Zum Hauptinhalt gehen

Finden Sie die Antworten, die Sie brauchen

Zu hierarchischen Abteilungen und Teams migrieren

Dieser Artikel erläutert, wie Sie zu hierarchischen Abteilungen und Teams migrieren, wenn Sie zuvor Abteilungen und Teams in Personio verwendet haben.

 

Die Vorteile der Migration zu hierarchischen Abteilungen und Teams

Bisher nutzten viele Kunden Teams, individuelle Attribute oder beides, um untergeordnete Abteilungen zu simulieren. Zum Beispiel die Erstellung der Abteilung „Vertrieb“ mit Teams wie „Vertrieb EMEA“, „Vertrieb APAC“ und „Vertrieb Amerika“.

Die neue hierarchische Struktur bietet Folgendes:

  • Echte Beziehungen zwischen über- und untergeordneten Elementen sowohl für Abteilungen als auch für Teams
  • Berichterstattung, die Ihre tatsächliche Organisationshierarchie widerspiegelt
  • Vollständige Strukturtransparenz in Mitarbeitendenprofilen und Orgcharts

Wir empfehlen Ihnen die Migration, um von diesen Vorteilen zu profitieren. Sie können Ihre aktuelle Konfiguration jedoch weiterhin nutzen, wenn sie Ihren Anforderungen entspricht. 

Erfahren Sie mehr darüber, wie hierarchische Abteilungen und Teams funktionieren.

 

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen folgende Berechtigungen:

  • Bearbeitungsrechte für Account-Konfiguration > Abteilungen, um Abteilungen und Teams einzurichten.
  • Bearbeitungsrechte für Importe > Mitarbeitendendaten, um den individuellen Bericht als Abteilungen zu importieren.

 

Die Migration verstehen

Diese Migration wandelt Ihre bestehenden Teams in hierarchische untergeordnete Abteilungen um. Die Migration erfolgt in folgenden Schritten:

  • Exportieren Sie Ihre aktuellen Teams aus Personio als individuellen Bericht.
  • Bearbeiten Sie die exportierte Datei, um die Daten vorzubereiten.
  • Importieren Sie die Datei als Abteilungen wieder in Personio.
  • Weisen Sie übergeordnete Abteilungen zu, um die Hierarchie zu erstellen.
  • Aktualisieren Sie Berechtigungen und Integrationen.

 

Aktuelle Teamstruktur exportieren

Erstellen Sie einen individuellen Bericht, der die aktuellen Teamzuweisungen enthält. Mithilfe dieses Berichts importieren Sie im nächsten Schritt Teams als Abteilungen.

So erstellen und exportieren Sie einen individuellen Bericht:

  1. Navigieren Sie zu Analysen.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Berichte.
  3. Klicken Sie auf Bericht erstellen.
  4. Verwenden Sie den klassischen Builder, und erstellen Sie einen individuellen Bericht mit dieser Konfiguration:
    • Name: Hierarchische Abteilung importieren
    • Berichtstyp: Historische Daten
    • Periode: Geben Sie ein individuelles Datum ein, je nachdem, wie weit die Mitarbeitendenhistorie zurückreichen soll.
    • Spalten hinzufügen: E-Mail, Vorname, Nachname und Team. 
    • Legen Sie die Bedingungen für die Mitarbeitenden fest, die im Bericht aufgeführt werden sollen. Beispielsweise können Sie nach Teams oder nur nach aktiven Mitarbeitenden filtern.
  5. Exportieren Sie den Bericht, und öffnen Sie ihn auf Ihrem Computer.

 

Bericht für den Import vorbereiten

Bearbeiten Sie den exportierten Bericht, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende in den richtigen hierarchischen Teams angezeigt werden:

  1. Optional: Benennen Sie die Spalte Team in „Neue hierarchische Abteilung“ um. Dadurch lassen sich Ihre Änderungen leichter nachverfolgen.
  2. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter in seinem niedrigsten hierarchischen Team angezeigt wird.
  3. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse jedes Mitarbeiters diejenige ist, die aktuell verwendet wird. Wenn Mitarbeitende zuvor eine andere E-Mail-Adresse hatten, ersetzen Sie diese durch die aktuelle Adresse.
  4. Speichern Sie den bearbeiteten Bericht.
     

Teams als Abteilungen importieren

Laden Sie den bearbeiteten Bericht mithilfe des Mitarbeitendendatenimports hoch. Dadurch werden Ihre Teams in Abteilungen umgewandelt. Erfahren Sie, wie Sie Mitarbeitendendaten importieren können. 

Wenn Sie den Schritt zum Spaltenabgleich erreichen:

  1. Entfernen Sie die Spalten Vorname und Nachname.
  2. Behalten Sie nur die Spalte E-Mail-Adresse bei. Dies ist die eindeutige Kennung für Importe.
  3. Ordnen Sie die Spalte Wirksamkeitsdatum dem Attribut Gültig ab zu.
  4. Ordnen Sie die Spalte Neue hierarchische Abteilung dem Attribut Abteilung zu.

 

Neue Abteilungen in untergeordnete Abteilungen umwandeln

  1. Gehen Sie zu Einstellungen.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Abteilungen & Teams.
  3. Klicken Sie auf den Reiter Abteilungen.
  4. Gehen Sie die Liste der Abteilungen durch. Prüfen Sie, ob der Import erfolgreich war und ob die alten Teams nun als Abteilungen angezeigt werden.
  5. Falls ein altes Team (jetzt Abteilung) fehlt, erstellen Sie es als neue Abteilung.
  6. Ändern Sie neue Abteilungen in untergeordnete Abteilungen, indem Sie ihnen eine übergeordnete Abteilung zuweisen. Dadurch entsteht die Hierarchie.

 

Berechtigungen für neue untergeordnete Abteilungen aktualisieren 

Nachdem Sie Ihre neuen untergeordneten Abteilungen oder Teams erstellt haben, aktualisieren Sie die Rollenberechtigungen von Mitarbeitenden. Dadurch erhalten die Mitarbeitenden den korrekten Zugriff auf die neue Hierarchie.

  1. Gehen Sie zu Einstellungen.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Rollen & Berechtigungen. 
  3. Wählen Sie die betroffene Mitarbeiterrolle aus, z. B. Alle Mitarbeitenden, und klicken Sie auf Berechtigungen.
  4. Im Bereich Personendaten gehen Sie zu Personaldaten > Öffentliches Profil.
  5. Klicken Sie auf Ansicht > Individuell.
  6. Klicken Sie auf Bedingung, und wählen Sie die entsprechende Option aus:
    • Abteilung ist eigene (zugewiesene Abteilung): Mitarbeitende haben Zugriff auf alle Personen derselben Abteilung.
    • Abteilung ist eigene (zugewiesene und untergeordnete Abteilungen): Mitarbeitende haben Zugriff auf dieselbe Abteilung und alle untergeordneten Abteilungen.
    • Abteilung ist eigene (gesamte Abteilungshierarchie): Mitarbeitende haben Zugriff auf alle Personen in derselben übergeordneten Abteilung und den darunter liegenden. 

Hinweis:
Bisherige individuelle Filter mit Abteilung ist eigene werden automatisch zu Abteilung ist eigene (gesamte Abteilungshierarchie) aktualisiert. Die Funktion bleibt unverändert.

 

Integrationen aktualisieren

Nach der Migration zu hierarchischen Abteilungen und Teams müssen Sie Ihre Integrationen an die neue Struktur anpassen.

  • Erstanbieterintegrationen (bereitgestellt von Personio): Ändern Sie die Abteilungen in Ihren Integrationseinstellungen auf die oberste Ebene der Abteilungen.
  • Integrationen von Drittanbietern (bereitgestellt von Integrationspartnern): Sie müssen keine Maßnahmen ergreifen.

 

Öffentliche API-Version aktualisieren

Wenn Sie die öffentlichen APIs von Personio (PAPI) verwenden, wechseln Sie zu PAPI V2, um auf hierarchische Beziehungen zugreifen zu können. Erfahren Sie mehr über öffentliche APIs von Personio.

PAPI V1 zeigt Abteilungen und untergeordnete Abteilungen ohne hierarchische Verknüpfung an. PAPI V2 zeigt alle Abteilungen und Teams eines Mitarbeiters sowie die jeweiligen über- und untergeordneten Elemente an.

 

Andere Funktionen aktualisieren

Sie müssen diese Funktionen aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie mit Ihrer neuen Struktur kompatibel sind.

Ersetzen Sie an folgenden Stellen Teams durch Abteilungen:

Ersetzen Sie an folgenden Stellen Abteilungen durch Oberste Ebene der Abteilungen:

 

Alte Teams aus dem Reiter Teams entfernen

Ihre alten Teams werden jetzt als untergeordnete Abteilungen im Reiter Abteilungen angezeigt. Um Verwirrung zu vermeiden, entfernen Sie sie aus dem Reiter Teams.

  1. Heben Sie die Zuweisung von Mitarbeitenden zu ihren alten Teams auf.
  2. Löschen Sie die Teams. 

Hinweis:
Das Löschen von Teams entfernt keine historischen Aufzeichnungen. Alle bisherigen Daten können Sie weiterhin in der Mitarbeitendenhistorie und in den Berichten einsehen. Wenn Sie die Teams nicht löschen möchten, können Sie sie umbenennen, um anzugeben, dass sie nicht mehr verwendet werden (zum Beispiel „Vertrieb EMEA – ALT“).
 

Helfen Sie uns, uns zu verbessern. Ist diese Seite hilfreich?