Fehlerbehebung bei Recruiting-E-Mails, die am falschen Ort erscheinen – Personio

Dieser Artikel erklärt, warum einige Recruiting-E-Mails möglicherweise an der falschen Stelle erscheinen. Wir behandeln folgende Themen:

Warum E-Mails von Bewerbenden möglicherweise in Ihren zuzuweisenden Nachrichten landen.
Warum Ihre E-Mails möglicherweise im Spam-Ordner von Bewerbenden landen.

Bevor Sie beginnen

Es gibt zwei Möglichkeiten, über Personio mit Bewerbenden zu kommunizieren. Sie haben bereits eine der folgenden Optionen eingerichtet:

Die Option für den Personio E-Mail-Dienst (Standard): In diesem Fall schicken Bewerbende E-Mails an Ihre Personio Recruiting-E-Mail-Adresse. Diese Adresse sieht so aus: ihrunternehmen-jobs@m.personio.com.
Eine Verbindung über unsere Google-Integration, unsere Microsoft-Integration oder über SMTP. In diesem Fall schicken Bewerbende E-Mails an Ihre individuelle Recruiting-E-Mail-Adresse, zum Beispiel jobs@ihrunternehmen.com. Wenn Sie Probleme mit dem Einrichten einer Verbindung haben, lesen Sie unseren speziellen Artikel zur Fehlerbehebung.

So verwenden Sie ein Spam-Testtool

Sie können Ihren Spam-Score mit einem Spam-Testtool testen. In diesem Beispiel verwenden wir Mail-Tester. Befolgen Sie diese Schritte:

Öffnen Sie eine Testbewerbung in Personio. Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen und klicken Sie auf Bewerbung anlegen. Lassen Sie das E-Mail-Feld vorerst leer.
Öffnen Sie Mail-Tester und kopieren Sie die angegebene Test-E-Mail-Adresse. Kehren Sie zu Personio zurück und fügen Sie sie in das E-Mail-Feld Ihrer Testbewerbung ein.
Schließen Sie das Erstellen Ihrer Testbewerbung ab. Es wird automatisch ein Bewerbendenprofil erstellt. Sie können es später löschen.
Gehen Sie im Bewerbendenprofil zum Reiter Nachrichten.
Schicken Sie eine Nachricht an Ihre Testperson. Idealerweise verwenden Sie eine Nachricht, von der Sie wissen, dass bei Bewerbenden im Spam-Ordner landet. Fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu.
Kehren Sie zu Mail-Tester zurück und klicken Sie auf den Button, um Ihre Punktzahl zu überprüfen.

Die E-Mails einer sich bewerbenden Person landen in Ihren zuzuweisenden Nachrichten

E-Mails von Bewerbenden sollten im Reiter Nachrichten des jeweiligen Bewerbendenprofils angezeigt werden. Einige E-Mails können jedoch in Ihren zuzuweisenden Nachrichten landen. Sie können diesen Bereich über Recruiting > Zuzuweisende Nachrichten aufrufen.

Es gibt mehrere Gründe, warum E-Mails von Bewerbenden in Ihren zuzuweisenden Nachrichten erscheinen können. Unten finden Sie Themen und Vorschläge.

Mögliches Problem: Es gibt keine Bewerbung für die Person

Sie erhalten eine E-Mail von einer sich bewerbenden Person, aber es gibt keine vorhandene Bewerbung mit deren E-Mail-Adresse. Daher landet die E-Mail in Ihren zuzuweisenden Nachrichten.

Lösung: Sie müssen für die sich bewerbende Person manuell eine Bewerbung erstellen. Navigieren Sie zu Recruiting > Zuzuweisende Nachrichten. Öffnen Sie die entsprechende E-Mail. Klicken Sie auf Bewerbung erstellen und geben Sie die erforderlichen Informationen ein. Dadurch wird ein neues Bewerbungsprofil erstellt.

Mögliches Problem: Eine Person, die sich zu einem früheren Zeitpunkt beworben hat, antwortet in einer älteren E-Mail-Unterhaltung

Wenn eine Person auf eine E-Mail-Unterhaltung zu einer Stelle antwortet, für die sie zuvor abgelehnt wurde oder von bei der sie die Bewerbung zurückgezogen hat, landet die E-Mail unter Nicht zugewiesene Nachrichten. Dies gilt für Bewerbende, die vor 14 oder mehr Tagen abgelehnt wurden oder ihre Bewerbung zurückgezogen haben.

Wenn sich jemand über das Bewerbungsformular auf eine neue Stelle bewirbt, verarbeitet das System die Bewerbung wie üblich und ordnet sie der richtigen Stelle zu. Dies gilt auch dann, wenn die Person zuvor für eine Stelle abgelehnt wurde.

Mögliches Problem: Die sich bewerbende Person verwendet eine andere E-Mail-Adresse

Wenn eine sich bewerbende Person eine andere E-Mail-Adresse verwendet, ist die neue E-Mail-Adresse nicht mit ihrer Bewerbung verknüpft. Daher landet die E-Mail in Ihren zuzuweisenden Nachrichten.

Lösung: Sie müssen die Nachricht manuell dem Bewerbungsprofil zuweisen. Navigieren Sie zu Recruiting > Zuzuweisende Nachrichten. Öffnen Sie die entsprechende E-Mail. Klicken Sie auf Zuweisen und wählen Sie die richtige Person aus. Die ursprüngliche E-Mail wird nun im Reiter Nachrichten des Bewerbendenprofils angezeigt.

Mögliches Problem: Die sich bewerbende Person hat sich auf zwei oder mehr verschiedene Stellen beworben

In diesem Fall ist die E-Mail-Adresse der Person mit verschiedenen Stellen verknüpft. Weitere Informationen zu Mehrfachbewerbungen von Bewerbenden

Lösung: Sie müssen dem Bewerbungsprofil die Nachricht manuell zuweisen. Navigieren Sie zu Recruiting > Zuzuweisende Nachrichten. Öffnen Sie die entsprechende E-Mail. Klicken Sie auf Zuweisen und wählen Sie die richtige Person aus. Die ursprüngliche E-Mail wird nun im Reiter Nachrichten des Bewerbendenprofils angezeigt.

Ihre E-Mails landen im Spam-Ordner der sich bewerbenden Person

Es gibt mehrere Gründe, warum Ihre Recruiting-E-Mails im Spam-Ordner einer sich bewerbenden Person landen können. Unten finden Sie Themen und Vorschläge.

Mögliches Problem: DNS-Einstellungen

Es gibt einige DNS-Konfigurationen, wie SPF, DKIM und DMARC, die sich auf die „Qualität“ eines E-Mail-Absenders auswirken. Wenn diese Konfigurationen nicht verfügbar sind, werden E-Mails eher als Spam markiert.

Lösung: Verwenden Sie ein Spam-Testtool, um weitere Details zur Ursache zu erhalten.

︎Wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse und eine SMTP-Verbindung verwenden, bitten Sie Ihre IT-Abteilung, Ihre DNS-Einstellungen zu überprüfen.
︎Wenn Sie die von Personio bereitgestellte Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens verwenden, ist die erforderliche Konfiguration bereits von Personio eingerichtet worden.

Mögliches Problem: Ihre E-Mail-Adresse könnte in einer öffentlichen Spam-Liste aufgeführt sein

Online sind mehrere öffentliche Spammer-Listen verfügbar. Wenn Ihre Absender-E-Mail-Adresse in einer dieser Listen aufgeführt ist, landen Ihre E-Mails möglicherweise im Spam-Ordner der sich bewerbenden Person.

Lösung: Verwenden Sie ein Spam-Testtool, um weitere Details zur Ursache zu erhalten. Wenn Ihre E-Mail auf der Blockierliste steht, wenden Sie sich an die Spammer-Liste und bitten Sie darum, aus der Liste entfernt zu werden.

Mögliches Problem: Der E-Mail-Inhalt sieht nach Spam aus

E-Mail-Nachrichten können für Spam-Detektoren wie Spam aussehen. Das kann zum Beispiel passieren, wenn die E-Mail ausführbare Dateien als Anhänge enthält.