In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie die Personio Whistleblowing-App einrichten und wie Sie diese erfolgreich implementieren können.

Bevor Sie beginnen

• Zuerst müssen Sie Personio Whistleblowing zu Ihrem Plan hinzufügen. 

Legen Sie Ihre bevorzugte Sprache fest

Die Spracheinstellungen in Ihrem Personio-Account wirken sich auf die Sprache Ihrer Whistleblowing-App aus. Wenn Ihre persönliche Sprache in Personio beispielsweise auf Deutsch eingestellt ist, erscheint auch Ihre Whistleblowing-App auf Deutsch. Die Sprache des Meldeformulars hängt von den Spracheinstellungen im Browser der meldenden Person ab. Das Tool wird standardmäßig immer auf Englisch zurückgesetzt.

Siehe Wie ändere ich die Sprache meines Personio-Accounts?, um Ihre Sprachpräferenzen festzulegen.

Zugriff auf die Verwaltung der Meldungskanäle und des Fallmanagements gewähren

Sobald Sie Whistleblowing zu Ihrem Paket hinzugefügt haben, besteht der nächste Schritt darin, die Meldungskanäle Ihres Unternehmens zu definieren und den jeweiligen Kanälen ein Fallmanagement hinzuzufügen. Nur die folgenden Nutzenden können diese Aktionen ausführen: 

• Personio-Admins
• Personio-Nutzende mit Berechtigungen als „Kanal-Admin“ (weitere Details siehe unten). 

Aufgrund der sensiblen Inhalte in Personio Whistleblowing sind die Berechtigungen für Personio und die Berechtigungen für Personio Whistleblowing völlig getrennt. Dadurch können verschiedene Personen als Personio-Admins, Kanal-Admins und Fallmanagement fungieren, was zur Wahrung von Anonymität, Datenschutz und Compliance beiträgt. Weitere Informationen über die unterschiedlichen Ebenen von Berechtigungen.

Berechtigungen als Kanal-Admin gewähren

Um einer Person Berechtigungen als „Kanal-Admin“ und die Möglichkeit zu gewähren, Meldungskanäle oder das Fallmanagement zu verwalten, führen Sie die folgenden Schritte aus: 

1. Erstellen Sie eine neue Mitarbeitendenrolle speziell für die Whistleblowing-Kanal-Admins in Ihrem Unternehmen. 
2. Fügen Sie alle designierten Kanal-Admins zur neu erstellten Rolle hinzu. 
3. Wählen Sie die neu erstellte Rolle aus.
4. Klicken Sie auf den Reiter Berechtigungen.
5. Klicken Sie unter Konfigurationen auf Whistleblowing, und wählen Sie die Berechtigungen als Kanal-Admin.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis:
Verantwortliche für das Fallmanagement benötigen keine Berechtigungen als „Kanal-Admin“. Gewähren Sie dieses Zugriffsrecht nur Benutzenden, die berechtigt sein sollen, Meldungskanäle und Fallmanagement hinzuzufügen oder zu entfernen.

Meldungskanäle definieren und Fallmanagement hinzufügen

Meldungskanäle

Je nach Aufbau des Unternehmens können meldende Personen ihre Vorfälle über unterschiedliche Meldungskanäle übermitteln. Dies sorgt für zusätzliche Sicherheit und stellt sicher, dass das Fallmanagement nur Vorfälle innerhalb der spezifischen Meldungskanäle sehen kann, denen es zugewiesen ist. 

Um Meldungskanäle zu definieren, siehe Meldungskanäle und Kategorien verwalten.

Tipp:
Meldungskanäle können nur archiviert, nicht gelöscht werden. Wir empfehlen, für jeden Kanal klare und leicht verständliche Namen zu erstellen, um Meldende nicht zu verwirren.

Fallmanagement

Nur als Fallmanagement designierte Benutzende können in Personio Whistleblowing auf Vorfälle zugreifen. Benutzende brauchen ein Personio-Profil, um zum Fallmanagement hinzugefügt werden zu können. Sie müssen in der App explizit ausgewählt werden und sind nicht mit anderen Rollen oder Rechten in Personio verknüpft. Alle Änderungen am Fallmanagement werden protokolliert. Dabei wird ein Prüfprotokoll erstellt, das festhält, wer einzelne Verantwortliche für das Fallmanagement wann hinzugefügt hat. Dies hilft, die Compliance sicherzustellen. 

Informationen zum Hinzufügen des Fallmanagements, einschließlich externer Personen, zu einem Meldungskanal finden Sie unter Fallmanagement in Personio Whistleblowing hinzufügen oder entfernen.

Tipp:
Personio Admins und Kanal-Admins werden Vorfälle nur dann angezeigt, wenn sie dem Fallmanagement zugewiesen sind. In den Whistleblowing-Einstellungen werden ihnen nur die Namen der jeweils zugeordneten Meldungskanäle und Verantwortlichen für das Fallmanagement angezeigt.

Zugriff auf und Freigabe des Meldeformular-Links

Zugriff auf den Meldeformular-Link

Den Link zum Meldeformular Ihres Unternehmens finden Sie in der Personio Whistleblowing-App. Wir empfehlen, dass Sie diesen Link kopieren und ihn in einfach zugänglichen, stark frequentierten Bereichen teilen. 

Um auf den Meldeformular-Link Ihres Unternehmens zuzugreifen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Personio > Whistleblowing.
2. Klicken Sie oben links auf Whistleblowing > Einstellungen.
3. Klicken Sie unter Einstellungen auf Meldeformular-Link.
4. Klicken Sie auf Link kopieren. 
5. Fügen Sie diesen Link an einer gut sichtbaren und einfach zugänglichen Stelle hinzu, damit Personen Vorfälle problemlos melden oder bereits gemeldete Vorfälle weiterverfolgen können. 

Tipp:
Der Meldeformular-Link Ihres Unternehmens lautet:
https://[yourcompanyhostname].personiowhistleblowing.com

Fügen Sie auf Ihrem Meldeformular einen Link zu Ihrer Datenschutzrichtlinie hinzu

Die Whistleblowing-Einstellungen beinhalten eine Option, um die Datenschutzrichtlinie Ihres Unternehmens direkt auf der Startseite der Vorfallmeldung zu verknüpfen. Nach dem Hinzufügen erscheint der Link auf der Startseite der Vorfallmeldung, auf die meldende Personen zugreifen können.

Um den Link zur Datenschutzrichtlinie Ihres Unternehmens hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Personio > Whistleblowing.
2. Klicken Sie oben links auf Whistleblowing > Einstellungen.
3. Klicken Sie unter Einstellungen auf den Link zur Datenschutzrichtlinie.
4. Geben Sie den Link zur Datenschutzrichtlinie Ihres Unternehmens ein und klicken Sie auf Link speichern. 

Der Link erscheint auf der Startseite Ihres Meldeformulars unter dem FAQ-Bereich.

Empfehlungen für die Freigabe Ihres Meldeformular-Links

Ein gut zugängliches und sichtbares Whistleblowing-Meldeformular ist entscheidend. Wenn Mitarbeitende und externe Personen Fehlverhalten einfach melden können, trägt dies dazu bei, eine Kultur zu schaffen, in der sich Meldende sicher fühlen, ermutigt werden, ihre Meinung zu äußern, und vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt sind.

Ihr Unternehmen kann frei entscheiden, wie und wo es den Link zu Ihrem Meldeformular teilen möchte. Es gibt viele Möglichkeiten, den Link zu verbreiten – berücksichtigen Sie dabei die Hauptkontaktpunkte mit Ihren Mitarbeitenden, Bewerbenden oder externen Personen. 

Einige Vorschläge finden Sie in der folgenden Tabelle: 

Tipp:
Die Platzierung eines Links hat keinen Einfluss auf die Anonymität der meldenden Person. Das Meldeformular ist vollständig von Personio getrennt, es werden keine personenbezogenen Daten der meldenden Person erfasst. 

Meldeformular als Shortcut zum Personio-Dashboard hinzufügen

Fügen Sie das Whistleblowing-Meldeformular zum Schnellzugriff auf Ihrer Personio Startseite hinzu, indem Sie diese Schritte ausführen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen. 
2. Klicken Sie im Abschnitt Account & Support auf Startseite.
3. Klicken Sie neben Schnellzugriff auf Optionen. 
4. Klicken Sie auf Schnellzugriff hinzufügen.
5. Wählen Sie ein Symbol aus und geben Sie einen Titel für den Shortcut ein.
6. Fügen Sie den Link zum Meldeformular hinzu und klicken Sie auf Hinzufügen.
   Verwenden Sie https://<yourhostname>.personiowhistleblowing.com/
   Z. B.: https://PersonioDemoGmbH.personiowhistleblowing.com/

Der Schnellzugriff auf Ihr Meldeformular erscheint anschließend in Ihrem Personio-Dashboard unter Firmen-Shortcuts. 

Nächster Schritt

Weitere Schritte finden Sie in den folgenden Artikeln zu Personio Whistleblowing:

• Erfahren Sie, wie Sie Meldungskanäle und Kategorien einrichten.
• Erfahren Sie, wie Sie das Fallmanagement hinzufügen oder entfernen.
• Erfahren Sie, wie Sie Vorfälle verwalten.