In dit artikel wordt uitgelegd hoe je eenmalige en terugkerende herinneringen in Personio instelt om je aan belangrijke gebeurtenissen te herinneren. Herinneringen zijn meldingen die in de inbox worden afgeleverd. Je kunt het volgende instellen:

• Rolspecifieke herinneringen, voor elke medewerker in een specifieke rol
• Herinneringen voor jezelf
• Herinneringen voor andere specifieke medewerkers

Je kunt herinneringsworkflows aanmaken voor de volgende reeds in het systeem ingestelde gebeurtenissen:

• Verjaardag
• Einde contract
• Aanstellingsdatum
• Laatste werkdag
• Laatste salariswijziging
• Volgende afwezigheid
• Einde van de proeftijd
• Beëindigingsdatum
• Vervaldatum visum

Je kunt ook een herinneringsworkflow aanmaken voor zelfgemaakte attributen van het type Datum.

Maak rolspecifieke herinneringen aan

Volg de onderstaande stappen om een herinnering aan te maken voor een specifieke medewerkersrol. Onthoud dat medewerkers met een specifieke rol alleen herinneringen kunnen ontvangen voor attributen waarvoor ze minimaal weergaverechten hebben.

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
2. Selecteer een rol onder Rollen en klik op Herinneringen.
3. Klik op Rolherinnering toevoegen.
4. Selecteer in de vervolgkeuzelijst naast Herinnering de medewerkersrol die de herinnering moet ontvangen.
5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst naast Over de triggergebeurtenis. Dit is de gebeurtenis waaraan de ontvangers zullen worden herinnerd.
6. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Van de groep medewerkers waaraan je de ontvangers wilt herinneren. Je hebt de keuze uit de volgende opties:

   Alle medewerkers	Alle actieve medewerkers in Personio.
   Mijn ondergeschikten	Alle medewerkers van wie de directe of indirecte leidinggevende een medewerker is met de relevante rol.
   Mijn directe ondergeschikten	Alle medewerkers van wie de directe leidinggevende een medewerker is met de relevante rol.
   Specifieke medewerkers	Een specifieke groep, gedefinieerd door een filterset voor elk attribuut van het type 'Lijst met opties'. Als je Eigen selecteerd, ontvangen medewerkers herinneringen voor andere medewerkers met dezelfde optie voor het attribuut. Met het filter 'Juridische entiteit is gelijk aan Eigen', ontvangt de medewerker bijvoorbeeld herinneringen voor andere medewerkers van dezelfde juridische entiteit.

7. Selecteer onder Wanneer, hoeveel dagen of weken voor of nadetriggergebeurtenis de herinnering moet worden verzonden.
8. Selecteer of je wilt dat de herinnering als Notificatie die automatisch vervalt of een Notificatie die niet vervalt wordt opgenomen. Deze laatste wordt pas verwijderd bij actief ontslag door de medewerker.
9. Als je de herinnering jaarlijks wilt herhalen, vinkt je het selectievakje naast Frequentie aan.
10. Voeg een omschrijving toe voor de ontvangers van de herinnering.
11. Klik op Toevoegen.

Rolspecifieke herinneringen beheren

Een herinneringen voor een rol bewerken

Volg deze stappen om een reeds ingestelde rolspecifieke herinnering te bewerken:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
2. Selecteer een rol en klik op Herinneringen .
3. Klik op de naast de workflow die je wilt bewerken.
4. Breng de gewenste wijzigingen aan.
5. Klik op Bewerken.

Een herinnering voor een rol verwijderen

Volg deze stappen om een rolspecifieke herinnering te verwijderen:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
2. Selecteer een rol en klik op Herinneringen .
3. Klik op de naast de workflow die je wilt verwijderen.
4. Klik in het bevestigingsvenster op Verwijderen.

Herinneringen voor jezelf aanmaken

Je kunt herinneringen voor jezelf instellen voor gebeurtenissen van andere medewerkersgroepen. Volg deze stappen:

1. Klik linksboven op je naam en vervolgens op Persoonlijke instellingen > Herinneringen.
2. Klik op Persoonlijke herinnering toevoegen.
3. Vul de informatie in zoals je dat zou doen voor een rolspecifieke herinnering.
4. Klik op Toevoegen.

Den eraan dat als je een persoonlijke herinnering aanmaakt voor een attribuut dat van toepassing is op alle medewerkers, je alleen een herinnering ontvangt voor de medewerkers tot wiens gegevens je toegang hebt.

Lees ons artikel Algemene toegangsrechten voor meer informatie over het configureren van relevante toegangsrechten.

Medewerkers kunnen via Persoonlijke instellingen > Herinneringen persoonlijke herinneringen instellen voor gebeurtenissen voor andere medewerkersgroepen. In het gedeelte Herinneringen onder persoonlijke instellingen worden persoonlijke herinneringen en herinneringen voor de rol van de betreffende medewerker weergegeven.

Herinneringen voor specifieke medewerkers aanmaken

Een herinnering instellen voor een specifieke medewerker:

1. Ga naar het betreffende medewerkersprofiel en klik op Herinneringen.
2. Selecteer onder Herinnering toevoegende juiste datum voor de herinnering.
3. Voer een notitie in met aanvullende informatie.
4. Klik op Toevoegen.

Zo kun je een individuele herinnering aanmaken voor om het even welke datum zonder naar een specifiek attribuut te verwijzen.

Opmerking
Om het tabblad Herinneringen te zien, hebben medewerkers weergaverechten nodig voor de sectie Accounts beheren via Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen >Toegangsrechten.

Herinneringsmeldingen

Personio geeft herinneringen standaard weer in de inbox, die in de tool altijd toegankelijk is via de knop bovenaan de hoofdmenubalk. Op het ingestelde tijdstip voor de herinnering verschijnt de relevante triggergebeurtenis in de inbox van alle medewerkers die zijn ingesteld als ontvangers van de herinnering. Je kunt ze ook een notificatie per e-mail sturen.

• Herinneringen die zijn ingepland om vóór of op dezelfde dag als een gebeurtenis te worden verzonden, blijven in de Inbox staan tot één dag na de desbetreffende gebeurtenis.
• Herinneringen die zijn gepland om na een gebeurtenis te worden verzonden, worden een week na verzending automatisch uit de inbox verwijderd.

Lees ons artikel over de Personio-inbox voor meer informatie over de inbox.