Dieser Artikel beschreibt, wie Personio Sie bei der Bildung von Urlaubsrückstellungen unterstützt. Je nachdem, wie detailliert Sie sich die Aufschlüsselung der Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter wünschen, zeigen wir Ihnen wie Sie den Resturlaub, den jeder Ihrer Mitarbeiter in das Folgejahr überträgt, ausgeben.

Wenn Sie den Übertrag des Urlaubs für Ihre Mitarbeiter anpassen möchten, können Sie dies entweder über eine manuelle Anpassung des Abwesenheitskontostands oder über einen Import von Abwesenheitskontoständen zum 31.12. des Jahres lösen.

Benutzerdefinierten Bericht erstellen

Mithilfe der Benutzerdefinierten Berichte haben Sie die Möglichkeit, den zum Jahresende verbleibenden Resturlaub Ihrer Mitarbeiter auszugeben. Im Folgenden stellen wir Ihnen zwei Optionen vor, wie Sie einen solchen Bericht konfigurieren können. Der Unterschied besteht dabei in der Anzahl an zusätzlichen Abwesenheitsattributen, die Sie Ihrem Bericht hinzufügen können.

Die Bezeichnung Abwesenheit steht in unseren Berechnungsbeispielen als Platzhalter für Ihre individuell angelegte Abwesenheitsart, wie z.B. Urlaub oder Bezahlter Urlaub.

Option A: Schneller Überblick mit Berichtstyp “Zeitpunkt”

Wenn Ihnen die Ausgabe der Urlaubstage, die ins Folgejahr übertragen werden, ausreicht, bietet Ihnen diese Option über das Abwesenheitsattribut "Abwesenheit-Kontostand" einen schnellen Überblick. Dieses Attribut zeigt den Kontostand nach Abzug aller genommenen und geplanten Abwesenheiten innerhalb des Jahres an. Um den Benutzerdefinierten Bericht zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Berichte > Benutzerdefinierte Berichte und öffnen Sie mit Klick auf den Button “Neuen Bericht erstellen” das Konfigurationsfenster.

2. Benennen Sie den Bericht, beispielsweise mit der Bezeichnung "Urlaubsrückstellung".

3. Wählen Sie den Berichtstyp “Zeitpunkt” und fügen Sie unter “Datum” mit Klick auf das Drop-Down-Menü das “individuelle Datum” 31.12.2020 aus.

4. Öffnen Sie mit Klick auf “Tabellenspalten” das Drop-down-Menü und fügen Sie das Attribut "Abwesenheit-Kontostand" sowie gewünschte Identifikationsattribute hinzu.

5. Legen Sie gegebenenfalls Mitarbeiterfilter fest und entscheiden Sie, ob Sie den Resturlaub aller oder nur der am Stichtag als aktiv geführten Mitarbeiter ausgeben möchten und bestätigen Sie mit Klick auf den Button “Erstellen”.

Neben dem Attribut "Abwesenheit-Kontostand" können Sie auch weitere Abwesenheitsattribute hinzufügen.

Option B: Detaillierte Übersicht mit Berichtstyp “Zeitspanne”

Diese Option bietet sich an, wenn Sie zusätzlich zum übrigen Resturlaub auch einen Überblick über weitere Abwesenheitsattribute wie beispielsweise geplante und genommene Tage oder auch Zeiträume und Übertrag aus dem Vorjahr erhalten möchten. Um diesen Bericht zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Berichte > Benutzerdefinierte Berichte und öffnen Sie mit Klick auf den Button “Neuen Bericht erstellen” das Konfigurationsfenster.

2. Benennen Sie den Bericht, beispielsweise mit der Bezeichnung "Urlaubsrückstellung".

3. Wählen Sie den Berichtstyp “Zeitspanne” und fügen Sie z. B. “Dieses Jahr” hinzu. Achten Sie darauf, dass der 31.12. des Jahres das Ende der Zeitspanne markiert. 

4. Öffnen Sie mit Klick auf “Tabellenspalten” das Drop-down Menü und fügen Sie das Attribut “Abwesenheit-Kontostand am Ende der Zeitspanne” sowie weitere gewünschte Abwesenheitsattribute wie beispielsweise “Abwesenheit-Anspruch”, “Abwesenheit-eingeplante Tage” “Abwesenheit-genommene Tage” sowie Identifikationsattribute hinzu.

5. Legen Sie gegebenenfalls Mitarbeiterfilter fest und entscheiden Sie, ob Sie den Resturlaub aller oder nur der am Stichtag als aktiv geführten Mitarbeiter ausgeben möchten und bestätigen Sie mit Klick auf den Button “Erstellen”.

Neben den bereits genannten Abwesenheitsattributen können Sie natürlich auch eine Reihe weiterer Attribute hinzufügen.