Este artículo recopila las dudas más comunes sobre el envío y la recepción de correos electrónicos de reclutamiento en Personio. Si tienes problemas para configurar los correos electrónicos de reclutamiento en Personio, consulta nuestro artículo de solución de problemas. 

Envío de correos electrónicos (de Personio al candidato)

¿Cómo defino el remitente de los correos electrónicos salientes?

Puedes definir quién aparece como remitente de los correos electrónicos de reclutamiento. Puedes elegir el nombre de la empresa o el nombre del empleado.

Para definir el remitente de los correos electrónicos salientes:

1. Ve a Ajustes > Reclutamiento.
2. Haz clic en la pestaña General.
3. Junto a Configuración del correo electrónico de reclutamiento, haz clic en Editar.
4. En Nombre del remitente, selecciona una opción del menú desplegable.

¿Por qué los candidatos reciben correos electrónicos desde la dirección personal de un empleado en lugar de desde la dirección de nuestra empresa?

Si estás utilizando la integración de Microsoft o Google, es probable que esto se deba a que la integración se ha autenticado con la cuenta personal de ese empleado, en lugar de la dirección central de reclutamiento. Para solucionarlo, reactiva la integración e inicia sesión con tu correo electrónico de reclutamiento central.

Quiero que el equipo de RR. HH. firme mi correo electrónico, ¿cómo puedo configurar esto?

Personio no ofrece esta opción en este momento. Puedes implementar una de las siguientes soluciones alternativas:

Opción 1: A través de los ajustes personales del empleado

Pide a los empleados correspondientes que configuren sus firmas de correo electrónico en Personio.

Consejo:
Si tienes permisos de administrador, puedes iniciar sesión por los empleados y añadirles la firma.

Opción 2: Añade la firma general de RR. HH. a una plantilla de correo electrónico

Para añadir una firma general a la plantilla de correo electrónico de reclutamiento, primero debes asegurarte de que no se haya seleccionado ninguna firma para la respuesta automática. Hazlo para todas las categorías de reclutamiento pertinentes.

1. Ve a Ajustes > Reclutamiento.
2. Haz clic en la pestaña Categorías.
3. Selecciona la categoría de reclutamiento correspondiente, por ejemplo, “Empleado permanente”.
4. Desplázate hacia abajo hasta Respuesta automática y asegúrate de que no haya ningún empleado seleccionado.

Luego añade tu firma general de RR. HH. a la plantilla de correo electrónico de reclutamiento relevante:

1. Ve a Ajustes > Reclutamiento.
2. Haz clic en la pestaña Plantillas de correo electrónico.
3. A la izquierda, selecciona la plantilla de correo electrónico correspondiente.
4. En el mensaje de correo electrónico, agrega la firma en la parte inferior.

¿Puedo enviar correos electrónicos masivos a los candidatos?

Puedes enviar correos electrónicos masivos a los candidatos a través de la lista de candidaturas.

1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
2. Marca la casilla situada a la izquierda de los nombres de los candidatos relevantes.
3. En la barra de menú que aparece, selecciona la opción de correo electrónico.
4. Sigue las instrucciones que aparecen en pantalla para completar la acción.

¿Por qué el correo electrónico llegó a la carpeta de correo no deseado del candidato?

Hay varias razones por las que sus correos electrónicos de reclutamiento pueden aterrizar en la carpeta de spam de un candidato. Puede haber problemas de configuración de DNS o problemas con el contenido del correo electrónico. Puede que el remitente esté en una lista pública de spammers o que el candidato haya marcado correos electrónicos similares como spam. Recomendamos utilizar una herramienta de prueba de spam, como Mail-Tester, para llegar a la causa raíz.

Obtén más información sobre cómo solucionar este problema.

¿Qué formatos de archivos adjuntos están permitidos?

Se permiten los siguientes formatos: .pdf, .docx, .doc, .jpg, .png, .txt, .jpeg, .odt, .ods, .xlsx, .rtf, .xls, .pptx, .ppt, .gif, .tif, .tiff, .bmp, .csv, .rar, .gz, .zip, .7z.

¿Cuál es el límite de archivos adjuntos?

El límite de archivos adjuntos para los correos electrónicos enviados a y por los candidatos es de 10 MB.

Recibir correos electrónicos (candidatos a Personio)

¿Cuál es la diferencia entre reenvío y redirección?

Al reenviar un mensaje, la dirección de reenvío se convierte en el nuevo remitente. El correo electrónico original permanece en la bandeja de entrada del destinatario original.

Sin embargo, al utilizar la redirección se conserva la dirección del remitente original. Recomendamos esta opción en Personio, ya que la dirección de correo electrónico del remitente es un atributo de identificación para los candidatos. El reenvío puede provocar la pérdida de la dirección de correo electrónico del solicitante.

¿Cómo configuro una redirección?

Para recibir correos electrónicos de candidatos en Personio, debes configurar una redirección como parte del proceso. De esta forma, los correos electrónicos enviados a tu dirección de correo electrónico de reclutamiento personalizada se reenvían a Personio.

Obtén más información en nuestro artículo sobre cómo configurar la comunicación con los candidatos por correo electrónico.

¿Por qué los mensajes entrantes llegan a Mensajes no asignados?

Hay dos razones principales por las que los correos electrónicos de los candidatos pueden llegar a Mensajes no asignados.

1. No existe ninguna candidatura en Personio con la dirección de correo electrónico del remitente.
2. Hay más de una candidatura con la dirección de correo electrónico del remitente.

Obtén información sobre cómo solucionar problemas de correos electrónicos que aparecen en tus mensajes no asignados.

¿Por qué se envía o recibe un correo electrónico con retraso?

Diferentes factores causan retrasos al enviar y recibir correos electrónicos:

Envío: al utilizar el correo electrónico de reclutamiento de Personio, Personio envía mensajes en bloque. Los mensajes se ponen en cola y se envían lo antes posible. Este proceso puede tardar hasta dos horas. Al usar una conexión SMTP, el retraso puede provenir del servidor SMTP.

Recepción: la redirección desde el correo electrónico de la empresa puede tardar un tiempo. Recibir mensajes directamente en la dirección de correo electrónico de reclutamiento de Personio es una opción más rápida.

¿Por qué falta el archivo adjunto del correo electrónico?

Una causa posible es la redirección de los mensajes del candidato al correo electrónico de reclutamiento de tu empresa. La redirección se puede configurar sin el archivo adjunto. Para más información, ponte en contacto con tu departamento de TI.

¿Qué pasa cuando un tercero te reenvía mensajes desde su dirección de correo electrónico?

Cuando reenvías un mensaje, tu dirección se convierte en el nuevo remitente. Por este motivo, todos los mensajes que te reenvía un tercero proceden de su única dirección de correo electrónico. Personio los identifica como procedentes del mismo candidato. Si esto sucede, tendrás que separar los mensajes manualmente.