie jetzt tun müssen

Schritt 1: Arbeitszeitmodell für Nachtarbeit überprüfen oder erstellen

Szenario 1: Mitarbeitende mit festen Schichten und festgelegten Anfangs- und Endzeiten

Wenn ein Mitarbeiter feste Nachtschichten arbeitet, sollte ein festes Arbeitszeitmodell erstellt werden, das seine tatsächlichen Arbeitszeiten widerspiegelt. Zum Beispiel: Montag bis Freitag, 22:00–06:00 (+1).

Das ist aus folgenden Gründen wichtig:

• Bei einem Arbeitszeitmodell für Nachtarbeit ordnet das System die Sollstunden für die Schicht dem Tag zu, an dem die Schicht beginnt.
• Wenn der Mitarbeiter seine Arbeitszeit erfasst, speichert das System die erfasste Zeit ebenfalls für den Tag, an dem die Schicht beginnt. Das bedeutet:
  • Die erfasste Zeit stimmt mit den Sollstunden überein.
  • Sie vermeiden ungewollte Überstunden oder Minusstunden, die durch eine fehlende Abstimmung zwischen den Tagen entstehen.
• Wenn Mitarbeitende ganztägige oder halbtägige Abwesenheiten beantragen, reduziert Personio die Sollstunden des entsprechenden Tages und berechnet die täglichen Arbeitsstunden korrekt. 

Szenario 2: Mitarbeitende im Schichtbetrieb mit festgelegten Sollstunden pro Tag

Möglicherweise haben Sie Mitarbeitende, die häufig im Schichtbetrieb arbeiten, aber eine bestimmte Anzahl von Sollstunden pro Tag haben. Wenn Sie bereits ein Arbeitszeitmodell für diese Mitarbeitenden haben, können Sie dieses weiterhin verwenden. Sie müssen keine Änderungen vornehmen.

Falls Sie dies für diese Mitarbeitenden noch nicht getan haben, erstellen Sie ein festes Arbeitszeitmodell. Wenden Sie die folgenden Einstellungen an:

• Geben Sie die Sollstunden pro Tag an (z. B. acht Arbeitsstunden pro Tag).
• Lassen Sie Start- und Endzeit leer.

Tipp:
Ein Arbeitszeitmodell, das sich ausschließlich an den Sollstunden orientiert, funktioniert in beiden Szenarien gut. Dadurch bleiben die täglichen Sollstunden konstant, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter eine Tagschicht oder eine Nachtschicht arbeitet.

Schritt 2: Schwellenwert für die Aufteilung des Arbeitstages verstehen

Diese Einstellung in Arbeitszeitmodellen legt fest, wie lange eine Pause während einer Nachtschicht dauern darf, bevor das System sie als Beginn eines neuen Arbeitstages wertet. Kürzere Pausen werden demselben Arbeitstag zugeordnet, längere Pausen hingegen beginnen einen neuen Arbeitstag. Die Standardeinstellung beträgt vier Stunden, der zulässige Bereich liegt jedoch zwischen vier und vierzehn Stunden. 

Lesen Sie Beispiele dazu, wie sich der Schwellenwert für die Aufteilung des Arbeitstages auf die Zeiterfassung auswirkt.

Schritt 3: Mitarbeitende über die Änderung informieren

Senden Sie Ihren Mitarbeitenden eine entsprechende Mitteilung. Teilen Sie ihnen Folgendes mit:

• Nachtschichten werden in Personio jetzt als ein einziger Zeitraum anstatt als zwei angezeigt.
• Sie müssen Nachtschichten ab dem Wirksamkeitsdatum als einen zusammenhängenden Zeitraum erfassen. (Siehe Schritt 4.)

Schritt 4: Arbeitszeitmodell für Nachtarbeit den entsprechenden Mitarbeitenden zuweisen

1. Wenn Sie in Schritt 1 ein oder mehrere neue Arbeitszeitmodelle erstellt haben, weisen Sie die neuen Arbeitszeitmodelle den entsprechenden Mitarbeitenden zu. 
2. Legen Sie ein Wirksamkeitsdatum fest. Die Zeiterfassung bei Nachtarbeit ist ab diesem Datum aktiv. Gehen Sie zu den Einstellungen für Anwesenheiten, und wählen Sie im Banner zur Nachtarbeit die Option Zeiterfassung bei Nachtarbeit aktivieren aus.

Sie haben bis zum 1. Juli 2026 Zeit, Ihr eigenes Aktivierungsdatum zu wählen. Falls Sie die Option bis dahin noch nicht aktiviert haben, aktivieren wir die Erfassungslogik bei Nachtarbeit automatisch für Sie.

Schritt 5: Lohnbuchhaltungsprozesse überprüfen

Wenn Sie Personio Payroll verwenden und SFN-Zuschläge auf Basis der erfassten und genehmigten Arbeitsstunden berechnen, ändert sich das Lohnbuchhaltungsdatum für Nachtzuschläge.

Bei zeitbezogenen Zuschlägen (z. B. Nachtschichtzuschlägen) werden die Zuschläge dem Tag der Anwesenheitszuordnung zugeordnet, an dem sie als Einzelprämien ausgezahlt werden.

Beispiel:

Wird ein zeitbezogener Zuschlag mit einem anderen Zuschlag kombiniert (z. B. für einen Sonntag oder einen Feiertag), so richtet sich die Zuordnung nach den Regeln des kombinierten Zuschlags und bleibt weiterhin mit diesem Kalendertag verknüpft.

Beispiel:

Wenn Sie Personio Payroll nicht verwenden, müssen Sie überprüfen, wie sich die neue Zuordnung von Zeiteinträgen für Nachtarbeit auf Ihre Zuschlagsberechnungen auswirkt. Aktualisieren Sie Ihre Workflows gegebenenfalls.

Abwesenheiten bei Nachtschichten verstehen

Lesen Sie, wie Abwesenheiten bei Nachtschichten funktionieren. 

Aktualisierungen bestehender Zeiteinträge verstehen

Diese Änderung hat keine Auswirkungen auf zuvor erfasste Zeiteinträge für Nachtarbeit. Sie bleiben unverändert.

Wenn jedoch frühere Zeiteinträge für Nachtarbeit aktualisiert werden, wendet das System die neue Logik an. Zu beachten gilt, dass das System entscheidet, welchem ​​Tag die Stunden neu zugeordnet werden. Dies ist wichtig, da die neue Funktion die gesamte Nachtschicht in der Regel einem einzigen Tag zuordnet – üblicherweise dem Tag, an dem die Schicht begann (Tag N).

Gehen Sie die folgenden Szenarien durch.

Szenario 1: Eine Person mit einem Arbeitszeitmodell ausschließlich mit Sollstunden aktualisiert einen Zeiteintrag

Sie können folgendes Verhalten erwarten.

• Wenn: Die Pause zwischen der Nachtschicht und der darauffolgenden Morgenschicht den zulässigen Schwellenwert für die Aufteilung des Arbeitstages überschreitet
  • Dann: Ordnet das System alle Zeiträume nach der Lücke dem nächsten Tag zu.

Beispiele (unter der Annahme, dass der Schwellenwert für die Aufteilung des Arbeitstages bei vier Stunden liegt):

• Wenn: Eine Person den Teil des Zeitraums mit Nachtarbeit löscht
  • Dann: Ordnet das System den verbleibenden Zeitraum dem Tag zu, für den der Zeitraum erfasst wird (N).

Beispiel:

Szenario 2: Eine Person mit einem Arbeitszeitmodell für Nachtarbeit mit festgelegten Start- und Endzeiten aktualisiert einen Zeiteintrag

Sie können folgendes Verhalten erwarten.

• Wenn: Eine Person den Teil des Zeiteintrags mit Nachtarbeit (die am Tag N+1 geleisteten Arbeitsstunden) entfernt
• Und wenn: Die verbleibenden Stunden (die am Tag N anfielen) sich mit dem festen Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters für den Tag vor Schichtbeginn (Tag N-1) überschneiden
  • Dann: Ordnet das System die verbleibenden Stunden dem ursprünglichen Starttag der Schicht (N) zu.

Beispiel (unter der Annahme, dass der Schwellenwert für die Aufteilung des Arbeitstages bei vier Stunden liegt):

Temporäre Berichtslösung aufrufen

Im Rahmen dieser Veröffentlichung gibt es keine Änderungen an Berichten. Dies bedeutet, dass Berichte, die Sie im Bereich Analysen erstellen, die Kennzeichnung +1 für Nachtarbeit noch nicht berücksichtigen. Zum Beispiel:

• Erfasster Zeitraum: 7. April, Arbeitszeit 02:00 (+1)–06:00 (+1)
• In Berichten angezeigt: 8. April, Zeitraumbeginn 02:00 Uhr, Zeitraumende 06:00 Uhr

Wir planen, diese Einschränkung im Laufe des Jahres zu beheben. Als temporäre Lösung können Sie über das Zahnradsymbol im Reiter Anwesenheiten jedes Mitarbeitendenprofils auf einen CSV-Export zugreifen. Dieser Export umfasst alle Daten, die sich auf Nachtarbeitszeiträume mit der Kennzeichnung +1 und -1 beziehen.

Häufige Fragen

Wirkt sich dies auf bestehende Zeiteinträge aus?

Nein. Bestehende Einträge für Nachtarbeit werden nicht migriert oder geändert und bleiben, wie sie sind. 

Wie werden Stunden zugeordnet, in deren Verlauf Mitternacht überschritten wird?

Die Funktion ordnet typischerweise Stunden dem Tag zu, an dem die Schicht beginnt. Eine Ausnahme besteht, wenn sie sich mit dem Arbeitszeitmodell des darauffolgenden Tages überschneiden.

Funktionieren die Compliance-Regeln jetzt vor und nach Mitternacht korrekt?

Ja. Die Compliance-Validierung erstreckt sich nun über den gesamten Nachtarbeitszeitraum.

Können Mitarbeitende für Nachtschichten Abwesenheit beantragen?

Ja. Bei Mitarbeitenden mit festen Arbeitszeitmodellen für Nachtarbeit mit festgelegten Anfangs- und Endzeiten rechnet das System die Abwesenheit für Nachtschichten dem Tag zu, an dem die Schicht beginne, und zwar für ganztägige, halbtägige und stundenweise Abwesenheiten. Bei Arbeitszeitmodellen ausschließlich mit Sollstunden (ohne feste Start- und Endzeit) bleibt das Verhalten unverändert.

Gibt es eine maximale Dauer für eine Nachtschicht?

Ja. Anwesenheitstage dürfen 24 Stunden nicht überschreiten.

Welche Erfassungsmethoden unterstützen Nachtarbeit?

Die folgenden Methoden:

• Anwesenheitsseite
• Arbeitsbeginn/-ende erfassen (Web und Mobilgeräte)
• Manuelle Erfassung auf dem Mobilgerät
• Eingangs-App
• Import
• API

Das Widget für die manuelle Erfassung zeichnet nur die Zeiten für den aktuellen Tag auf und wird um Mitternacht zurückgesetzt. Daher empfehlen wir Mitarbeitenden in der Nachtschicht, stattdessen das Widget zur Erfassung des Arbeitsbeginns zu verwenden.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst, das Arbeitsende zu erfassen?

Der Zeitraum endet automatisch nach 24 Stunden, und das System speichert den Zeitraum ohne Endzeit. Der Mitarbeiter kann die Endzeit später hinzufügen.