Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Onboarding- und Offboarding-Vorlagen einzelnen Mitarbeitenden zuweisen. Außerdem wird erklärt, wie Sie die von Ihnen zugewiesenen Vorlagen verwalten. Onboarding- und Offboarding-Vorlagen werden als Teil von Onboarding- und Offboarding-Workflows erstellt.
Voraussetzungen
Bevor Sie eine Vorlage zuweisen, müssen Sie zunächst einen Onboarding- oder Offboarding-Workflow erstellen.
Onboarding- und Offboarding-Vorlagen zuweisen
Im Folgenden werden die Schritte zum Zuweisen einer Vorlage im On- oder Offboarding beschrieben.
Onboarding-Vorlage zuweisen
Um eine Onboarding-Vorlage zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie im Mitarbeitendenprofil auf den Reiter Onboarding.
- Es erscheint eine Liste der von Ihnen angelegten Vorlagen. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie zuweisen möchten.
Es erscheint eine Seite mit allen erforderlichen Onboarding-Schritten. Für jeden Schritt können Sie die verantwortliche Gruppe oder mitarbeitende Person sehen, die Fälligkeit und den Status.
Offboarding-Vorlage zuweisen
Führen Sie die folgenden Schritte zum Zuweisen einer Offboarding-Vorlage aus:
- Um eine Offboarding-Vorlage zuzuweisen, müssen Sie zunächst das Arbeitsverhältnis der mitarbeitenden Person beenden.
▶︎ Gehen Sie zum Mitarbeitendenprofil und klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts.
▶︎ Wählen Sie Arbeitsverhältnis beenden.
▶︎ In ihrem Profil erscheint ein neuer Reiter Offboarding. - Klicken Sie auf den Reiter Offboarding.
- Es erscheint eine Liste der von Ihnen angelegten Vorlagen. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie zuweisen möchten.
Es erscheint eine Seite mit allen erforderlichen Offboarding-Schritten. Für jeden Schritt können Sie die verantwortliche Gruppe oder mitarbeitende Person sehen, die Fälligkeit und den Status.
Tipps
▶︎ Ist ein Schritt (sowohl in Onboarding als auch in Offboarding-Vorlagen) fett formatiert, dann ist die aktuelle betrachtende Person für diese Aufgabe verantwortlich. Eventuell ist sie auch Teil eines dem Schritt zugewiesenen Teams oder einer Onboarding-Gruppe.
▶︎ Mitarbeitende können die Schritte sehen, für die sie verantwortlich sind. Mitarbeitende mit Ansichtsrechten für die Bereiche Onboarding oder Offboarding sehen auch die Schritte, für die sie nicht verantwortlich sind.
Neue Vorlage zuweisen oder Vorlage entfernen
Sie können eine neue Vorlage zuweisen oder eine Vorlage entfernen. Klicken Sie hierzu im Mitarbeitendenprofil auf den Reiter Onboarding oder Offboarding und wählen Sie unten auf der Seite die gewünschte Option.
Hinweis
Wenn Sie eine neue Vorlage zuweisen oder eine Vorlage entfernen, werden alle bisher eingegebenen Informationen gelöscht.
Benachrichtigungen über Onboarding- und Offboarding-Aufgaben
Mitarbeitende erhalten nur dann Benachrichtigungen über Onboarding oder Offboarding-Schritte, wenn in ihrem Profil ein Anstell- bzw. Austrittsdatum eingegeben ist. Weitere Informationen zu Benachrichtigungen finden Sie in unserem Artikel über Benachrichtigungen und Aufgaben in der Personalverwaltung.
Wenn Sie einer Vorlage Schritte hinzufügen, müssen Sie einen Termin für die Fälligkeit setzen. Der Termin löst Benachrichtigungen wie folgt aus:
- Sieben Tage vor dem Termin erhalten alle zuständigen Mitarbeitenden in ihrer Personio-Inbox eine Aufgabe. Möglicherweise erhalten sie die Benachrichtigung auch per E-Mail, sofern Sie E-Mail-Benachrichtigungen für Ihr Unternehmen aktiviert haben.
- Werden Aufgaben überfällig, so werden die Verantwortlichen wöchentlich in ihrer Inbox erinnert.
Status eines Onboarding- oder Offboarding-Schritts aktualisieren
Mitarbeitende müssen die Schritte einer Onboarding- oder Offboarding-Vorlage, für die sie verantwortlich sind, erledigen. Sie können die Schritte, die ihnen zugewiesen sind, anzeigen, indem sie die Benachrichtigung in ihrer Inbox anklicken. Dadurch wird der entsprechende Reiter, Onboarding bzw. Offboarding, geöffnet. Die Mitarbeitenden sehen dann die Schritte, für die sie verantwortlich sind, in Fettschrift.
Mitarbeitende können den Status eines Schritts wie folgt aktualisieren.
Innerhalb des Schritts
Sobald eine im Onboarding- oder Offboarding-Schritt angelegte Aufgabe erledigt ist, kann die verantwortliche Person deren Status über den grünen Button Als erledigt markieren aktualisieren.
Im Onboarding- oder Offboarding-Reiter
Nur Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für die Bereiche Onboarding bzw. Offboarding können den Status von Schritten direkt im entsprechenden Reiter Onboarding oder Offboarding anpassen.
Unter dem Reiter Onboarding bzw. Offboarding sehen Sie die Liste der Schritte, die in der zugewiesenen Vorlage enthalten sind. Jeder Schritt hat seinen eigenen Status. Folgende vier Status können verfügbar sein:
- Rot: Offen und verspätet
- Orange: Offen und planmäßig
- Grau: Der Schritt ist nicht erforderlich und wird übersprungen
- Grün: Erledigt
Um eine Onboarding-Aufgabe abzuschließen, können Mitarbeitende unabhängig von ihren üblichen Zugriffsberechtigungen auf die Kopfzeile des Mitarbeitendenprofils aller Mitarbeitenden zugreifen, für die ihnen eine Onboarding-Aufgabe zugewiesen ist.
Tipp:
Onboarding- und Offboarding-Schritte können beliebig oft zwischengespeichert werden, bis der Prozess vollständig abgeschlossen ist. Beachten Sie jedoch, dass ein Schritt, der als erledigt markiert wurde, nicht mehr bearbeitet werden kann.
Onboarding und Offboarding vom Bereich Automatisierungen aus durchführen
Im Bereich Automatisierungen können Sie sich einen Überblick über die On- und Offboarding-Prozesse Ihrer Mitarbeitenden verschaffen. Sie können den Onboarding- oder Offboarding-Prozess für Mitarbeitende auch manuell abschließen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Gehen Sie zum Bereich Automatisierungen.
- Klicken Sie im Onboarding- bzw. Offboarding-Widget auf den Link zum Anzeigen aller Mitarbeitenden im On- oder Offboarding.
- Wählen Sie das Kästchen links neben dem Namen der mitarbeitenden Person.
- Klicken Sie rechts oben auf das Dropdown-Menü Aktionen.
- Wählen Sie die Option zum Abschließen des Onboarding- bzw. Offboarding-Prozesses.