In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie bereits vorhandene Bewerberdaten über den Import einer Excel-Datei oder mittels CV-Parsing in Personio hinterlegen können. Sie haben auch die Möglichkeit, Bewerber manuell in das System einzutragen. Lernen Sie, wie Sie Bewerbungen in das Personio Recruiting-Tool übertragen.
Hinweis: Für den Import von Bewerberdaten benötigen Sie Administratorrechte.
Bulk-Import mittels einer Excel-Vorlage
Über einen Multiupload von bereits vorhandenen Bewerbern können Sie beliebig viele Bewerberdaten über eine Excel-Datei in Personio importieren. Die Bewerberprofile werden nach dem Import automatisch angelegt und den jeweiligen Stellen zugeordnet. Dies erspart Ihnen insbesondere bei großen Datensätzen viel Arbeit und Zeit. Um den Import durchzuführen gehen Sie wie folgt vor.
1. Erfassen von Bewerberdaten in der Excel-Vorlage
Bereiten Sie zunächst Ihre Importdatei wie folgt vor.
- Excel-Download: Bereiten Sie Ihre Daten für den Bewerberdatenimport auf. Nutzen Sie dazu die entsprechende Excel-Vorlage, welche Ihnen auf der rechten Seite zum Download zur Verfügung steht. Eine Zeile entspricht dabei einem Bewerber.
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Datenaufbereitung: Füllen Sie nun bitte die Spalten mit Ihren Bewerberdaten.
▶︎ Pflichtspalten: Vorname, Nachname, E-Mail, Stelle, Status
▶︎ Empfohlene Spalten: Recruiting-Kanal, Bewerbungsdatum [Format: TT.MM.JJJJ], Bewerbertags
▶︎ Optionale Spalten: Absagedatum [Format: TT.MM.JJJJ], Absagegrund, Absagenotiz, Kommentare, Geburtsdatum
Auch können der Excel-Datei weitere flexible Bewerberattribute wie Gehaltsvorstellungen oder das frühestmögliche Eintrittsdatum hinzugefügt werden.
Hinweis: Um diese Bewerberattribute erfolgreich hochladen zu können, müssen sie zunächst in Personio angelegt werden.
- Datencheck: Prüfen Sie Ihre Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Besonders wichtig ist, dass Ihre Bewerberdaten korrekt formatiert sind und genau dieselben Namen enthalten wie in Personio.
2. Import der Excel-Datei in Personio
Nachdem alle Vorbereitungen getroffen wurden, können die Bewerberdaten importiert werden. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Datei hochladen: Laden Sie in Ihrem Personio-Konto in dem Bereich Importe die Datei mit den Bewerberdaten hoch. Wählen Sie als Dateityp Upload von Bewerbungen. Personio unterstützt hierfür Importe im Dateiformat .csv, .xls oder .xlsx. Klicken Sie auf Weiter, um den Import fortzusetzen.
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Spalten konfigurieren: Ordnen Sie im nächsten Schritt die Spalten Ihrer Excel-Datei den entsprechenden in Personio hinterlegten Attributen zu.
Hinweis: Die Wörter Phase und Status werden beide verwendet, um anzugeben in welchem Abschnitt des Bewerbungsverfahrens sich der Bewerber befindet. Beim Hochladen von Bewerberdaten müssen Sie jedoch das Attribut Status auswählen, damit der Upload korrekt funktioniert.
- Vorschau des Imports: Klicken Sie auf Weiter, um in Personio eine Vorschau des Imports anzuzeigen. Wenn Fehlermeldungen angezeigt werden, können Sie den Import einfach abbrechen und die entsprechenden Probleme in der Datei beheben. Klicken Sie dann auf Importieren, um den Datenimport zu starten.
Beim Import Ihrer Daten sind wir Ihnen gerne behilflich. Wenn Sie einen Datenimport planen und unsere Hilfe brauchen, wenden Sie sich an unser Serviceteam über den Bereich Antworten finden; diesen erreichen Sie in Personio über Hilfe > Support und Updates > Antworten finden.
Bulk-Import von Bewerbern mittels CV Parsing
Tipp: Alternativ zur Excel-Vorlage können Sie mittels CV Parsing die Informationen von bis zu 25 Bewerbern gleichzeitig automatisiert aus den Lebensläufen auslesen und so direkt in Personio einpflegen.
Eine ausführliche Anleitung zur manuellen Erstellung eines oder mehrerer Bewerberprofile mithilfe von CV Parsing finden Sie in unserem Help Center im Artikel CV Parsing: Bewerberprofile manuell aus Lebensläufen erstellen.
