In dit artikel wordt uitgelegd hoe je eenmalige en terugkerende herinneringen in Personio instelt om je aan belangrijke gebeurtenissen te herinneren.

Wat zijn herinneringen in Personio? 

In Personio worden herinneringen weergegeven in de Inbox. Je kunt herinneringen instellen voor medewerkersrollen om een bepaalde groep medewerkers aan een gebeurtenis te herinneren.

Je kunt herinneringsworkflows aanmaken voor de volgende gebeurtenissen, die al in het systeem zijn ingesteld:

• Einde van de proeftijd
• Aanstellingsdatum
• Laatste werkdag
• Einde contract
• Beëindigingsdatum
• Laatste salariswijziging
• Volgende afwezigheid
• Verjaardag
• Vervaldatum visum

Tip: Je kunt ook een herinneringsworkflow aanmaken voor zelfgemaakte attributen van het type Datum.

Waar kan ik de herinneringen zien?

Personio geeft standaard herinneringen weer in de Inbox, die altijd toegankelijk is via de tool in de rechterbovenhoek. Op het ingestelde tijdstip verschijnt de relevante triggergebeurtenis in de Inbox van alle medewerkers die zijn ingesteld als ontvanger van de herinnering. Je kunt daarnaast ook een notificatie laten versturen per e-mail.

Tip: Lees voor meer informatie over taken en notificaties in de Inbox ons artikel Globaal taakbeheer.

Een herinneringsworkflow aanmaken in de instellingen

1. Ga naar Instellingen > ORGANISATIE EN MEDEWERKERS > Medewerkersrollen.
2. Selecteer onder Rollen een rol en klik op Herinneringen.
3. Klik op Herinneringsworkflow toevoegen.
4. Selecteer in de vervolgkeuzelijst naast Herinner de medewerkersrol die de herinnering moet ontvangen.
5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst naast aan de triggergebeurtenis. Dit is de gebeurtenis waaraan de ontvangers herinnerd zullen worden.
6. Selecteer in de vervolgkeuzelijst naast van de medewerkers die worden getoond aan de ontvangers van de herinnering. 
   

   De volgende opties zijn beschikbaar om verschillende groepen medewerkers te onderscheiden:

   Groep	Beschrijving
   Alle medewerkers	Alle actieve medewerkers in Personio.
   Mijn ondergeschikten	Alle medewerkers van wie de directe of indirecte leidinggevende een medewerker is met de relevante rol.
   Mijn directe ondergeschikten	Alle medewerkers van wie de directe leidinggevende een medewerker is met de relevante rol.
   Specifieke medewerkers	Een specifieke groep, gedefinieerd door een filterset voor elk attribuut van het type 'Lijst met opties'. Als de optie Eigen wordt gekozen, ontvangen medewerkers herinneringen voor andere medewerkers met dezelfde optie voor het attribuut. Als bijvoorbeeld de filter 'Dochteronderneming is gelijk aan Eigen' is, ontvangt de medewerker herinneringen voor andere medewerkers van dezelfde dochteronderneming.

7. Geef aan wanneer je de herinnering wilt laten versturen. (Hoeveel dagen/weken voor/na de triggergebeurtenis moet de herinnering worden verstuurd?)
   

   
   Herinneringen worden volgens de volgende logica in de Inbox weergegeven:
   ▶︎ Herinneringen die zijn ingepland om vóór of op dezelfde dag als een gebeurtenis te worden verzonden, blijven in de Inbox tot één dag na de gebeurtenis.
   ▶︎ Herinneringen die zijn ingepland om na een gebeurtenis te worden verzonden, worden een week na de datum waarop ze voor het eerst werden weergegeven automatisch uit de Inbox verwijderd.
   Als je niet wilt dat een herinnering na de bovenstaande periodes automatisch uit de Inbox wordt verwijderd, markeer de herinnering dan als een Notificatie die niet vervalt. Deze notificaties worden weergegeven totdat ze actief worden bevestigd door de betreffende gebruiker.

8. Selecteer of je wilt dat de herinnering de vorm aanneemt van een Notificatie die automatisch vervalt of een Notificatie die niet vervalt.
9. Vink het selectievakje naast Frequentie aan als je de herinnering elk jaar wilt herhalen. 
10. Voeg een notitie toe die zal worden getoond aan de ontvangers van de herinnering.
11. Klik op Toevoegen.

Je herinneringsworkflows beheren

Een herinneringsworkflow bewerken

1. Ga naar Instellingen > ORGANISATIE EN MEDEWERKERS > Medewerkersrollen.
2. Selecteer een rol en klik op Herinneringen.
3. Klik naast de workflow die je wilt bewerken op .
4. Breng de gewenste wijzigingen aan.
5. Klik op Bewerken.

Een herinneringsworkflow verwijderen

1. Ga naar Instellingen > ORGANISATIE EN MEDEWERKERS > Medewerkersrollen.
2. Selecteer een rol en klik op Herinneringen.
3. Klik naast de workflow die je wilt verwijderen op .
4. Klik in het bevestigingsvenster op Verwijderen.

Persoonlijke herinneringen aanmaken

Medewerkers kunnen persoonlijke herinneringen aanmaken via Persoonlijke instellingen > Herinneringen:

Als je een persoonlijke herinnering toevoegt voor een attribuut dat van toepassing is op Alle medewerkers, ontvang je alleen een herinnering voor de medewerkers van wie je de gegevens mag bekijken of bewerken. In het onderstaande voorbeeld wordt de voorbeeldmedewerker alleen herinnerd aan de Laatste werkdag van de medewerkers voor wie hij weergave- en/of bewerkingsrechten heeft voor de sectie HR-informatie, waar het attribuut zich bevindt. Lees ons artikel Algemene toegangsrechten voor meer informatie over het configureren van relevante toegangsrechten.

In de persoonlijke instellingen worden niet alleen persoonlijke herinneringen weergegeven, maar ook alle herinneringen voor rollen die van toepassing zijn op de betreffende medewerker:

Herinneringen gekoppeld aan specifieke medewerkers

Als je een herinnering aan een specifieke medewerker wilt koppelen, ga je naar het medewerkersprofiel, klik je op het pictogram met de drie puntjes en klik je op de optie Herinnering instellen. Hiermee kun je individuele herinneringen instellen voor een willekeurige datum, zonder naar een attribuut te verwijzen.

Let op:
Om de optie Herinnering instellen te zien, moeten medewerkers voorstelrechten krijgen voor het gedeelte Notities en weergaverechten voor het gedeelte Accounts beheren via Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen > Toegangsrechten.