In Personio können Sie Dokumentkategorien entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens einrichten, um sicherzustellen, dass die in den Profilen Ihrer Mitarbeitenden gespeicherten Dokumente und Aufzeichnungen gut organisiert sind. Sie können auch Vorlagen mit Platzhaltern erstellen und speichern, um personalisierte Dokumente für Mitarbeitende basierend auf den in ihren Personio-Profilen gespeicherten Informationen zu erstellen.

Dokumentenkategorie

Bevor Sie beginnen

Um Dokumentenkategorien in Personio zu erstellen und zu bearbeiten, sollten Sie Folgendes haben:

• Den Core-Plan. Um Zugriff auf diese Features zu erhalten, upgraden Sie Ihren Plan oder wenden Sie sich an Ihre*n Account-Manager*in.
• Berechtigungen für Dokumente und Account-Konfiguration – Dokumente.
• Für alle neuen Kategorien, die Sie erstellen, müssen Sie Nutzenden die entsprechenden Berechtigungen gewähren. 
• Dokumentkategorien für Bewerbendendokumente werden vom System vorgegeben. Verwenden Sie Recruiting-Rollen, um Berechtigungen genauer zu definieren.

Dokumentkategorie erstellen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine neue Dokumentkategorie zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Dokumente.
3. Klicken Sie auf den Reiter Kategorien.
4. Geben Sie im Feld Neue Kategorie den Namen Ihrer neuen Dokumentkategorie ein, und klicken Sie auf +. 

Die neue Kategorie wird in der Liste Dokumentkategorien angezeigt. Sie können Dokumentvorlagen in einer Kategorie in den Einstellungen speichern oder beim Hochladen von Dokumenten in ein Mitarbeitendenprofil die Kategorie auswählen.

Dokumentkategorie bearbeiten oder löschen

Nur individuelle Kategorien können umbenannt oder gelöscht werden. Kategorien ohne ein Papierkorbsymbol neben dem Namen sind vordefiniert und mit den internen Prozessen von Personio verknüpft. Sie können weder gelöscht noch umbenannt werden. Um eine individuelle Dokumentkategorie zu bearbeiten oder zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Dokumente.
3. Klicken Sie auf den Reiter Kategorien.
4. Wählen Sie die zu bearbeitende oder zu löschende Kategorie aus.
   • So benennen Sie die Kategorie um: Klicken Sie auf (Bearbeiten), geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie dann auf Änderungen speichern.
   • So löschen Sie die Kategorie: Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol rechts und dann zur Bestätigung auf Löschen.

Systemkategorien

In Personio sind Systemkategorien vordefinierte Dokumentenkategorien, die über ein integriertes Verhalten für bestimmte Teile von Personio (und einige Integrationen) verfügen. Bestimmte Funktionen in Personio verwenden diese Kategorien automatisch. Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung der Systemkategorien für Dokumente:

• Bewerbungsdokumente: Enthält Dokumente, die während der Anstellung für Bewerbende gespeichert werden. Wenn eine sich bewerbende Person eingestellt und ein Mitarbeitendenprofil erstellt wird, verschiebt Personio die Bewerberdokumente automatisch in diese Kategorie im Mitarbeitendenprofil. 
• Lohnbuchhaltung: Enthält Entgeltabrechnungen und andere Abrechnungsdokumente. Wird von Personio Payroll und Payroll-Integrationen wie DATEV und Loket für die endgültigen Entgeltabrechnungen der Mitarbeitenden verwendet.
• Performance: Enthält Dokumente zur Performance-Beurteilung. Wenn Performance-Beurteilungen aus dem Bereich Performance & Entwicklung exportiert werden, werden sie automatisch in dieser Kategorie gespeichert. 
• Abwesenheitsbescheinigungen: Enthält Dokumente im Zusammenhang mit Abwesenheitsanfragen wie z. B. ärztliche Atteste. Falls Ihre Abwesenheitsrichtlinie Nachweise erfordert, werden hochgeladene Dateien automatisch in dieser Kategorie gespeichert. 
• Arbeitsverträge: Enthält Arbeitsverträge und andere Vertragsdokumente. Wenn ein Bewerber zum Mitarbeiter wird, überträgt Personio automatisch Dateien aus der Recruiting-Kategorie „Angebot“ in diese Kategorie. 

Dokumentvorlagen

Voraussetzungen

Um Dokumentvorlagen in Personio zu verwalten, stellen Sie sicher, dass Sie über Folgendes verfügen:

• Der Core-Plan. Um Zugriff auf diese Features zu erhalten, upgraden Sie Ihren Plan oder wenden Sie sich an Ihre*n Account-Manager*in.
• Berechtigungen für Dokumente und Account-Konfiguration – Dokumente.

Dokumentvorlage erstellen

Indem Sie Dokumentvorlagen erstellen und in Personio speichern, können Sie mitarbeitendenspezifische Dokumente effizienter erstellen. Gehen Sie zum Erstellen Ihrer eigenen Dokumentvorlage folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie ein Dokument in Microsoft Word oder OpenOffice, das als Basisvorlage dienen soll.
2. Formatieren Sie das Dokument mithilfe einer unterstützten Schriftart und fügen Sie alle erforderlichen Textelemente ein.
3. Fügen Sie dem Dokument verschiedene Platzhalter und Variablen hinzu, die bei Verwendung der Vorlage automatisch ausgefüllt werden.
   • Fügen Sie Platzhalter ein, die mit Systemattributen verknüpft sind, um Dokumente mit den in Personio gespeicherten Daten des entsprechenden Mitarbeiters wie Name, Adresse oder Geburtsdatum zu personalisieren. Verwenden Sie zwei geschweifte Klammern, zum Beispiel: „{{last_name}}“. 
   • Ergänzen Sie Geschlechtsvariablen (weiblich, männlich, divers und unbestimmt) für geschlechtsspezifische und grammatikalisch korrekte Dokumente.
   • Fügen Sie Variablen für die Datumsformatierung hinzu, um festzulegen, wie Datumsangaben im Dokument angezeigt werden sollen. Beispielsweise kann das Datum „20.11.2020“ in „Freitag, 20. November 2020“ geändert werden.
   • Fügen Sie Textblöcke ein, um verschiedene Textoptionen in der Vorlage zu speichern. Diese werden häufig bei Evaluationen verwendet, bei denen der Text je nach Bewertung unterschiedlich sein muss. Wählen Sie beispielsweise zwischen „Er verfügt über hervorragende Fachkenntnisse“ und „Er verfügt über zufriedenstellende Fachkenntnisse“. 
   • Ergänzen Sie E-Signatur-Platzhalter in Vorlagen, die Unterschriften erfordern, wie z. B. Verträge. 
4. Speichern Sie die fertige Textdatei im Format .docx, .dotx, .odt, oder .ott ab.
5. Laden Sie die Vorlage in Personio hoch.

Best Practices und vorgefertigte Vorlagen zum Herunterladen finden Sie in unserem Artikel mit Beispielen für Dokumentvorlagen. Sie können auch Ihre eigenen erstellen.

Hinweis:
Die Unterstützung von Vektorbildern (eingebettet in ein PDF) ist begrenzt und kann zu Fehlern führen. Wenn Probleme auftreten, rastern Sie das Bild und betten Sie es als gerastertes, nicht vektorisiertes Bild ein.

Dokumentvorlage bearbeiten oder löschen

Titel, Sprache oder Kategorie einer Vorlage bearbeiten

Um die Details einer Dokumentvorlage in Personio zu bearbeiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Dokumente.
3. Wählen Sie aus der Vorlagenliste die Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie neben Vorschau auf (Bearbeiten), um den Titel, die Sprache oder die Kategorie der Vorlage zu ändern, und anschließend auf Änderungen speichern.

Originaldatei einer Vorlage bearbeiten 

Um die Originaldatei einer Dokumentvorlage zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Dokumente.
3. Wählen Sie die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten, aus der Liste aus.
4. Klicken Sie auf Download, um die Originaldatei zu exportieren. Öffnen Sie die Datei in einer Textverarbeitungssoftware und nehmen Sie die gewünschten Änderungen am Dokument vor.
5. Speichern Sie die Textdatei im Format .docx, .dotx, .odt oder .ott und laden Sie die Vorlage erneut in Personio hoch.
6. Löschen Sie die alte Vorlage aus Personio, wenn diese nicht mehr relevant ist. 

Dokumentvorlage löschen

Um eine Dokumentvorlage zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen. 
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Dokumente.
3. Wählen Sie die Vorlage, die Sie löschen möchten, aus der Liste aus.
4. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol oben rechts über der Vorschau der Vorlage. Klicken Sie auf Löschen, um die dauerhafte Löschung zu bestätigen.

Die Dokumentvorlage verschwindet aus der Vorlagenliste und erscheint nicht mehr als Option bei der Erstellung von Dokumenten. Alle Dokumente, die zuvor mithilfe der Vorlage erstellt wurden, bleiben im Profil der Mitarbeitenden und müssen manuell gelöscht werden.

Dokumentvorlage speichern und einer Kategorie zuweisen

Nachdem Sie eine Dokumentvorlage erstellt haben, speichern Sie diese in Personio und weisen Sie sie einer bestimmten Dokumentkategorie zu. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Dokumente.
3. Klicken Sie unten in der Vorlagenliste auf Vorlage hinzufügen. 
4. Wählen Sie die Kategorie aus, der Sie die Vorlage zuweisen möchten, und geben Sie einen Namen ein.
5. Wählen Sie die Sprache der Vorlage aus. Die Sprache, die Sie für eine Vorlage auswählen, beeinflusst die Formatierung von Datumsangaben. Weitere Informationen zur Formatierung von Datumsangaben in Vorlagen 
6. Laden Sie die Dokumentvorlage hoch. Stellen Sie sicher, dass es das richtige Format ist, Microsoft Word (.docx/.dotx) oder OpenOffice (.dt/.ott).
7. Klicken Sie auf Hochladen, um den Vorgang abzuschließen.

Nachdem Sie eine Vorlage hochgeladen haben, wählen Sie sie aus der Vorlagenliste aus, um sie in der Vorschau anzuzeigen. Speichern Sie eine Kopie, indem Sie auf die Schaltfläche Download klicken. In der Dokumentvorschau werden nur Google-Schriftarten korrekt angezeigt. Unter Dokumente zu einem Mitarbeitendenprofil hinzufügen finden Sie Informationen, wie Mitarbeitendendokumente mithilfe von Vorlagen erstellen.

Tipp:
Damit Arbeitsvertrag-Vorlagen im Bereich Recruiting bei der Erstellung von Stellenangeboten automatisch angezeigt werden, müssen diese in der Systemkategorie Arbeitsverträge hochgeladen werden.

Mehr Informationen

Unterstützte Schriftarten

Vergewissern Sie sich beim Erstellen von Dokumentvorlagen, dass Sie eine von Personio unterstützte Schriftart verwenden. Wenn spezielle Formatierungen oder nicht unterstützte Schriftarten verwendet werden, kann das Format der Vorschau von der ursprünglichen Formatierung abweichen. Nachstehend finden Sie eine Liste aller unterstützten Schriftarten:

Nächster Schritt

Unter Dokumente zu einem Mitarbeitendenprofil hinzufügen wird erläutert, wie Sie mithilfe von Vorlagen Dokumente im Profil eines Mitarbeiters erstellen oder ein vorhandenes Dokument hochladen und in der entsprechenden Kategorie speichern können. 

Admins können Richtlinien zur Datenspeicherung erstellen, um Regeln festzulegen, wann in Personio gespeicherte Dokumente auf ihre Löschung hin überprüft werden müssen. Sie können Regeln hinzufügen, um festzulegen, welche Dokumentenkategorien eine Richtlinie abdeckt.

Video

Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie Dokumentkategorien und Vorlagen erstellen und verwalten. Wir empfehlen Ihnen auch unseren Help Center Artikel zu Best Practices mit Beispielen für Dokumentenvorlagen zum Download.