Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite (auch etwaige Rechtsbeiträge) lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität. 

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie neue Mitarbeitende in Personio hinzufügen können und welche Punkte Sie für Personio Payroll beachten müssen.

Wie können Sie neue Mitarbeitende hinzufügen?

In Personio können Sie Mitarbeitende wie folgt hinzufügen:

• einzelne Mitarbeiter in der Mitarbeitendenliste
• mehrere Mitarbeitende über die Import-Funktion

Fügen Sie Mitarbeitende einzeln hinzu, müssen Sie im Anschluss die Lohnabrechnungsattribute im Mitarbeitendenprofil eintragen oder über einen Import gesammelt einpflegen. Legen Sie Mitarbeitende über einen Import an, so können Sie die Lohnabrechnungsattribute direkt in der Importvorlage hinzufügen. 

Im Fall eines Wiedereinstiegs oder der Übernahme von Mitarbeitenden können Sie auch die  Wiedereinstellungsfunktion in Personio verwenden, um Attribute in ein neues Mitarbeitendenprofil zu übertragen. In manchen Fällen, beispielsweise bei einem Wechsel der Gesellschaft, kann das Hinzufügen eines neuen Profils ebenfalls nötig sein. 

Was ist für Personio Payroll zu beachten?

• Fügen Sie zusätzliche Payroll-Attribute hinzu: Für Personio Payroll, müssen Sie im Mitarbeitendenprofil spezifische Lohnbuchhaltungsattribute (z. B. Sozialversicherungsnummer, Art der Krankenversicherung) hinzufügen. Sie gehören zur Kategorie Personio Payroll unter dem Reiter Informationen und werden benötigt, um die monatliche Abrechnung durchzuführen.
• Beachten Sie Validierungsregeln: Achten Sie darauf, dass Lohnbuchhaltungsattribute den hinterlegten Validierungsregeln entsprechen. Diese Regeln zeigen Ihnen Formatfehler durch Fehlermeldungen an und stellen sicher, dass eingegebene Attributwerte korrekt sind.
• Attribut Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung: Damit Mitarbeitende in Personio Payroll abgerechnet werden können, müssen Sie für das Attribut Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung den Wert Ja hinterlegen.

Wann müssen Sie für bestehende Mitarbeitende ein neues Profil anlegen?

In manchen Fällen müssen Sie für bestehende Mitarbeitende ein neues Mitarbeitendenprofil erstellen. Dies kann vorkommen, wenn:

• sich Personengruppenschlüssel und/oder Beitragsgruppenschlüssel eines Mitarbeiters während des Monats ändern (z. B. bei einer Übernahme von Auszubildenden zu Vollzeitbeschäftigten).
• sich die berufliche Altersversorgung eines Mitarbeiters während des Monats ändert.
• der Mitarbeiter zu einer anderen Gesellschaft wechselt.

Für das Hinzufügen eines neuen Profils für einen bestehenden Mitarbeiter können Sie die Wiedereinstiegs-Funktion nutzen, um Attribute aus dem alten in das neue Profil zu übertragen. Anwendungsbeispiele finden Sie im Abschnitt unten.

Bei Fragen oder Unsicherheiten zu diesem Thema können Sie sich an das Payroll Specialists Team wenden.

Wie Sie neue Mitarbeitende hinzufügen

Einzelne Mitarbeitende über die Mitarbeitendenliste hinzufügen

Möchten Sie neue Mitarbeitende einzeln hinzufügen, können Sie dies über die Mitarbeitendenliste tun. Haben Sie dort Mitarbeitende initial hinzugefügt, können Sie die Lohnabrechnungsattribute für die Personio Payroll im Mitarbeiterprofil nachtragen.

Füllen Sie dazu im Profil des neu angelegten Mitarbeiters die Attribute der Kategorie Personio Payroll unter dem Reiter Informationen aus.

Mehrere Mitarbeitende über die Import-Funktion hinzufügen

Um Mitarbeitende über einen Import hinzuzufügen, benötigen Sie zunächst eine Importvorlage. Diese erhalten Sie von unserem Payroll Specialists Team während Ihrer Implementierungsphase. 

Füllen Sie die Importvorlage aus und importieren Sie sie in Ihren Personio Account. Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie in diesem Artikel.

Achten Sie darauf, dass die Attribute der Kategorie Personio Payroll unter dem Reiter Informationen für die neu angelegten Mitarbeiter ausgefüllt sind.

Wie Sie ein neues Profil für bestehende Mitarbeitende anlegen

Möchten Sie für bestehende Mitarbeitende ein neues Profil anlegen, zum Beispiel weil ein Auszubildender übernommen wird, können Sie die Wiedereinstiegs-Funktion von Personio nutzen. Folgen Sie dazu den Schritten in unserem Artikel zum Wiedereinstieg. Achten Sie auch darauf, dass die Attribute der Kategorie Personio Payroll unter dem Reiter Informationen für das neu angelegte Mitarbeitendenprofil ausgefüllt sind.

Für Personio Payroll gilt dabei eine Besonderheit: Wenn Sie über die Wiedereinstiegs-Funktion alle Attribute in ein neues Mitarbeitendenprofil kopieren, wird das Attribut Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung im alten Profil automatisch auf Nein gesetzt, falls es zuvor auf Ja stand. Der Wert Ja wird ins neue Profil übertragen, um doppelte Abrechnungen zu vermeiden.