Dieser Artikel erklärt, wie Sie die Schwerbehindertenabgabe mit Personio Payroll verwalten.
Bevor Sie beginnen
- Berechtigungen: Um die Schwerbehindertenabgabe zu verwalten, benötigen Sie Administrator-Rechte in Personio Payroll.
- Auswirkungen: Die Verwaltung der Schwerbehindertenabgabe muss über die externe Software IW-ELAN erfolgen, Personio unterstützt Sie dabei.
Benötigen Sie weitere Informationen zur Schwerbehindertenabgabe, lesen Sie sich dazu unseren Artikel zum Thema durch.
Überblick über erforderliche Maßnahmen
Die Schwerbehindertenabgabe ist eine gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgebende mit mindestens 20 Arbeitsplätzen. Unternehmen müssen entweder eine bestimmte Quote schwerbehinderter Menschen beschäftigen oder eine Ausgleichsabgabe zahlen. Eine ordnungsgemäße Verwaltung ist entscheidend, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Um die Schwerbehindertenabgabe mit Personio Payroll zu verwalten, müssen Sie folgende Schritte durchführen:
- Attribute einrichten: Erfassen Sie alle relevanten Informationen zu schwerbehinderten Mitarbeitenden in Personio, um eine vollständige Datenbasis für die Berichterstattung zu schaffen. Dies umfasst Grad der Behinderung, Gleichstellungsstatus und weitere rechtlich relevante Informationen.
- Zusatzurlaub verwalten: Schwerbehinderte Mitarbeitende haben Anspruch auf zusätzliche Urlaubstage. Eine korrekte Verwaltung stellt sicher, dass diese Ansprüche erfüllt werden und gleichzeitig für die Berichterstattung dokumentiert sind.
- Berichte erstellen: Nutzen Sie Personios Reportingfunktionen, um die erforderlichen Daten für die Schwerbehindertenabgabe zusammenzustellen. Diese Daten bilden die Grundlage für die jährliche Meldung an die Bundesagentur für Arbeit.
- Externe Berichterstattung: Da Personio die Schwerbehindertenabgabe nicht vollständig abbildet, müssen Sie mit externen Systemen und Ihrem Steuerberater zusammenarbeiten. Die verfügbaren Hilfsmittel unterstützen Sie bei der korrekten Meldung.
Hinweis:
Gesetzliche Änderungen, neue Freibeträge und aktualisierte Formulare erfordern regelmäßige Anpassungen Ihrer Prozesse. Bleiben Sie über Updates informiert, um Compliance sicherzustellen.
Attribute anlegen und im Profil ausfüllen
Wenn Sie schwerbehinderte Mitarbeitende beschäftigen, müssen Sie entsprechende Attribute in Personio anlegen und die erforderlichen Informationen im Mitarbeitendenprofil erfassen. Folgende Mitarbeitendenattribute müssen Sie dafür erstellen:
| Attributsname | Attributsart |
| Schwerbehindertenstatus | Liste mit Optionen > Einzelauswahl Ja/Nein |
| Grad der Behinderung | Textfeld |
| Liegt der Schwerbehindertenausweis vor? | Liste mit Optionen > Einzelauswahl Ja/Nein |
| Schwerbehindertenausweis gültig bis | Datum |
Um die Attribute zu erstellen und zu befüllen, gehen Sie vor, wie folgt:
- Legen Sie die oben beschriebenen Attribute für schwerbehinderte Mitarbeitende an.
- Füllen Sie diese Attribute in den entsprechenden Mitarbeitendenprofilen aus.
- Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen vollständig erfasst sind. Das können Sie beispielsweise über die Personalliste tun.
Zusatzurlaub für schwerbehinderte Mitarbeitende einrichten
Wenn ein schwerbehinderter Mitarbeiter beschäftigt wird, muss der Zusatzurlaub genehmigt werden. Dazu können Sie eine neue Abwesenheit mit Abwesenheitsrichtlinie für den Zusatzurlaub anlegen. Das hat den Vorteil, dass die Daten der Abwesenheit auswertbar sind. Folgen Sie dazu der Anleitung in unseren Artikeln zum Anlegen von Abwesenheiten und von Abwesenheitsrichtlinien.
Auswertungen für die Schwerbehindertenabgabe erstellen
Personio kann Auswertungen für die Schwerbehindertenabgabe erstellen, um Sie bei der Berichterstattung zu unterstützen.
- Erstellen Sie einen Bericht für die erfassten Daten.
- Exportieren Sie die relevanten Informationen.
- Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Daten vollständig erfasst sind.
Berichterstattung an Behörden vorbereiten
Um die Schwerbehindertenabgabe ordnungsgemäß zu melden, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung zusammenarbeiten.
- Schließen Sie sich mit Ihrer Steuerberatung kurz, um die Schwerbehindertenabgabe zu erstellen.
- Nutzen Sie die in diesem Artikel bereitgestellte Ausfüllhilfe.
- Beachten Sie den Jahreswechsel und die aktuell fehlende Implementierung im System.
- Informieren Sie sich über jährliche Updates zur Schwerbehindertenabgabe.
FAQ
Wer muss die Schwerbehindertenabgabe zahlen?
Arbeitgeber mit mindestens 20 Arbeitsplätzen sind verpflichtet, mindestens 5 % dieser Plätze mit schwerbehinderten oder gleichgestellten Menschen zu besetzen. Wird diese Quote nicht erreicht, fällt die Ausgleichsabgabe an.
Wie erfolgt die Meldung und Zahlung der Abgabe?
Die Meldung erfolgt jährlich bis 31. März des Folgejahres über das Anzeigeverfahren der Bundesagentur für Arbeit. Die Zahlung erfolgt nach Aufforderung durch die zuständige Agentur für Arbeit.
Gibt es Ausnahmen oder Befreiungen?
Ja, bestimmte Arbeitgeber (z. B. gemeinnützige Organisationen) und Beschäftigungsverhältnisse (z. B. Auszubildende) können teilweise oder ganz von der Pflicht ausgenommen sein. Details regelt § 160 SGB IX.
Wie kann die Abgabe reduziert werden?
Durch die Einstellung von schwerbehinderten oder gleichgestellten Menschen kann die Pflichtquote erfüllt und die Abgabe vermieden oder reduziert werden. Es gibt außerdem Fördermöglichkeiten für Arbeitgeber.
Wo finde ich weitere Informationen?
Weitere Informationen bieten die Bundesagentur für Arbeit sowie das zuständige Integrationsamt.