Dieser Artikel beschreibt alle Schritte, die Admins ausführen müssen, um einen Vergütungs-Beurteilungszeitraum einzurichten, zu starten und zu beenden.

Vergütungs-Beurteilungszeitraum als Admin einrichten

Neuen Vergütungs-Beurteilungszeitraum erstellen  

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Klicken Sie auf Zeitraum erstellen.
3. Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung für den Zeitraum ein. Sie können den Zeitraum über die drei Punkte links in der Ecke umbenennen, bevor Sie ihn starten.
4. Füllen Sie alle Einstellungen für den Beurteilungszeitraum aus, die unten im Detail beschrieben sind.
5. Wenn alles fertig ist, klicken Sie auf Zeitraum starten. 

Richten Sie Ihre Stellenarchitektur ein, bevor Sie einen Vergütungszeitraum starten, damit Gehaltsbänder im Arbeitsblatt sichtbar sind.

 

Teilnehmende Personen zum Vergütungszeitraum hinzufügen

Nachdem Sie den Zeitraum erstellt haben, wählen Sie die berechtigten Mitarbeitenden aus. Damit ein Mitarbeiter berechtigt ist, muss er:

• aktiv sein
• eine zugewiesene Führungskraft haben
• ein Monatsgehalt haben. Mitarbeitende mit einem Stundenlohn können nicht an einem Vergütungszeitraum teilnehmen.

Ausgewählte Mitarbeitende

Mit dieser Option können Sie bestimmte Mitarbeitende auswählen, die Sie in Ihren Vergütungszeitraum aufnehmen oder aus diesem ausschließen möchten. Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu den Teilnehmenden. Markieren Sie das Kästchen oben links, um alle Mitarbeitenden auszuwählen. Um nur bestimmte Mitarbeitende auszuwählen, markieren Sie das Kästchen links neben den Namen der entsprechenden Mitarbeitenden. Um Mitarbeitende aus dem Zeitraum auszuschließen, lassen Sie sie unmarkiert. 
2. Wechseln Sie zum Reiter Nicht Berechtigte, um alle nicht berechtigten Mitarbeitenden angezeigt zu bekommen. In der Spalte Grund erfahren Sie, warum der Mitarbeiter nicht berechtigt ist. Wenn Sie fehlende Informationen in einem Mitarbeitendenprofil aktualisieren, starten Sie den Vergütungszeitraum neu, um alle nicht berechtigten Mitarbeitenden einzubeziehen.
3. Klicken Sie auf Weiter, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Ausgewählte Gruppe

Mithilfe dieser Option, können Sie eine Gruppe aller berechtigten Mitarbeitenden erstellen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Klicken Sie auf Liste ändern.
2. Um den Filter einzugrenzen, wählen Sie Anstellungsart, Gesellschaft, Abteilung und Standort aus.
3. Füllen Sie die Felder Startdatum nach dem und Startdatum vor dem für die Gruppe aus.
4. Füllen Sie die Felder Keine Gehaltserhöhung nach und Keine Gehaltserhöhung vor aus, wenn Sie Mitarbeitende eingrenzen möchten, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums keine Erhöhung der Grundvergütung erhalten haben.
5. Klicken Sie auf Übernehmen und Weiter, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Hinweis:
Bevor Sie alle berechtigten Mitarbeitenden auswählen, stellen Sie sicher, dass alle Vergütungen in den Mitarbeitendenprofilen auf dem neuesten Stand sind. Sobald die Liste der berechtigten Mitarbeitenden festgelegt ist, werden Änderungen an den Vergütungen der Mitarbeitenden nicht mehr in den Beurteilungszeitraum übernommen.

 

Genehmigungskette festlegen

Sie können die Führungskräfte auswählen, die Gehaltserhöhungen vorschlagen und genehmigen sollen. Wenn Sie eine Führungskraft entfernen, werden die Mitarbeitenden in direkter und indirekter Berichtslinie automatisch der nächsten Führungskraft in der Genehmigungskette zugewiesen.

Sobald Führungskräfte ausgeschlossen sind, werden sie nicht in der Lage sein:

• den Vergütungszeitraum in der Zeitraumliste anzuzeigen
• auf das Arbeitsblatt im Zeitraum zuzugreifen
• Vergütungsvorschläge für Ihre Mitarbeitenden in direkter Berichtslinie aufzurufen
• Benachrichtigungen zu erhalten

Um die Führungskraft in einem Vergütungszeitraum auszuschließen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zur Liste der genehmigenden Personen.
2. Deaktivieren Sie den Schalter neben dem Namen der Führungskraft, die ausgeschlossen werden soll.
3. Klicken Sie auf Weiter, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Hinweis:
Wenn ein Mitarbeiter zur Berechtigungsliste hinzugefügt wird, wird anschließend auch die entsprechende Führungskraft zum Genehmigungsprozess hinzugefügt. Die neu hinzugefügte Führungskraft wird in der Genehmigung automatisch aktiviert. Wenn jedoch ein Mitarbeiter zur Berechtigungsliste hinzugefügt wird und die entsprechende Führungskraft zuvor entfernt wurde, bleibt diese Führungskraft aus dem Genehmigungsprozess dieses Vergütungszeitraums ausgeschlossen.

Sie können die Änderungen auch rückgängig machen, indem Sie den oben beschriebenen Schritten folgen und den Schalter vor dem Namen der Führungskraft anklicken. Die Änderungen können nur so lange rückgängig gemacht werden, wie sich der Zeitraum im Entwurfsstatus befindet. Sie können den Genehmigungsprozess nicht mehr ändern, sobald der Zeitraum begonnen hat.

 

Performance-Bewertungen

Legen Sie unter Performance-Bewertung fest, ob Führungskräfte in Ihrem Unternehmen Informationen über die Performance von Mitarbeitenden sehen können, wenn sie Gehaltserhöhungen vorschlagen. Wenn ja, folgen Sie diesen Schritten:

1. Laden Sie die Vorlage herunter.
2. Füllen Sie die Spalte zur Performance-Bewertung für jeden berechtigten Mitarbeiter aus. Die Download-Datei ist als CSV-Datei verfügbar.
3. Erläutern Sie die Performance-Bewertung in 40 Zeichen.
4. Laden Sie die bearbeitete Vorlagendatei hoch, um die vollständige Liste der berechtigten Mitarbeitenden mit ihren Performance-Bewertungen zu sehen.
5. Klicken Sie auf Weiter, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Hinweis:
Wenn Sie die Liste der berechtigten Mitarbeitenden löschen, gehen auch die importierten Daten zu den Performance-Bewertungen der Mitarbeitenden verloren.

 

Vergütungsarten

Im Abschnitt Vergütungsarten können Sie das Wirksamkeitsdatum für Grundvergütungen oder einmalige Vergütungen angeben, um festzulegen, wann Vergütungsänderungen gelten sollen. Befolgen Sie diese Schritte:

Zielvergütung

Grundvergütung

1. Die Grundvergütung wird automatisch vorausgewählt. Sie können keine Änderungen vornehmen, da die Grundvergütung die Grundlage des Vergütungszeitraums ist.
2. Wählen Sie das gewünschte Wirksamkeitsdatum aus.
3. Klicken Sie auf Weiter oder wählen Sie eine andere Vergütungsart aus.

Zielbonus

Legen Sie unter Zielbonus fest, ob Führungskräfte Änderungen an Beträgen vorschlagen oder einen zielbasierten Vergütungsbonus für ihre Mitarbeitenden hinzufügen können. Wenn ja, folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie zu Zielbonus.
2. Aktivieren Sie den Schalter.
3. Wählen Sie das gewünschte Wirksamkeitsdatum aus.
4. Klicken Sie auf Weiter oder wählen Sie eine andere Vergütungsart aus.

Hinweis:
Beachten Sie, dass variable Boni als Vergütungsart nicht unterstützt werden.

Andere Vergütungsarten

Einmalige Vergütung

Bei der Überprüfung der Vergütung von Mitarbeitenden können Führungskräfte eine einzige einmalige Vergütungsart pro Mitarbeiter auswählen. In Einmalige Vergütung können Sie festlegen, ob Führungskräfte in Ihrem Unternehmen Mitarbeitenden zusätzlich zur Gehaltserhöhung eine einmalige Vergütung gewähren können. Wenn ja, folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie zu Einmalige Vergütung.
2. Aktivieren Sie den Schalter.
3. Wählen Sie die gewünschte einmalige Vergütungsart aus, die Sie erstellt haben über Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Zusätzliche Vergütung. Alternativ können Sie eine neue einmalige Vergütungsart erstellen./strong>
4. Standardmäßig wird der Name des Zeitraums als Kommentar zur einmaligen Vergütungsart hinzugefügt, der unter Mitarbeitendenprofil > Reiter Gehalt > Einmalige Vergütung angezeigt wird. Sobald der Vergütungs-Beurteilungszeitraum endet, werden die Vergütungen aktualisiert. Sie können den Kommentar bearbeiten, um einen individuellen Kommentar hinzuzufügen.
5. Wählen Sie das gewünschte Wirksamkeitsdatum aus.
6. Klicken Sie auf Weiter, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Hinweis:
Wiederkehrende Vergütungsarten stehen derzeit nicht zur Auswahl. Es ist auch nicht möglich, dass Führungskräfte mehr als eine Art der einmaligen Vergütung pro Mitarbeiter im Arbeitsblatt auswählen.

Wechselkurse

Hauptwährung und Wechselkurse Ihres Zeitraums einrichten

Gehen Sie wie folgt vor, um die Währungseinstellungen für Ihren Vergütungszeitraum einzurichten:

1. Überprüfen Sie unter Hauptwährung des Zeitraums die automatisch gewählte Hauptwährung (z. B. EUR).
2. Geben Sie unter Wechselkurse den Umrechnungskurs für jede Währung ein.
3. Klicken Sie auf Weiter, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

 

Budget

Ihrem Zeitraum ein Budget hinzufügen

Sie können Ihrem Zeitraum ein Budget hinzufügen. Das Budget wird in der jeweiligen Währung des Zeitraums festgelegt. Sie können ein Budget nur für das Fixgehalt festlegen. Das berechnete Budget basiert auf dem FTE oder Effektivgehalt.

Um einen Zeitraum mit Budget durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor: 

1. Klicken Sie auf Festlegen.
2. Wählen Sie unter Budget berechnen basierend auf die Option zwischen Vollzeitvergütung (100 %) und Effektivgehalt (Teilzeitvergütung).
   • Vollzeitgehälter: Das Budget wird auf der Grundlage des Vollzeitäquivalents der Jahresgehälter der berechtigten Mitarbeitenden berechnet. Wenn ein Mitarbeiter ein Monatsgehalt hat, wird das Jahresgehalt berechnet, indem das Monatsgehalt mit 12 multipliziert wird.
   • Effektivgehälter: Das Budget wird unter Berücksichtigung des Arbeitszeitmodells des Mitarbeiters berechnet. Ein Beispiel: Wenn eine Person nur 80 % arbeitet und ihr Vollzeitgehalt 100.000 Euro beträgt, dann beträgt ihr Effektivgehalt 80.000 Euro.
3. Wählen Sie unter Budget festlegen mit zwischen Richtlinien und Festgelegtes Gesamtbudget für Erhöhungen. Beide Optionen werden im Folgenden beschrieben.
4. Klicken Sie auf Speichern und Weiter, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Budget anhand von Richtlinien festlegen 

Wenn das Budget den Richtlinien entspricht, erstellt der Admin eine oder mehrere Richtlinien, um das Gesamtbudget den Mitarbeitenden zuzuweisen. Basierend auf diesen festgelegten Richtlinien wird Führungskräften in ihrem Arbeitsblatt ein Erhöhungsvorschlag für jeden Mitarbeiter angezeigt.

Richtlinien basieren auf Standort, Abteilung oder Performance-Bewertungen. Der Admin kann außerdem mehrere Richtlinien festlegen, die miteinander kombiniert werden.

So erhalten beispielsweise alle Mitarbeitenden in München eine gleichmäßig verteilte Erhöhung von 2 %. Eine zweite Richtlinie besagt, dass alle Mitarbeitenden mit der Performance-Bewertung Hervorragend eine Erhöhung von 5 % erhalten. Somit beträgt die vorgeschlagene Gehaltserhöhung für einen Mitarbeiter namens John, der in München ansässig ist und eine hervorragende Performance-Bewertung hat, insgesamt 7 %.

Wenn Sie Richtlinien wählen, führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Budget auf der Grundlage von Richtlinien zu erstellen:

1. Klicken Sie auf Budget festlegen mit > Richtlinien.
2. Klicken Sie auf Richtlinie hinzufügen, und wählen Sie ein Attribut aus, für das Sie eine Richtlinie einrichten möchten. Sie können eine Richtlinie für ein, zwei oder alle drei Attribute einrichten.
3. Geben Sie für jede Zeile den prozentualen Anteil oder den Betrag der Erhöhung ein.
4. Sie können den Gesamtbudgetbetrag im Abschnitt Zwischensumme anzeigen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis:
Sie können die Liste bearbeiten oder das Budget löschen und den Budgeteinrichtungsprozess erneut starten, solange der Zeitraum noch nicht gestartet wurde. Wenn Sie den Zeitraum nicht sofort starten möchten, können Sie ihn jederzeit speichern und verlassen und zu einem späteren Zeitpunkt starten.

Budget mit festgelegtem Gesamtbudget für Erhöhungen festlegen

Sie können das Budget als durchschnittlichen Erhöhungsprozentsatz oder als globalen absoluten Betrag festlegen. Wenn Sie einen globalen Budgetbetrag hinzufügen, berechnet das System automatisch die durchschnittliche prozentuale Erhöhung für alle berechtigten Mitarbeitenden auf der Grundlage des Gesamtbudgets und der Summe aller Gehälter.

Wenn Sie den Budgetbetrag eingeben, wird der Prozentsatz berechnet, indem die Gesamtsumme der Vergütungen des berechtigten Mitarbeiters (Grundvergütung, Jahresgehalt, FTE) durch den Budgetbetrag geteilt wird.

Wenn Sie einen Prozentsatz eingeben, wird der Budgetbetrag berechnet, indem der Prozentsatz auf die Gesamtsumme der Vergütungen des berechtigten Mitarbeiters (Grundvergütung, Jahresgehalt, FTE) angewendet wird.

Wenn Sie Festes Gesamtbudget der Erhöhung wählen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie aus, ob Sie einen Prozentsatz oder einen Betrag eingeben möchten, indem Sie die Option Prozentwert festlegen umschalten. Wenn Sie den Prozentsatz in das Feld Durchschnittliche Erhöhung eingeben, wird der Betrag, automatisch unter Budgetbetrag eingetragen.
2. Wählen Sie die Option Führungskräften das Budget anzeigen, wenn Sie möchten, dass Führungskräfte das Budget auf der Basis der kombinierten Grundvergütungen ihrer berechtigten Mitarbeitenden in direkter und indirekter Berichtslinie anzeigen soll.

Hinweis:
Wenn Sie ein Budget festlegen, bevor Sie die Liste der berechtigten Mitarbeitenden definiert haben, werden die Berechnungen durchgeführt, sobald die Liste erstellt wurde. Sie können die Liste bearbeiten oder das Budget löschen und den Budgeteinrichtungsprozess erneut starten, solange der Zeitraum noch nicht gestartet wurde. Wenn Sie den Zeitraum nicht sofort starten möchten, können Sie ihn jederzeit speichern und verlassen und zu einem späteren Zeitpunkt starten.

Wenn Sie den Zeitraum definiert haben, klicken Sie auf Zurück zu Zeiträume, um zur Liste der Zeiträume zurückzukehren. Diese umfasst alle aktuellen und vergangenen Zeiträume:

• Aktuelle Zeiträume sind die Zeiträume mit dem Status Entwurf oder Offen.
• Vergangene Zeiträume sind die Zeiträume mit dem Status Geschlossen oder Abgeschlossen. 

 

Arbeitsblatt-Attribute

Arbeitsblätter anpassen

Sie können das Arbeitsblatt anpassen, indem Sie auswählen, welche Attribute einbezogen werden sollen, und diese in der gewünschten Reihenfolge anordnen. Diese Anpassung hilft Ihnen, das Arbeitsblatt an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmen und Ihrer Mitarbeitenden anzupassen. Um die Vorlage für das Arbeitsblatt anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Ausgewählte Attribute.
2. Wählen Sie die gewünschten Attribute aus, und ordnen Sie sie nach Bedarf neu an.
3. Klicken Sie auf Speichern.

 

Starten eines Vergütungs-Beurteilungszeitraums als Admin

1. Vergütungs-Beurteilungszeitraum starten 

Klicken Sie auf Zeitraum starten, um den Zeitraum zu starten.

Sobald der Zeitraum gestartet wurde, können Führungskräfte über ihre Arbeitsblätter Aktualisierungen der Vergütungen ihrer Mitarbeitenden in direkter und indirekter Berichtslinie vorschlagen. Sie können die Grundvergütungen ihrer direkt und indirekt Unterstellten anzeigen und bearbeiten, auch wenn sie keinen Zugriff auf die Vergütungsinformationen im Reiter Vergütung der Mitarbeitenden haben.

Wenn sich Attribute, die für die Berechtigung des Mitarbeiters relevant sind, geändert haben (z. B. Währung), müssen diese Änderungen überprüft werden. Unter Umständen müssen Mitarbeitende als nicht berechtigt markiert werden, bevor der Zeitraum gestartet werden kann.

Hinweis:
Sobald der Zeitraum gestartet wurde, können Sie ihn weder löschen noch die zugehörigen Einstellungen (Name des Zeitraums, Berechtigung oder Budget) ändern. Sie können ihn jedoch archivieren, sodass er auf der Seite Vergütungs-Beurteilungszeiträume nicht mehr angezeigt wird. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

 

2. Von Führungskräften vorgeschlagene Gehaltserhöhungen überprüfen und bearbeiten

Als Admin können Sie vorgeschlagene Gehaltserhöhungen sowohl überprüfen als auch bearbeiten, nachdem Führungskräfte ihre Arbeitsblätter eingereicht haben. Sie können das insgesamt zugewiesene Budget der Führungskräfte für alle ihre Mitarbeitenden anzeigen.

Um Vorschläge der Führungskräfte zu prüfen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszeiträume den entsprechenden offenen Zeitraum aus, und klicken Sie auf Zeitraum verwalten > Arbeitsblattübersicht, um Fortschritte vonseiten der Führungskraft anzuzeigen und die vorgeschlagenen Gehaltserhöhungen zu überprüfen. Die Führungskräfte sind in der Hierarchie des Personio Orgchart aufgeführt. Wenn Sie auf eine Führungskraft klicken, können Sie die dieser Person unterstellten Führungskräfte anzeigen. Der Status gibt an, ob der Status noch Ausstehend lautet oder ob das Arbeitsblatt Eingereicht wurde. Wenn Sie nur die ausstehenden Arbeitsblätter anzeigen möchten, können Sie den Filter verwenden, um Ihre Ansicht anzupassen.

   Tipp:
   Sowohl die Arbeitsblattübersicht als auch die Mitarbeitendenliste zeigen das Unternehmensbudget an und geben an, welcher Anteil des Budgets im gesamten Unternehmen sowohl für Gehaltserhöhungen als auch für einmalige Vergütungen aufgewendet wurde. Wenn für diesen Zeitraum kein Budget festgelegt wurde, wird der den Gesamtbetrag der vorgeschlagenen Gehaltserhöhungen angezeigt, sobald sie eingereicht wurden. Klicken Sie auf den Filter Über Budget, um eingereichte Arbeitsblätter anzuzeigen, die das Budget überschreiten.

3. Scrollen Sie nach unten zu einer bestimmten Führungskraft, und klicken Sie auf Arbeitsblatt, um auf ihr Arbeitsblatt zuzugreifen und eine detaillierte Ansicht der vorgeschlagenen Vergütungen für ihre direkt und indirekt Unterstellten anzuzeigen. Hier finden Sie auch das Unternehmensbudget der Führungskraft (für ihre direkt und indirekt unterstellten Mitarbeitenden) und das Budget für direkt unterstellte Personen der Führungskraft (nur für ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden).

Um die Vorschläge der Führungskräfte zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszeiträume den entsprechenden offenen Zeitraum aus, und klicken Sie auf Zeitraum verwalten > Mitarbeitendenliste, um auf eine Übersicht aller berechtigten Mitarbeitenden für den Zeitraum zuzugreifen und die vorgeschlagenen neuen Vergütungen zu bearbeiten. In der Liste werden alle Mitarbeitenden angezeigt, deren Vergütungen überprüft werden, also auch die Führungskräfte, die anderen Führungskräften unterstellt sind.
3. Scrollen Sie nach unten zu einem bestimmten Mitarbeiter, und überprüfen Sie den Wert für die verschiedenen Spalten.
4. Wenn Sie die Überprüfung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Arbeitsblatt senden. Um Ihr Arbeitsblatt abzusenden, müssen Sie für jeden berechtigten Mitarbeiter einen Wert (eine Erhöhung oder eine Null) eingeben.
5. Das Widget über der Tabelle zeigt die gesamte Gehaltserhöhung an, die für die unterstellten Mitarbeitenden der Führungskraft angegeben wurde. Sie erkennen auch, ob das Budget auf Vollzeitgehältern (100 %) oder Effektivgehältern (Teilzeitgehältern) basiert. Selbst wenn das Budget auf Effektivgehältern basiert, sehen Sie in der Spalte Aktuelles Gehalt (100 %) das Vollzeitgehalt für Mitarbeitende, die in Teilzeit arbeiten, da Gehaltsvorschläge auf der Basis von Vollzeitgehältern eingereicht werden.
6. Wählen Sie abschließend unter Vergütungs-Beurteilungszeiträume den entsprechenden offenen Zeitraum aus, und klicken Sie auf Überprüfen für den Zugriff auf Mein Arbeitsblatt. Hier können Sie Gehaltserhöhungen für Ihre Mitarbeitenden in direkter Berichtslinie als Admin vorschlagen (für Personen, die in diesem Zeitraum Anspruch auf eine Gehaltserhöhung haben).

7. Darüber hinaus können Sie dem Arbeitsblatt der Führungskräfte auch eine Notiz hinzufügen, um mehr Kontext für Ihre Anpassungen der ursprünglichen Vorschlägen zur Gehaltserhöhung bereitzustellen. Sie können diese Notizen bearbeiten und löschen, bis Sie auf Arbeitsblatt senden klicken.

8. Wenn Sie alle relevanten Vergütungen bearbeitet haben, klicken Sie auf Arbeitsblatt senden.

Nachdem Sie die Vorschläge der Führungskräfte überprüft und bearbeitet haben, können Sie eine Datei mit einer Zusammenfassung der Vorschläge zur Gehaltserhöhung herunterladen:

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszeiträume den entsprechenden offenen Zeitraum aus, und klicken Sie auf Zeitraum verwalten > Mitarbeitendenliste.
3. Klicken Sie auf den Button neben dem Schalter Monatlich – Jährlich zum Herunterladen einer CSV-Datei. Diese Datei enthält eine Zusammenfassung der vorgeschlagenen Vergütungsänderungen (aktuelles Fixgehalt, Erhöhung in %, neues Fixgehalt, Performance-Bewertungen usw.) sowie die zusätzlichen Notizen von Führungskräften und Admins. Die Datei enthält zudem Daten zum aktuellen Effektivgehalt, zum neuen Effektivgehalt und zum Vollzeitgehalt. Mit dieser Datei können Sie über Erkenntnisse berichten und diese mit anderen im Unternehmen, beispielsweise Ihrer Finanzabteilung, teilen. Diese Datei kann außerdem heruntergeladen werden, sobald der Vergütungs-Beurteilungszeitraum beendet und/oder abgeschlossen wurde.

 

3. Arbeitsblatt im Auftrag einer Führungskraft senden 

Wenn eine Führungskraft ihr Arbeitsblatt nicht senden kann, können Sie das Arbeitsblatt in ihrem Auftrag senden: 

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszeiträume den entsprechenden offenen Zeitraum aus, und klicken Sie auf Zeitraum verwalten > Arbeitsblattübersicht.
3. Scrollen Sie nach unten zu einer bestimmten Führungskraft, und klicken Sie auf das Symbol neben Arbeitsblatt, um das Arbeitsblatt im Auftrag der Führungskraft zu bearbeiten.
4. Bestätigen Sie den Sendevorgang, um den Status des Arbeitsblatts in Gesendet zu ändern.
5. Klicken Sie auf Arbeitsblatt, um die Vorschläge zur Gehaltserhöhung im Auftrag der Führungskraft zu überprüfen und zu bearbeiten. 

   Hinweise:
   Das Absenden eines Arbeitsblatts im Auftrag einer Führungskraft hat folgende Konsequenzen:
   
   ▶︎ Alle gespeicherten Vorschläge der Person, der das Arbeitsblatt ursprünglich gehörte, werden gesendet.
   ▶︎ Die Person, der das Arbeitsblatt ursprünglich gehörte, verliert den Bearbeitungszugriff auf das Arbeitsblatt, kann es aber weiterhin anzeigen. 
   ▶︎ Die Gehaltsvorschläge für die Mitarbeitenden in indirekter Berichtslinie der Person, die für das Arbeitsblatt ursprünglich verantwortlich war, sind entweder leer, wenn von den Führungskräften der unteren Ebene kein Vorschlag gespeichert wurde, oder sie sind mit Werten befüllt, die von den Führungskräften der unteren Ebene gespeichert oder gesendet wurden.

 

Vergütungs-Beurteilungszeitraum als Admin beenden

1. Einen Vergütungs-Beurteilungszeitraum schließen

Sobald alle Führungskräfte ihre Arbeitsblätter ausgefüllt und gesendet haben, können Sie den Vergütungs-Beurteilungszeitraum schließen. Durch das Schließen des Vergütungs-Beurteilungszeitraums wird den Führungskräften der Bearbeitungszugriff entzogen.

Sie können ihre Arbeitsblätter weiterhin im schreibgeschützten Format aufrufen, aber keine Vergütungsvorschläge mehr eingeben oder die Arbeitsblätter senden. 

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus: 

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszeiträume den entsprechenden offenen Zeitraum aus, und klicken Sie auf Zeitraum verwalten.
3. Klicken Sie auf Für Führungskräfte schließen. 
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen zur Bestätigung, und klicken Sie auf Zeitraum schließen. 

Hinweis:
Wenn noch Einreichungen von Arbeitsblättern ausstehen, können Sie den Zeitraum trotzdem schließen. In diesem Fall werden alle Arbeitsblätter, die noch nicht gesendet wurden, mit den gespeicherten Gehaltsvorschlägen gesendet, die von der Führungskraft eingegeben wurden. 

2. Vergütungs-Beurteilungszeitraum abschließen 

Mit Abschließen des Vergütungs-Beurteilungszeitraums werden die vorgeschlagenen Gehaltserhöhungen gesperrt, und Admins wird der Bearbeitungszugriff entzogen. Sie können keine weiteren Änderungen an den Vergütungsvorschlägen vornehmen. Führungskräfte können ihre Arbeitsblätter weiterhin im schreibgeschützten Format aufrufen. 

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus: 

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszeiträume den entsprechenden offenen Zeitraum aus, und klicken Sie auf Zeitraum verwalten.
3. Klicken Sie auf Zeitraum abschließen. 
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen zur Bestätigung, und klicken Sie auf Abschließen.

 

3. Vergütungen aktualisieren, nachdem der Vergütungs-Beurteilungszeitraum abgeschlossen wurde

Als Admin können Sie die aktualisierten Vergütungsdaten in die entsprechenden Mitarbeitendenprofile übertragen.

Auf diese Weise werden die neuen Vergütungsinformationen automatisch im Reiter Vergütung der Mitarbeitenden angezeigt. 

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus: 

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung. 
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszeiträume den entsprechenden offenen Zeitraum aus, und klicken Sie auf Zeitraum verwalten.
3. Klicken Sie auf Vergütungen aktualisieren.
4. Bestätigen Sie, dass Sie die Daten des Zeitraums senden möchten, und klicken Sie auf Vergütungen aktualisieren. Sobald die Vergütungen aktualisiert wurden, können Sie an diesem Zeitraum keine weiteren Anpassungen mehr vornehmen. 

   Tipp:
   Alternativ können Sie die Vergütungen von Mitarbeitenden auch über die Mitarbeitendenliste oder über die Importfunktion aktualisieren, indem Sie die zuvor über Vergütungs-Beurteilungszeitraum > Mitarbeitendenliste heruntergeladene CSV-Datei hochladen.

5. Klicken Sie auf den Button neben dem Schalter Monatlich – Jährlich zum Herunterladen einer CSV-Datei. Diese Datei enthält eine Zusammenfassung der vorgeschlagenen Vergütungsänderungen (aktuelles Fixgehalt, Erhöhung in %, neues Fixgehalt usw.). Mit dieser Datei können Sie Erkenntnisse berichten und diese mit anderen im Unternehmen, beispielsweise Ihrer Finanzabteilung, teilen. Diese Datei kann außerdem heruntergeladen werden, sobald der Vergütungs-Beurteilungszeitraum beendet und/oder abgeschlossen wurde.

Öffnen Sie die CSV-Datei mit Excel oder Google Sheets

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um die CSV-Datei entweder mit Microsoft Excel oder Google Sheets zu öffnen.

Mit Microsoft Excel

• Wählen Sie Ihre Datei aus, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Öffnen mit > Microsoft Excel.
• Wählen Sie in Excel Spalte A aus.
• Gehen Sie zu Daten > Text in Spalten.
• Wählen Sie die Option Getrennt und klicken Sie auf Weiter.
• Wählen Sie Komma aus, klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig stellen.

Mit Google Sheets

• Öffnen Sie eine neue Tabellenkalkulation.
• Gehen Sie zu Datei > Importieren > Hochladen, und wählen Sie Ihre Exportdatei aus.
• Wählen Sie im Pop-Up-Fenster unter Trennzeichen Komma.
• Klicken Sie auf Daten importieren.

 

4. Lohnbescheide erstellen

Als Personio Admin können Sie Lohnbescheide für Mitarbeitende erstellen, sobald ein Zeitraum abgeschlossen ist. Erstellen Sie zuvor eine Vorlage mit Vergütungsplatzhaltern, und laden Sie diese in den Abschnitt Dokumentvorlage in Personio hoch. Nach dem Hochladen gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszeiträume den entsprechenden offenen Zeitraum aus, und klicken Sie auf Zeitraum verwalten.
3. Klicken Sie auf den Reiter Mitarbeitendenliste, um alle für den Zeitraum ausgewählten Mitarbeitenden zu sehen.
4. Wählen Sie mithilfe der Checkboxen alle Mitarbeitenden aus , für die Sie Lohnbescheide erstellen möchten, und klicken Sie auf Lohnbescheide erstellen.
5. Wählen Sie in der Vorschau des Dokuments unter Vorlagen die Vorlage und Sprache aus, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, und klicken Sie auf Weiter.
6. Prüfen Sie, welche Variablen basierend auf den Daten der Persona für jedes Attribut vorausgefüllt sind, und klicken Sie auf Weiter.
7. Fügen Sie unter Details einen Namen, Dateityp und optional ein Dokumentendatum ein, bevor Sie auf Weiter klicken.
8. Wenn die Option Elektronische Signatur aktiviert ist, wählen Sie die unterzeichnende Person für das Dokument und die E-Mail-Sprache aus, und geben Sie optional eine E-Mail-Nachricht unter Signatur ein. Klicken Sie dann auf Weiter.
9. Die abschließende Vorschau zeigt Ihnen das erstellte Dokument. Wählen Sie aus, ob Sie Mitarbeitende über das erstellte Dokument benachrichtigen möchten. Klicken Sie zum Absenden auf Dokumente erstellen. 

Hinweis:
Sobald Lohnbescheide erstellt wurden, werden diese sofort mit den Mitarbeitenden geteilt und sind unter der jeweiligen Dokumentkategorie im Mitarbeitendenprofil zu finden. Wenn Lohnbescheide erst nach Vergütungsgesprächen angezeigt werden sollen, empfehlen wir, die Ansichtsrechte für alle Mitarbeitenden für die betreffende Dokumentkategorie zu deaktivieren und die Option zu wählen, dass Mitarbeitende nicht aktiv über das neu erstellte Dokument im Erstellungsablauf benachrichtigt werden sollen, um Verwirrung zu vermeiden. 

Tipp:
Erfahren Sie, wie Sie Dokumentkategorien und Vorlagen verwalten, und lesen Sie unseren Artikel Beispiel-Dokumentvorlagen zum Herunterladen, um Beispiele für die Verwendung von Dokumentvorlagen zu finden, oder verwenden Sie den in diesem Artikel angehängten Beispiel-Lohnbescheid.

5. Vergütungs-Beurteilungszeitraum archivieren 

Durch das Archivieren des Vergütungs-Beurteilungszeitraums wird der Zeitraum vollständig von der Seite Vergütungs-Beurteilungszeitraum entfernt. Sie können dann nicht mehr darauf zugreifen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus: 

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszeiträume den entsprechenden offenen Zeitraum aus, und klicken Sie auf Zeitraum verwalten.
3. Klicken Sie auf Zeitraum archivieren. 
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen zur Bestätigung, und klicken Sie auf Archivieren.