Dieser Artikel gibt eine Einführung in die Personio Inbox. Die Inbox ist ein zentraler Ort, an dem Sie Ihre Arbeit in Personio verwalten können. Sie hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, indem sie Ihre Benachrichtigungen und To-dos an zentraler Stelle vereint. Klicken Sie auf ein Element, um weitere Informationen zu erhalten, fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Arbeit abzuschließen, ohne die Inbox zu verlassen.

Auf die Inbox zugreifen

Inbox-Widget

Das Inbox-Widget auf Ihrer Startseite zeigt Ihre fünf letzten To-dos an. Sie können diese direkt über das Widget prüfen und Aktionen ausführen oder auf Alle anzeigen klicken, um die vollständige Inbox zu öffnen.

 

Vollständige Inbox

Um alle Ihre Arbeitselemente anzuzeigen, klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Inbox-Symbol. Dies öffnet eine umfassende Liste mit dem Status und dem Fälligkeitsdatum jedes To-dos, wobei dringende oder überfällige To-dos hervorgehoben werden. Ungelesene Elemente oder noch nicht angeklickte Elemente haben einen hellblauen Hintergrund. Verwenden Sie die Sortier- und Filteroptionen, um sich auf bestimmte Arten von Arbeit zu konzentrieren und die Elemente so anzuordnen, wie es Ihrem Bedarf entspricht.

 

Mobile App

Die Inbox ist in der mobilen App verfügbar und enthält alle Elemente, die auch die Desktop-Version enthält. Tippen Sie in der Navigationsleiste auf das Symbol Inbox. Änderungen werden zwischen Mobilgerät und Desktop synchronisiert.

 

Benachrichtigungen und To-dos

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen liefern wichtige Informationen und weisen Sie auf einmalige Events hin. Sie erfordern keine Aktion und werden häufig durch Erinnerungen oder Workflows ausgelöst. Sobald Sie eine Benachrichtigung überprüft haben, können Sie sie verwerfen, um sie aus Ihrer Inbox zu entfernen.

Wenn die Benachrichtigung oder Erinnerung an eine Rolle gesendet wurde, kann jedes einzelne Rollenmitglied sie individuell verwerfen. Aus der Inbox anderer Rollenmitglieder wird die Erinnerung dadurch nicht entfernt. Benachrichtigungen werden automatisch nach 180 Tagen gelöscht.

Beispiele für Benachrichtigungen: Geburtstage, Ihre Abwesenheitsanfrage wurde genehmigt, ein Teammitglied hat Ihre Vertretungsanfrage angenommen oder abgelehnt, ein Bericht steht zum Download bereit oder ein Dokument wurde in Ihr Profil hochgeladen 

 

To-dos

To-dos erfordern eine Aktion und bleiben in Ihrer Inbox, bis sie abgeschlossen oder gelöscht werden. Sie können zwei Arten von Aktionen erfordern: 

• Informationen überprüfen und aktualisieren: Bei diesen To-dos müssen Sie Daten in Personio eingeben oder ändern. Sie werden oft durch verschiedene Bereiche wie Performance und Entwicklung, Automatisierungen oder Recruiting ausgelöst. Klicken Sie auf das To-do, um alle erforderlichen Details anzuzeigen und es zu bearbeiten.
• Genehmigungen erteilen: Bei diesen To-dos müssen Sie Anfragen im Zusammenhang mit Anwesenheiten, Abwesenheit oder Änderungen von Mitarbeitendenprofilen genehmigen oder ablehnen. Diese To-dos sehen nur Mitarbeitende, denen die Funktion der genehmigenden Person zugewiesen ist. Sie können wichtige Details überprüfen und Entscheidungen direkt in der Inbox treffen. Die Inbox gruppiert ähnliche Genehmigungselemente für Massenaktionen.

Wenn ein To-do einer Rolle zugewiesen wurde, muss es nur von einem Mitglied der Rolle abgeschlossen werden. Sobald es als abgeschlossen markiert ist, verschwindet es aus der Inbox aller anderen Rollenmitglieder. Onboarding- und Offboarding-To-dos verschwinden nach sechs Monaten aus der Inbox. 

In der folgenden Tabelle sind die To-dos aufgeführt, die Nutzende je nach Bereich von Personio erhalten können.

Bereiche in Personio	Arten von To-dos
Anwesenheiten	Zeiterfassungsanfragen gebündelt nach Mitarbeitenden
Abwesenheit	Abwesenheitsanfragen Abwesenheitsvertretungsanfragen Löschungsanfragen für Abwesenheiten Negativer Abwesenheitssaldo Überlappende Abwesenheitszeiträume Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hochladen
Vergütungsverwaltung	Vergütungs-Admin startet einen Zeitraum
Mitarbeitendendaten	Attributänderung Vertragsende
Onboarding und Offboarding	Onboarding- und Offboarding-To-dos
Lohnbuchhaltung	Prüfung der Lohnbuchhaltung
Recruiting	Feedbackanfrage Interview-Evaluation Kommentar überprüfen Der globalen Startseite die Verknüpfung „Mitarbeitendenempfehlungen“ hinzufügen

 

Sortieren und Filtern in der Inbox

Sortieren und filtern Sie, um bestimmte Arten von Elementen anzuzeigen, und ordnen Sie diese in der gewünschten Reihenfolge an. Sie können die Standardansichten ändern, indem Sie in jedem Dropdown-Menü neben einer Option das Stecknadelsymbol auswählen.

Sortieroptionen	Priorität: Die Standardansicht sortiert Elemente ausgehend von verschiedenen Kriterien wie Erstellungsdatum und Fälligkeitsdatum nach Wichtigkeit.  Erstelldatum: zeigt die zuletzt erstellen Elemente zuerst an.  Fälligkeitsdatum: identifiziert Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, wie überfällige oder bald fällige Aufgaben. Neueste: priorisiert Arbeitselemente, die in den letzten drei Monaten erstellt wurden oder fällig sind.  Alle Zeiten: zeigt alle Arbeitselemente an.
Filteroptionen	Produkt/Bereich: Fokus auf bestimmte Arten von Anfragen (z. B. abwesenheitsbezogene Anfragen). Fälligkeitsdatum: zeigt überfällige Elemente, Elemente, die diese Woche oder diesen Monat fällig werden. Erstelldatum: Standard-Filteroption. Art des Elements: zeigt Aktualisierungen oder To-dos an. Über wen: Führungskräfte können wählen, ob sie Elemente zu sich selbst oder zu ihren Unterstellten anzeigen möchten.  Attribute: zeigt Inbox-Elemente in Bezug auf Abteilung, Standort, Team usw. an.
Schnellansichten	Die Schnellansichten verfügen über voreingestellte kombinierte Filter und Sortieroptionen, mit denen Sie die Elemente in Ihrer Inbox filtern können. Um sie in Ihrer Inbox zu verwenden, klicken Sie auf Schnellansichten, und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus: Aktuellste (Standard) Alle Elemente Über mich Zu meinen Unterstellten

Tipp:
Sie können bestimmte Ansichten speichern, um Ihre Inbox in Zukunft mit voreingestellten Filtern zu öffnen. Das ist hilfreich, wenn Sie häufig bestimmte Anfragearten bearbeiten. Klicken Sie auf Ansichten > Aktuelle Ansicht speichern. 

 

Elemente in Ihrer Inbox verwalten

Massenaktionen und Gruppierung

Die Inbox gruppiert Elemente nach Typ und Mitarbeitenden-ID, damit Sie Massenaktionen durchführen können. Genehmigen Sie beispielsweise mehrere Zeiterfassungsanfragen derselben Person mit einem Klick, um die Übersichtlichkeit in der Inbox zu erhöhen.

 

Ein Element in Ihrer Inbox bearbeiten

1. Öffnen Sie die Inbox. 
2. Optional bewegen Sie den Mauszeiger über ein Element und nutzen eine der Schnellaktionen, die rechts angezeigt werden.
3. Um weitere Details zur Benachrichtigung oder zum To-do anzuzeigen, klicken Sie darauf. 
4. Fügen Sie alle erforderlichen Informationen hinzu oder treffen Sie eine Entscheidung und bestätigen Sie diese.

Sobald Elemente abgeschlossen, geschlossen oder abgelaufen sind, verschwinden sie aus der Inbox. Sie finden diese Elemente dann im Inbox-Archiv.

Wenn eine Aufgabe einer Rolle zugewiesen wurde und ein Mitglied der Rolle die Aufgabe als abgeschlossen markiert, wird sie für alle als abgeschlossen markiert und verschwindet aus der Inbox aller Rollenmitglieder.

Bei Rollenerinnerungen erhält jedes Mitglied der Rolle die Erinnerung und kann sie einzeln verwerfen. Aus der Inbox anderer Rollenmitglieder wird die Erinnerung dadurch nicht entfernt.

Archivierte Inbox-Elemente

In Ihrer Inbox finden Sie alle abgeschlossenen Elemente, indem Sie auf Archiv anzeigen klicken. Dadurch wird die Seite Archivierte Elemente geöffnet. 

Im Archiv wird eine Liste der Elemente angezeigt, die Sie in den letzten 30 Tagen abgeschlossen oder geschlossen haben oder die nicht mehr gültig sind. Zum Anzeigen älterer Elemente wechseln Sie zur Monatsansicht. Grenzen Sie die Liste mithilfe der Sortier- und Filteroptionen ein. Neben jedem Element sind das Archivierungsdatum und das Ergebnis (abgeschlossen, geschlossen oder abgelaufen) angegeben.

Trigger für Benachrichtigungen und To-dos (einschließlich E-Mails)

Was hat die Benachrichtigung oder das To-do in die Inbox gebracht?

Die folgende Tabelle enthält die möglichen Trigger für eine Benachrichtigung oder ein To-do, die in der Inbox erscheint. Je nach ihren Berechtigungen können Nutzende bestimmte Elemente verwalten, die sie erhalten.

• Alle Nutzenden von Personio können ausgewählte Benachrichtigungen verwalten, indem sie links unten in der Navigationsleiste auf ihren Namen navigieren und dann Persönliche Einstellungen > Erinnerungen oder Benachrichtigungen auswählen. 
• Andere Benachrichtigungen und To-dos können nur von Admins verwaltet werden. 

To-do oder Benachrichtigung	Dort können Sie Trigger konfigurieren
Genehmigungsanfragen (Einreichungen bezüglich Anwesenheiten, Abwesenheit oder Änderungen von Mitarbeitendendaten)	Automatisierungen > Workflows
Systemerinnerungen (Vertragsenddatum, Geburtstag, Lohnbuchhaltungserinnerungen)	Mitarbeitende mit Bearbeitungsrecht für den Bereich Personalinformationen erhalten diese Erinnerungen.  Diese Erinnerungen werden immer in der Inbox ausgelöst. Erfahren Sie, wie Sie für diese Erinnerungen E-Mail-Benachrichtigungen verwalten können.
Erinnerungen zu Mitarbeitendenrollen (Nächste Abwesenheit direkt unterstellter Mitarbeitender)	Admins können Rollenerinnerungen überprüfen, indem sie zum Reiter Automatisierungen > Erinnerungen navigieren.
Persönliche Erinnerungen	Um dies zu verwalten, klicken Sie unten links in der Navigationsleiste auf Ihren Namen. Klicken Sie auf Persönliche Einstellungen > Erinnerungen.
To-dos oder Erinnerungen im Zusammenhang mit Onboarding und Offboarding	Gehen Sie zu Einstellungen. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf On-/Offboarding.
Performance-Management	Siehe Performance- und Entwicklungsaufgaben und Benachrichtigungen.
Workflows	Automatisierungen > Workflows

 

E-Mails über Benachrichtigungen und To-dos

Nutzende von Personio erhalten zu bestimmten Aufgaben oder Benachrichtigungen auch E-Mails, wenn E-Mail-Benachrichtigungen in den Unternehmenseinstellungen aktiviert sind. Admins können diese Einstellungen für ihr gesamtes Unternehmen anzeigen und verwalten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Account & Support auf Unternehmensstandardeinstellungen. 
3. Aktivieren Sie unter Standardwerte und Einstellungen die E-Mail-Benachrichtigungen.
4. Senden Sie die Änderungen.

Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren, werden global alle E-Mail-Benachrichtigungen deaktiviert. Personio sendet dann keine E-Mails an Personen innerhalb des Unternehmens. Personio sendet jedoch immer E-Mails an neue Nutzende, die zu Personio eingeladen wurden, oder manuell eingegebene und versandte E-Mails. Beispiele hierfür sind die Bereitstellung eines Personio Logins für neue Nutzende oder der Versand einer Willkommens-E-Mail im Rahmen des Onboardings. 

Hinweis:
Personio versendet keine E-Mail-Benachrichtigungen für die Genehmigung von Anwesenheiten oder Mitarbeitendendaten.

E-Mails als Mitarbeiter verwalten

Als Mitarbeiter können Sie ausgewählte E-Mail-Benachrichtigungen verwalten. Erfahren Sie, wie Sie E-Mail -Benachrichtigungen in den persönlichen Einstellungen aktivieren.

 

Mehr Informationen

Erfahren Sie mehr über die weiteren Funktionen auf Ihrer Personio Startseite.