Los correos electrónicos que envías a los candidatos a través de Personio pueden fallar a veces. Es posible que veas un mensaje de error en el perfil del candidato o que notes que no se ha enviado algún mensaje. Es probable que haya un problema de conexión entre Personio y tu servidor de correo electrónico. Este artículo explica cómo comprobar si los correos electrónicos se envían correctamente e interpretar los mensajes de error. En algunos casos, el departamento interno de TI deberá resolver el problema.

Si estás leyendo este artículo, entonces ya has configurado la comunicación mediante correo electrónico para reclutamiento. 

Consejo:
Si la herramienta de respuesta automática no envía a los candidatos un correo electrónico de confirmación automatizado después de que envíen su candidatura, descubre cómo configurar correos electrónicos de confirmación automatizados.

Antes de empezar

Para probar las sugerencias de este artículo, necesitas permisos para los ajustes de reclutamiento de tu empresa. 

Comprueba qué tipo de conexión has configurado antes de continuar. Ve a Ajustes > Reclutamiento > Configuración de correo electrónico para ver qué opción de correo electrónico de reclutamiento está activa. Si has configurado conexiones para diferentes entidades legales, compruébalas todas.

Entiende los estados de entrega de correo electrónico

Cuando se envía un correo electrónico a un candidato a través de Personio, el mensaje pasa por varias fases, cada una con su propio estado. Puedes ver el estado actual junto a cada mensaje en el perfil del candidato. Para obtener una vista general completa del significado de cada estado, consulta nuestro artículo sobre el perfil del candidato.

Si un correo electrónico muestra un estado de error

Cuando un correo electrónico falla de forma permanente, verás el estado Fallido en el perfil del candidato y recibirás una notificación en la bandeja de entrada de Personio. La notificación incluye el motivo del fallo y un enlace a los mensajes afectados.

Para solucionar un error de correo electrónico:

1. Abre el perfil del candidato y busca el mensaje de error.
2. Lee la descripción del error que se muestra. Explica qué salió mal, por ejemplo:
   • "Error de autenticación SMTP: su contraseña ha caducado. Actualiza tus credenciales en la configuración de correo electrónico”.
   • "Hemos perdido el acceso a tu cuenta de Microsoft debido a un cambio de permisos. Vuelve a autenticarte para continuar”.
   • "El buzón del candidato está lleno. Personio lo ha intentado durante 2 horas y no ha podido entregar el mensaje”.
3. Sigue el siguiente paso que se muestra en el mensaje de error.
4. Una vez resuelto el problema subyacente, vuelve a enviar el correo electrónico al candidato.

Si el mensaje de error indica que debe ponerse en contacto con el departamento de TI o con el Soporte de Personio, envía directamente la descripción del error. Esto les proporciona los detalles específicos necesarios para investigar.

Si un correo electrónico muestra un estado de Acción requerida

El estado Acción requerida significa que hay un problema con la configuración del correo electrónico que impide el envío de correos electrónicos. Esto es diferente a un único mensaje fallido, ya que afecta a todos los correos electrónicos salientes hasta que lo soluciones.

También verás un banner de advertencia en la pestaña Inicio de Reclutamiento y recibirás una notificación en tu bandeja de entrada cuando esto suceda.

Para resolver esto:

1. Ve a Ajustes > Reclutamiento > Configuración de correo electrónico.
2. Revisa la advertencia que se muestra. Explica el problema específico y los pasos para solucionarlo.
3. Sigue las instrucciones para volver a conectar o reconfigurar la integración.
4. Una vez resuelto el problema, vuelve a Configuración de correo electrónico para confirmar que la advertencia ha desaparecido.

Entre las causas más comunes se incluyen la revocación de un token de acceso de Microsoft o Google, credenciales SMTP caducadas o un cambio realizado por el administrador de TI en los ajustes de correo electrónico de la organización. Consulta nuestro artículo sobre cómo solucionar problemas de configuración del correo electrónico de reclutamiento.

Si no ves ningún error, pero aún no se envían los correos electrónicos

Si no se ve ningún error ni advertencia, pero los candidatos no reciben correos electrónicos, prueba lo siguiente:

1. Ve a Ajustes > Reclutamiento > Configuración de correo electrónico y comprueba si hay alguna advertencia activa para tu conexión. Si utilizas Microsoft, busca una alerta que diga "envío en pausa".
2. Crea un perfil del candidato de prueba para confirmar si el problema es aislado o afecta a todos los mensajes salientes:
   • Ve a Reclutamiento > Candidaturas y haz clic en Crear candidatura.
   • Utiliza una dirección de correo electrónico a la que tengas acceso. Evita utilizar una dirección que pertenezca a alguno de tus empleados.
   • Finaliza la creación de la candidatura de prueba. Personio crea automáticamente un perfil de candidato. Puedes borrar esto en otro momento.
   • En el perfil del candidato, ve a la pestaña Mensajes y envía un mensaje de prueba.
   • Comprueba si el correo electrónico llega a tu bandeja de entrada de prueba y qué estado aparece en el perfil del candidato.
3. Si el correo electrónico de prueba también falla o no muestra ninguna actualización de estado, ponte en contacto con tu equipo interno de TI y comparte la descripción del error, si aparece alguna. Pueden consultar nuestro artículo sobre cómo solucionar problemas de configuración del correo electrónico de reclutamiento.