In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Meldungskanäle und Kategorien in Personio Whistleblowing erstellen. Falls Sie dies noch nicht getan haben, erfahren Sie hier, wie Sie Personio Whistleblowing einrichten.
Bevor Sie beginnen
Nur Personio-Admins oder Mitarbeitende mit der Berechtigung „Kanal-Admin“ können Meldungskanäle einrichten und verwalten. Das Fallmanagement kann individuelle Kategorien hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Für weitere Informationen siehe Fallmanagement in Personio Whistleblowing hinzufügen oder entfernen.
Meldungskanäle und Kategorien verstehen
Meldungskanäle
Meldungskanäle ermöglichen es Unternehmen, separate Kanäle festzulegen, aus denen ihre Whistleblower auswählen können. Das ist hilfreich, wenn Ihr Unternehmen Vorfälle nach Team, Gesellschaft oder Unterbereich trennen möchte.
- Das Fallmanagement kann nur die Vorfälle innerhalb des Meldungskanals einsehen, der ihm zugewiesen ist. Dies schafft zusätzliche Sicherheit.
- Die definierten Meldungskanäle werden als Optionen im Drop-down-Menü Niederlassung angezeigt, das in Schritt eins des Meldeformulars erscheint.
- Meldungskanäle können nicht gelöscht, sondern nur archiviert werden.
Um das Fallmanagement zu verwalten und zuzuweisen, siehe Fallmanagement in Personio Whistleblowing hinzufügen oder entfernen.
Kategorien
Mit Hilfe des Features Kategorien kann das Fallmanagement Vorfälle je nach der Art des Fehlverhaltens sortieren und organisieren. Alle dem Fallmanagement zugewiesenen Personen können individuelle Kategorien hinzufügen, bearbeiten oder löschen.
- Damit können Meldende auswählen, auf welche Kategorie sich ihr Vorfall ihrer Meinung nach bezieht.
- In Personio Whistleblowing gibt es vier vordefinierte Standardkategorien: Diskriminierung, Belästigung, Betrug und Leak. Diese können nicht bearbeitet oder gelöscht werden, es können jedoch neue individuelle Kategorien hinzugefügt werden.
Meldungskanal erstellen
Um einen neuen Meldungskanal anzulegen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio Whistleblowing aus.
- Klicken Sie oben links auf Whistleblowing > Einstellungen > Meldungskanäle.
- Klicken Sie oben rechts auf Neuen Kanal hinzufügen.
- Geben Sie im angezeigten Fenster den Namen des Meldungskanals ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
- Der neue Meldungskanal erscheint in der Liste der Meldungskanäle und als Option im Dropdown-Menü Niederlassung im ersten Schritt des Meldeformulars.
Informationen zur Verwaltung des Fallmanagements, das einem Meldungskanal zugewiesen ist, finden Sie unter Fallmanagement in Personio Whistleblowing hinzufügen oder entfernen.
Name eines Meldungskanals bearbeiten
Um den Namen eines Meldungskanals zu bearbeiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio Whistleblowing aus.
- Klicken Sie oben links auf Whistleblowing > Einstellungen > Meldungskanäle.
- Suchen Sie den Meldungskanal, den Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf das Symbol ... > Namen bearbeiten.
- Aktualisieren Sie den Namen und klicken Sie auf Speichern.
Der aktualisierte Name erscheint sofort in der Liste der Meldungskanäle und als Option im Dropdown-Menü Niederlassung im ersten Schritt des Meldeformulars.
Meldungskanal archivieren oder wiederherstellen
Meldungskanal archivieren
Um einen vorhandenen Meldungskanal zu archivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio Whistleblowing aus.
- Klicken Sie oben links auf Whistleblowing > Einstellungen > Meldungskanäle.
- Suchen Sie den Meldungskanal, der archiviert werden soll, und klicken Sie auf das Symbol ... > Archivieren.
- Klicken Sie im angezeigten Bestätigungsfenster auf Kanal archivieren.
Meldungskanäle können nicht gelöscht, sondern nur archiviert werden. Archivierte Kanäle werden Meldenden im Meldeformular nicht angezeigt. Bereits bestehende Meldungen können jedoch weiter vom Fallmanagement eingesehen werden. Meldende können ihren Vorfall weiterhin verfolgen.
Meldungskanal wiederherstellen
Um einen archivierten Meldungskanal wiederherzustellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio Whistleblowing aus.
- Klicken Sie oben links auf Whistleblowing > Einstellungen > Meldungskanäle.
- Der archivierte Meldungskanal erscheint in der Liste der Meldungskanäle. Suchen Sie den Meldungskanal, den Sie wiederherstellen möchten, und klicken Sie auf Archivierung zurücknehmen.
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Archivierung des Kanals zurücknehmen.
Damit wird dieser Meldungskanal Meldenden wieder angezeigt, und Sie können zu diesem Kanal Verantwortliche für das Fallmanagement hinzufügen oder davon entfernen. Zuvor zugewiesene Verantwortliche werden wiederhergestellt.
Eine individuelle Kategorie erstellen
Um eine individuelle Kategorie hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio Whistleblowing aus.
- Klicken Sie oben links auf Whistleblowing > Einstellungen > Kategorien.
- Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen, geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
- Die neue Kategorie erscheint auf der Seite Kategorien unter Individuell und kann von Meldenden im zweiten Schritt des Meldeformulars als Option ausgewählt werden.
Kategorie bearbeiten oder löschen
Um eine individuelle Kategorie zu bearbeiten oder zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio Whistleblowing aus.
- Klicken Sie oben links auf Whistleblowing > Einstellungen > Kategorien.
- Suchen Sie nach der Kategorie, die Sie bearbeiten oder löschen möchten.
- Zum Bearbeiten: Klicken Sie auf das Stiftsymbol rechts neben der Kategorie, geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf Speichern.
- Zum Löschen: Klicken Sie auf das X-Symbol rechts neben der Kategorie und klicken Sie zur Bestätigung auf Kategorie löschen . Dies wirkt sich nicht auf Vorfälle aus, die bereits zu dieser Kategorie gehören.
Änderungen werden auf der Einstellungsseite für Kategorien und in Schritt zwei des Meldeformulars angezeigt. Gelöschte Kategorien können nicht bearbeitet werden und werden auf der Einstellungsseite separat aufgeführt. Neben denen, die noch Meldungen zugewiesen sind, erscheint ein Symbol. Eine gelöschte Kategorie bleibt in den Filter- und Kategoriezuweisungslisten sichtbar, bis sie aus allen Meldungen entfernt wird, kann aber nicht mehr ausgewählt werden. Wenn eine gelöschte Kategorie keinen vorhandenen Meldungen zugewiesen ist, verschwindet sie sofort aus den Optionen.
Nächster Schritt
Weitere Schritte finden Sie in den folgenden Artikeln zu Personio Whistleblowing:
- Erfahren Sie, wie Sie das Fallmanagement zuweisen.
- Erfahren Sie, wie Sie Vorfälle verwalten.