Auswertung von Urlaubsrückstellungen

Dieser Artikel beschreibt, wie Personio Sie bei der Bildung von Urlaubsrückstellungen unterstützt. Je nachdem wie detailliert Sie sich die Aufschlüsselung der Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter im Exportbericht wünschen, bieten wir Ihnen zwei Möglichkeiten, den Resturlaub zu berechnen, den jeder Ihrer Mitarbeiter in das Folgejahr überträgt. 

 

Anlegen und Konfigurieren eines Exports

Erstellen Sie unter Exporte einen neuen Export, beispielsweise mit dem Namen "Urlaubsrückstellung" und fügen Sie über Konfiguration ändern die zur Berechnung notwendigen Abwesenheitsattribute hinzu.

Die Bezeichnung Abwesenheit steht in unseren Berechnungsbeispielen als Platzhalter für Ihre individuell angelegte Abwesenheitsart, wie z.B. Urlaub oder Bezahlter Urlaub.

Bevor Sie die entsprechenden Abwesenheitsattribute auswählen, entscheiden Sie, ob der Datenexport Ihnen eine genaue Aufschlüsselung über die jährlich verfügbaren Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter liefern soll oder ob Ihnen die Ausgabe der Urlaubstage, die ins Folgejahr übertragen werden, ausreicht. In den folgenden Berechnungsbeispielen zeigen wir Ihnen zunächst, wie Sie möglichst schnell zu einem Ergebnis kommen und anschließend, wie Sie eine detaillierte Übersicht generieren.

 

Beispiel 1: Schnell zum Ergebnis  

Nachdem Sie, wie oben beschrieben, einen neuen Export angelegt haben, beginnen Sie mit der Konfiguration. Klicken Sie auf Konfiguration ändern und fügen Sie untenstehende Abwesenheitsattribute hinzu:

  • Abwesenheit Kontostand
  • Abwesenheit geplante Tage im laufenden Jahr

Zusätzlich sollten Sie noch Attribute auswählen, anhand derer Sie Ihre Mitarbeiter eindeutig identifizieren und ggf. einem bestimmten Standort oder einer Abteilung zuordnen können, zum Beispiel Vor- und Nachname, die E-Mail-Adresse oder Personalnummer. Wählen Sie dann unter Sortierung nach welchem Attribut die Mitarbeiterdaten in der Excel-Tabelle aufgelistet werden sollen und speichern Sie die Einstellungen ab. Erzeugen Sie nun Ihre Daten über den Button Export jetzt manuell starten.

Screenshot_Ru_ckstellung_2.png 

Weiterverarbeitung der Exportdatei (Beispiel 1)

Sie können die Daten nun herunterladen und in einem Tabellenprogramm (bspw. MS Excel, OpenOffice Calc) weiter verarbeiten. Um aus den exportierten Daten den Urlaubsübertrag eines jeden Mitarbeiters zu berechnen, gehen Sie wie folgt vor:

Abwesenheit Kontostand

Abwesenheit geplante Tage des laufenden Jahres

= Abwesenheit Übertrag ins Folgejahr

 

Beispiel 2: Export mit detaillierter Aufschlüsselung der Urlaubstage 

Gehen Sie dazu genauso vor, wie oben beschrieben: Erstellen Sie unter Exporte einen neuen Export, beispielsweise mit dem Namen "Urlaubsrückstellung im Detail" und fügen Sie über Konfiguration ändern die nachfolgend aufgelisteten Abwesenheitsattribute zum Export hinzu: 

  • Abwesenheit Anspruch
  • Abwesenheit Übertrag aus Vorjahr
  • Abwesenheit Verfallene Tage aus Übertrag
  • Abwesenheit genommene Tage im laufenden Jahr
  • Abwesenheit geplante Tage aktuelles Jahr

Wählen Sie auch hier zusätzlich noch Attribute aus, mit Hilfe derer Sie Ihre Mitarbeiter eindeutig identifizieren und ggf. einem bestimmten Standort oder einer Abteilung zuordnen können, zum Beispiel Vor- und Nachname, die E-Mail-Adresse oder Personalnummer. Bei Sortierung legen Sie fest, nach welchem Attribut die Mitarbeiterdaten in der Excel-Tabelle später aufgelistet werden sollen. Speichern Sie abschließend die Einstellungen ab und erzeugen Sie nun Ihre Daten über den Button Export jetzt manuell starten.

Urlaub_2.png

 

Weiterverarbeitung der Exportdatei (Beispiel 2)

Sie können die Daten nun herunterladen und in einem Tabellenprogramm (bspw. MS Excel, OpenOffice Calc) weiter verarbeiten. Um aus den exportierten Daten den Urlaubsübertrag eines jeden Mitarbeiters zu berechnen, gehen Sie wie folgt vor:

Abwesenheit Anspruch

Abwesenheit Übertrag aus Vorjahr

Abwesenheit Verfallene Tage aus Übertrag

- Abwesenheit genommene Tage im laufenden Jahr

- Abwesenheit geplante Tage im laufenden Jahr 

= Abwesenheit Übertrag ins Folgejahr

 

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