Das effiziente Verwalten von Arbeitszeitmodellen ist unerlässlich, um die Korrektheit von Zeiterfassung, Anwesenheiten und Überstundenberechnungen für Ihre Mitarbeitenden zu gewährleisten.  

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Standardarbeitszeitmodell festlegen, Arbeitszeitmodelle gesammelt oder einzeln zuweisen und vorhandene Arbeitszeitmodelle aktualisieren können. Außerdem wird erläutert, wie sich Änderungen an Arbeitszeitmodellen auf Anwesenheitskonten und die Berichte auswirken können. 

Mit den in diesem Artikel beschriebenen Schritten können Sie Arbeitszeitmodelle reibungslos verwalten und Ihre Mitarbeitendendaten konsistent und auf dem neuesten Stand halten. 

Hinweis:
Wir wechseln zu unserem neuen System für Anwesenheitsrichtlinien. Einige Schritte, Navigationspfade oder Einstellungen stimmen möglicherweise nicht mit der Anzeige in Ihrem Account überein. Weitere Informationen zu den neuen Anwesenheitsrichtlinien finden Sie in diesem Artikel.

Bevor Sie beginnen

• Um Arbeitszeitmodelle zu bearbeiten, benötigen Sie Berechtigungen für Account-Konfiguration > Anwesenheiten.
• Um Arbeitszeitmodelle zuzuweisen, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Anwesenheitsdaten des Mitarbeiters, dem Sie das Arbeitszeitmodell zuweisen.
• Bevor Sie ein Arbeitszeitmodell und insbesondere Ihr Standardarbeitszeitmodell bearbeiten, stellen Sie sicher, dass Ihnen klar ist, welche Auswirkungen dies auf Ihre Mitarbeitenden hat.

Arbeitszeitmodelle zuordnen

Nach dem Erstellen von Arbeitszeitmodellen müssen Sie Folgendes tun:

1. Wählen Sie aus, welches davon das Standardarbeitszeitmodell für Ihre Mitarbeitenden sein soll.
2. Weisen Sie bestimmten Mitarbeitenden andere Arbeitszeitmodelle zu, entweder einzeln oder gesammelt.

Standardarbeitszeitmodelle festlegen

Jedem Mitarbeiter muss jederzeit ein Arbeitszeitmodell zugewiesen sein. Aus diesem Grund muss im System ein Standardarbeitszeitmodell eingerichtet werden. Dieses Arbeitszeitmodell wird allen Mitarbeitenden ab dem Anstelldatum automatisch zugewiesen und wirkt sich auf ihre Abwesenheits-, Anwesenheits- und Überstundenberechnungen aus.

Bevor Sie das Standardarbeitszeitmodell festlegen, berücksichtigen Sie Folgendes: 

• Wenn Sie kein Standardarbeitzeitmodell festlegen, weist das System das erste Arbeitszeitmodell in Ihrer Liste als Standardzeitmodell zu.
• Sie können nur ein festes Arbeitszeitmodell als Standard festlegen. Sie können kein mehrwöchiges Arbeitszeitmodell als Standard festlegen.
• Es wird empfohlen, die Option Bei fehlender Zeiterfassung Minusstunden täglich abziehen für das Standardzeitmodell zu deaktivieren. Daraus ergibt sich in der Regel für den Großteil Ihrer Mitarbeitenden eine hohe Anzahl an Minusstunden.
• Wenn Sie ein neues Arbeitszeitmodell als Standard festlegen, berechnet das System das Anwesenheitskonto aller Mitarbeitenden im Arbeitszeitmodell ab 1. November 2025 neu.
• Wenn Sie das Standardarbeitszeitmodell aktualisieren müssen, empfehlen wir, ein Duplikat davon zu erstellen. So werden für die meisten Ihrer Mitarbeitenden Neuberechnungen des Kontostands vermieden.

 Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
3. Klicken Sie auf das Arbeitszeitmodell, das Sie als Standard festlegen möchten.
4. Klicken Sie auf Als Standard festlegen.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Andere Arbeitszeitmodelle zuweisen

Bevor Sie ein Arbeitszeitmodell zuweisen, berücksichtigen Sie Folgendes: 

• Wenn Sie das Wirksamkeitsdatum auf ein Datum im laufenden Jahr und nach dem Bewilligungsdatum für Abwesenheitsansprüche (in der Regel 1. Januar) setzen, berechnet das System die Abwesenheitsansprüche neu. Dies ist relevant für Abwesenheitsrichtlinien, die anteilig nach Wochenarbeitstagen berechnet werden.

Arbeitszeitmodelle gesammelt zuweisen

Um mehreren Mitarbeitern gleichzeitig ein Arbeitszeitmodell zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Unternehmen > Personalliste.
2. Optional: Filtern Sie die Mitarbeitenden, um Ihre Auswahl einzugrenzen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben allen Mitarbeitenden, denen Sie dasselbe Zeitmodell zuweisen möchten.
4. Klicken Sie auf Zeitrichtlinie bearbeiten > Arbeitszeitmodell zuweisen.
5. Wählen Sie das gewünschte Arbeitszeitmodell aus und legen Sie fest, ab welchem Datum dieses Modell angewendet werden soll.
6. Bestätigen Sie die Änderung.

Arbeitszeitmodelle individuell zuweisen

Um einzelnen Mitarbeitenden ein Arbeitszeitmodell zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zum gewünschten Mitarbeitendenprofil > Anwesenheiten.
2. Klicken Sie auf den Titel des Widgets Arbeitszeitmodell > Modell ändern.
3. Wählen Sie das gewünschte Arbeitszeitmodell aus und legen Sie fest, ab welchem Datum dieses Modell angewendet werden soll.
4. Bestätigen Sie die Änderung.

Vorhandene Arbeitszeitmodelle bearbeiten

Arbeitszeitmodelle überprüfen

Um sofort zu erkennen, welches Arbeitszeitmodell welchem ​​Mitarbeiter zugewiesen ist, befolgen Sie diese Schritte:

1. Navigieren Sie zu Unternehmen > Personalliste.
2. Klicken Sie oben in der Liste auf Spalten, und geben Sie „Arbeitszeitmodell“ ein.
3. Wählen Sie die Spalte aus.
4. Die Spalte „Arbeitszeitmodell“ wird auf der rechten Seite angezeigt. Darin werden alle Mitarbeitenden angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Möglicherweise müssen Sie nach rechts scrollen, um die Spalte zu sehen. 

Duplikat eines Zeitmodells erstellen vs. aktuelles Zeitmodell aktualisieren

Jedes Mal, wenn Sie ein den Mitarbeitenden zugewiesenes Arbeitszeitmodell aktualisieren, berechnet das System deren Anwesenheits- und Überstundenkonto ab dem 1. November 2025 neu. Besonders relevant ist dies für Ihr Standardarbeitszeitmodell, da es wahrscheinlich den meisten Ihrer Mitarbeitenden ab dem Anstelldatum zugewiesen wird.

Aus diesem Grund gibt Ihnen das System beim Speichern von Änderungen an einem Arbeitszeitmodell, das bereits Mitarbeitenden zugewiesen ist, die Möglichkeit, stattdessen ein Duplikat des Arbeitszeitmodells zu erstellen. Sehen Sie sich diese Tabelle an, die den Unterschied zwischen den beiden Optionen veranschaulicht:

Arbeitszeitmodell bearbeiten

Um ein vorhandenes Arbeitszeitmodell zu aktualisieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
3. Klicken Sie auf das Arbeitszeitmodell, das Sie aktualisieren möchten.
4. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
5. Speichern Sie die Änderungen.
6. Wenn das Arbeitszeitmodell Mitarbeitenden zugewiesen ist, wählen Sie aus, ob Sie ein Duplikat erstellen oder das aktuelle Arbeitszeitmodell aktualisieren möchten.
7. Überprüfen Sie die neue Konfiguration und speichern Sie die Änderungen.

Arbeitszeitmodell löschen

Wenn Sie ein Arbeitszeitmodell löschen, das derzeit Mitarbeitenden zugewiesen ist, führt das System folgende Schritte aus:

• Weist ihnen ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie das gelöschte Arbeitszeitmodell zuweisen, ihr vorheriges Arbeitszeitmodell zu.
• Berechnet das Überstundenkonto für diesen Zeitraum unter Verwendung des neu zugewiesenen Arbeitszeitmodells erneut. Die Berechnung geht zurück bis zum 1. November 2025.

Zum Löschen des Arbeitszeitmodells:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
3. Suchen Sie das Arbeitszeitmodell, das Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie oben rechts auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie die Löschung.