En este artículo te explicamos cómo configurar recordatorios puntuales y recurrentes en Personio para realizar un seguimiento de los eventos más importantes. Los recordatorios son notificaciones que se muestran en la bandeja de entrada. Puedes crear:
- Recordatorios para roles específicos, para cualquier empleado con un rol específico
- Recordatorios para ti
- Recordatorios para otros empleados específicos
Puede crear workflows de recordatorios para cualquiera de los siguientes eventos, que ya están configurados en el sistema:
- Cumpleaños
- Finalización de contrato
- Fecha de contratación
- Último día de trabajo
- Último cambio salarial
- Próxima ausencia
- Final del periodo de prueba
- Fecha de rescisión
- Fecha de vencimiento del visado
También puedes crear un workflow de recordatorio desencadenado por cualquier atributo personalizado del tipo Fecha.
Antes de empezar
- Para que los empleados puedan crear recordatorios, otórgales permisos de edición para Datos de personal > Notas del empleado.
- Los empleados con un rol específico solo pueden recibir recordatorios de atributos para los que tienen al menos permisos de visualización.
Crear recordatorios para roles específicos
Para crear un recordatorio para un rol específico de empleado, siga los pasos a continuación.
- Ve a Automatizaciones y haz clic en la pestaña Recordatorios.
- Haz clic en Crear recordatorio.
- Escoge el rol al que deseas enviar la notificación.
- Selecciona el evento desencadenante, es decir, la fecha en la que se basa el recordatorio, en el menú desplegable Vista general. Puede tratarse de cualquier fecha en Personio, como la fecha de nacimiento, la fecha de contratación, la fecha de finalización del contrato, etc.
- Escoge a qué empleados tiene que referirse el recordatorio:
- Todos los empleados. Todos los empleados activos en Personio.
- Mis subordinados. Todos los empleados cuyo superior directo o indirecto ocupe el rol seleccionado.
- Mis subordinados directos. Los empleados cuyo superior directo ocupa el rol escogido.
- Personalizado. Un grupo concreto definido mediante filtros (por ejemplo, una entidad legal concreta). Si seleccionas propio, cada miembro del rol solo recibirá recordatorios sobre los empleados que coincidan con el valor propio del miembro del rol para ese filtro (por ejemplo, la misma entidad legal).
- Escoge cuántos días o semanas antes o después de la fecha desencadenante se tiene que enviar el recordatorio.
- Selecciona si el recordatorio tiene que vencer automática o manualmente.
- Opcional: Marca la casilla “Repetir cada año” para enviar el recordatorio anualmente.
- Opcional: Añade una descripción para los destinatarios.
- Haz clic en Guardar.
Gestionar recordatorios para roles específicos
Editar un recordatorio para un rol
Para editar un recordatorio para un rol específico ya configurado, siga estos pasos:
- Ve a Automatizaciones y haz clic en la pestaña Recordatorios.
- Selecciona el rol en el menú desplegable. Aparecen los recordatorios creados para ese rol.
- Haz clic en el recordatorio para editarlo.
- Haz todos los cambios necesarios en el recordatorio y, a continuación, haz clic en Guardar.
Eliminar un recordatorio para un rol
Para eliminar un recordatorio específico de un rol, sigue estos pasos:
- Ve a Automatizaciones y haz clic en la pestaña Recordatorios.
- Selecciona el rol en el menú desplegable. Aparecen los recordatorios creados para ese rol.
- Busca el recordatorio que quieras eliminar y haz clic en el icono de tres puntos > Eliminar recordatorio.
- Confirma la eliminación.
Crea recordatorios para ti
Puedes crear recordatorios para ti mismo sobre eventos que ocurren para otros grupos de empleados. Sigue estos pasos:
- Haz clic en tu nombre, en la esquina inferior izquierda.
- Haz clic en Ajustes personales. Haz clic en Recordatorios.
- Haga clic en Añadir un recordatorio personal.
- Rellene la información en el cajón como lo haría para un recordatorio para un rol específico.
- Haz clic en Crear.
Tenga en cuenta que, cuando cree un recordatorio personal para un atributo que se aplica a todos los empleados, solo recibirá un recordatorio para los empleados a cuya información esté autorizado a acceder.
Para saber cómo configurar los permisos pertinentes, lea nuestro artículo Permisos de acceso generales.
Los empleados pueden configurar recordatorios personales sobre eventos que ocurren para otros grupos de empleados a través de Ajustes personales > Recordatorios. El área Recordatorios en Ajustes personales muestra recordatorios personales y recordatorios para roles que se aplican a ese empleado.
Crear recordatorios para empleados específicos
Para establecer un recordatorio para un empleado específico:
- Vaya al perfil de empleado pertinente y haga clic en Recordatorios.
- En Añadir un recordatorio, seleccione la fecha de recordatorio correspondiente.
- Introduzca una nota para proporcionar información adicional.
- Haz clic en Crear.
Esto crea un recordatorio individual para cualquier fecha que escoja, sin hacer referencia a un atributo específico.
Ten en cuenta que:
Para ver la pestaña Recordatorios, los empleados tienen que tener permisos de visualización para la sección Gestionar cuentas.
Notificaciones de recordatorio
De forma predeterminada, Personio muestra recordatorios en la bandeja de entrada, a la que se puede acceder desde cualquier lugar de la herramienta en la parte superior de la barra de menú principal. A la hora definida para el recordatorio, la entrada correspondiente para el evento desencadenante aparece en la bandeja de entrada de todos los empleados que están configurados como destinatarios del recordatorio. También puedes enviarles una notificación por correo electrónico.
- Los recordatorios programados para enviarse antes o el mismo día de un evento permanecen en la bandeja de entrada hasta el día posterior al evento.
- Los recordatorios programados para enviarse después de un evento se eliminan automáticamente de la bandeja de entrada una semana después de su envío.
Ten en cuenta que:
Los recordatorios anuales tienen que establecerse para menos de 365 días antes de la fecha del evento. Establecer un recordatorio con un año o más de anticipación hace que la notificación se active en una fecha diferente cada año, en lugar de en el aniversario del evento.
Pasos siguientes
Para obtener más información sobre la bandeja de entrada, visite nuestro artículo sobre la bandeja de entrada de Personio.