Bevor Sie diesen Artikel lesen, lesen Sie unbedingt unsere Einführung zum Thema und führen Sie alle darin beschriebenen Schritte aus. 

Die folgenden Schritte sind nur relevant, wenn Sie sich dafür entschieden haben, vergangene Kontostände sowie aktuelle und zukünftige Abwesenheitszeiträume zu verschieben. Wenn Sie unsicher sind, ob das die richtige Option für Sie ist, sehen Sie in unseren Vergleichstabellen nach, bevor Sie fortfahren.

Zwei Abwesenheitsrichtlinien erstellen  

Sie müssen zwei Abwesenheitsrichtlinien erstellen: eine, in die die Abwesenheitskontostände importiert werden, und eine weitere für das laufende Jahr und die kommenden Jahre. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Erstellen Sie eine neue Abwesenheitsrichtlinie für die neue Abwesenheitsart.
2. Wählen Sie unter Allgemeine Einstellungen > Landesspezifische Regeln die Vorlage Niederlande aus. Nur so lassen sich zwei unterschiedliche Arten von Ansprüchen einrichten.
3. Wählen Sie einen Namen für die beiden verfügbaren Anspruchsgruppen aus. Sie müssen den gesetzlichen Anspruch als den ersten der beiden festlegen und beide auf Null setzen.
4. Deaktivieren Sie die Übertragsregeln.
5. Richten Sie die restlichen Einstellungen ein, und erstellen Sie die Richtlinie.
6. Weisen Sie Ihren Mitarbeitenden die Richtlinie zu, und wenden Sie sie ab dem Anstelldatum an.
7. Duplizieren Sie diese Richtlinie und:
   • Lassen Sie die landesspezifischen Regeln unverändert.
   • Legen Sie die gewünschte Anzahl für jede Anspruchsgruppe fest.
   • Aktivieren Sie nach Bedarf Übertragsregeln.
8. Weisen Sie Ihren Mitarbeitenden die Richtlinie zu, und wenden Sie sie ab Beginn des aktuellen Urlaubsjahres an.

Berechtigungen entfernen

Das Entfernen von Berechtigungen verhindert versehentliche Änderungen und Abwesenheitsanfragen seitens Ihrer Mitarbeitenden. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Rollen & Berechtigungen.
3. Klicken Sie für die entsprechende Rolle auf Berechtigungen. Entfernen Sie die Rechte zum Vorschlagen und Bearbeiten für jeden der alten Abwesenheitstypen, den Sie neu erstellen. Lassen Sie die Anzeigerechte bestehen.
4. Überprüfen und speichern Sie die Änderungen.
5. Wiederholen Sie die Schritte drei und vier für alle Ihre Mitarbeitendenrollen, die auf der linken Seite aufgeführt sind.

Vorhandene Abwesenheitsdaten verschieben

Aktuelle und zukünftige Abwesenheitszeiträume verschieben

Führen Sie die unten aufgeführten Schritte für alle täglichen Abwesenheitsarten, die Sie neu erstellen, einmal aus. Wenn Sie stattdessen stündliche Abwesenheit verwenden, benötigen Sie unsere Hilfe beim Verschieben: Wenden Sie sich an unser Growth Team.

1. Gehen Sie zu Berichte > Bericht erstellen und wählen Sie den klassischen Builder aus.
2. Wählen Sie die folgenden Einstellungen aus:
   • Berichtstyp: Zeitraum
   • Datum: Individuelle Daten, vom 1. Januar des laufenden Jahres bis zwei Jahre in der Zukunft.
   • Tabellenspalten: Vorname, Nachname, E-Mail und die Namen aller Abwesenheitsarten, die Sie neu erstellen. Zum Beispiel: Bezahlter Urlaub – gesetzlich – Zeiträume, Bezahlter Urlaub – nicht gesetzlich 2019 – Zeiträume, Bezahlter Urlaub – nicht gesetzlich 2020 – Zeiträume usw.
3. Erstellen Sie den Bericht und klicken Sie dann auf Exportieren.

Um diese Daten wieder zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Abwesenheitszeiträume aus.
4. Laden Sie die Vorlage herunter und füllen Sie sie mit den exportierten Daten aus.
5. Laden Sie Ihre Datei hoch und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Vergangene Kontostände verschieben

Führen Sie die unten aufgeführten Schritte für alle täglichen Abwesenheitsarten, die Sie neu erstellen, einmal aus. Sie müssen nicht den aktuellen Kontostand exportieren und importieren, sondern nur vergangene. Wenn Sie stattdessen stündliche Abwesenheit verwenden, benötigen Sie unsere Hilfe beim Verschieben: Wenden Sie sich an unser Growth Team.

1. Gehen Sie zu Berichte > Bericht erstellen und wählen Sie den klassischen Builder aus.
2. Wählen Sie die folgenden Einstellungen aus:
   • Berichtstyp: Zeitpunkt
   • Datum: 31. Dezember des letzten Jahres
   • Tabellenspalten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und alle relevanten [Name der Abwesenheit] – Kontostand (Tage). Zum Beispiel: Bezahlter Urlaub – gesetzlich – Kontostand (Tage), Bezahlter Urlaub – nicht gesetzlich 2019 – Kontostand (Tage), Bezahlter Urlaub – nicht gesetzlich 2020 – Kontostand (Tage) usw.
3. Erstellen Sie den Bericht und klicken Sie dann auf Exportieren.

Um die Kontostände zu importieren, verwenden Sie eine einzige Importdatei und füllen Sie sie für jeweils ein Jahr aus. Wenn die Importdatei mehr als 2.000 Zeilen enthält, teilen Sie sie auf und importieren Sie jeden Teil einzeln. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Laden Sie die erweiterte Importvorlage für Kontostände aus der Seitenleiste auf der rechten Seite dieses Artikels herunter.
2. Fügen Sie der Vorlage die Daten aus dem obigen Export hinzu:
   • E-Mail-Adresse: Kopieren Sie die gesamte Spalte aus Ihrer Exportdatei und fügen Sie sie ein.
   • Abwesenheitsart: Geben Sie die neu erstellte Abwesenheit ein, zu der Sie den Kontostand verschieben möchten.
   • Anpassungsart: Läuft ab
   • Anspruchsgruppe: Gesetzlich oder nicht gesetzlich. Geben Sie es genau so ein, wie es in der neuen Abwesenheitsart eingerichtet wurde.
   • Anpassungswert: Kopieren Sie den Kontostand aus Ihrer Exportdatei und fügen Sie ihn ein.
   • Anpassungsdatum: Erster Tag des exportierten Urlaubsjahres. Zum Beispiel: für den Kontostand des Jahres 2019 der 01.01.2019
   • Ablaufdatum: Wählen Sie für den gesetzlichen Anspruch den 30.06.2024 aus. Für nicht gesetzliche Ansprüche wählen Sie den 31. Dezember fünf Jahre nach dem Urlaubsjahr aus, auf das sich der Übertrag bezieht. Zum Beispiel: Für den Kontostand des nicht gesetzlichen Anspruchs von 2019 ist das Ablaufdatum der 31.12.2024.
3. Wiederholen Sie Schritt 2 für jedes Jahr, das Sie importieren.
4. Gehen Sie zu Importe und wählen Sie im Drop-down-Menü die Option Abwesenheitskontostände aus.
5. Laden Sie Ihre Datei hoch und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Die Importdatei sollte ungefähr so aussehen:

Kontostände vergleichen

1. Gehen Sie zu Berichte > Bericht erstellen und wählen Sie den klassischen Builder aus.
2. Wählen Sie die folgenden Einstellungen aus:
   • Berichtstyp: Zeitpunkt
   • Datum: Heute
   • Tabellenspalten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, neue und alte Abwesenheitsarten. Zum Beispiel: Bezahlter Urlaub – gesetzlich – Kontostand (Tage), Bezahlter Urlaub – nicht gesetzlich – Kontostand (Tage), Bezahlter Urlaub – Kontostand (Tage).
3. Erstellen Sie den Bericht und klicken Sie dann auf Exportieren.

Die Summe der Kontostände der alten Abwesenheitsarten muss dem Kontostand der neuen Abwesenheitsart entsprechen. Wenn nicht, überprüfen Sie beide Kontostände im Detail, um den Grund für den Unterschied zu ermitteln Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich an uns.

Abschließende Schritte

Sie können die neuen Abwesenheitsarten jetzt für Ihre Mitarbeitenden freigeben und alle erforderlichen Genehmigungsworkflows erstellen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Richten Sie die erforderlichen Abwesenheitskalenderberechtigungen für die neue Abwesenheit ein.
2. Richten Sie bei Bedarf einen Standard-Genehmigungsworkflow für die neue Abwesenheit ein.
3. Gehen Sie zu Einstellungen.
4. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Rollen & Berechtigungen.
5. Klicken Sie für die entsprechende Rolle auf Berechtigungen. Weisen Sie jedem der von Ihnen erstellten neuen Abwesenheitstypen Bearbeitungs- oder Vorschlagsrechte zu.
6. Überprüfen und speichern Sie die Änderungen.
7. Wiederholen Sie die Schritte zwei und drei für alle Ihre Mitarbeitendenrollen, die auf der linken Seite aufgeführt sind.
8. Ab diesem Zeitpunkt können Mitarbeitende die neue Abwesenheitsart bei Abwesenheitsanträgen verwenden.

Ich brauche Unterstützung

Wenn Sie bei diesem Vorgang Unterstützung benötigen, nutzen Sie unseren produktinternen Hilfebereich. Bei spezifischen Fragen wenden Sie sich an unser Customer Support Team. Für umfassendere Unterstützung wenden Sie sich an unser Growth Team. 

Häufige Fragen

Ich sehe nicht alle meine ablaufenden Ansprüche in der Kontostandsübersicht meiner Mitarbeitenden.
In der Kontostandsübersicht sind nur Ablaufdaten für das aktuelle Urlaubsjahr aufgeführt. Sie können Ihren gesamten ablaufenden Anspruchskontostand weiterhin in der Zeile Übertrag aus Vorjahren sehen.

Muss ich die neuen Abwesenheitsarten erstellen und alle meine Daten dorthin verschieben?
Das ist zwar nicht unbedingt notwendig, aber wir empfehlen es dringend. Wenn Sie neue Abwesenheiten erstellen, ist das Verwalten von Abwesenheiten in Ihrem Unternehmen in Zukunft einfacher. Wenn Sie die Umstellung nicht vornehmen möchten, können Sie neue Abwesenheitsarten für das aktuelle oder die kommenden Jahre erstellen und die alten Abwesenheitsarten verwenden, bis die zugehörigen Ansprüche abgelaufen sind. Dann müssen Sie und Ihre Mitarbeitenden jedoch mehrere Jahre lang zwischen verschiedenen Abwesenheitsarten wechseln.