Übersicht über die Vergütungsverwaltung – Personio

Dieser Artikel gibt eine Übersicht über die Compensation Management-App, eine Komplettlösung für die Verwaltung von Gehaltsrunden in Ihrem Unternehmen. Je nachdem, welche Berechtigungen Sie gewähren, können beliebige Personen in Ihrem Unternehmen die App verwenden, um Gehaltsrunden in großem Umfang effizient einzurichten, zu starten und zu verwalten. Mit dieser App können Sie die Gehälter Ihrer Mitarbeitenden ganz einfach aktualisieren und den gesamten Überprüfungsprozess optimieren.

Wenn Sie am Zugang zur Vergütungsverwaltungs-App interessiert sind, steht Ihnen unser Customer Growth & Success-Team für weitere Informationen und eine individuelle Beratung zur Verfügung (Seite nur auf Deutsch verfügbar).

Zu den Vorteilen der Vergütungsverwaltungs-App gehören:

Einfache Einrichtung von Vergütungs-Beurteilungszyklen mit berechtigten Mitarbeitenden und Budgets.
Vereinfachter Prozess, bei dem Führungskräfte für ihre Mitarbeitenden Gehaltsänderungen vorschlagen und senden.
Genehmigung von Gehaltsänderungsvorschlägen durch deren Führungskraft gemäß der OrgChart-Hierarchie.
Übersicht für Admins, welche Vergütungsänderungen genehmigt wurden und wie sie sich ins verfügbare Budget einfügen.
Automatische Synchronisierung und Aktualisierung aller genehmigten Vergütungsänderungen in den relevanten Mitarbeitendenprofilen in Personio
Kein manueller Import oder Export von Gehaltsdaten erforderlich, wodurch Datenschutzrisiken reduziert werden.
Detaillierte Einstellung der Berechtigungen für die Compensation Management-App.

Tipp:
Wir empfehlen, ergänzend zu den Informationen in diesem Artikel den Lernpfad Vergütungs-Beurteilungszyklen in Personio verwalten in unserer Personio Voyager Academy zu absolvieren.

Funktionen

Der Ablauf der Vegütungsverwaltung

Je nach Rolle werden Sie die Vergütungsverwaltung in Ihrer täglichen Arbeit unterschiedlich nutzen. In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht über die Einbindung der verschiedenen Rollen in die Vergütungsverwaltung:

Tipp:
Um während Ihres Zyklus von Daten zu Gehaltsbändern profitieren zu können, müssen Sie in Personio die Stellenarchitektur Ihres Unternehmens mit den dazugehörigen Gehaltsbändern einrichten. Dies kann vom Personio-Admin oder von Mitarbeitenden mit Bearbeitungsrechten für die Stellenarchitektur durchgeführt werden.

Funktion	Mitarbeitendenrolle
Funktion	Vergütungs-Admin	Die Person mit Zyklusverwaltungsrechten	Person mit Zyklusansichtsrechten	Führungskräfte
Auf den Bereich Vergütung zugreifen	Erhält (vom zentralen Personio-Admin) Zugriff auf den Bereich Vergütung und gibt bestimmten Personen mit Zyklusverwaltungsrechten und Zyklusansichtsrechten Zugriff für die Verwaltung und Ausführung von Vergütungszyklen.	Erhält Zugriff auf designierte Vergütungszyklen des Unternehmens.	Erhält Ansichtsrechte für designierte Vergütungszyklen des Unternehmens.	K. A.
Einen Vergütungs-Beurteilungszyklus einrichten	Erstellt einen Vergütungszyklus und definiert berechtigte Mitarbeitende sowie ein Budget für den Zyklus.	k. A.	k. A.	K. A.
Einen Vergütungs-Beurteilungszyklus durchführen	Erhält einen Überblick über die Vergütungsvorschläge für alle berechtigten Mitarbeitenden. Erhält einen Überblick über das von jeder Führungskraft zugewiesene und ausgegebene Budget sowie über das Gesamtbudget des Zyklus. Kann Daten bearbeiten (im Namen von Führungskräften).	Kann Vergütungsvorschläge und Notizen für bestimmte Zyklen (im Namen von Führungskräften) bearbeiten.	Kann bestimmte Zyklen sehen und durch die Vergütungsdaten navigieren.	Führungskräfte mit ausschließlich direkt unterstellten Mitarbeitenden: Erhalten ein zugewiesenes Budget und können Gehaltserhöhungen für ihre berechtigten, direkt unterstellten Mitarbeitenden vorschlagen. Führungskräfte mit direkt und indirekt unterstellten Mitarbeitenden Erhält ein zugewiesenes Budget und: Kann Gehaltserhöhungen für die berechtigten, direkt unterstellten (und indirekten) Mitarbeitenden vorschlagen. Kann Gehaltsvorschläge prüfen, die von Führungskräften in der untergeordneten Hierarchie eingereicht wurden.
Einen Vergütungs-Beurteilungszyklus beenden einrichten	Sperrt alle Vorschläge, entfernt den Bearbeitungszugriff für Führungskräfte und ermöglicht die automatische Aktualisierung aller neuen Gehälter in den Reiter Gehalt der Mitarbeitenden	k. A.	k. A.	k. A.

Detaillierte Berechtigungen einrichten

Standardmäßig kann die Person, die in Ihrem Unternehmen die Rolle als Haupt-Admin innehat, allen anderen Admins und Mitarbeitenden mit Verantwortung für die Vergütungsverwaltung innerhalb Ihres Unternehmens Zugriff auf den Bereich Vergütung gewähren.

Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für den Bereich Vergütung können Vergütungs-Beurteilungszyklen erstellen, veröffentlichen und verwalten sowie die Gehaltsinformationen berechtigter Mitarbeitenden einsehen. Sie können außerdem Vergütungs-Beurteilungszyklen abschließen und die Gehälter der Mitarbeitenden entsprechend aktualisieren.

Führungskräfte, deren Mitarbeitende für eine Gehaltserhöhung in einem bestimmten Zyklus berechtigt sind, erhalten automatisch Zugriff auf ihr Arbeitsblatt, das die Gehaltsdaten ihrer Mitarbeitenden enthält.

Stellenarchitektur einrichten

Mit der Funktion Stellenarchitektur können Sie die Stellen in Ihrem Unternehmen standardisieren. Sie können Stellen in Stellenfamilien gruppieren und Elemente wie die Stellenbezeichnung und die entsprechenden Gehaltsbänder definieren.

Sobald die Stellenarchitektur eingerichtet ist, müssen Sie jeder mitarbeitenden Person unter Mitarbeitendenprofil > Öffentliches Profil eine Stellenbezeichnung zuweisen.

Die Visualisierung der Gehaltsbänder und damit verbundene Daten wie Vergleichsquoten stehen dann bei der Beurteilung von Vergütungszyklen in jedem Arbeitsblatt zur Verfügung.

Einrichtung eines Vergütungs-Beurteilungszyklen

Als Admin können Sie Vergütungs-Beurteilungszyklen mithilfe der entsprechenden Funktion (Builder für Vergütungszyklen) einrichten und starten. Wählen Sie einfach alle berechtigten Mitarbeitenden aus und legen Sie die Währung und das Budget für den Zyklus fest. So können alle Führungskräfte in Ihrem Unternehmen Vergütungsänderungen für ihre Mitarbeitenden problemlos prüfen und vorschlagen – ganz ohne Tabellenkalkulationen, Datenimporte oder -exporte.

Ermöglichen Sie es Führungskräften, Vergütungsänderungen in großem Umfang vorzuschlagen

Führungskräfte in Ihrem Unternehmen können auf einfache Weise über ihre Arbeitsblätter Gehaltserhöhungen um einen Währungsbetrag (€) oder einen Prozentsatz (%) vorschlagen und in Echtzeit sehen, wie sich dies auf ihr Budget auswirkt. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zur Durchführung von Vergütungszyklen als Führungskraft.

Genehmigen Sie Vorschläge anderer Führungskräfte einfach und zeichnen Sie diese ab

Führungskräfte mit direkt und indirekt unterstellten Mitarbeitenden können auch Änderungsvorschläge prüfen und genehmigen, die von anderen Führungskräften gemacht wurden (hierarchischer Genehmigungsablauf gemäß Personio-Orgchart), und diese mit dem Budget des Unternehmens abgleichen. Somit entfallen das häufig endlose Hin und Her mit genehmigenden Personen und die manuelle Aggregation von Daten aus mehreren Tabellenkalkulationen.

Aktualisieren Sie alle Vergütungen von Mitarbeitenden mit einem Klick

Als Admin können Sie den Vergütungs-Beurteilungszyklus in dem Wissen abschließen, dass alles geprüft und genehmigt wurde. Sie können dann die Gehälter der Mitarbeitenden aktualisieren, und die neuen Daten werden sofort in den Mitarbeitendenprofilen unter dem Reiter Gehalt angezeigt.

Lohnbescheide erstellen

Als Personio-Admin können Sie nach Abschluss eines Zyklus über den Vergütungs-Beurteilungszyklus Lohnbescheide erstellen. Erstellen Sie mithilfe der Vergütungsplatzhalter eine Vorlage und laden Sie diese in die Dokumenteinstellungen hoch. Schauen Sie sich das beigefügte Dokument an. Dort finden Sie ein Beispiel für einen Lohnbescheid. Nach dem Hochladen in Personio können Sie die Sammelfunktion verwenden und alle Mitarbeitenden auswählen, für die Sie Lohnbescheide erstellen möchten. Wenn Sie unser E-Signatur-Paket verwenden, können Sie elektronische Signaturen anfordern und Mitarbeitende über das neu erstellte Dokument informieren. Mitarbeitende können die Lohnbescheide dann in ihrem Mitarbeitendenprofil einsehen und bei Bedarf exportieren. So können Sie unkompliziert Lohnbescheide in großen Mengen erstellen, ohne dass manuelles Hochladen und Anfragen von E-Signaturen erforderlich sind. Erfahren Sie, wie Sie als Admin einen Vergütungs-Beurteilungszyklus beenden.

Benachrichtigungen

Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, wie Benachrichtigungen funktionieren. In dieser Tabelle sind alle Trigger-Benachrichtigungen aufgeführt, wer Benachrichtigungen erhält, welche verschiedenen Arten von Benachrichtigungen es gibt und wann die Benachrichtigung getriggert wird.

Auslöser der Benachrichtigung	Empfangende Person einer Benachrichtigung	Art der Benachrichtigung			Wann wird die Benachrichtigung ausgelöst?
Auslöser der Benachrichtigung	Empfangende Person einer Benachrichtigung	Aufgabe	Benachrichtigung	E-Mail	Wann wird die Benachrichtigung ausgelöst?
Admin startet einen Zyklus	Alle Führungskräfte mit berechtigten Mitarbeitenden im neuen Zyklus	Ja (mit Link zum Arbeitsblatt)	Nein	Ja	Sofort
Führungskraft reicht ein Arbeitsblatt ein	Die nächste Führungskraft in der Hierarchie (gemäß dem Orgchart)	Nein	Ja	Ja	Sofort
Führungskraft oder Admin reicht über die Funktion „Bearbeiten im Namen von“ ein Arbeitsblatt ein	Ursprünglicher Eigentümer des Arbeitsblatts	Nein	Ja	Ja	Sofort
Admin gewährt der zugewiesenen Person eine Rolle mit Zyklusverwaltungsrechten	Die nutzende Person, der die Rolle mit Zyklusverwaltungsrechten zugewiesen ist	Ja	Ja	Ja (mit Weiterleitung zur Ansicht Zyklus verwalten)	Sofort bei Gewährung des Zugriffs
Admin gewährt der nutzenden Person die Rolle mit Zyklusansichtsrechten	Nutzende Person, der die Rolle Person mit Zeitraumansichtsrechten zugewiesen ist	Ja	Ja	Ja (mit Weiterleitung zur Ansicht Zeitraum ansehen)	Sofort bei Gewährung des Zugriffs
Personio-Admin erstellt ein Lohnbescheid	Mitarbeitende erhalten ein Lohnbescheid	Nein	Ja (wenn die Option Benachrichtigung ausgewählt wurde)	Ja (wenn die Option Benachrichtigung ausgewählt wurde)	Sofort

Weitere relevante Artikel

In den folgenden Artikeln erfahren Sie mehr über die Nutzung der App für die Vergütungsverwaltung: