Arbeitszeitmodelle bilden die Grundlage für effektives Zeitmanagement und Anwesenheitserfassung in jedem Unternehmen. Sie definieren die Arbeitstage und -Stunden, die von den Mitarbeitenden erwartet werden, und sorgen für Klarheit für Mitarbeitende und Arbeitgebende.
Das System verwendet die den Mitarbeitenden zugewiesenen Arbeitszeitmodelle zur Berechnung von Überstunden, Anwesenheiten, Soll-Stunden und Abwesenheit.
Ob festes Arbeitszeitmodell, mehrwöchiger Turnus oder flexible Vereinbarung – Arbeitszeitmodelle helfen, die individuelle Verfügbarkeit und Unternehmensanforderungen in Einklang zu bringen. Arbeitszeitmodelle bilden auch die Grundlage für das korrekte Erfassen von Anwesenheiten und die Berechnung anteiliger Urlaubsansprüche von Teilzeitmitarbeitenden.
Bevor Sie beginnen
Verschiedene Arten von Arbeitszeitmodellen
In Personio können Sie drei Arten von Arbeitszeitmodellen einrichten: feste, mehrwöchige oder flexible. Die folgende Tabelle gibt Aufschluss über die Unterschiede zwischen diesen Modellen.
| Festes Arbeitszeitmodell | Mehrwöchiges Arbeitszeitmodell | Flexibles Arbeitszeitmodell | |
|---|---|---|---|
| Szenarien für Anwendungsfälle | Mitarbeitende mit einem festen Wochenmodell. | Mitarbeitende mit einem wiederkehrenden Wochenmodell Zum Beispiel: Der Mitarbeiter hat jeden zweiten Freitag frei. | Mitarbeitende mit einer festen Anzahl von Tagen pro Woche, aber einer flexiblen Anzahl von Stunden. Zum Beispiel: Mitarbeitende in Teilzeit, Werkstudierende, Gleitzeit. |
| Arbeitstage | Feste Anzahl von Tagen. Das Modell definiert die Arbeitstage des Mitarbeiters. | Feste Anzahl von Tagen. Das Modell definiert die Arbeitstage des Mitarbeiters. | Feste Anzahl von Tagen. Der Mitarbeiter und seine Führungskraft legen fest, an welchen Wochentagen gearbeitet werden soll. |
| Stunden pro Tag/Woche | Festgelegt und definiert durch die im Arbeitszeitmodell eingetragenen Tage und Stunden. Wenn sich die Wochenstunden des Mitarbeiters ändern, müssen Sie ein neues Arbeitszeitmodell erstellen/zuweisen. | Festgelegt und definiert durch die im Arbeitszeitmodell eingetragenen Tage und Stunden. Wenn sich die Wochenstunden des Mitarbeiters ändern, müssen Sie ein neues Arbeitszeitmodell erstellen/zuweisen. | Verwendet das Attribut Wochenstunden im Mitarbeitendenprofil. So können Sie Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Wochenstunden dasselbe Modell zuweisen. |
| Arbeitsstunden | Das Modell definiert Arbeitsstunden. Wenn sich die Arbeitsstunden des Mitarbeiters ändern, müssen Sie ein neues Arbeitszeitmodell erstellen/zuweisen. | Das Modell definiert Arbeitsstunden. Wenn sich die Arbeitsstunden des Mitarbeiters ändern, müssen Sie ein neues Arbeitszeitmodell erstellen/zuweisen. | Der Mitarbeiter und seine Führungskraft legen endgültige Arbeitsstunden fest. |
| Modell verwalten | Wenn sich etwas ändert, muss der Admin das Arbeitszeitmodell bearbeiten. | Wenn sich etwas ändert, muss der Admin das Arbeitszeitmodell bearbeiten. | Nach der erstmaligen Zuweisung durch den Admin können Mitarbeitende und Führungskräfte Arbeitstage und -zeiten ändern, solange der Mitarbeiter so viele Tage arbeitet, wie im Modell festgelegt. |
| Standard-Arbeitszeitmodell | Kann als Standardarbeitszeitmodell festgelegt werden. | Kann nicht als Standardarbeitszeitmodell festgelegt werden. | Kann nicht als Standardarbeitszeitmodell festgelegt werden. |
Erforderliche Berechtigungen
Unabhängig davon, welche Art von Modell Sie erstellen, gilt Folgendes:
- Um Arbeitszeitmodelle zu erstellen, benötigen Sie Berechtigungen für Konto-Konfiguration > Anwesenheit.
- Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen eine Admin-Rolle, damit flexible Arbeitszeitmodelle erfolgreich eingerichtet werden können.
Beachten Sie Folgendes:
- Mitarbeitende können Anwesenheiten und Überstunden (sofern aktiviert) an jedem Tag und zu jeder Zeit erfassen, unabhängig von ihren Start- und Endzeiten. Sie können dies zwar nicht ändern, aber Sie können einen Genehmigungs-Workflow einrichten, der die Bedingung Startzeit ist früher oder später als das Arbeitszeitmodell enthält, um diese Zeiteinträge überprüfen zu können.
- Auch die Start- und Endzeiten beeinflussen die Berechnung der in Stunden erfassten Abwesenheit. Wenn Mitarbeitende über die festgelegten Anfangs- und Endzeiten hinausgehende Abwesenheiten beantragen, hat dies keinen Einfluss auf ihren verbleibenden Kontostand
- Sobald Sie ein Arbeitszeitmodell eines bestimmten Typs erstellt haben, können Sie es nicht in einen anderen Typ ändern.
Festes Arbeitszeitmodell erstellen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein neues festes Arbeitszeitmodell zu erstellen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Reiters Arbeitszeitmodelle auf Neue Arbeitszeitmodellrichtlinie.
- Geben Sie einen kurzen Namen und eine Beschreibung für das Arbeitszeitmodell ein. So sollten Sie die Einstellungen des Arbeitszeitmodells auf einen Blick erkennen. Zum Beispiel: „Vollzeit, 40 Stunden, Montag bis Freitag“.
- Überprüfen Sie, ob die Option Festes Arbeitszeitmodell ausgewählt ist.
- Legen Sie Arbeitstage, -zeiten und Pausenstunden fest.
- Legen Sie einen Wert für den anteiligen Abwesenheitsanspruch fest.
- Speichern Sie die Änderungen, um das Arbeitszeitmodell zu erstellen.
Mehrwöchiges Arbeitszeitmodell erstellen
Das System berücksichtigt bei der Berechnung von Überstunden, Anwesenheiten, Sollstunden und Abwesenheit das Arbeitszeitmodell und die Anzahl der Stunden, die Sie für jede Woche festgelegt haben. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein mehrwöchiges Arbeitszeitmodell zu erstellen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Reiters Arbeitszeitmodelle auf Neue Arbeitszeitmodellrichtlinie.
- Geben Sie einen kurzen Namen und eine Beschreibung für das Arbeitszeitmodell ein. So sollten Sie die Einstellungen des Arbeitszeitmodells auf einen Blick erkennen. Zum Beispiel: „Mehrwöchig Vollzeit, 40 Stunden, Montag bis Freitag“.
- Überprüfen Sie, ob die Option Festes Arbeitszeitmodell ausgewählt ist.
- Legen Sie Arbeitstage, -zeiten und Pausenstunden fest.
- Klicken Sie auf Weitere hinzufügen , um bis zu vier Wochen hinzuzufügen.
- Legen Sie einen Wert für den anteiligen Abwesenheitsanspruch fest.
- Speichern Sie die Änderungen, um das Arbeitszeitmodell zu erstellen.
Flexibles Arbeitszeitmodell erstellen
Folgen Sie den Schritten in unserem entsprechenden Artikel.
Arbeitszeitmodell für Nachtarbeit erstellen
Sie können Arbeitszeitmodelle für Nachtarbeit mit festen Start- und Endzeiten erstellen. Dies ermöglicht es Ihnen, die tatsächlichen Arbeitszeiten von Mitarbeitenden in der Nachtschicht genau abzubilden, zum Beispiel Montag bis Freitag, 22:00–06:00. Personio speichert die Endzeit mit der Kennzeichnung +1, um anzuzeigen, dass die Schicht am darauffolgenden Tag endet.
Gründe für die Verwendung eines festen Arbeitszeitmodells für Nachtarbeit:
- Personio ordnet die Sollstunden dem Tag zu, an dem die Schicht beginnt. Dadurch wird sichergestellt, dass die erfasste Zeit den Sollstunden entspricht, wodurch unbeabsichtigte Überstunden oder Minusstunden vermieden werden.
- Wenn Mitarbeitende einen ganzen oder halben Abwesenheitstag beantragen, beantragen sie im Grunde genommen die Abwesenheit von der Nachtschicht. Das System reduziert die Sollstunden des richtigen Tages und berechnet die täglichen Stunden präzise.
Erfahren Sie mehr über die Zeiterfassung bei Nachtarbeit.
Das richtige Arbeitszeitmodell erstellen
Gehen Sie die Szenarien in der folgenden Tabelle durch, um zu entscheiden, welche Art von Arbeitszeitmodell am besten geeignet ist.
| Szenario | Arbeitszeiten |
| Mitarbeitende in festen Nachtschichten | Erstellen Sie ein festes Arbeitszeitmodell mit festgelegten Start- und Endzeiten, zum Beispiel Montag bis Freitag, 22:00–06:00 (+1). Dies funktioniert sowohl für standardmäßige feste Arbeitszeitmodelle als auch für mehrwöchige Arbeitszeitmodelle. |
| Mitarbeitende im Schichtdienst | Für Nachtschichtmitarbeitende im Schichtdienst ändert sich nichts. Ein festes Arbeitszeitmodell ausschließlich mit Sollstunden (z. B. Montag bis Freitag, acht Stunden pro Tag) funktioniert weiterhin wie bisher. Die täglichen Sollstunden bleiben gleich, unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter eine Tag- oder Nachtschicht arbeitet. |
| Mitarbeitende mit flexiblen Arbeitszeitmodellen | Bei Bedarf können Sie ein flexibles Arbeitszeitmodell für die Nachtarbeit erstellen. Mitarbeitende übermitteln ihre Arbeitszeiten selbst, genau wie Mitarbeitende mit flexiblen Arbeitszeitmodellen. |
Anteilige Berechnung des Abwesenheitsanspruchs auf der Grundlage von Arbeitstagen
Für Abwesenheitsrichtlinien, die eine anteilige Berechnung auf Basis von Wochenarbeitstagen vorsehen, vergleicht Personio die Tage des Arbeitszeitmodells mit dem hier hinterlegten Referenzwert. Dies gilt sowohl für das feste als auch für das flexible Arbeitszeitmodell.
Wenn das Modell beispielsweise 4 Arbeitstage umfasst und die Referenz 5 ist, erhalten Mitarbeitende mit diesem Modell 4/5 des regulären Anspruchs.
Für ein mehrwöchiges Arbeitszeitmodell vergleicht das System seine durchschnittlichen Arbeitstage mit dem Referenzwert.
Nächster Schritt
- Legen Sie Ihr Standardarbeitszeitmodell fest und weisen Sie Ihren Mitarbeitenden Arbeitszeitmodelle zu.
- Erstellen Sie Zeiterfassungsrichtlinien.
- Optional: Wenn Ihre Mitarbeitenden Überstunden erfassen, erstellen Sie Überstundenrichtlinien.