Die Personio Inbox – Personio

Die Inbox ist ein zentraler Ort, von dem aus Sie Ihre Arbeit in Personio verwalten können. Sie hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, indem sie Ihre Benachrichtigungen und Aufgaben an zentraler Stelle vereint. Klicken Sie auf ein Element, um weitere Details zu erhalten, fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Arbeit abzuschließen, ohne die Inbox zu verlassen.

Die Inbox aufrufen

Das Inbox-Widget

Das Inbox-Widget auf Ihrer Startseite zeigt Ihre fünf letzten Arbeitselemente an. Sie können diese direkt über das Widget prüfen und Aktionen ausführen oder auf Alle anzeigen klicken, um die vollständige Inbox zu öffnen.

Die Vollständige Inbox

Um alle Ihre Arbeitselemente anzuzeigen, klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Inbox-Symbol. Dies öffnet eine umfassende Liste mit dem Status, dem Fälligkeitsdatum und ggf. Markierungen für dringende oder überfällige Aufgaben. Ungelesene Elemente oder Elemente, die nicht angeklickt wurden, sind hellblau hinterlegt. Nutzen Sie Sortier- und Filteroptionen, um sich auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren, und ordnen Sie Elemente Ihren Bedürfnissen entsprechend an.

Benachrichtigungen und Aufgaben

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen liefern wichtige Informationen und informieren Sie über einmalige Ereignisse. Sie erfordern keine Aktion und werden oft von Erinnerungen oder Workflows ausgelöst. Sobald Sie eine Benachrichtigung überprüft haben, können Sie sie verwerfen, um sie aus Ihrer Inbox zu entfernen.

Wenn die Benachrichtigung oder Erinnerung an eine Rolle gesendet wurde, kann jedes Mitglied der Rolle sie einzeln verwerfen. Dadurch wird die Erinnerung nicht aus den Inboxen anderer Mitglieder der Rolle entfernt. Benachrichtigungen werden automatisch nach 180 Tagen gelöscht.

Beispiele von Benachrichtigungen: Geburtstage, Genehmigung Ihrer Abwesenheitsanfrage, Verfügbarkeit eines Berichts zum Download oder eines Dokuments, das in Ihr Profil hochgeladen wurde.

Aufgaben

Aufgaben erfordern eine Aktion und bleiben in Ihrer Inbox, bis sie abgeschlossen oder gelöscht werden. Dafür sind zwei Arten von Aktion erforderlich:

Informationen prüfen und aktualisieren: Für diese Aufgaben müssen Sie in Personio Daten eingeben oder ändern. Diese Aufgaben werden oft von verschiedenen Bereichen wie Performance & Entwicklung, Automatisierungen oder Recruiting ausgelöst. Klicken Sie auf eine Aufgabe, um alle erforderlichen Details anzuzeigen und sie zu bearbeiten.
Genehmigungsentscheidungen treffen: Für diese Aufgaben müssen Sie Anfragen im Zusammenhang mit Anwesenheiten, Abwesenheiten oder Änderungen des Mitarbeitendenprofils genehmigen oder ablehnen. Nur Nutzende, die als genehmigende Personen zugewiesen sind, sehen diese Aufgaben. Sie können direkt in der Inbox wichtige Details überprüfen und Entscheidungen treffen. Die Inbox gruppiert ähnliche Genehmigungselemente, sodass Sie diese massenweise bearbeiten können.

Wenn eine Aufgabe einer Rolle zugewiesen ist, muss sie nur von einem Mitglied der Rolle ausgeführt werden. Sobald sie als abgeschlossen markiert wurde, verschwindet sie aus den Inboxen aller anderen Mitglieder der Rolle.

Die folgende Tabelle zeigt die Aufgaben, die Nutzende je nach Bereich in Personio erhalten können.

Bereich in Personio	Arten von Aufgaben
Anwesenheiten	Zeiterfassungsanfragen gebündelt nach Mitarbeitenden
Abwesenheiten	Abwesenheitsanfragen Vertretungsanfragen für eine Abwesenheit Löschungsanfragen für eine Abwesenheit Negativer Abwesenheitskontostand Überschneidung von Abwesenheitsperioden Hochladen von Attesten für Krankheitstage
Vergütungsverwaltung	Vergütungs-Admin startet einen Zeitraum
Mitarbeitendendaten	Änderungsanfrage für ein Attribut Vertragsende
Onboarding und Offboarding	Onboarding- und Offboarding-To-dos
Lohnbuchhaltung	Prüfung der Lohnbuchhaltung
Recruiting	Feedback-Anfrage Interview-Evaluation Feedback Kommentar Shortcut „Mitarbeitendenempfehlungen“ zur globalen Startseite hinzufügen

Hinweis:
Wenn unter Einstellungen > Unternehmen E-Mail Benachrichtigungen aktiviert sind, können Nutzende für bestimmte Aufgaben oder Benachrichtigungen auch E-Mails erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Trigger für Benachrichtigungen und Aufgaben.

Sortieren und Filtern in der Inbox

Sortieren und filtern Sie, um bestimmte Arten von Elementen anzuzeigen, und ordnen Sie diese in der gewünschten Reihenfolge an.

Sortieroptionen	Erstelldatum: Standardoption, die Ihre Elemente in der Reihenfolge der zuletzt erstellten Elemente anzeigt. Fälligkeitsdatum: kennzeichnet Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, z. B. überfällige oder bald fällige Aufgaben. Priorität: sortiert Elemente nach Wichtigkeit, basierend auf einer Reihe von Kriterien wie Erstelldatum oder Fälligkeitsdatum.
Filteroptionen	Produktbereich: Fokus auf bestimmte Arten von Anfragen (z. B. Abwesenheitsanfragen). Fälligkeitsdatum: Anzeige von Elementen, die überfällig sind oder in der aktuellen Woche oder im aktuellen Monat fällig werden. Erstelldatum: Standardoption für das Filtern.

Tipp
Die gefilterte Ansicht ist in der URL gespeichert. Sie können sie daher kopieren und einfügen oder als Lesezeichen speichern, um Ihre Inbox mit voreingestellten Filtern zu öffnen. Dies ist hilfreich, wenn Sie bestimmte Arten von Anfragen häufig bearbeiten.

Elemente in Ihrer Inbox verwalten

Massenaktionen und Gruppierung

Die Inbox gruppiert Elemente nach Art und Mitarbeitenden-ID, sodass Sie Aktionen massenweise durchführen können. Genehmigen Sie beispielsweise mehrere Zeiterfassungsanfragen derselben mitarbeitenden Person mit einem Klick, um die Inbox übersichtlicher zu strukturieren.

Bearbeitung eines Elements in Ihrer Inbox

Öffnen Sie die Inbox.
Fahren Sie optional mit der Maus über ein Element und führen Sie eine der Schnellaktionen aus, die rechts angezeigt werden.
Um weitere Details zu einer Benachrichtigung oder Aufgabe anzuzeigen, klicken Sie darauf.
Fügen Sie alle erforderlichen Informationen hinzu oder entscheiden Sie sich und bestätigen Sie.

Wenn eine Aufgabe einer Rolle zugewiesen ist, wird die Aufgabe für alle Mitglieder der Rolle als abgeschlossen markiert und verschwindet aus den Inboxen aller Mitglieder der Rolle, sobald ein Mitglied der Rolle die Aufgabe als abgeschlossen markiert hat.

Bei Erinnerungen, die an Rollen gesendet werden, erhält jedes Mitglied der Rolle die Erinnerung und kann sie einzeln verwerfen. Dadurch wird die Erinnerung nicht aus den Inboxen anderer Mitglieder der Rolle entfernt.

Trigger für Benachrichtigungen und Aufgaben (auch E-Mails)

Was hat eine Benachrichtigung oder Aufgabe in der Inbox ausgelöst?

Die folgende Tabelle zeigt die möglichen Trigger einer Benachrichtigung oder Aufgabe, die in der Inbox angezeigt wird. Je nach ihren Zugriffsrechten können Nutzende bestimmte Elemente verwalten, die sie erhalten.

Alle Personio-Nutzenden können ausgewählte Benachrichtigungen verwalten, indem sie links unten in der Navigationsleiste auf ihren Namen navigieren und dann Persönliche Einstellungen > Erinnerungen oder Benachrichtigungen auswählen.
Andere Benachrichtigungen und Aufgaben können nur von Admins verwaltet werden.

Aufgabe oder Benachrichtigung	Wo Trigger konfiguriert werden sollten
Genehmigungsanfragen (Anfragen bezüglich Anwesenheiten, Abwesenheiten oder die Änderung von Mitarbeitendendaten)	Einstellungen > Genehmigungen Automatisierungen > Workflows
Systemerinnerungen (Vertragsende, Geburtstag, Erinnerungen an die Lohnbuchhaltung )	Mitarbeitende mit Bearbeitungsrecht für den Bereich Personalinformationen erhalten diese Erinnerungen. Diese Erinnerungen werden immer in der Inbox ausgelöst. Sehen Sie, wie Sie E-Mail-Benachrichtigungen zu diesen Erinnerungen verwalten.
Erinnerungen an Mitarbeitendenrollen (Nächste Abwesenheit direkt unterstellter Mitarbeitender)	Admins können Rollen-Erinnerungen unter Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Erinnerungen überprüfen.
Persönliche Erinnerungen	Um dies zu verwalten, klicken Sie links unten in der Navigationsleiste auf Ihren Namen. Klicken Sie auf Persönliche Einstellungen > Erinnerungen.
Offene Onboarding- und Offboarding-Aufgaben oder Erinnerungen	Einstellungen > On-/Offboarding
Performance	Siehe Aufgaben und Benachrichtigungen im Bereich Performance & Entwicklung.
Workflows	Automatisierungen > Workflows

E-Mails zu Benachrichtigungen und Aufgaben

Personio-Nutzende erhalten auch E-Mails für bestimmte Aufgaben oder Benachrichtigungen, sofern E-Mail-Benachrichtigungen unter Einstellungen > Unternehmen aktiviert sind. Admins können diese Einstellungen für ihr gesamtes Unternehmen anzeigen und verwalten:

Navigieren Sie zu Einstellungen. Suchen Sie den Abschnitt Unternehmen und klicken Sie auf Unternehmen.
Klicken Sie neben Unternehmensinformationen auf Bearbeiten.
Suchen Sie die Option E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert. Aktivieren Sie die Checkbox, um Benachrichtigungen zu aktivieren, oder deaktivieren Sie die Checkbox, um Benachrichtigungen zu deaktivieren .
Speichern Sie die Änderungen.

Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren, werden global alle E-Mail-Benachrichtigungen deaktiviert. Personio sendet dann keine E-Mails an Personen innerhalb des Unternehmens. E-Mails an neue Nutzende, die zu Personio eingeladen wurden, sowie manuell geschriebene und versendete E-Mails sendet Personio jedoch immer. Beispiele hierfür sind die Bereitstellung eines Personio-Logins für neue Nutzende oder der Versand einer Willkommens-E-Mail für das Onboarding.

E-Mails als Mitarbeiter verwalten

Als Mitarbeiter können Sie bestimmte E-Mail-Benachrichtigungen verwalten. Gehen Sie wie folgt vor:

Fahren Sie links unten in der Navigationsleiste über Ihren Namen und klicken Sie dann auf Persönliche Einstellungen.
Klicken Sie auf Benachrichtigungen. Aktivieren oder deaktivieren Sie in der Spalte E-Mail bei jedem Event die gewünschten Checkboxen, um festzulegen, welche E-Mails Sie erhalten möchten.
Speichern Sie Ihre Änderungen.

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