Onboarding-Vorlagen zuweisen und verwalten

 

 

Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können nun alle Ihre Workflows vom Workflow Hub aus erstellen und kontrollieren.

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Onboarding-Vorlagen einzelnen Mitarbeitern zuweisen und anschließend verwalten.

Sie müssen zunächst Onboarding-Vorlagen erstellen, um sie zuweisen zu können.

 

Onboarding-Vorlage zuweisen

  1. Navigieren Sie im Profil des Mitarbeiters zum Reiter Onboarding.
  2. Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie dem Mitarbeiter zuweisen möchten.

    onboarding-process-assign_de.png

  3. Die Liste aller erforderlichen Onboarding-Schritte wird zusammen mit den entsprechenden Fristen und Status angezeigt.

    onboarding-process-onboarding-steps_de.png

    Hinweis
    Einige Aufgaben werden fett gedruckt angezeigt. Dies zeigt an, dass der aktuelle Betrachter als Mitarbeiter zugewiesen wurde, der für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist (oder zu einem Team gehört, das als verantwortlich festgelegt wurde). In diesem Beispiel gehört der Betrachter sowohl der IT-Abteilung als auch der HR-Abteilung an.

  4. Sobald Sie einem Mitarbeiter eine Onboarding-Vorlage zugewiesen haben, erhält der Mitarbeiter Benachrichtigungen über ausstehende Aufgaben (siehe Benachrichtigungen über Onboarding-To-dos).

Mitarbeiter benötigen keine Zugriffsrechte, um eigene Onboarding-Schritte sehen zu können. Wenn Mitarbeiter über Ansichtsrechte für den Bereich Onboarding verfügen, sehen sie alle Schritte ihres Onboarding angezeigt, einschließlich der Schritte, für die sie nicht verantwortlich sind.

 

Neue Onboarding-Vorlage zuweisen oder löschen

Neue Vorlage zuweisen:

  1. Navigieren Sie im Profil des Mitarbeiters zum Reiter Onboarding.
  2. Scrollen Sie nach unten bis zum Ende der Seite.
  3. Klicken Sie auf Neue Onboarding-Vorlage zuweisen.

Aktuell verwendete Vorlage löschen:

  1. Navigieren Sie im Profil des Mitarbeiters zum Reiter Onboarding.
  2. Scrollen Sie nach unten bis zum Ende der Seite.
  3. Klicken Sie auf Onboarding-Vorlage entfernen.

Wenn Sie eine neuen Vorlage löschen oder zuweisen, werden der Status und die gespeicherten Informationen gelöscht und können nicht mehr abgerufen werden.

onboarding-process-assign-template_de.png

 

Benachrichtigungen über Onboarding ToDos

Alle für den betreffenden Onboarding-Schritt verantwortlichen Mitarbeiter erhalten sieben Tage vor Ablauf der Frist die erste Benachrichtigungs-E-Mail sowie einen entsprechenden Eintrag im Aufgaben-Widget ihres Personio-Dashboards sowie in der Inbox. Zwei Tage vor Ablauf der Fälligkeit wird eine weitere E-Mail-Erinnerung aus Personio versendet. An überfällige Onboarding To-dos werden die Verantwortlichen durch tägliche E-Mail-Benachrichtigungen erinnert. Weitere Informationen zu Erinnerungen an Onboarding-Aufgaben finden Sie in unserem Artikel Benachrichtigungen und Aufgaben in der Personalverwaltung.

 

Onboarding-Vorlage verwalten

Die Mitarbeiter können die Schritte der Onboarding-Vorlage durchführen, für die sie verantwortlich sind. Wurde der Onboarding-Schritt bearbeitet, kann er anschließend über den grünen Button Als erledigt markiert werden.

onboarding-process-task-completed_de.png

Folgende vier Status können in der Onboarding-Liste erscheinen: 

  • Rot: Offen und verspätet 
  • Gelb: Offen und im Zeitplan
  • Grau: Der Schritt ist nicht erforderlich und wird übersprungen/ignoriert
  • Grün: Erledigt 

Onboarding-Schritte können beliebig oft zwischengespeichert werden. Beachten Sie jedoch, dass ein Schritt im Status Erledigt innerhalb der Onboarding-Vorlage nachträglich nicht mehr bearbeitet werden kann.

onboarding-process-status_de.png

Mitarbeiter mit der Berechtigung Bearbeiten für den Bereich Onboarding können mit Klick auf den Status einzelne Schritte als Übersprungen oder Erledigt markieren.

onboarding-process-update-status_de.png

 

Onboarding-Prozesse abschließen

Jeder einzelne Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, seine eigenen Aufgaben zu erledigen. Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht als erledigt markiert haben, können Sie ihr Onboarding als erledigt kennzeichnen:

  1.  Klicken Sie im Workflow Hub auf Alle Onboarding-Mitarbeiter anzeigen.
  2. In der Spalte Onboarding-Status wird pro Mitarbeiter der aktuelle Prozessfortschritt angezeigt
  3. Wählen Sie das Kästchen links neben dem Namen des entsprechenden Mitarbeiters.
  4. Klicken Sie auf Aktionen.
  5. Klicken Sie auf Onboarding Prozess abschließenworkflow_hub-onboarding-see-employees-bulk-select-complete-process_en-us.png.

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