In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie individuelle Workflows im Bereich Automatisierungen erstellen. Vorgefertigte Vorlagen und der Workflow-Builder helfen Ihnen, direkt und ohne die Notwendigkeit von Programmierkenntnissen mit Ihren Automatisierungen zu beginnen.

Weitere allgemeine Informationen zu Workflows finden Sie unter Workflows verstehen. Um Workflows im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus von Mitarbeitenden zu erstellen, lesen Sie die entsprechenden Artikel: Onboarding, Offboarding und Genehmigungen. 

Workflow anhand einer Vorlage erstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Workflow aus einer Vorlage zu erstellen:

1. Vergewissern Sie sich, dass Sie die erforderlichen Zugriffsrechte zum Erstellen von Workflows haben. 
2. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflow erstellen.
3. Wählen Sie aus der Galerie die passende Vorlage aus, um den Workflow Builder zu öffnen.
4. Der vorgefertigte Workflow wird visuell ähnlich wie ein Flowchart angezeigt. Wählen Sie eine Workflow-Komponente aus, um sie nach Wunsch zu ändern oder zu löschen.
5. Um weitere Komponenten hinzuzufügen, klicken Sie auf Schritt hinzufügen.
6. Wählen Sie, ob Sie den Workflow aktivieren oder als Entwurf speichern möchten.
   Sofern der Workflow nicht gespeichert oder aktiviert wird, werden Schritte, für die weitere Informationen erforderlich sind, rot hervorgehoben. Fügen Sie die erforderlichen Informationen hinzu und versuchen Sie es erneut. 

Tipp: 
Wenn Sie empfangende Personen oder zugewiesene Mitarbeitende auswählen, können Sie eine Person, die Teil des Workflows ist, eine spezifische Rolle oder eine oder mehrere spezifische Personen wählen. 

Workflow von Grund auf neu erstellen

Bevor Sie einen Workflow ganz neu erstellen, machen Sie sich mit den Workflow-Komponenten vertraut. 

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Workflow von Grund auf neu zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflow erstellen (oben rechts).
2. Klicken Sie auf Neu beginnen.
3. Wählen und definieren Sie einen Trigger. Fügen Sie anschließend einen Schritt hinzu, um die resultierende Aktion zu definieren. 
   • Fügen Sie alle erforderlichen Komponenten hinzu.
   • Fügen Sie optional Regeln oder Bedingungen hinzu.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
5. Wiederholen Sie die Schritte 3–4, bis Sie einen vollständigen Workflow haben.
6. Aktivieren Sie den Workflow oder speichern Sie ihn als Entwurf.
   Wenn der Workflow nicht gespeichert oder aktiviert wird, werden Schritte, für die zusätzliche Informationen erforderlich sind, rot hervorgehoben. Fügen Sie die erforderlichen Informationen hinzu und versuchen Sie es erneut. 

Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie einen Workflow von Grund auf neu erstellen.

Workflows speichern und aktivieren

Workflow als Entwurf speichern

Dadurch wird Ihr Workflow gespeichert, jedoch nicht aktiviert. Der Workflow kann weiterhin bearbeitet werden, so dass Sie bei Bedarf weitere Anpassungen vornehmen können. Das ist ideal, um Ihren Workflow zu verfeinern oder Genehmigungen einzuholen, bevor er aktiviert wird. 

Workflow aktivieren

Beachten Sie hinsichtlich der Aktivierung eines Workflows Folgendes:

• Aktivierte Workflows werden auf der Basis des definierten Triggers ausgeführt. Einmal getriggert, können Sie die laufenden Ausführungen nicht mehr stoppen; jedoch können Sie sie deaktivieren oder löschen, um zukünftige Ausführungen zu verhindern.
• Workflows werden getriggert, sobald alle Bedingungen erfüllt sind, unabhängig vom Status oder den Zugriffsrechten von Mitarbeitenden.
  • Mitarbeitende erhalten möglicherweise Benachrichtigungen oder Aufgaben zu Bereichen, auf die sie nicht zugreifen können. Stellen Sie sicher, dass alle empfangenden Personen über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen, wenn Sie sie zu einem Workflow hinzufügen. 
  • Auch Mitarbeitende, die noch nicht zu Personio eingeladen sind, erhalten möglicherweise Benachrichtigungen, wie E-Mails, die an einen Workflow gebunden sind. Aktivieren Sie einen Workflow nur, wenn alle darin enthaltenen Mitarbeitenden zu Personio eingeladen wurden.
• Wir empfehlen, dass Sie beim Testen von Workflows nur eingeladene Nutzende wie Personen im HR-Management einbeziehen, um sicherzustellen, dass die Workflows korrekt funktionieren. 
• Überlegen Sie, Ihren Workflow vor der Aktivierung mit einer Person im Kollegenkreis zu prüfen.

Lesen Sie, wie Sie einen Workflow aktivieren oder einen Workflow bearbeiten. 

Workflows beobachten und ändern

Um Workflows zu beobachten, die Sie mit dem Workflow-Builder erstellt haben, navigieren Sie zum Reiter Aktivität. Dieser zeigt eine Liste von Workflows, die in Bearbeitung oder abgeschlossen sind. Workflows, die Sie erstellt und aktiviert haben, werden erst unter dem Reiter Aktivität angezeigt, wenn der Trigger eintritt. 

Unter Workflows beobachten und verwalten finden Sie Informationen darüber, wie Sie den Fortschritt eines Workflows nachhalten können und wie Sie einen Workflow bearbeiten.

Um Workflows im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus von Mitarbeitenden zu beobachten, z. B. Onboarding, Offboarding, elektronische Signaturen und Genehmigungsanfragen, gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht und klicken Sie unten im entsprechenden Widget auf Alle anzeigen.