Dieser Artikel erläutert, wie Sie in Personio eine langfristige Auszeit für einen Mitarbeiter planen. Eine langfristige Auszeit ist eine formelle, längere Abwesenheit, während der ein Mitarbeiter weiterhin angestellt bleibt, aber vorübergehend seine Aufgaben ruhen lässt. Beispiele hierfür sind Elternzeit, Sabbaticals und längere Krankenstände. Im Gegensatz zu regulären Abwesenheiten kann eine langfristige Auszeit Auswirkungen auf weitergehende HR-Prozesse haben. Sie kann sich beispielsweise auf die Vergütung, den Beschäftigungsstatus und den Anspruch eines Mitarbeiters auf andere Arten bezahlter Abwesenheit auswirken.

In Personio verwalten Sie langfristige Auszeiten wie jede andere Abwesenheit. Die Regeln für langfristige Auszeiten werden jedoch auf Richtlinienebene für jede relevante Abwesenheitsart konfiguriert. Bei einer Abwesenheitsart wie „Elternzeit“ oder „Sabbatical“ können Sie beispielsweise die nachgelagerten Auswirkungen konfigurieren, etwa die Aussetzung der Vergütung, die Änderung des Mitarbeitendenstatus zu Auszeit oder die Reduzierung des Anspruch auf bezahlte Abwesenheit. Personio wendet diese Regeln automatisch an, wenn Sie eine entsprechende langfristige Auszeit genehmigen.

Wenn Sie stattdessen Mutterschutz planen möchten, gehen Sie wie folgt vor. Sie können für Mutterschutz weiterhin eine Abwesenheitsrichtlinie nutzen, um Regelungen für langfristige Auszeiten anzuwenden, z. B. die anteilige Berechnung der Vergütung, Statusänderungen oder Anpassungen der Anspruchs. Allerdings müssen Sie den Zeitraum für den Mutterschutz selbst über den Prozess Kind hinzufügen im Profil der Mitarbeiterin planen.

Bevor Sie beginnen

• Es muss eine Abwesenheitsart für langfristige Auszeiten eingerichtet sein, beispielsweise für Elternzeit, Sabbaticals oder längere Krankenstände.
• Für diese Abwesenheitsart muss dem Mitarbeiter eine Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen sein. Ohne eine Richtlinie wird die Abwesenheitsart nicht im Dropdown-Menü angezeigt. Sie müssen außerdem eine Abwesenheitsrichtlinie hinzufügen, um Abwesenheitszeiträume hinzuzufügen oder zu bearbeiten.
• Soll sich die Auszeit automatisch auf die Vergütung, den Mitarbeitendenstatus oder weitere Ansprüche auf bezahlte Abwesenheit auswirken, müssen Sie zunächst die entsprechenden Regeln für langfristige Auszeiten zur Abwesenheitsrichtlinie hinzufügen. Wenn die Richtlinie bereits Mitarbeitenden zugewiesen ist, können Sie sie bearbeiten, um diese Regeln für bevorstehende Auszeiten hinzufügen.

Zugriffsrechte

Um die Schritte in diesem Artikel ausführen zu können, benötigen Sie die folgenden Berechtigungen.

• Um eine langfristige Auszeit im Namen eines Mitarbeiters zu planen oder zu verwalten, benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für Personaldaten > Abwesenheit für die entsprechende Abwesenheitsart.
• Wenn Sie auch die Regeln für langfristige Auszeiten in der Abwesenheitsrichtlinie konfigurieren oder bearbeiten müssen, benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für Account-Konfiguration > Abwesenheit.

Um selbst langfristige Auszeiten zu beantragen, benötigen Mitarbeitende mindestens die Berechtigung Vorschläge für die relevante Abwesenheitsart.

Auswirkungen langfristiger Auszeiten auf Abwesenheitsrichtlinien

Abwesenheitsarten mit Bezug zu langfristigen Auszeiten können zum Beispiel Elternzeit, Sabbatical oder Mutterschutz sein. Für diese Abwesenheitsarten können Sie in jeder relevanten Abwesenheitsrichtlinie Regeln speziell für langfristige Auszeiten konfigurieren. Diese Regeln wirken sich auf die anteilige Berechnung der Vergütung, den Mitarbeitendenstatus und bezahlte Abwesenheiten aus. Beispielsweise können Sie den Status eines Mitarbeiters nach einer bestimmten Anzahl von Tagen auf Auszeit setzen. Für Abwesenheitsarten, die nicht mit langfristigen Auszeiten zusammenhängen, z. B. bezahlter Urlaub, empfehlen wir, diese Einstellungen deaktiviert zu lassen.

Falls Sie dies noch nicht getan haben, informieren Sie sich darüber, wie Sie Regeln für langfristige Auszeiten zu Abwesenheitsrichtlinien hinzufügen, und machen Sie sich mit den nachgelagerten Auswirkungen vertraut. Sie müssen diese Regeln nur einmal in jeder relevanten Abwesenheitsrichtlinie konfigurieren. Anschließend gelten sie automatisch für jeden qualifizierenden Abwesenheitszeitraum für Mitarbeitende, die unter diese Richtlinie fallen. Die Regeln kommen beispielsweise dann zur Anwendung, wenn der Zeitraum eine bestimmte Anzahl von Tagen überschreitet.

Wenn Sie für eine Abwesenheitsrichtlinie keine Regeln für langfristige Auszeiten aktivieren, wird bei der Planung einer langfristigen Auszeit lediglich die Abwesenheit selbst erfasst. Das System wendet andere nachgelagerte Auswirkungen nicht automatisch an.

Langfristige Auszeit planen

Um eine langfristige Auszeit für einen Mitarbeiter zu planen, gehen Sie wie folgt vor. Der Vorgang ist derselbe wie bei der Planung eines regulären Abwesenheitszeitraums.

1. Gehen Sie zum Mitarbeitendenprofil > Abwesenheit.
2. Klicken Sie auf Abwesenheit beantragen.
3. Wählen Sie die Abwesenheitsart aus, die Sie für die langfristige Auszeit verwenden.
4. Geben Sie das Startdatum und, falls bekannt, das Enddatum ein.
5. Füllen Sie alle weiteren Pflichtfelder aus, z. B. eine Vertretung oder einen Kommentar.
6. Übermitteln Sie die Anfrage, um den üblichen Workflow zu triggern, oder genehmigen Sie sie sofort.

Je nach den von Ihnen erteilten Berechtigungen können Mitarbeitende selbst langfristige Auszeiten beantragen. Das HR-Management kann sie auch in deren Namen planen.

Sobald Sie den Zeitraum genehmigen , gelten automatisch die Regeln für langfristige Auszeiten der Abwesenheitsrichtlinie (sofern konfiguriert). Sie müssen keine weiteren manuellen Anpassungen an Vergütung, Status oder Anspruch vornehmen.

Langfristige Auszeit bearbeiten oder beenden

Sie können eine langfristige Auszeit auf dieselbe Weise aktualisieren wie jede andere Abwesenheit:

1. Gehen Sie zum Mitarbeitendenprofil > Abwesenheit.
2. Öffnen Sie den Zeitraum der langfristigen Auszeit.
3. Um die Daten zu ändern, bearbeiten Sie direkt das Start- oder Enddatum.
4. Um die langfristige Auszeit vorzeitig zu beenden, ändern Sie das Enddatum auf das neue, frühere Datum.
5. Um sie vollständig zu entfernen, löschen Sie den Abwesenheitszeitraum.

Beachten Sie folgende Punkte in Hinblick auf die Richtlinie: 

• Wenn Sie in der entsprechenden Abwesenheitsrichtlinie Regeln für langfristige Auszeiten konfiguriert haben, wird automatisch eine Neuberechnung mit den aktualisierten Daten durchgeführt.
• Im Allgemeinen gilt für einen Abwesenheitszeitraum die Abwesenheitsrichtlinie, die am Tag des Beginns des Zeitraums zugewiesen wurde. Die Regeln dieser Richtlinie gelten für den gesamten Zeitraum, auch wenn Sie währenddessen eine andere Richtlinie zuweisen. 
• Deshalb sollten Sie, wenn Sie die langfristige Auszeit eines Mitarbeiters aktualisieren, sicherstellen, dass seine zugewiesene Richtlinie den aktualisierten Zeitraum weiterhin vollständig abdeckt. Andernfalls gelten die Regeln für langfristige Auszeiten möglicherweise nicht wie erwartet.

Teilzeitarbeit während der Elternzeit einrichten

Wenn ein Mitarbeiter während seiner Elternzeit in Teilzeit arbeiten möchte, gehen Sie wie folgt vor. Diese Schritte gewährleisten, dass das System Anspruch und Vergütung korrekt berechnet. 

Schritt 1: Ein Teilzeit-Arbeitszeitmodell zuweisen

Falls noch nicht geschehen, erstellen Sie ein Teilzeit-Arbeitszeitmodell für den Mitarbeiter. Um eine korrekte anteilige Berechnung des Abwesenheitsanspruchs zu gewährleisten, konfigurieren Sie die Einstellung Anteilige Berechnung des Abwesenheitsanspruchs basierend auf Arbeitstagen.

Navigieren Sie im Profil des Mitarbeiters zum Reiter Anwesenheiten. Weisen Sie das Teilzeit-Arbeitszeitmodell zu. Legen Sie das Wirksamkeitsdatum auf den Tag fest, an dem der Mitarbeiter seine Teilzeitbeschäftigung aufnimmt.

Schritt 2: Attribut Wochenstunden anpassen

Planen Sie eine Änderung des Attributs Wochenstunden des Mitarbeiters, die an dem Tag wirksam wird, an dem er seine Teilzeitbeschäftigung aufnimmt. Legen Sie den Wert auf die Anzahl der Stunden pro Woche fest, die er in diesem Zeitraum arbeiten möchte. Durch diese Aktualisierung werden Gehalt und FTE-Wert automatisch anteilig berechnet.

Optional: Teilzeit-Elternzeit erfassen und Bericht erstellen

Um die Teilzeit-Elternzeit zu erfassen und einen entsprechenden Bericht zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor. Dadurch können andere Mitarbeitende feststellen, dass sich der Mitarbeiter in Teilzeit-Elternzeit befindet. Außerdem können Sie in Analysen entsprechende Berichte erstellen.

1. Falls Sie dies noch nicht getan haben, erstellen Sie eine separate Abwesenheitsart für Teilzeit-Elternzeit. Wir empfehlen, die Option Sollstunden reduzieren und jede während der Abwesenheit erfasste Zeit als Überstunden zählen? auf Nein festzulegen. Dies trägt dazu bei, dass die Anwesenheits- und Überstundenberechnungen nicht beeinträchtigt werden.
2. Verwenden Sie eine Abwesenheitsrichtlinie, bei der die Einstellungen Anteilige Berechnung, Mitarbeitendenstatus und Auswirkung auf bezahlte Abwesenheit deaktiviert sind. Sie können folgendes Verhalten erwarten:
   • Der Mitarbeitendenstatus bleibt Aktiv. 
   • Das Attribut Wochenstunden berücksichtigt die Gehaltsauswirkung. 
   • Das Arbeitszeitmodell berücksichtigt automatisch die anteilige Berechnung des Anspruchs.
3. Für die Teilzeit-Phase sollte ein separater Abwesenheitszeitraum erstellt werden. Falls der Mitarbeiter zuvor in Vollzeit-Elternzeit war, endet dieser Abwesenheitszeitraum am Tag vor Beginn der Teilzeitbeschäftigung. Erstellen Sie anschließend einen neuen Abwesenheitszeitraum, der am ersten Tag der Teilzeitbeschäftigung beginnt. Dieser neue Zeitraum signalisiert, dass sich der Mitarbeiter in Elternzeit befindet. Dies hat keine Auswirkungen auf Gehalt, Anwesenheiten oder Anspruch.