Dieser Artikel erklärt, wie Sie neue Mitarbeitende in Personio Payroll anlegen und was Sie beim Ausfüllen der Attribute im Mitarbeitendenprofil beachten müssen. 

Wie fügen Sie neue Mitarbeitende hinzu?

In Personio Payroll können Sie neue Mitarbeitende auf den folgenden zwei Arten anlegen: 

• Einzeln über die Personalliste oder
• gesammelt über die Import-Funktion

Legen Sie Mitarbeitende einzeln an, hinterlegen Sie alle relevanten Entgeltabrechnungsdaten im Mitarbeitendenprofil. Legen Sie Mitarbeitende über einen Import an, können Sie alle Entgeltabrechnungsattribute direkt in der Importvorlage ergänzen.

Im Falle einer Wiedereinstellung oder Versetzung von Mitarbeitenden, beispielsweise bei einem Wechsel von Gesellschaften, lesen Sie sich den folgenden Artikel zum Thema durch. 

Einzelne Mitarbeitende über die Personalliste hinzufügen

Möchten Sie neue Mitarbeitende einzeln hinzufügen, können Sie dies über die Personalliste tun. Haben Sie dort Mitarbeitende initial hinzugefügt, können Sie die Entgeltabrechnungsattribute für die Personio Payroll im Mitarbeiterprofil nachtragen.

Füllen Sie dazu im Profil des neu angelegten Mitarbeiters die Attribute der Kategorie Personio Payroll unter dem Reiter Persönliche Informationen aus.

Um ein individuelles Mitarbeitendenprofil anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Unternehmen > Personalliste.
2. Klicken Sie auf Personen hinzufügen > Neue Person hinzufügen.
3. Hinterlegen Sie die Mitarbeitendendaten in den mit einem Sternchen markierten Feldern.
4. Klicken Sie auf Person hinzufügen.
5. Öffnen Sie nun das entsprechende Mitarbeitendenprofil und klicken Sie auf Bearbeiten.
6. Suchen Sie das Attribut Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung und hinterlegen Sie den Wert Ja.
7. Klicken Sie auf Wirksamkeitsdatum festlegen. 
8. Hinterlegen Sie das Wirksamkeitsdatum mit dem ersten Tag im Eintrittsmonat und bestätigen Sie den Hinweis.
9. Klicken Sie auf Abschicken.
10. Hinterlegen Sie nun die fehlenden Informationen bei allen rot markierten Attributen im Mitarbeitendenprofil.

Weitere Informationen zu den Attributen im Mitarbeitendenprofil finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Mehrere Mitarbeitende über die Import-Funktion hinzufügen

Um mehrere Mitarbeitende mittels Import zu Personio Payroll hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Fordern Sie die Importvorlage bei unserem Payroll Specialists Team an. Sie erhalten diese in der Regel während Ihrer Implementierungsphase.
2. Füllen Sie die Importvorlage vollständig aus.
3. Importieren Sie die ausgefüllte Vorlage in Ihren Personio Account. Die genaue Vorgehensweise dazu finden Sie in unserem Artikel zum Datenimport.
4. Prüfen Sie anschließend, dass die Attribute der Kategorie Personio Payroll unter dem Reiter Informationen für alle neu angelegten Mitarbeitenden ausgefüllt sind.

Was ist für Personio Payroll zu beachten?

Payroll-Attribute und Validierung

• Personio Payroll-Attribute: Ergänzen Sie im Mitarbeitendenprofil die spezifischen Entgeltabrechnungsattribute, beispielsweise die Sozialversicherungsnummer und Art der Krankenversicherung. Diese finden Sie in der Sektion Daten zur Lohnabrechnung unter dem Reiter Persönliche Informationen des Mitarbeitendenprofils. Diese benötigt Personio Payroll, um die monatliche Entgeltabrechnung durchzuführen. 
• Beachten Sie die Validierungsregeln: Die Entgeltabrechnungsattribute müssen den hinterlegten Validierungsregeln entsprechen. Bei einem Formatfehler oder falscher Dateneingabe wird Ihnen eine Fehlermeldung angezeigt, damit Sie die entsprechenden Werte korrigieren können. 
• Aktivieren Sie das Attribut Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung: Damit Personio Payroll einen Mitarbeiter abrechnen kann, hinterlegen Sie für das Attribut Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung den Wert Ja. 
• Stimmen Sie Einstellungsdatum und Abrechnungsbeginn aufeinander ab: Das Attribut Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung muss im selben Kalendermonat wie das Anstelldatum des Mitarbeiters liegen. Liegt der Abrechnungsstart in einem späteren Monat, zum Beispiel Anstelldatum 25.03.2026 und Berücksichtigung ab 01.04.2026, zeigt Personio einen Blocker im Mitarbeitendenprofil und im Reiter Aufgaben in der Lohnbuchhaltung an. Passen Sie in diesem Fall eines der beiden Daten an, sodass beide im selben Monat liegen. Andernfalls berücksichtigt Personio den Mitarbeiter nicht in der ersten Abrechnung, was eine nachträgliche Korrektur erfordert.

Steuerattribute und ELStAM bei Neueintritten

Steuerattribute sollten auch beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters erfasst werden, auch wenn Personio Payroll die endgültigen Werte im Nachgang automatisch über das ELStAM-Verfahren abruft. Dieses Vorgehen wird aus den folgenden Gründen empfohlen: 

1. Es kann vorkommen, dass ein Mitarbeiter nicht Teil des ELStAM‑Verfahrens ist. Das kann beispielsweise auf pauschal versteuerte Mitarbeitende zutreffen oder auf Mitarbeitende, die dem ELStAM-Verfahren widersprochen haben. 
2. Die ELStAM-Anmeldung kann abgelehnt werden, wenn die Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters nicht korrekt hinterlegt wurde. Mit den manuell eingetragenen Werten haben Sie eine Grundlage, um den Monat trotzdem abzurechnen. Liefert ELStAM im Nachgang abweichende Werte, aktualisiert Personio das Profil entsprechend.

Hinweis:
Ändern sich die Steuermerkmale des Mitarbeiters während eines laufenden Beschäftigungsverhältnisses, beispielsweise die Steuerklasse nach einer Eheschließung, und ist der Mitarbeiter bereits für das ELStAM-Verfahren angemeldet, wird empfohlen, diese Steuermerkmale nicht manuell anzupassen. Warten Sie stattdessen auf die elektronische Rückmeldung des Finanzamts. Personio Payroll aktualisiert diese Werte dann automatisch. 

Bei Unsicherheiten kontaktieren Sie bitte Ihre Steuerberatung oder das zuständige Finanzamt. 

Sozialversicherungs- und steuerrechtliche Besonderheiten bei der Neuanlage

Neben den Personio Payroll spezifischen Attributen gibt es weitere fachliche Punkte, die Sie bei der Neuanlage eines sozialversicherungspflichtig beschäftigten Mitarbeiters prüfen sollten. 

Alle weiteren Informationen zum Thema Mitarbeitendenattribute in Personio Payroll finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

• Personengruppenschlüssel: Für sozialversicherungspflichtige Beschäftigte ohne besondere Merkmale verwenden Sie in der Regel die Personengruppe 101. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
• Beitragsgruppenschlüssel: Prüfen Sie bei der Neuanlage, ob der Beitragsgruppenschlüssel zur jeweiligen Beschäftigung passt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
• Altersentlastungsbetrag: Mitarbeitende, die vor Beginn des Kalenderjahres das 64. Lebensjahr vollendet haben, erhalten einen sogenannten Altersentlastungsbetrag, der sich auf die Lohnsteuerberechnung auswirkt. 
• Mitgliedschaft im Versorgungswerk: Bestimmte Berufsgruppen, wie beispielsweise Ärzte, Anwälte, Architekten oder Notare, können Mitglied in einem berufsständischen Versorgungswerk sein. Die Befreiung von der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht muss der Mitarbeiter selbst beantragen und Ihnen vorlegen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
• Zuschlag oder Abschlag in der Pflegeversicherung: Hat ein Mitarbeiter keine Kinder und bereits das 23. Lebensjahr vollendet, zahlt er einen Beitragszuschlag zur gesetzlichen Pflegeversicherung. Mitarbeitende mit mehreren Kindern erhalten einen Beitragsabschlag für das zweite bis fünfte berücksichtigungsfähige Kind bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres.
• Übergangsbereich (Midijob): Liegt das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze in einem bestimmten Bereich, gilt der sogenannte Übergangsbereich. Für Arbeitsentgelte in diesem Bereich gelten bestimmte Sonderregelungen in der Sozialversicherung, die zu einer verminderten Beitragslast des Mitarbeiters führen. Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Artikel zum Thema.
• Mehrfachbeschäftigung: Übt ein Mitarbeiter mehr als eine Beschäftigung aus, kommt es auf die jeweilige Fallkonstellation an. Unter Umständen müssen Sie die Entgelte aus den verschiedenen Beschäftigungen zusammenrechnen, was wiederum Auswirkungen auf die beitragsrechtliche Beurteilung haben kann. 
• Statusfeststellung: Handelt es sich bei dem Mitarbeiter um einen Ehegatten, Lebenspartner oder ein Abkömmling des Arbeitgebers, oder um den geschäftsführenden Gesellschafter einer GmbH, ist ein Statusfeststellungsverfahren notwendig.
• Sofortmeldung: In bestimmten Branchen, wie beispielsweise Baugewerbe oder Gastronomie, sind Sofortmeldungen verpflichtend. Personio Payroll kann diese zum aktuellen Zeitpunkt nicht automatisch erstellen. Die Meldung muss entsprechend manuell über das SV-Meldeportal versandt werden. 
• Firmenwagen: Stellen Sie einem Mitarbeiter einen Firmenwagen kostenlos oder verbilligt zur privaten Nutzung zur Verfügung, muss dieser im Widget für die Firmenwagenvereinbarung unter dem Reiter Vergütung hinterlegt werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Thema. 
• Nachweise der Kinder: Stellen Sie sicher, dass alle Kinder mit Name, Vorname und Geburtsdatum eines Mitarbeiters hinterlegt wurden. Diese Angaben sind unter anderem für die korrekte Berechnung des Pflegeversicherungsbeitrags notwendig. 
• Schwerbehinderung: Für die Schwerbehindertenabgabe melden Sie als Arbeitgeber jährlich bis zum 31. März die Zahl der beschäftigten schwerbehinderten Mitarbeitenden. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Hinweis:
Für Mitarbeitende mit dem Personengruppenschlüssel 900, beispielsweise Geschäftsführende oder Vorstandsmitglieder, wird der Arbeitgeberzuschuss zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung standardmäßig nicht berechnet. Über das Attribut Arbeitgeberzuschuss private KV/PV bei Personengruppe 900 Sie den Zuschuss gezielt für diese Mitarbeitenden aktivieren. Prüfen Sie bei der Anlage auch zwingend die Attributshistorie.

FAQ

Muss ich Steuerattribute manuell erfassen, wenn ich weiß, dass ELStAM die Daten später liefert?

Ja, wir empfehlen, die bekannten Steuerattribute bereits beim Neueintritt zu erfassen. So vermeiden Sie eine fehlende Grundlage für die erste Abrechnung und sparen sich eine nachträgliche Kontaktaufnahme bei Mitarbeitenden, die nicht am ELStAM-Verfahren teilnehmen.

Was passiert, wenn Einstellungsdatum und Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung nicht im selben Monat liegen?

Personio zeigt einen Blocker im Mitarbeitendenprofil und im Payroll-Aufgaben-Tab an. Passen Sie eines der beiden Daten an, damit beide im selben Kalendermonat liegen.

Wo finde ich Informationen zum Wiedereinstieg eines ehemaligen Mitarbeiters?

Informationen zum Wiedereinstieg, zum Beispiel bei der Übernahme von Auszubildenden oder einem Wechsel der Gesellschaft, finden Sie in unserem Artikel zum Thema.