Wir stellen Personio Conversations ein und migrieren alle Kunden zu Personio Assistant. Personio Assistant hilft Mitarbeitenden mit der modernsten KI-Technologie bei der Suche nach Antworten und kann die Anzahl der HR-Tickets verringern.
Conversations bleibt bis zum 30. Juni 2026 oder bis zu Ihrer nächsten Verlängerung verfügbar, je nachdem, welches Datum zuerst eintritt. Nach diesem Datum wird der Zugriff entzogen. Personio Assistant ist ohne zusätzliche Kosten enthalten.
Dieser Artikel erklärt, wie Sie Personio Conversations einrichten. Sie erfahren, wie Sie Conversations zu Ihrem Personio Plan hinzufügen und die verschiedenen Schritte einrichten, die Sie für die Nutzung von Conversations benötigen.
Schritt 1: Conversations zu Ihrem Personio Plan hinzufügen
Um Conversations zu Ihrem Plan hinzuzufügen, können Sie Ihren Personio-Plan selbst verwalten oder sich alternativ an Ihre*n Account-Manager*in wenden.
Schritt 2: Personio Conversations zum ersten Mal aufrufen
Anfängliche Einrichtung
Der/Die Personio Admin Ihres Unternehmens muss zunächst die Rolle „Conversations Expert“ in Personio erstellen und die notwendigen Zugriffsrechte vergeben. Admins haben Zugriff auf diese Rolle als Standardeinstellung und müssen sich diese Rolle nicht selbst zuweisen.
Wenn eine andere Person in Ihrem Unternehmen die Implementierung koordiniert, muss ihm diese Rolle vom Admin zugewiesen werden. Diese Person wird für den Einrichtungsprozess eng mit Personio zusammenarbeiten. Als ihre erste spezialisierte Person sollte sie es sein, die die nachfolgenden Schritte durchführt.
Hinweis:
Um Personio Conversations erstmals zu aktivieren, muss ein/e Admin in der Hauptnavigationsleiste in Personio auf Conversations klicken. Damit wird die Ersteinrichtung abgeschlossen.
Mitarbeiterattribute verwalten, die im Reiter Anfragende Person angezeigt werden
In Conversations können Experten unter dem Reiter Anfragende Person innerhalb einer Anfrage Informationen über die anfragende Person sehen. Diese Informationen werden aus dem Mitarbeitendenprofil der anfragenden Person in Personio gezogen und basieren auf Mitarbeiterattributen.
Zu diesen Attributen gehören voreingestellte Attribute, einschließlich des Namens der anfragenden Person, ihres Status, ihrer Kontaktdaten, ihrer Rolle und Abteilung. Sie können auch andere Attribute, einschließlich individueller Attribute, über die API-Anmeldedaten in Personio zulassen, um diese Attribute unter dem Reiter Anfragende Person sichtbar zu machen.
Hinweis:
Lassen Sie nur die Attribute zu, die unter dem Reiter Anfragende Person sichtbar sein sollen. So stellen Sie sicher, dass Personen mit der Rolle des Experten keine sensiblen Mitarbeitendeninformationen sehen können. Bestimmte Attribute wie Bankdaten können nicht über die API-Anmeldedaten übertragen werden.
Um zu verwalten, welche Mitarbeiterattribute unter dem Reiter Anfragende Person sichtbar sind, und um den Datenschutz zu gewährleisten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Sicherheit & Integrationen auf API-Zugriffsdaten.
- Klicken Sie auf Conversations.
- Klicken Sie unter Lesbare Mitarbeiterattribute auf das Drop-down-Menü, um die vollständige Liste der Mitarbeiterattribute anzuzeigen.
- Wählen Sie die Attribute aus, die Sie an Conversations übertragen möchten. Diese Attribute werden unter dem Reiter Anfragende Person angezeigt.
- Klicken Sie auf Speichern.
Legen Sie Ihre bevorzugte Sprache fest
Die Sprache, in der Ihr Conversations-Account angezeigt wird, hängt von Ihren Spracheinstellungen in Personio ab (Sie können Ihre Spracheinstellungen in Personio über Ihre persönlichen Einstellungen festlegen). Das heißt, wenn Sie Ihre bevorzugte Sprache in Personio als Deutsch definiert haben, erscheint Ihr Conversations-Account auch auf Deutsch.
Auch die Sprache des Conversations-Chatbots in Microsoft Teams und Slack orientiert sich an Ihren persönlichen Spracheinstellungen in Personio. Wenn eine anfragende Person beispielsweise Slack auf Englisch, Personio aber auf Deutsch verwendet, antwortet der Chatbot auf Deutsch.
Tipp:
Wenn Sie in Personio die Sprache wechseln, wird die Änderung nicht immer sofort in Conversations oder im Chatbot übernommen. Laden Sie in diesem Fall die Seite neu oder versuchen Sie es später noch einmal.
Schritt 3: Rollen zuweisen und Teams einrichten
Die erste spezialisierte Person sollte die folgenden Schritte durchführen:
- Weisen Sie allen anderen spezialisierten Personen die Rolle spezialisierte Person für Conversations zu. Hinweis: Nur Mitarbeitende mit Adminrechten können Rollen zuweisen.
- Die ersten Teams erstellen. Tipp Nach der Integration von Slack (s. letzten Schritt unten) können Sie die passenden Slack-Channels den relevanten Teams mithilfe der Bearbeitungsfunktion für Teams hinzufügen.
- Teams bearbeiten: Fügen Sie Mitglieder hinzu oder entfernen Sie sie, bearbeiten Sie Arbeitszeiten und weisen Sie Team-Kategorien zu.
- Individuelle Anfragestatus erstellen
- SLAs einrichten
Hinweise:
▶ Wenn Sie Conversations einrichten, werden alle Ihre Personio-Mitarbeitenden übertragen. Dies schließt auch inaktive Mitarbeitende ein. Diesen werden jedoch keine E-Mails oder Benachrichtigungen gesendet, außer wenn eine Genehmigung angefordert wird.
Schritt 4: Slack oder Microsoft Teams integrieren
Nachdem Sie sich mit Conversations vertraut gemacht haben, können Sie nun die Integration mit Slack oder Microsoft Teams einrichten. (Möglicherweise müssen Sie dies mit Ihrer IT-Abteilung koordinieren.) Jetzt können Sie damit beginnen, Anfragen zu beantworten, die über Slack oder Microsoft Teams eingehen.
Hinweis:
Wenn Sie Slack oder Microsoft Teams einrichten, werden alle bestehenden Kontakte an Personio Conversations übertragen, einschließlich Kontakte außerhalb Ihres Unternehmens. Diesen werden jedoch keine E-Mails oder Benachrichtigungen gesendet, außer wenn eine Genehmigung angefordert wird.
Tipp:
Wir empfehlen, Slack oder Microsoft Teams zu integrieren. Dies ist jedoch keine Voraussetzung für die Nutzung von Conversations, da E-Mails standardmäßig aktiviert sind.