Onboarding-Prozesse zuweisen und verwalten

 

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Onboarding-Vorlagen den einzelnen Mitarbeitern zuweisen und anschließend verwalten.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mitarbeiter per Voreinstellung die Berechtigung haben, Mitarbeiterprofile im Status Onboarding einzusehen. Um Kollegen mit diesem Status in der Suchleiste oder in der Mitarbeiterliste finden zu können, muss der entsprechende Mitarbeiter mindestens Ansichtsrecht auf die Sektionen Öffentliches Profil und Personalinformationen innehaben. Mehr dazu, wie Sie Zugriffsrechte vergeben, erfahren Sie in diesem Artikel

 

Onboarding-Vorlage zuweisen

Navigieren Sie im Profil des entsprechenden Mitarbeiters auf den Reiter Onboarding und wählen Sie eine der angezeigten, zuvor von Ihnen angelegten Onboarding-Vorlagen aus.

onboarding-process-assign_de.png

Nach dem Zuweisen der Vorlage erscheint eine Liste aller nötigen Onboarding-Schritte mit der jeweiligen Frist sowie einem Status. Sollen die Mitarbeiter nur ihre eigenen Schritte angezeigt bekommen, darf für das Zugriffsrecht Ansicht in der Sektion Onboarding kein Häkchen gesetzt werden. Weitere Informationen zu den Zugriffsrechten finden Sie hier.

onboarding-process-onboarding-steps_de.png

Achten Sie darauf, dass ab Zuweisung einer Onboarding-Vorlage Benachrichtigungen bezüglich der ausstehenden Aufgaben an die entsprechenden Mitarbeiter geschickt werden (siehe Benachrichtigungen über Onboarding ToDos).

Beachten Sie bitte, dass beim Löschen oder Neuzuweisen einer Vorlage der Status und Informationen aus der bisherigen Vorlage gelöscht werden.

onboarding-process-assign-template_de.png

 

Benachrichtigungen über Onboarding ToDos

Alle für einen Onboarding-Schritt verantwortlichen Mitarbeiter erhalten sieben Tage vor Ablauf der Frist die erste Benachrichtigungs-E-Mail sowie einen entsprechenden Eintrag in den ToDos ihres Personio-Homebereichs. Zwei Tage vor Ablauf der Frist wird eine weitere Benachrichtigung aus Personio versendet. An überfällige Onboarding ToDos werden die Verantwortlichen durch tägliche E-Mail-Benachrichtigungen erinnert.

onboarding-process-onboarding-tasks_de.png

 

Onboarding-Vorlage verwalten

Die Mitarbeiter können die Schritte der Onboarding-Vorlage durchführen, für die sie verantwortlich sind. Wurde der Onboarding-Schritt bearbeitet, kann er anschließend über den grünen Button Als erledigt markiert werden.

onboarding-process-task-completed_de.png

Folgende vier Status können in der Onboarding-Liste erscheinen: 

  • Rot: Offen und verspätet 
  • Gelb: Offen und im Zeitplan
  • Grau: Der Schritt ist nicht erforderlich und wird übersprungen/ignoriert
  • Grün: Erledigt 

Onboarding-Schritte können beliebig oft zwischengespeichert werden. Beachten Sie jedoch, dass ein Schritt im Status Erledigt innerhalb der Onboarding-Vorlage nachträglich nicht mehr bearbeitet werden kann.

onboarding-process-status_de.png

Mitarbeiter mit der Berechtigung Bearbeiten für die Sektion Onboarding können mit Klick auf den Status einzelne Schritte als Übersprungen oder Erledigt markieren.

onboarding-process-update-status_de.png

 

Onboarding-Prozesse abschließen

Nutzer, die mindestens Ansichtsrecht auf den Onboarding-Bereich haben, erhalten auf dem Dashboard die Information, wie viele zuständige Mitarbeiter gerade einen Onboarding-Prozess durchlaufen. Wenn Sie mit der Maus auf einen der Mitarbeiter navigieren, wird zusätzlich angezeigt, zu wie viel Prozent der Prozess abgeschlossen ist.

Mit Klick auf den Bereich öffnet sich eine Liste mit den betroffenen Mitarbeitern. In der Spalte Onboarding-Status wird pro Mitarbeiter nochmals der aktuelle Prozessfortschritt angezeigt.  Über die Aktion Onboarding-Prozess abschließen können Sie mittels Masseneditierung die offenen Ein- oder Austrittsprozesse derjenigen Mitarbeiter schließen, die z. B. schon über einen längeren Zeitraum offene To-dos haben und ihr Onboarding nie komplett im Profil beendet haben.

onboarding-process-dashboard_de.gif 

In der Mitarbeiterliste können Sie sich einen umfassenden Überblick über den aktuellen Onboarding-Fortschritt Ihrer Mitarbeiter anzeigen lassen. Navigieren Sie dazu zunächst auf das Steuerungsfeld rechts oben mit den drei Punkten, klicken Sie anschließend auf Spalten anpassen und wählen Sie das Attribut Onboarding-Status aus.

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