In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie individuelle Workflows im Bereich Automatisierungen erstellen. Vorgefertigte Vorlagen und der bedienfreundliche Workflow-Builder helfen Ihnen dabei, erste Automatisierungen zu erstellen.

Weitere allgemeine Informationen zu Workflows finden Sie unter Workflows verstehen. Um Workflows im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus von Mitarbeitenden zu erstellen, lesen Sie die entsprechenden Artikel: Onboarding, Offboarding und Genehmigungen. 

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie beginnen:

• Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen zum Erstellen von Workflows verfügen. 
• Machen Sie sich mit den Workflow-Komponenten vertraut. 

Workflow aus einer Vorlage erstellen

Zum Erstellen eines Workflows aus einer Vorlage, befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflow erstellen.
2. Wählen Sie die am besten geeignete Vorlage aus der Galerie aus, um den Workflow-Builder zu öffnen.
3. Der vorgefertigte Workflow wird auf einer Flussdiagramm-ähnlichen Oberfläche angezeigt. Wählen Sie eine Workflow-Komponente aus, um sie je nach Ihren Bedürfnissen zu ändern oder zu löschen.
4. Um zusätzliche Komponenten einzubeziehen, klicken Sie auf Schritt hinzufügen.
5. Wählen Sie, ob Sie den Workflow aktivieren oder als Entwurf speichern möchten.
   Wenn der Workflow nicht gespeichert oder aktiviert werden kann, werden Schritte, für die zusätzliche Informationen erforderlich sind, rot hervorgehoben. Fügen Sie die erforderlichen Informationen hinzu, und versuchen Sie es noch einmal. 

Tipp: 
Bei der Auswahl von Empfangenden oder zugewiesenen Personen können Sie andere in den Workflow einbeziehen – eine bestimmte Rolle oder bestimmte Personen. 

Workflow von Grund auf neu erstellen

Zum Erstellen eines Workflows von Grund auf, befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflow erstellen.
2. Klicken Sie auf Neu beginnen.
3. Wählen und definieren Sie einen Trigger, und fügen Sie dann einen Schritt hinzu, um die entsprechende Aktion zu definieren. 
   • Geben Sie alle erforderlichen Komponenten ein.
   • Fügen Sie optional Regeln oder Bedingungen hinzu.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
5. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 4, bis die Einrichtung des Workflows abgeschlossen ist.
6. Aktivieren Sie den Workflow oder speichern Sie ihn als Entwurf.
   Wenn der Workflow nicht gespeichert oder aktiviert werden kann, werden Schritte, für die zusätzliche Informationen erforderlich sind, rot hervorgehoben. Fügen Sie die erforderlichen Informationen hinzu, und versuchen Sie es noch einmal. 

Nachstehend finden Sie eine schrittweise Anleitung, wie Sie einen Workflow von Grund auf erstellen.

Workflows speichern und aktivieren

Workflow als Entwurf speichern

Dadurch wird Ihr Workflow gespeichert, aber nicht aktiviert. Er bleibt in einem modifizierbaren Zustand, sodass Sie bei Bedarf weitere Anpassungen vornehmen können. Dies ist ideal, um Ihren Workflow zu verfeinern oder ihn von Ihrem direkten Umfeld überprüfen zu lassen, bevor Sie ihn aktivieren. 

Workflow aktivieren

Beachten Sie bei der Aktivierung eines Workflow Folgendes:

• Aktivierte Workflows werden auf der Grundlage ihres Triggers ausgeführt. Einmal gestartet, können Sie Workflows in Bearbeitung nicht mehr anhalten. Sie können sie jedoch deaktivieren oder löschen, um zukünftige Ausführungen zu verhindern.
• Workflows werden getriggert, sobald alle Bedingungen erfüllt sind, unabhängig vom Status oder den Berechtigungen eines Mitarbeiters.
  • Mitarbeitende erhalten möglicherweise Benachrichtigungen oder Aufgaben für Bereiche, auf die sie nicht zugreifen können. Stellen Sie vor der Aktivierung sicher, dass alle am Workflow beteiligten Personen über die erforderlichen Berechtigungen verfügen. 
  • Mitarbeitende, die noch nicht zu Personio eingeladen wurden, erhalten möglicherweise trotzdem Benachrichtigungen, z. B. E-Mails, die sich auf einen Workflow beziehen. Aktivieren Sie einen Workflow nur, wenn alle daran beteiligten Mitarbeitenden zu Personio eingeladen wurden.
• Wir empfehlen, beim Testen von Workflows nur eingeladene Nutzende wie HR-Führungskräfte einzubeziehen, um genaue Ergebnisse zu gewährleisten. 
• Bevor sie Workflows aktivieren, können Sie sie von Ihrem direkten Umfeld überprüfen lassen, um etwaige Fehler zu erkennen.

Erfahren Sie, wie Sie einen Workflow aktivieren oder wie Sie einen Workflow bearbeiten. 

Workflows beobachten und ändern

Um den Fortschritt von Workflows, die Sie mit dem Workflow-Builder erstellt haben, zu beobachten, gehen Sie zu Automatisierungen > Aktivität > Workflows. Erfahren Sie, wie Sie Workflows beobachten und verwalten und einen Workflow bearbeiten.

Um Workflows im Mitarbeitendenlebenszyklus wie Onboarding, Offboarding, elektronische Signaturen und Genehmigungsanfragen zu beobachten, gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht und klicken Sie unten im entsprechenden Widget auf Alle anzeigen.

Nächster Schritt

Erfahren Sie mehr über den Bereich Automatisierungen.