Dieser Artikel erklärt, wie Sie in Personio einmalige und wiederkehrende Erinnerungen einrichten können, damit Sie keine wichtigen Ereignisse vergessen. Erinnerungen sind Benachrichtigungen, die in der Inbox angezeigt werden. Sie können folgende Erinnerungen anlegen:
- Rollen-Erinnerungen für alle Mitarbeitenden mit einer bestimmten Rolle
- Erinnerungen für Sie selbst
- Erinnerungen für andere bestimmte Mitarbeitende
Für die folgenden systemseitig bereits vorhandenen Ereignisse können Sie Erinnerungs-Workflows erstellen:
- Geburtsdatum
- Vertragsende
- Anstelldatum
- Letzter Arbeitstag
- Letzte Gehaltsanpassung
- Nächste Abwesenheit
- Ende der Probezeit
- Austrittsdatum
- Ablaufdatum des Visums
Zusätzlich können Sie Erinnerungs-Workflows erstellen, die durch ein beliebiges individuelles Attribut des Typs Datum ausgelöst werden.
Bevor Sie beginnen
- Damit Mitarbeitende Erinnerungen erstellen können, gewähren Sie ihnen Bearbeitungsrechte für Personaldaten > Mitarbeitendennotizen.
- Mitarbeitende mit einer bestimmten Rolle können nur Erinnerungen für Attribute erhalten, für die sie mindestens Anzeigerechte haben.
Rollen-Erinnerungen anlegen
Um eine Erinnerung für eine bestimmte Mitarbeitendenrolle anzulegen, führen Sie die nachfolgenden Schritte aus.
- Gehen Sie zu Automatisierungen und klicken Sie auf den Reiter Erinnerungen.
- Klicken Sie auf Erinnerung erstellen.
- Wählen Sie die Rolle, die Sie benachrichtigen möchten.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü „Überblick“ das Trigger-Ereignis, das Datum, auf dem die Erinnerung basiert. Das kann ein beliebiges Datum in Personio sein, wie Geburtsdatum, Anstelldatum, Vertragsenddatum usw.
- Wählen Sie, welche Mitarbeitenden die Erinnerung betreffen soll:
- Alle Mitarbeitenden: Alle aktiven Mitarbeitenden in Personio.
- Meine Unterstellten: Alle Mitarbeitenden, deren direkte oder indirekte Führungskraft die gewählte Rolle hat.
- Meine direkt Unterstellten: Mitarbeitende, deren direkte Führungskraft die gewählte Rolle hat.
- Individuell: Eine bestimmte Gruppe, die mithilfe von Filtern definiert wird (z. B. eine bestimmte Gesellschaft). Wenn Sie eigene auswählen, erhält jede Rolle nur Erinnerungen für Mitarbeitende, die dem eigenen Wert der Rolle für diesen Filter entsprechen (z. B. dieselbe Gesellschaft).
- Wählen Sie aus, wie viele Tage oder Wochen vor oder nach dem Trigger-Datum die Erinnerung gesendet werden soll.
- Wählen Sie aus, ob die Erinnerung automatisch abläuft oder manuell beendet werden soll.
- Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Jährlich wiederholen“, um die Erinnerung jährlich zu senden.
- Optional: Fügen Sie eine Beschreibung für die Empfangenden hinzu.
- Klicken Sie auf Speichern.
Rollen-Erinnerungen verwalten
Rollen-Erinnerung bearbeiten
Um eine bereits eingerichtete Rollen-Erinnerung zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Automatisierungen und klicken Sie auf den Reiter Erinnerungen.
- Wählen Sie die Rolle aus dem Dropdown-Menü aus. Es werden die für die gewählte Rolle erstellten Erinnerungen angezeigt.
- Klicken Sie auf eine Erinnerung, um sie zu bearbeiten.
- Nehmen Sie alle notwendigen Änderungen an der Erinnerung vor und klicken Sie anschließend auf Speichern.
Rollen-Erinnerung löschen
Um eine Rollen-Erinnerung zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Automatisierungen und klicken Sie auf den Reiter Erinnerungen.
- Wählen Sie die Rolle aus dem Dropdown-Menü aus. Es werden die für die gewählte Rolle erstellten Erinnerungen angezeigt.
- Suchen Sie die Erinnerung, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol > Erinnerung löschen.
- Bestätigen Sie die Löschung.
Erinnerungen für sich selbst anlegen
Sie können sich selbst Erinnerungen an Ereignisse anderer Mitarbeitendengruppen einrichten. Befolgen Sie diese Schritte:
- Klicken Sie auf Ihren Namen in der unteren linken Ecke.
- Klicken Sie auf Persönliche Einstellungen. Klicken Sie auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf Persönliche Erinnerung hinzufügen.
- Füllen Sie die Informationen in dem Widget aus, wie Sie es auch für eine Rollen-Erinnerung tun würden.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Denken Sie dabei daran, dass, wenn Sie eine persönliche Erinnerung für ein Attribut anlegen, das auf alle Mitarbeitende anwendbar ist, Sie nur für diejenigen eine Erinnerung erhalten, auf deren Informationen Sie Zugriff haben.
Für weitere Informationen zur Konfigurierung der entsprechenden Berechtigungen lesen Sie bitte unseren Artikel Zugriffsrechte allgemein.
Über Persönliche Einstellungen > Erinnerungen können Mitarbeitende persönliche Erinnerungen an Ereignisse anderer Mitarbeitendegruppen hinterlegen. Unter Erinnerungen in den persönlichen Einstellungen werden sowohl persönliche wie auch Rollen-Erinnerungen angezeigt, die für den jeweiligen Mitarbeitenden gelten.
Erinnerungen für bestimmte Mitarbeitende anlegen
So richten Sie eine Erinnerung für einen bestimmten Mitarbeitenden ein:
- Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil und klicken Sie auf Erinnerungen.
- Wählen Sie unter Erinnerung hinzufügen das gewünschte Datum aus.
- Geben Sie im Feld neben Hinweis zusätzliche Informationen ein.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
So können Sie eine individuelle Erinnerung an einem beliebigen Datum einrichten, ohne auf ein Attribut zu verweisen.
Hinweis:
Um den Reiter Erinnerungen aufrufen zu können, benötigen Mitarbeitende Leserechte für den Bereich Accounts verwalten.
Erinnerungs-Benachrichtigungen
Erinnerungen werden in Personio standardmäßig in der Inbox angezeigt, die von überall in der Anwendung oben in der Hauptmenüleiste zugänglich ist. Zum definierten Erinnerungszeitpunkt erscheint in der Inbox aller Mitarbeitenden, die als Empfänger der Erinnerung hinterlegt sind, ein entsprechender Eintrag zum auslösenden Ereignis. Sie können ihnen auch eine Benachrichtigung per E-Mail senden.
- Erinnerungen, die Sie vor einem Ereignis oder am selben Tag erhalten, werden Ihnen bis einen Tag nach dem betreffenden Ereignis in der Inbox angezeigt.
- Erinnerungen, deren Versand nach einem Ereignis geplant ist, werden eine Woche nach dem Versand automatisch aus der Inbox entfernt.
Hinweis:
Jährliche Erinnerungen müssen weniger als 365 Tage vor dem Datum des Ereignisses eingestellt werden. Wenn Sie eine Erinnerung ein Jahr oder länger im Voraus festlegen, wird die Benachrichtigung jedes Jahr an einem anderen Datum getriggert und nicht am Jahrestag des Events.
Nächster Schritt
Weitere Informationen über die Inbox finden Sie in unserem Artikel zur Personio-Inbox.