In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie einzelnen Mitarbeitenden Onboarding- und Offboarding-Vorlagen zuweisen. Außerdem wird erklärt, wie Sie die Vorlagen, die Sie zugewiesen haben, verwalten können. Onboarding- und Offboarding-Vorlagen werden als Teil von Onboarding- und Offboarding-Workflows erstellt.
Bevor Sie beginnen
Bevor Sie eine Vorlage zuweisen, müssen Sie zunächst einen Onboarding- oder Offboarding-Workflow erstellen.
Eine Onboarding- oder Offboarding-Vorlage zuweisen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Onboarding- oder Offboarding-Vorlage zuzuweisen:
Eine Onboarding-Vorlage zuweisen
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Onboarding-Vorlage zuzuweisen:
- Klicken Sie im Profil des Mitarbeiters auf den Reiter Onboarding.
- Es erscheint eine Liste der von Ihnen erstellten Vorlagen. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie zuweisen möchten.
Es erscheint eine Seite mit allen erforderlichen Onboarding-Schritten. Für jeden Schritt können Sie die verantwortliche Gruppe oder den verantwortlichen Mitarbeiter, die Fälligkeit und den Status sehen.
Wenn Sie eine Vorlage mit E-Mails zuweisen, die zu einem Fälligkeitsdatum versendet werden sollen, prüft Personio, ob das Fälligkeitsdatum verstrichen ist. Ist dies der Fall, versendet Personio diese E-Mails, wenn Sie die Vorlage zuweisen. Sie müssen sie nicht manuell senden.
Eine Offboarding-Vorlage zuweisen
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Offboarding-Vorlage zuzuweisen:
- Beenden Sie zunächst das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters.
- ︎Im Mitarbeitendenprofil erscheint ein neuer Reiter Offboarding.
- Klicken Sie auf den Reiter Offboarding.
- Es erscheint eine Liste der von Ihnen erstellten Vorlagen. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie zuweisen möchten.
Eine Seite mit allen erforderlichen Offboarding-Schritten wird angezeigt. Für jeden Schritt können Sie die verantwortliche Gruppe oder den verantwortlichen Mitarbeiter, die Fälligkeit und den Status sehen.
Tipps:
▶ ︎Sowohl in Onboarding- als auch in Offboarding-Vorlagen gilt: Wenn ein Schritt fett gedruckt ist, ist die nutzende Person, die dies sieht, für die Aufgabe verantwortlich. Die Person kann auch Teil eines Teams oder einer Onboarding-Gruppe sein, der die Aufgabe zugewiesen wurde.
▶ Mitarbeitende können sehen, für welche Schritte sie verantwortlich sind. Mitarbeitende mit Ansichtsberechtigung für die Bereiche Onboarding oder Offboarding sehen auch die Schritte, für die sie nicht verantwortlich sind.
Neue Vorlage zuweisen oder Vorlage entfernen
Sie können eine neue Vorlage zuweisen oder eine Vorlage entfernen. Klicken Sie hierzu im Mitarbeitendenprofil auf den Reiter Onboarding oder Offboarding und wählen Sie unten auf der Seite die gewünschte Option.
Hinweis:
Wenn Sie eine neue Vorlage zuweisen oder eine Vorlage entfernen, werden alle zuvor eingegebenen Informationen aus dem Reiter des Mitarbeiters gelöscht. Oder sehen Sie sich weitere Informationen zum vollständigen Löschen einer Vorlage an.
Benachrichtigungen über Onboarding- und Offboarding-Aufgaben
Mitarbeitende erhalten nur dann Benachrichtigungen über Onboarding- oder Offboarding-Schritte, wenn in ihrem Profil ein Anstell- oder Austrittsdatum angegeben ist. Weitere Informationen zu Benachrichtigungen finden Sie unter Personio Inbox.
Wenn Sie einer Vorlage Schritte hinzufügen, müssen Sie einen Termin dafür festlegen. Der Termin löst Benachrichtigungen wie folgt aus:
- Sieben Tage vor Ablauf des Termins erhalten alle verantwortlichen Mitarbeitenden die Aufgabe in ihrer Personio Inbox und ihrem Startseiten-Widget. Sie erhalten die Benachrichtigung möglicherweise auch per E-Mail, wenn Sie für Ihr Unternehmen E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben.
- Wenn Aufgaben überfällig werden, erhalten die verantwortlichen Mitarbeitenden wöchentliche Erinnerungen in ihrer Inbox. Aufgaben verschwinden aus der Inbox, wenn sie zugewiesen wurden und seit mehr als drei Monaten überfällig sind.
Wann Personio Erinnerungs-E-Mails wegen überfälligem Onboarding versendet
Personio versendet jeden Montag Erinnerungs-E-Mails zum Onboarding. Personio versendet nur dann eine Erinnerungs-E-Mail, wenn der für die Aufgabe zuständige Mitarbeiter mindestens eine anstehende Aufgabe hat. Die E-Mail enthält auch alle überfälligen Aufgaben, die diesem Mitarbeiter zugewiesen wurden. Wenn ein Mitarbeiter keine anstehenden Aufgaben hat, versendet Personio selbst dann keine Erinnerungs-E-Mail, wenn es überfällige Aufgaben gibt.
Das bedeutet, dass Personio keine Erinnerungs-E-Mails mehr an einen Mitarbeiter sendet, wenn dessen Onboarding-Aufgaben alle überfällig geworden sind. Auch an noch nicht abgeschlossene Onboarding-Aufgaben erinnert Personio dann nicht mehr. Die Aufgaben erscheinen weiterhin in der Personio Inbox des Mitarbeiters.
Status eines Onboarding- oder Offboarding-Schritts aktualisieren
Mitarbeitende müssen die Schritte einer Onboarding- oder Offboarding-Vorlage, für die sie verantwortlich sind, abschließen. Sie können den oder die Schritte, für die sie verantwortlich sind, ansehen, indem sie in ihrer Inbox oder dem Startseiten-Widget auf die Benachrichtigung klicken. Dadurch wird der entsprechende Reiter Onboarding oder Offboarding geöffnet. ▶ Mitarbeitenden werden Schritte, für die sie verantwortlich sind, fett hervorgehoben.
Mitarbeitende können den Status eines Schritts wie folgt aktualisieren.
Im Schritt selbst
Sobald die in einem Onboarding- oder Offboarding-Schritt beschriebenen Aufgaben abgeschlossen sind, kann der verantwortliche Mitarbeiter den Status des Schritts aktualisieren, indem er auf die Schaltfläche Als abgeschlossen markieren klickt.
Im Onboarding- oder Offboarding-Reiter
Nur Mitarbeitende mit Bearbeitungsberechtigung für die Bereiche Onboarding und Offboarding können den Status der Schritte direkt im jeweiligen Reiter Onboarding oder Offboarding anpassen.
Im Reiter Onboarding oder Offboarding sehen Sie die Liste der Schritte, die in der zugewiesenen Vorlage enthalten sind. Jeder Schritt hat einen eigenen Status. Die folgenden vier Status sind verfügbar:
- Rot: Ausstehend und verspätet
- Orange: Ausstehend und im Zeitplan
- Grau: Der Schritt ist nicht erforderlich und wird übersprungen.
- Grün: Vollendet
Um eine Onboarding-Aufgabe abzuschließen, können Mitarbeitende unabhängig von ihren üblichen Zugriffsberechtigungen auf die Kopfzeile des Mitarbeitendenprofils aller Mitarbeitenden zugreifen, für die ihnen eine Onboarding-Aufgabe zugewiesen wurde.
Tipp:
Onboarding- und Offboarding-Schritte können beliebig oft gespeichert werden, bis der gesamte Prozess abgeschlossen ist. Beachten Sie jedoch, dass Schritte nicht mehr bearbeitet werden können, sobald sie als abgeschlossen markiert wurden.
Onboarding und Offboarding vom Bereich Automatisierungen aus durchführen
Im Bereich Automatisierungen können Sie sich einen Überblick über die Onboarding- und Offboarding-Prozesse Ihrer Mitarbeitenden verschaffen. Sie können den Onboarding- oder Offboarding-Prozess eines Mitarbeiters auch manuell abschließen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Automatisierungen.
- Klicken Sie im Onboarding- oder Offboarding- Widget auf den Link, um alle Mitarbeitenden im Onboarding oder Offboarding anzuzeigen.
- Markieren Sie das Kästchen links neben dem Namen des entsprechenden Mitarbeiters.
- Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Aktionen mit drei Punkten.
- Wählen Sie die Option zum Abschließen des Onboarding- bzw. Offboarding-Prozesses.