Die E-Mails, die Sie über Personio an Bewerbende senden, können manchmal fehlschlagen. Möglicherweise wird im Bewerbendenprofil eine Fehlermeldung angezeigt oder Sie stellen fest, dass eine Nachricht nicht gesendet wurde. Wahrscheinlich besteht ein Verbindungsproblem zwischen Personio und Ihrem E-Mail-Server. In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie testen können, ob E-Mails versendet werden, und wie Sie mögliche Fehlernachrichten abrufen können. Dies kann Ihrer internen IT-Abteilung bei der Lösung des Problems helfen.

Wenn Sie diesen Artikel lesen, haben Sie bereits die Kommunikation mit Bewerbenden per E-Mail eingerichtet. Dieser Artikel ist relevant, wenn Sie die Google-Integration, die Microsoft-Integration oder SMTP verwenden. 

Tipp:
Falls Bewerbende nach dem Absenden ihrer Bewerbung keine automatische Empfangsbestätigung erhalten, erfahren Sie hier, wie Sie automatische Bestätigungs-E-Mails einrichten.

Bevor Sie beginnen

Um die in diesem Artikel beschriebenen Vorschläge auszuprobieren, benötigen Sie Berechtigungen für die Recruiting-Einstellungen Ihres Unternehmens. Letztendlich müssen Sie Ihr internes IT-Team in die Lösung des Problems einbeziehen. Der Grund dafür ist, dass die Lösungen Anpassungen an Ihrer IT-Umgebung erfordern.

Es ist sinnvoll, vorab zu überprüfen, welche Verbindung Sie eingerichtet haben. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Allgemein und öffnen Sie die Recruiting-E-Mail-Einstellungen. Hier können Sie sehen, welche Option für Recruiting-E-Mails Sie verwenden, beispielsweise die Google-Integration. Wenn Sie Verbindungen für verschiedene Gesellschaften eingerichtet haben, überprüfen Sie jede Domain.

Erstellen Sie ein Bewerbendenprofil zu Testzwecken.

Wir empfehlen, ein fiktives Bewerbendenprofil zu erstellen, um zu testen, ob Sie E-Mails korrekt versenden können. Sie können es später löschen.

1. Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen und klicken Sie aufBewerbung anlegen.
2. Verwenden Sie im E-Mail-Feld eine E-Mail-Adresse, auf die Sie Zugriff haben. Vermeiden Sie die Verwendung einer E-Mail-Adresse, die bereits von einem Ihrer Mitarbeitenden genutzt wird.
3. Schließen Sie das Erstellen Ihrer Testbewerbung ab. Personio erstellt automatisch ein Bewerbendenprofil.
4. Gehen Sie im Bewerbendenprofil zum Reiter Nachrichten.
5. Schicken Sie eine Nachricht an Ihre Testperson.

Sie können nun überprüfen, ob die E-Mail in Ihrer ausgewählten Inbox angezeigt wird. Wenn ja, funktioniert die E-Mail-Einrichtung korrekt.

Bei Verwendung einer SMTP-Verbindung versuchen, eine mögliche Fehlermeldung abzurufen

Wenn Sie eine SMTP-Verbindung verwenden, können Sie versuchen, eine Fehlernachricht abzurufen. Dies kann Ihrem IT-Team helfen, das Problem besser zu verstehen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Allgemein.
2. Gehen Sie zu Recruiting-E-Mail-Einstellungen.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Einstellungen zu öffnen.
4. Wählen Sie unter Ihre Domains die betroffene Domain aus.
5. Klicken Sie auf SMTP-Einstellungen und Verbindung überprüfen.
6. Laden Sie den Reiter Ihres Browsers neu, um eine mögliche Fehlernachricht abzurufen.
7. Wenden Sie sich an Ihr internes IT-Team und leiten Sie die angezeigte Fehlermeldung weiter. Sie können unseren Leitfaden zur Fehlerbehebung zur Lösung des Problems heranziehen.

Sobald Ihr IT-Team das Problem behoben hat, senden Sie eine Test-E-Mail von Ihrem fiktiven Bewerbendenprofil. Probieren Sie dies, auch wenn alles wie erwartet zu funktionieren scheint.

Wenn Sie die direkte Integration mit Google oder Microsoft verwenden, versuchen Sie, die Verbindung erneut zu aktivieren.

Wenn Sie die direkte Integration mit Google oder Microsoft verwenden, liegt möglicherweise ein Verbindungsproblem vor. Leider gibt es keine Möglichkeit, eine detaillierte Fehlernachricht zu erhalten. Sie können mit Unterstützung Ihres IT-Teams versuchen, die direkte Integration wieder zu aktivieren.

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Allgemein.
2. Gehen Sie zu den Recruiting-E-Mail-Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten, um die Einstellungen zu öffnen.
3. Wählen Sie unter Ihre Domains die betroffene Domain aus.
4. Klicken Sie auf Personio-E-Mail-Dienst und aktivieren Sie ihn. Sie müssen diese Option vorübergehend aktivieren, während Sie die von Ihnen gewählte Integration anpassen.
5. Reaktivieren Sie Ihre direkte Integration mit Google oder Microsoft. Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie in unserem speziellen Artikel.

Um zu überprüfen, ob E-Mails korrekt versendet werden, senden Sie eine Test-E-Mail von Ihrem fiktiven Bewerbendenprofil.