In diesem Artikel gehen wir auf häufig auftretende Fehlermeldungen bei der Nutzung der DATEV-Integration ein. Weitere Informationen zu Fehlermeldungen beim Aufsetzen der DATEV-Integration und beim eAU-Abruf finden Sie in unseren entsprechenden Artikeln.

Bevor Sie loslegen

Um die DATEV-Integration nutzen zu können, benötigen Sie oder die für die Lohnbuchhaltung verantwortliche Person die entsprechenden Zugriffsrechte.

Lohnimportdatenservice 

Attributwert wird in der Lohnbuchhaltung als ungültig markiert

Problem:

In DATEV LODAS sowie in Lohn & Gehalt unterliegen bestimmte Felder einer Validierung und es werden nicht alle Werte akzeptiert. Diese Validierungsregeln wurden daher ebenfalls in Personio eingeführt, um Fehler bei der Datenübertragung an DATEV zu vermeiden.

Typische Beispiele sind die Beschränkung der Position auf 30 Zeichen oder die Formatierung von Postleitzahlen und Sozialversicherungsnummern.

Lösung:

Passen Sie die Attributwerte an.

Um die Fehler zu beseitigen, ändern Sie hierfür den Wert für die betroffenen Mitarbeitenden auf einen gültigen Wert. Dies können Sie entweder im Mitarbeitendenprofil > Mitarbeitendeninformationen direkt oder via Mitarbeitendendatenimport für mehrere Mitarbeitende hinterlegen. Weitere Informationen zum Mitarbeitendendatenimport finden Sie in unserem Artikel zum Thema Datenimporte.

Lohnauswertungsdatenservice

Verteilung/ Vorschau der Dokumente durch kürzlich vorgenommene Änderungen an Mitarbeitendendaten für diesen Monat zurückgesetzt

Problem:

Stellt Personio im jeweiligen Abrechnungsmonat fest, dass ein für die Zuweisung der mitarbeitendenbezogenen Dokumente relevantes Attribut geändert wurde, wird die Verteilung und die Vorschau der Dokumente zurückgesetzt. Eine Fehlermeldung weist über die Lohnbuchhaltungstabelle darauf hin.

Änderungen an folgenden Datenpunkten lösen den Fehler aus: 

• DATEV Personalnummer
• Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung
• Gesellschaft (falls vorhanden)

Lösung:

Bestätigen Sie den Abruf von Dokumenten erneut. Davor werden diese nicht mehr in der Vorschau angezeigt und können nicht heruntergeladen und auf die Mitarbeitendenprofile verteilt werden.

Klicken Sie dann auf Dokumente erneut abrufen und verarbeiten Sie die Dokumente wie gewohnt weiter. 

Dokumente können nicht abgerufen werden, da Personalnummer doppelt vorhanden

Problem:

Eine innerhalb einer Gesellschaft duplizierte DATEV-Personalnummer führt zu einer Fehlermeldung für die betroffenen Mitarbeitende über die Lohnbuchhaltungstabelle mit Angabe der betreffenden Personalnummern.

In diesem Fall können Dokumente nicht abgerufen werden, da keine eindeutige Zuordnung auf die Mitarbeitende der Gesellschaft möglich ist. 

Lösung:

Prüfen Sie die Änderungen und die Zuordnung des Attributes DATEV Personalnummer der betroffenen Mitarbeitenden und halten Sie gegebenenfalls auch Rücksprache mit Ihrem Lohnabrechner. Prüfen Sie im Anschluss auch, ob die Historie des Mitarbeiters innerhalb von Personio korrekt ist. Klicken Sie dann auf Dokumente erneut abrufen und verarbeiten Sie die Dokumente wie gewohnt weiter.

Dokumente konnten für einige Mitarbeitende nicht abgerufen, oder zugeordnet werden

Problem:

Bei diesem Fehler konnten für einige Mitarbeitende, die innerhalb einer Gesellschaft in der Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden sollen, keine Dokumente abgerufen bzw. zugeordnet werden. Dies kann daran liegen, dass für das Attribut Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung nein hinterlegt ist und die DATEV-Personalnummer fehlt. Darauf weist ein Warnhinweis über die Lohnbuchhaltungstabelle hin und betroffene Mitarbeitende werden zudem in der Tabelle mit einem Warndreieck hervorgehoben. 

Sind für die Mitarbeitenden Dokumente übertragen, es fehlt jedoch die Entgeltabrechnung, wird dies ebenfalls durch ein Warndreieck angezeigt. 

Lösung:

Prüfen Sie die Daten auf Fehler und korrigieren Sie diese oder wenden Sie sich gegebenenfalls an Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person oder Steuerberater.

Klicken Sie dann auf Dokumente erneut abrufen und verarbeiten Sie die Dokumente wie gewohnt weiter.

Abgerufene und verteilte Dokumente wurden zurückgesetzt, nachdem neue Mitarbeitende hinzugefügt wurden

Problem:

Abgerufene und bereits verteilte Dokumente für einen abgeschlossenen Monat werden zurückgesetzt, sobald neue Mitarbeitende für den kommenden Monat angelegt wurden. Dies kommt vor, wenn deren Anstelldatum im kommenden Monat liegt und für das Attribut Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung ein Ja hinterlegt ist.

Lösung:

Rufen Sie die Dokumente für den Monat erneut ab und verteilen Sie diese.

Tipp:
Um diesen Fall in Zukunft zu verhindern, stellen Sie sicher, dass für neue in Personio oder durch einen Import angelegte Mitarbeitende kein Wert für das Attribut Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung angelegt wird. Nutzen Sie die Möglichkeit, Attributänderungen zu terminieren, um den Wert zum Anstelldatum anzulegen.