Schritt 7: Import von Abwesenheiten

 

Nachdem Sie Schritt 6: Abwesenheitsarten und Kontingente konfigurieren abgeschlossen haben, können Sie historische und zukünftige Abwesenheiten aus Ihrem alten System in Personio importieren. 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie: 

 

Bulk-Import von Abwesenheiten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Bulk-Import von Abwesenheiten vorzunehmen:

  1. Laden Sie die Excel-Vorlage DE Upload von Abwesenheitszeiträumen herunter, die im Download-Bereich dieses Artikels verfügbar ist. Alternativ können Sie auch Ihre eigene Vorlage erstellen (unterstützte Formate sind .xlsx, .csv und .xls), die allerdings dieselben acht Spalten enthalten muss: 

  • E-Mail-Adresse des Mitarbeiters; genau so, wie sie in Personio hinterlegt ist
  • Abwesenheitsart; genau so, wie sie in Personio hinterlegt ist (inklusive Groß- und Kleinschreibung)
  • Anfangsdatum; im Format TT.MM.JJJJ
  • Enddatum; im Format TT.MM.JJJJ
  • Anfangszeit; im Format HH:MM
  • Endzeit; im Format HH:MM
  • Halber Tag erster Tag; wenn der erste Tag als halber Tag genommen wurde (1 für ja, sonst leer lassen)
  • Halber Tag letzter Tag; wenn der letzte Tag als halber Tag genommen wurde (1 für ja, sonst leer lassen)
  1. Füllen Sie die Excel-Vorlage mit den Informationen zu den Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter aus.

    Wenn Ihr Import: 
  • eine ganztägige Abwesenheit betrifft, geben Sie als Start- und Enddatum dasselbe Datum ein.
  • eine mehrstündige Abwesenheit im Laufe eines Tages betrifft, geben Sie als Start- und Enddatum dasselbe Datum ein; geben Sie aber auch die entsprechende Start- und Endzeit für diese Abwesenheit ein.
  • eine halbtägige Abwesenheit betrifft, geben Sie einen Wert von 1 in der Spalte Halber Tag erster Tag für die zweite Tageshälfte oder in der Spalte Halber Tag letzter Tag für die erste Tageshälfte ein.

    Hinweis:
    Die Start- und Endzeiten werden nur für stundenweise erfasste Abwesenheiten benötigt (beispielsweise ein Arztbesuch von 10:00 bis 11:00 Uhr). Diese Spalten können für alle anderen Abwesenheiten ignoriert werden.

    Hinweis:
    Wenn Sie die Daten in die Excel-Vorlage kopieren, stellen Sie sicher, dass Sie das Format der beiden Spalten Startzeit und Endzeit anschließend in Text ändern ( Rechtsklick > Zellen formatieren > Kategorie > Text).

    Hinweis:
    Wenn Sie die Daten in die Excel-Vorlage kopieren, stellen Sie sicher, dass Sie das Format der beiden Spalten Startdatum und Enddatum anschließend in Text ändern ( Rechtsklick > Zellen formatieren > Kategorie > Text).Vergewissern Sie sich außerdem, dass diese Daten im Format TT.MM.JJJJ erscheinen.

        1. Navigieren Sie auf Importe > Upload von Abwesenheiten und laden Sie die Excel-Datei hoch. Wählen Sie als Dateityp Upload von Abwesenheiten.

          imports-absence-upload_de.png
        2. Weisen Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei den entsprechenden in Personio gespeicherten Attributen zu. Vergewissern Sie sich, dass ihre Namen exakt übereinstimmen.
        3. Überprüfen Sie die Vorschau des Imports und klicken Sie auf Importieren, wenn alles korrekt ist.

Tipp:
Alternativ können Sie Abwesenheitszeiten auch manuell über Mitarbeiterprofil > Abwesenheit eingeben. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Wie kann ich Abwesenheiten für andere Mitarbeiter eingeben?

 

Bulk-Import von Abwesenheitskontoständen 

Der Abwesenheitskontostand jedes Mitarbeiters in Personio sollte dem Kontostand in Ihrem früheren System entsprechen, sofern alle Kontingente korrekt definiert und zugewiesen und alle Abwesenheiten lückenlos importiert wurden. 

Bei Abwesenheiten mit Kontingenten kann es jedoch sein, dass der Kontostand nicht exakt mit dem Kontostand aus Ihrem alten System übereinstimmt. Dies kann mehrere Gründe haben, beispielsweise dass die Berechnung der Kontingente auf der Basis der hinterlegten Regeln minimal abweicht oder dass Abwesenheiten fehlen. Eine etwaige Differenz könnte auch mit Feiertagskalendern und Arbeitszeitmodellen zusammenhängen, da Personio Feiertage und Tage, die im Arbeitszeitmodell als Abwesenheitstage hinterlegt sind, automatisch ignoriert.

Sie müssen den Kontostand der Mitarbeiter dann eventuell anpassen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um Abwesenheitskontostände zu importieren und die Korrektur so vorzunehmen:

  1. Laden Sie die Excel-Vorlage DE Upload von Kontoständen herunter, die im Download-Bereich dieses Artikels verfügbar ist. Alternativ können Sie auch Ihre eigene Vorlage erstellen (unterstützte Formate sind .xlsx, .csv und .xls), die allerdings dieselben vier Spalten enthalten muss:

  • E-Mail-Adresse des Mitarbeiters; genau so, wie sie in Personio hinterlegt ist
  • Abwesenheitsart; genau so, wie sie in Personio hinterlegt ist (inklusive Groß- und Kleinschreibung)
  • Kontostand; im Format TT oder HH, je nach der für die Abwesenheitsart definierten Zeiteinheit. Wenn der Kontostand daher einen halben Tag oder eine halbe Stunde beinhaltet, muss dies im Format TT.5 oder HH.5 eingegeben werden.
  • Datum des Kontostands (optional); im Format TT.MM.JJJJ
  1. Füllen Sie die Excel-Vorlage mit den Informationen zu den Abwesenheitskontoständen Ihrer Mitarbeiter aus.
  2. Navigieren Sie auf Importe > Upload des Abwesenheitskontostands und laden Sie die Excel-Datei hoch. 
  3. Weisen Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei den entsprechenden in Personio gespeicherten Attributen zu. Vergewissern Sie sich, dass sie ähnliche Namen haben.
  4. Überprüfen Sie die Vorschau des Imports und klicken Sie auf Importieren, wenn alles korrekt zu sein scheint.

Hinweis:
Bei der Anpassung von Abwesenheitskontoständen über Bulk-Import haben Sie nicht die Möglichkeit, die Art der Anpassung zu wählen. Der Kontostand wird automatisch auf einen bestimmten Wert gesetzt. Um diesen um eine bestimmte Anzahl von Tagen anzupassen, lesen Sie unseren Artikel Abwesenheitskontostände anpassen.

Beim Import Ihrer Daten sind wir Ihnen gerne behilflich. Wenn Sie einen Datenimport planen und unsere Hilfe brauchen, wenden Sie sich an unser Serviceteam über den Bereich Antworten finden; diesen erreichen Sie in Personio über Hilfe > Support und Updates > Antworten finden.

 

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