In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie in Personio eine unbezahlte, langfristige Abwesenheit eines Mitarbeitenden planen können, z. B. eine Elternzeit oder ein Sabbatical. Wenn Sie stattdessen einen Mutterschutz planen möchten, gehen Sie wie folgt vor.
Wenn Sie Abwesenheiten erst nach dem 8. März 2026 implementiert haben, gelten die Informationen in diesem Artikel nicht für Sie. Stattdessen kann jeder Mitarbeiter mit Berechtigungen für Vorschläge nach der Erstellung von Abwesenheitsrichtlinien für die betreffenden Abwesenheitsarten diese beantragen.
Bevor Sie beginnen
- Sie müssen eine Abwesenheitsart für langfristige Auszeit eingerichtet haben. Damit Vergütungen und Abwesenheitsansprüche korrekt berechnet werden, empfehlen wir die Kategorie Unbezahlte Auszeit auszuwählen.
- Dem Mitarbeitenden muss eine Abwesenheitsrichtlinie für die Abwesenheitsart zugewiesen sein, die Sie verwenden möchten. Ohne Richtlinie wird die Abwesenheitsart nicht in der Drop-down-Liste angezeigt, und Sie können keine Änderungen speichern.
Berechtigungen
Um die Schritte in diesem Artikel ausführen zu können, benötigen Sie die folgenden Berechtigungen.
- Personaldaten > Bearbeiten für den Abschnitt mit dem Attribut Status für die Person, für die Sie die Auszeit planen
- Konto-Konfiguration > Lohnbuchhaltung
Auswirkungen der langfristigen Auszeit
Wenn sich ein Mitarbeitender im Langzeiturlaub befindet:
- Ihr Status ändert sich von Aktiv zu Auszeit. Mit Ende der Auszeit ändert sich der Status wieder.
- Die Person erhält keine Benachrichtigungen von Personio.
- Ihre Vergütung und wiederkehrende Vergütung werden pausiert. Wenn das Anfangs- oder Enddatum der Auszeit in der Monatsmitte liegt, wird die Zahlung für diesen Monat anteilig.
- Jede Änderung, die eine Neuberechnung des Überstundenkonto des Mitarbeitenden triggern würde, triggert keine.
- Wenn Sie eine Abwesenheitsart mit länderspezifischen Regeln für Deutschland einplanen, bauen sie für jeden vollen Monat der Auszeit keinen Abwesenheitsanspruch auf.
Auszeit zum Mitarbeitendenprofil hinzufügen
- Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil.
- Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts.
- Klicken Sie auf Arbeitsverhältnis aussetzen.
- Fügen Sie das Start- und Enddatum hinzu, und wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart aus.
- Speichern Sie die Änderungen.
Nachdem Sie die Auszeit gespeichert haben, geschieht Folgendes:
- Der Status des Mitarbeitenden ändert sich während der festgelegten Auszeit automatisch von Aktiv zu Auszeit. Mit Ende der Auszeit ändert sich der Status wieder.
- Details zur Auszeit werden im Mitarbeitendenprofil unter Personalinformationen angezeigt.
- Die Auszeit wird sowohl im Reiter Abwesenheit des Mitarbeitenden als auch im Abwesenheitskalender als Abwesenheit angezeigt.
Auszeit zum Export für die Lohnbuchhaltung hinzufügen
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehalt & Lohnbuchhaltung.
- Fügen Sie unter Attribute und Vergütungsarten im Reiter Personaldaten die folgenden Felder hinzu:
- Beschäftigungsunterbrechung Beginn
- Beschäftigungsunterbrechung Ende
- Beschäftigungsunterbrechung Kommentar
- Bestätigen Sie die Änderungen.
Auszeit bearbeiten oder beenden
Sie können Auszeiten jederzeit aktualisieren:
- Gehen Sie zum gewünschten Mitarbeitendenprofil und klicken Sie auf Informationen > Editieren.
- Suchen Sie das Attribut Status.
- Um die Daten der Auszeit zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stift-Symbol.
- Um die Auszeit vollständig zu entfernen , klicken Sie auf das X.
- Um die Auszeit vorzeitig zu beenden, ändern Sie den Status wieder zu Aktiv. Dadurch wird das Enddatum automatisch angepasst.
- Bestätigen Sie die Änderungen.
Teilzeitarbeit während der Elternzeit einrichten
Sie können Personio verwenden, um den Überblick über Mitarbeitende zu behalten, die während ihrer Elternzeit in Teilzeit arbeiten möchten.
- Wenn Sie für die Person keine Teilzeit-Arbeitszeitmodelle haben, erstellen Sie eines. Stellen Sie sicher, dass die Einstellung zur Berechnung der Abwesenheit bei Teilzeit aktiviert ist.
- Bearbeiten Sie die Auszeit und setzen Sie das Enddatum auf den Tag, an dem der Arbeitnehmer seine Teilzeitarbeit aufnimmt.
- Gehen Sie im Mitarbeitendenprofil auf den Reiter Anwesenheit und weisen Sie das Teilzeit-Arbeitszeitmodell zu.
- Planen Sie eine Änderung für das Attribut Wochenstunden der Person. Dies wirkt sich auf die Vergütung der Person und ihren FTE-Wert aus.