Dieser Artikel enthält alle Informationen zur Verwaltung von Bewerbendendokumenten, die Sie in den Dokumenten unter dem Reiter Profil der Bewerbung finden. Sie erfahren, welche Dokumentkategorien Ihnen zur Verfügung stehen, wie Sie Dokumente bestimmten Kategorien zuweisen und wie Sie Berechtigungen für die Mitarbeitenden festlegen, die in den Bewerbungsprozess eingebunden sind.
Berechtigungen für Bewerbendendokumente
Bewerbendendokumente beinhalten üblicherweise sensible Daten, die nicht alle Mitarbeitenden, die in den Recruitingprozess involviert sind, sehen oder bearbeiten können sollen. Nutzen Sie Recruiting-Rollen, um die Berechtigungen für die einzelnen Dokumentkategorien zu bestimmen. Navigieren Sie hierfür zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Rollen > Bewerbendendokumente.
Sie können entweder Ansichts- oder Bearbeitungsrechte vergeben, wobei Bearbeitungsrechte automatisch Ansichtsrechte beinhalten. Die Bewerbendendokumente sind in die folgenden Kategorien unterteilt:
Für die Dokumentkategorien Angebot, Nicht kategorisiert, und Anhänge ausgehender Nachrichten gelten besondere Regeln. Mehr dazu erfahren Sie unter Sonderkategorien.
Merkmale der Ansichtsrechte
Für Ansichtsrechte gelten die folgenden Regeln:
- Mit Ansichtsrechten können Mitarbeitende die Dokumente im Reiter Profil der Bewerbung einsehen. Sie gestatten es Mitarbeitenden nicht, Dokumente hochzuladen oder Dokumentkategorien zu verändern.
- Mitarbeitende mit Ansichtsrechten können Anhänge an Nachrichten unter dem Reiter Nachrichten der Bewerbung einsehen, wenn ihre Recruiting-Rolle zudem mindestens das Ansichtsrecht für Nachrichten vorsieht.
Merkmale der Bearbeitungsrechte
Für die Bearbeitungsrechte gelten die folgenden Regeln:
- Der Bearbeitungsmodus für den Bereich Dokumente unter dem Reiter Profil einer sich bewerbenden Person ist nur für Mitarbeitende verfügbar, die mindestens für eine Dokumentkategorie Bearbeitungsrechte haben. Mitarbeitende können dann Dokumente hochladen oder Dokumentkategorien ändern.
- Mitarbeitende können Dokumentkategorien nur dann zuweisen, wenn sie für die betreffenden Kategorien das Bearbeitungsrecht besitzen. Wenn ein Mitarbeiter für bestimmte Kategorien nur ein Ansichts- aber kein Bearbeitungsrecht besitzt, sind diese Kategorien im Bearbeitungsmodus ausgegraut.
- Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten können E-Mail-Anhänge direkt unter dem Reiter Nachrichten der jeweiligen Dokumentkategorie zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentkategorien im Bewerbendenprofil verwalten.
Hinweise:
▶︎ Ändern Mitarbeitende, die für eine bestimmte Kategorie bearbeitungsberechtigt sind, die Kategorie eines Dokuments zu einer Kategorie, für die sie nicht bearbeitungsberechtigt sind, können diese Mitarbeitenden die Änderung anschließend nicht mehr rückgängig machen.
▶︎ Falls sie für die neu zugewiesene Kategorie noch ansichtsberechtigt sind, können sie das Dokument zwar noch sehen, die Kategorie aber nicht mehr verändern.
▶︎ Besteht auch kein Ansichtsrecht, ist das Dokument fortan für Mitarbeitende in dieser Recruiting-Rolle nicht mehr sichtbar.
Sonderkategorien:
| Dokumentkategorie Angebot | Die Berechtigungen für diese Kategorie sind mit den Berechtigungen für den Reiter Angebot verknüpft. Sie können das Ansichts- oder Bearbeitungsrecht für die Dokumentkategorie Angebot nur vergeben, wenn Sie der Recruiting-Rolle auch die entsprechenden Berechtigungen für Angebote erteilen. |
| Dokumentkategorie Anhänge an ausgehende Nachrichten |
Diese Kategorie betrifft alle Dokumente, die Sie über den Reiter Nachrichten in der Bewerbung an Bewerbende versenden. Sie ist mit den Berechtigungen für den Reiter Nachrichten im Bewerbendenprofil verknüpft. Sie können das Ansichts- oder Bearbeitungsrecht für Anhänge ausgehende Nachrichten nur vergeben, wenn Sie der Recruiting-Rolle auch die entsprechenden Berechtigungen im Reiter Nachrichten erteilen. Hinweis: |
| Dokumentkategorie Nicht kategorisiert | Vergeben Sie diese Berechtigungen mit Bedacht, da diese Dokumentkategorie automatisch allen eingehenden Dokumenten zugewiesen wird (z. B. per E-Mail eingehenden Dokumenten) und daher die unterschiedlichsten Bewerbendendokumente beinhalten kann. Mitarbeitende mit Berechtigungen für den Reiter Nachrichten haben unter Umständen keine Ansichts- oder Bearbeitungsrechte für die Kategorie Nicht kategorisiert. In diesem Fall gilt: Wenn Bewerbende Dokumente per E-Mail senden, so sehen diese Mitarbeitende lediglich, dass ein Anhang der Kategorie Nicht kategorisiert vorliegt. Sie erhalten aber keine weiteren Details zum Dokumentnamen und können das Dokument weder einsehen noch bearbeiten. Für sie erscheint das Dokument auch nicht im Bereich Dokumente im Bewerbendenprofil. |
Dokumentkategorien im Bewerbendenprofil verwalten
Im Bewerbendenprofil können Sie Bewerbendendokumente hochladen und ihnen Kategorien zuweisen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, einem Bewerbendendokument eine Kategorie zuzuweisen. Es ist über den Reiter Profil oder den Reiter Nachrichten möglich. Der folgende Abschnitt gibt eine Übersicht über beide Optionen:
Unter dem Reiter Profil
- Gehen Sie zur gewünschten Bewerbung und wählen Sie den Reiter Profil.
- Falls das Bewerbendenprofil noch keine Dokumente enthält, klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumente hochladen. Wenn bereits Dokumente hochgeladen wurden, klicken Sie im Bereich Dokumente auf das Stiftsymbol, um den Bildschirm zum Hochladen aufzurufen.
- Laden Sie dann neue Dokumente hoch und wählen Sie im Drop-Down-Menü aus, welche Dokumentkategorie Sie dem Dokument zuweisen möchten.
Hinweis:
Die maximale Größe pro Dokument, das ins Bewerbendenprofil hochgeladen wird, beträgt 10 MB.
Tipp:
Wenn Sie für die betreffende Kategorie Bearbeitungsrechte haben, können Sie vorhandene Dokumente auch einer anderen Kategorie zuweisen.
Unter dem Reiter Nachrichten
Unter dem Reiter Nachrichten sehen Sie zusätzlich zu eingegangenen E-Mails alle Dokumente, die Bewerbende im Bewerbungsprozess als Anhang mitsenden. Sie können diese direkt von diesem Reiter aus einer Kategorie zuweisen. Gleichzeitig werden sie auch unter Dokumente unter dem Reiter Profil gespeichert.
Hinweise:
▶︎ Der jeweiligen Recruiting-Rolle muss mindestens das Ansichtsrecht für Nachrichten zugewiesen sein.
▶︎ Um eine Dokumentkategorie direkt im Reiter Nachrichten festzulegen, benötigen Sie das Bearbeitungsrecht für die Kategorie Nicht kategorisiert, da eingehende Bewerbendendokumente standardmäßig dieser Kategorie angehören.
- Gehen Sie zur gewünschten Bewerbung und wählen Sie den Reiter Nachrichten.
- Nutzen Sie das Drop-Down-Menü neben dem jeweiligen Dokument, um die Datei direkt zu kategorisieren. Wenn Sie nur ansichtsberechtigt sind, können Sie die Datei und den Dateinamen sehen, aber keine Kategorie zuweisen.
Tipp:
Alle Dokumente, die Sie über den Reiter Nachrichten an Bewerbende versenden, werden der Dokumentkategorie Anhänge ausgehender Nachrichten zugewiesen.
Hinweise:
▶ Die maximale Größe der Anhangsdokumente liegt bei 10 MB.
▶ ︎Bewerbende und Recruiter können im Reiter Nachrichten die folgenden Dateiformate anhängen: doc, docx, dotx, xml, html, odt, txt, pdf, rtf, wps, bmp, png, eps, jpg, jpeg, gif, tif, tiff, xlsx, xls, ods, csv, odp, ppt, pptx.
▶ ︎Im Bewerbendenprofil können Sie eine Vorschau der folgenden Dateiformate anzeigen: bmp, csv, doc, docx, gif, jpeg, jpg, ods, odt, pdf, png, rtf, txt.
Dokumentkategorien im Bewerbungsformular festlegen
Wenn Sie die Personio-Karriereseite nutzen, können Sie Ihren Bewerbenden die Möglichkeit geben, ihre Dokumente bereits beim Hochladen im Bewerbungsformular einer Kategorie zuzuordnen. Um festzulegen, welche Dokumentkategorien Ihren Bewerbenden als Optionen für ihren Upload im Bewerbungsformular zur Verfügung stehen sollen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Karriereseite > Einstellungen des Bewerbungsformulars.
- Unter Felder zum Hochladen von Dokumenten finden Sie Lebenslauf und Andere als vordefinierte Standardkategorien.
- Klicken Sie auf Felder auswählen, um weitere Kategorien zu aktivieren, und legen Sie fest, ob diese für die Bewerbung Pflichtfelder sein sollen.
Alternativ können Sie auch ein Spezifisches Bewerbungsformular pro Stelle erstellen und auswählen, welche Dokumente angewendet werden sollen.
Wenn Bewerbende das Bewerbungsformular nutzen, finden sie dort eine Möglichkeit, Dokumente in die von Ihnen definierten Dokumentkategorien hochzuladen. Wenn Bewerbende ihre Dokumente entsprechend der jeweiligen Kategorie hochladen, werden diese automatisch der richtigen Kategorie zugeordnet. Wenn Sie die Kategorie später im Bewerbendenprofil ändern möchten, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Dokumentkategorie, in der sich das betreffende Dokument befindet.
Tipp:
Wenn Sie Kategorien zur Recruiting API hinzufügen, können Sie auch kategorisierte Dokumente von Ihrer unternehmenseigenen Karriereseite übermitteln. Mehr dazu erfahren Sie im Developer Hub.
Erklärung
▶︎ Die maximale Größe pro Dokument, das über das Bewerbungsformular eingeht, beträgt 20 MB.
▶ Bewerbende können beim Einreichen einer Bewerbung die folgenden Dateiformate anhängen: pdf, docx, doc, jpeg, jpg, png, txt, odt, ods, xlsx, xls, rtf, pptx, ppt, gif, tif, tiff, bmp, csv, rar, gz, zip, 7z.