Bevor Sie diesen Artikel lesen, lesen Sie unbedingt unsere Einführung zum Thema und führen Sie alle darin beschriebenen Schritte aus.
Die folgenden Schritte sind nur relevant, wenn Sie sich dafür entschieden haben, vergangene und zukünftige Abwesenheitszeiträume zu verschieben. Wenn Sie unsicher sind, ob das die richtige Option für Sie ist, sehen Sie in unseren Vergleichstabellen nach, bevor Sie fortfahren.
Eine Abwesenheitsrichtlinie erstellen
Befolgen Sie diese Schritte:
- Erstellen Sie eine neue Abwesenheitsrichtlinie für die neue Abwesenheitsart.
- Wählen Sie unter Allgemeine Einstellungen > Landesspezifische Regeln die Vorlage Niederlande aus. Nur so lassen sich zwei unterschiedliche Arten von Ansprüchen einrichten.
- Wählen Sie im nächsten Fenster einen Namen und eine Zeitspanne für die beiden verfügbaren Anspruchsgruppen aus. Sie müssen den gesetzlichen Anspruch als ersten der beiden Ansprüche einrichten.
- Richten Sie die restlichen Einstellungen ein, und erstellen Sie die Richtlinie.
- Weisen Sie Ihren Mitarbeitenden die Richtlinie zu, und wenden Sie sie ab dem Anstelldatum an.
Berechtigungen entfernen
Das Entfernen von Berechtigungen verhindert versehentliche Änderungen und Abwesenheitsanfragen seitens Ihrer Mitarbeitenden. Befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Rollen & Berechtigungen.
- Klicken Sie auf Berechtigungen und entfernen Sie die Vorschlags- und Bearbeitungsrechte für alle alten Abwesenheitsarten, die Sie neu erstellen. Lassen Sie die Anzeigerechte bestehen.
- Überprüfen und speichern Sie die Änderungen.
- Wiederholen Sie die Schritte drei und vier für alle Ihre Mitarbeitendenrollen, die auf der linken Seite aufgeführt sind.
Vorhandene Abwesenheitsdaten verschieben
Führen Sie die unten aufgeführten Schritte für alle täglichen Abwesenheitsarten, die Sie neu erstellen, einmal aus. Wenn Sie stattdessen stündliche Abwesenheit verwenden, benötigen Sie unsere Hilfe beim Verschieben: Wenden Sie sich an unser Growth Team.
- Gehen Sie zu Berichte > Bericht erstellen und wählen Sie den klassischen Builder aus.
- Wählen Sie die folgenden Einstellungen aus:
- Berichtstyp: Zeitraum
- Datum: Individuelle Daten, ab dem Beginn der Nutzung der Abwesenheitsart bis zu zwei Jahre in der Zukunft.
- Tabellenspalten: Vorname, Nachname, E-Mail und die Namen aller Abwesenheitsarten, die Sie neu erstellen. Zum Beispiel: Bezahlter Urlaub – gesetzlich – Zeiträume, Bezahlter Urlaub – nicht gesetzlich 2019 – Zeiträume, Bezahlter Urlaub – nicht gesetzlich 2020 – Zeiträume usw.
- Erstellen Sie den Bericht und klicken Sie dann auf Exportieren.
Um diese Daten wieder zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Abwesenheitszeiträume aus.
- Laden Sie die Vorlage herunter und füllen Sie sie mit den exportierten Daten aus.
- Laden Sie Ihre Datei hoch und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
Nach dem Import zieht das System die Abwesenheitszeiträume von der Anspruchsgruppe mit dem nächstgelegenen Ablaufdatum ab, was den korrekten Kontostand ergibt.
Kontostände vergleichen
- Gehen Sie zu Berichte > Bericht erstellen und wählen Sie den klassischen Builder aus.
- Wählen Sie die folgenden Einstellungen aus:
- Berichtstyp: Zeitpunkt
- Datum: Heute
- Tabellenspalten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, neue und alte Abwesenheitsarten. Zum Beispiel: Bezahlter Urlaub – gesetzlich – Kontostand (Tage), Bezahlter Urlaub – nicht gesetzlich – Kontostand (Tage), Bezahlter Urlaub – Kontostand (Tage).
- Erstellen Sie den Bericht und klicken Sie dann auf Exportieren.
Die Summe der Kontostände der alten Abwesenheitsarten muss dem Kontostand der neuen Abwesenheitsart entsprechen. Wenn nicht, überprüfen Sie beide Kontostände im Detail, um den Grund für den Unterschied zu ermitteln Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich an uns.
Abschließende Schritte
Sie können die neuen Abwesenheitsarten jetzt für Ihre Mitarbeitenden freigeben und alle erforderlichen Genehmigungsworkflows erstellen. Befolgen Sie diese Schritte:
- Richten Sie die erforderlichen Abwesenheitskalenderberechtigungen für die neue Abwesenheit ein.
- Richten Sie bei Bedarf einen Standard-Genehmigungsworkflow für die neue Abwesenheit ein.
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Rollen & Berechtigungen.
- Klicken Sie auf Berechtigungen und weisen Sie allen von Ihnen erstellten neuen Abwesenheitsarten Vorschlags- oder Bearbeitungsrechte zu.
- Überprüfen und speichern Sie die Änderungen.
- Wiederholen Sie die Schritte zwei und drei für alle Ihre Mitarbeitendenrollen, die auf der linken Seite aufgeführt sind.
- Ab diesem Zeitpunkt können Mitarbeitende die neue Abwesenheitsart bei Abwesenheitsanträgen verwenden.
Ich brauche Unterstützung
Wenn Sie bei diesem Vorgang Unterstützung benötigen, nutzen Sie unseren produktinternen Hilfebereich. Bei spezifischen Fragen wenden Sie sich an unser Customer Support Team. Für umfassendere Unterstützung wenden Sie sich an unser Growth Team.
Häufige Fragen
Ich sehe nicht alle meine ablaufenden Ansprüche in der Kontostandsübersicht meiner Mitarbeitenden.
In der Kontostandsübersicht sind nur Ablaufdaten für das aktuelle Urlaubsjahr aufgeführt. Sie können Ihren gesamten ablaufenden Anspruchskontostand weiterhin in der Zeile Übertrag aus Vorjahren sehen.
Muss ich die neuen Abwesenheitsarten erstellen und alle meine Daten dorthin verschieben?
Das ist zwar nicht unbedingt notwendig, aber wir empfehlen es dringend. Wenn Sie neue Abwesenheiten erstellen, ist das Verwalten von Abwesenheiten in Ihrem Unternehmen in Zukunft einfacher. Wenn Sie die Umstellung nicht vornehmen möchten, können Sie neue Abwesenheitsarten für das aktuelle oder die kommenden Jahre erstellen und die alten Abwesenheitsarten verwenden, bis die zugehörigen Ansprüche abgelaufen sind. Dann müssen Sie und Ihre Mitarbeitenden jedoch mehrere Jahre lang zwischen verschiedenen Abwesenheitsarten wechseln.