In diesem Artikel geben wir eine Übersicht über die im Berichts-Builder verfügbaren Vorlagen. Mit Vorlagen können Sie schnell und effektiv Berichte erstellen. Sie haben veraltete Standardberichte ersetzt, die Sie vielleicht früher genutzt haben.

Unsere Vorlagen basieren auf den folgenden gängigen Anforderungen an Berichte:

• Organisationsstruktur
• Abwesenheit
• Anwesenheiten
• Personalbindung
• Vergütung
• Recruiting
• Mitarbeitendenänderungen
• Meldewesen

In jeder Vorlage setzt Personio standardmäßig bestimmte Datenwerte ein. Erfahren Sie mehr über im Berichts-Builder verfügbare Daten. Jede Vorlage enthält außerdem Standardfilter oder Segmentierungen.

Vorlagenbasierte Berichte sind zwar sofort einsatzbereit, Sie können sie aber bei Bedarf auch anpassen. Sie können beispielsweise weitere Datenwerte anwenden, den Zeitrahmen ändern oder zusätzliche Filter und Segmentierungen hinzufügen. Einige Vorlagen sind nur in einem Darstellungsformat verfügbar, zum Beispiel als Tabelle. Für andere können Sie eine andere Darstellungsart wählen.

Organisationsstruktur

Geburtstage 

Die Vorlage Geburtstage zeigt Mitarbeitende an, deren Geburtstag in einen bestimmten Zeitraum fällt. Sie können den Zeitraum anpassen, indem Sie die Werte für Geburtstag im Filter ändern. 

Dieser Bericht hilft Ihnen dabei, den Überblick über bevorstehende Geburtstage zu behalten. Außerdem sind die Führungskräfte der einzelnen Mitarbeitenden darin aufgeführt, sodass Sie die Planung von Feierlichkeiten effizient delegieren können.

Standardmäßig ist der Zeitraum für den Bericht auf die nächsten 30 Tage eingestellt.

Vollzeitäquivalent 

Die Vorlage FTE (Vollzeitäquivalent) hilft Ihnen dabei, die aktuelle Arbeitskapazität Ihres Teams zu erfassen – und nicht nur die Anzahl der Personen, die Sie beschäftigen. Auf diese Weise liefern Ihnen FTE-Berichte eine zuverlässigere Übersicht über Ihre Belegschaft als die einfache Mitarbeitendenzahl.

Personio berechnet das FTE anhand der folgenden Formel:

(Gesamtarbeitszeit aller Mitarbeitenden) ÷ Vollzeit-Wochenstunden

Beispiel
Nehmen wir an, eine Vollzeitwoche entspricht in Ihrem Unternehmens 40 Stunden. Wenn vier Mitarbeitende jeweils 10 Stunden pro Woche arbeiten, entspricht dies insgesamt einem Vollzeit-Mitarbeiter.
(4 × 10) ÷ 40 = 40 ÷ 40 = <1,0 FTE
 

Beachten Sie Folgendes:

• Bei der Berechnung werden die Wochenstunden jedes Mitarbeiters mit dem regulären Vollzeit-Arbeitszeitplan Ihres Unternehmens verglichen. Personio stützt seine FTE-Berechnungen auf die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten und nicht auf die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Die vertraglich vereinbarten Wochenstunden eines Mitarbeiters finden Sie in dessen Mitarbeitendenprofil.
• Bei der Berechnung wird das FTE anteilig auf der Grundlage der genauen Anzahl der Kalendertage in jedem Monat und der Anzahl der Tage, an denen jeder Mitarbeiter tatsächlich aktiv beschäftigt ist, ermittelt.
• Ändern sich die Wochenstunden oder die Vollzeitstunden eines Mitarbeiters während des Zeitraums, wird die Berechnung entsprechend an das jeweilige FTE angepasst.
• Wenn Sie nach dem Status „aktiv“ filtern, werden Mitarbeitende, die sich in einer Auszeit befinden (z. B. Sabbatical oder Elternzeit), für die Tage, an denen sie abwesend sind, anteilig berücksichtigt. Wenn Sie den Filter anpassen, ändert sich diese anteilige Berechnung.
• Abwesenheiten, wie beispielsweise bezahlter Urlaub, haben keinen Einfluss auf das FTE. Ändert sich der Status eines Mitarbeiters jedoch zu „Auszeit“, erfolgt eine anteilige Berechnung des FTE für diese Tage. Zu den Auszeiten können auch längere Zeiträume wie Elternzeit oder ein Sabbatical gehören.
• Bei der Berechnung werden die FTE-Werte auf zwei Dezimalstellen gerundet.

Mitarbeitendenzahl

Die Vorlage Mitarbeitendenzahl zeigt an, wie viele Mitarbeitende Sie in Ihrem Unternehmen beschäftigen. So können Sie leichter Personaländerungen verfolgen, fundierte Personalentscheidungen treffen und Ressourcen planen.

Personio berechnet die Mitarbeitendenzahl, indem alle Mitarbeitende unabhängig von ihren Arbeitszeiten am letzten Tag eines bestimmten Zeitraums gezählt werden. Standardmäßig enthält die Vorlage Mitarbeitendenzahl nur Mitarbeitende mit dem Status Aktiv.

Das bedeutet:

• Ein Mitarbeiter, der am letzten Tag des Zeitraums den Status Aktiv hat, entspricht einem Wert der Mitarbeitendenzahl von 1.
• Ein Mitarbeiter, der am letzten Tag des Zeitraums den Status Auszeit oder Inaktiv hat, entspricht einem Wert der Mitarbeitendenzahl von 0.

Außerdem muss Folgendes berücksichtigt werden:

• Eine Person wird in der Mitarbeitendenzahl erfasst, wenn Folgendes zutrifft: 
  • Ihr Anstelldatum liegt innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder davor und 
  • Ihr Status lautet während dieses Zeitraums mindestens einen Tag lang entweder Aktiv oder Onboarding.
• Wenn Sie ein Arbeitsverhältnis mit einem Mitarbeiter beenden, wird dieser ab dem Zeitpunkt seines Austritts nicht mehr für den Zeitraum der Ermittlung der Mitarbeitendenzahl berücksichtigt.

Sie können die Filtereinstellungen anpassen, um Mitarbeitende mit dem Status Auszeit oder Inaktiv einzubeziehen. Dadurch können Sie die Zahl der ehemaligen Mitarbeitenden einschätzen.

Wachstumsrate berechnen

Um die Wachstumsrate Ihrer Mitarbeitendenzahl über einen bestimmten Zeitraum zu berechnen, wenden Sie die folgende Formel an. Sie können dies auch auf andere Metriken anwenden, beispielsweise die Entwicklung des anteiligen Bruttoentgelts.

(Summe am Ende – Summe am Anfang) ÷ Summe am Anfang

Beispiel
Nehmen wir an, Ihre Mitarbeitendenzahl lag zu Beginn von 6 Monaten bei 94 und stieg am Ende auf 103 an.
(103 - 94) ÷ 94 = 0,0957
Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitendenzahl innerhalb von sechs Monaten um 9,57 % gestiegen ist.

Abwesenheit

Abwesenheitsquote

Tipp:
Bei allen Vorlagen für Abwesenheiten können Sie nach Abwesenheitsart filtern. Auf diese Weise können Sie nur bestimmte Abwesenheitsarten anzeigen, beispielsweise bezahlten Urlaub oder Krankenstand.

Die Vorlage Abwesenheitsquote zeigt, wie oft Mitarbeitende abwesend sind. Dies kann Ihnen bei der Erkennung von Trends wie beispielsweise saisonalen Spitzen helfen. 

Personio berechnet das FTE anhand der folgenden Formel:

(Anzahl der Stunden, in denen Mitarbeitende abwesend sind ÷ Anzahl der Arbeitsstunden*) x 100

*Arbeitsstunden sind die Stunden, die Mitarbeitende innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens arbeiten müssen, basierend auf ihrem Arbeitszeitmodell. Sie werden bestimmt, indem die Feiertagsstunden an Arbeitstagen von der vertraglich festgelegten Arbeitszeit abgezogen werden.

Beispiel
Nehmen wir an, ein bestimmter Mitarbeiter arbeitet gemäß seinem Arbeitszeitmodell 160 Stunden im Monat. In diesem Monat war er 12 Stunden abwesend.
(12 ÷ 160) x 100 = 7,5 %
Dies bedeutet, dass die Abwesenheitsquote des Mitarbeiters für den Monat 7,5 % beträgt.

verbleibender Abwesenheitskontostand

Die Vorlage Verbleibender Abwesenheitskontostand zeigt den aktuellen Kontostand jedes Mitarbeiters an. Personio segmentiert den Bericht automatisch nach Abteilung.

Abwesenheitstage

Berichte über Abwesenheitstage zeigen die Anzahl der genommenen und geplanten Abwesenheitstage für Mitarbeitende während eines bestimmten Zeitraums.

So können Sie Abwesenheitsmuster oder Ausreißer innerhalb des Unternehmens leichter identifizieren und Korrekturmaßnahmen in Betracht ziehen. Hohe Abwesenheitsquoten können auf Probleme mit dem Wohlbefinden hinweisen, die die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden insgesamt beeinträchtigen.

Standardmäßig berücksichtigt diese Vorlage nur genehmigte Abwesenheiten.

Genommene Abwesenheitstage nach Team

Mit dieser Vorlage können Sie die im letzten Monat von jedem Team genommenen Abwesenheitstage erfassen. Der Zeitraum wird automatisch auf den vergangenen Monat eingestellt.

Abwesenheitszeiträume 

Die Vorlage Abwesenheitszeiträume enthält Details zu jedem geplanten Abwesenheitszeitraum innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Dazu gehören Abwesenheitsarten, Startdatum und Enddatum, Dauer und mehr.

Diese Vorlage enthält Abwesenheitszeiträume, die genehmigt sind, noch ausstehen, für die eine Vertretungsanfrage aussteht oder deren Löschung noch aussteht. Auf diese Weise können Sie sowohl genehmigte als auch noch ausstehende Abwesenheitsanfragen prüfen. So können Sie mögliche Terminkonflikte oder Personalengpässe vermeiden.

Anwesenheiten

Anwesenheitszeiträume

Die Vorlage Anwesenheitszeiträume zeigt die von Mitarbeitenden während eines bestimmten Zeitraums erfasste Zeit an.

So können Sie Anwesenheitszeiträume prüfen und Anwesenheitsmuster oder Ausreißer erkennen. Dadurch können Sie beispielsweise Mitarbeitende identifizieren, die regelmäßig Pausen auslassen.

Sie können die Daten beispielsweise nach Anwesenheitsstatus filtern, um nur Zeiträume mit ausstehender Bestätigung anzuzeigen.

Bericht zu Anwesenheitszeiträumen bei Nachtarbeit

Derzeit können Sie im Bereich Analysen keine Berichte zu Anwesenheiten bei Nachtarbeit erstellen. Wir planen, diese Einschränkung im Laufe des Jahres zu beheben. In der Zwischenzeit können Sie unsere temporäre Berichtslösung nutzen.

Anwesenheitsberichte für Projekte

Anhand der Vorlage Anwesenheitszeiträume können Sie ermitteln, wie viele Stunden Mitarbeitende in einem bestimmten Zeitraum für Projekte aufwenden. Sie können auch die Aufschlüsselung der Zeit sehen, die für Unterprojekte aufgewendet wurde.

Verwenden Sie Filter wie Unterprojektname, Kunde, Kostenstelle, Projekttyp oder abrechenbarer Status, um Ihre Ergebnisse einzugrenzen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Details hinzufügen, wenn SieIhr Projekt einrichten, damit Sie später nach ihnen filtern können.

Monatliche Anwesenheiten und Abwesenheiten

Diese Vorlage bietet eine Übersicht über die genommenen Abwesenheiten und die erfassten Anwesenheiten jedes Mitarbeiters im letzten Monat. Der Zeitraum wird automatisch auf den vergangenen Monat eingestellt. Personio segmentiert den Bericht automatisch nach Person.

Überstunden

Die Vorlage Überstunden zeigt die Anzahl der von Ihren Mitarbeitenden geleisteten Überstunden an. Standardmäßig werden die Daten nach Abteilung segmentiert. Bei Bedarf können Sie die Daten weiter segmentieren, beispielsweise nach Team.

Mit dieser Vorlage können Sie die Überstunden der verschiedenen Abteilungen miteinander vergleichen. Wenn beispielsweise eine Abteilung beständig mehr Überstunden verzeichnet als andere, könnte dies signalisieren, dass zusätzliche Personal- oder Workflowanpassungen erforderlich sind, um einen Burnout der Mitarbeitenden zu verhindern.

Personalbindung

Mitarbeitendenfluktuation

Die Vorlage Mitarbeitendenfluktuation zeigt, wie viele Mitarbeitende das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum verlassen.

Anhand von Filtern können Sie Daten segmentweise analysieren und mögliche Ursachen für den Weggang von Mitarbeitenden ermitteln. Zum Beispiel Arbeitsbedingungen, Managementpraktiken oder externe Chancen.

Personio berechnet die Mitarbeitendenfluktuation anhand der folgenden Formel. Diese Formel entspricht der Norm ISO 30414.

Anzahl der Mitarbeitenden, die ausgeschieden sind ÷ (Anzahl am Anfang + Anzahl am Ende ÷ 2) ×100

Beispiel
Nehmen wir an, Sie hatten Anfang des Jahres 100 Mitarbeitende und Ende des Jahres 80 Mitarbeitende.
Wir müssen die Gesamtzahl der (freiwillig und unfreiwillig) ausgeschiedenen Mitarbeitenden durch die durchschnittliche Mitarbeitendenzahl dividieren und das Ergebnis mit 100 multiplizieren.
20 ÷ (100 + 80 ÷ 2) × 100 = 22,22 %
Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitendenfluktuation bei 22,22 % liegt.

Austritte

Die Vorlage Austritte zeigt Mitarbeitende mit einem geplanten Austritt innerhalb eines bestimmten Zeitraums an. Hier erhalten Sie eine Übersicht über Mitarbeitende, die kürzlich das Unternehmen verlassen haben oder es bald verlassen werden. Das kann Ihnen dabei helfen, entsprechende Offboarding-Aktionen zu planen.

Standardmäßig ist der Zeitraum für den Bericht auf die nächsten 30 Tage eingestellt. Sie können nach Kündigungstyp filtern, um sich auf bestimmte Kategorien zu konzentrieren. Außerdem können Sie nach Organisationseinheiten wie Abteilungen und Gesellschaften filtern. Dadurch wird genauer festgelegt, welche Mitarbeitenden im Bericht angezeigt werden.

Austritte im Zeitverlauf

Diese Vorlage zeigt die monatliche Zahl der Mitarbeitenden an, die im letzten Jahr das Unternehmen verlassen haben. Standardmäßig werden die Daten nach Austrittsart segmentiert.

Vergütung

Entwicklung des anteiligen Bruttoentgelts

Die Vorlage Entwicklung des anteiligen Bruttoentgelts zeigt die Bruttoentgelte der einzelnen Abteilungen im Zeitverlauf.
Diese Vorlage bietet folgende Möglichkeiten:

• Verschaffen Sie sich einen aktuellen Überblick über die gesamten Brutto-Gehaltszahlungen in Ihrem Unternehmen.
• Verstehen Sie, wie sich die Vergütung im Laufe der Zeit entwickelt.
• Vergleichen Sie die Durchschnittsentgelte in verschiedenen Segmenten, um eine faire Vergütung sicherzustellen. (Um geschlechtsspezifische Vergütungsunterschiede zu verstehen, können Sie unsere spezielle Vorlage Geschlechtsspezifische Vergütungsunterschiede nutzen.)
• Nutzen Sie Erkenntnisse aus Berichten in Prozessen wie Vergütungsbenchmarking und Gehaltserhöhungen.

Standardmäßig ist der Zeitrahmen des Berichts auf die letzten sechs Monate eingestellt. Der Mitarbeitendenstatus lautet Aktiv, und die Anstellungsart Intern.

Die Vorlage enthält die Metrik Anteiliges Bruttoentgelt (Fixgehalt und Stundenlohn). Andere Vergütungsarten sind darin nicht enthalten. Die angezeigte Währung richtet sich nach dem Standort des jeweiligen Mitarbeiters. Eine Währungsumrechnung ist nicht verfügbar.

Recruiting

Neuzugänge

Die Vorlage Anstellungen zeigt Mitarbeitende an, deren Anstelldatum in einen bestimmten Zeitraum fällt. So behalten Sie den Überblick über Neuanstellungen und können deren Onboarding effektiv planen.

Standardmäßig ist der Zeitraum für den Bericht auf die nächsten 30 Tage eingestellt. Sie können den Zeitraum anpassen, indem Sie den Filter für das Anstelldatum ändern. Sie können den Bericht auch nach verschiedenen Organisationsgruppen filtern, beispielsweise nach Abteilungen und Gesellschaften. So können Sie sich auf bestimmte Gruppen von Neuanstellungen konzentrieren.

Daten zu Ihrem Recruiting-Prozess, einschließlich Angaben zu sich bewerbenden Personen und Stellen, finden Sie unter Recruiting > Metriken. Erfahren Sie mehr über den Reiter Metriken in Recruiting.

Anstellungen im Zeitverlauf

Mit dieser Vorlage können Sie die Anzahl der Neueinstellungen pro Monat im letzten Jahr nachverfolgen. Der Zeitraum ist automatisch auf die letzten 12 Monate festgelegt und nach Abteilung segmentiert.

Mitarbeitendenänderungen

Änderungen am Stellentitel

Die Vorlage Änderungen am Stellentitel zeigt Mitarbeitende an, deren Stellentitel sich in den letzten 12 Monaten geändert hat.
Anhand dieses Berichts können Sie Rollenänderungen beobachten und die Karriereentwicklung in Ihrem Unternehmen verwalten.

Gehaltsänderungen

Die Vorlage Gehaltsänderungen zeigt Mitarbeitende an, deren Gehalt sich in den letzten 12 Monaten geändert hat.
Anhand dieses Berichts können Sie Vergütungsanpassungen leichter im Blick behalten und für Zahlungstransparenz im Team sorgen.

Meldewesen

Gehaltsbänder für Mitarbeitende

Die Vorlage Gehaltsbänder für Mitarbeitende zeigt die vertraglich vereinbarten Gehälter und die jeweiligen Gehaltsbänder für jeden Mitarbeiter an. Bei der Einrichtung der Stellenarchitektur legen Sie Gehaltsbänder für die einzelnen Stellen fest.

Dieser Bericht kann Ihnen dabei helfen, Ausreißer zu erkennen und die Compliance mit Vergütungsvorschriften sicherzustellen.

Compliance beim Thema geschlechterspezifische Vergütungsunterschiede

Mit dieser Vorlage können Sie Berichte über die Compliance mit den Vorschriften zu geschlechtsspezifischen Vergütungsunterschieden in Ihrem Unternehmen erstellen. Sie enthält Automatisierungen für geschlechtsspezifische Vergütungsdaten gemäß den Anforderungen der EU-Richtlinie.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie einen Bericht zur Compliance mit den Vorschriften zu geschlechtsspezifischen Vergütungsunterschieden erstellen.