In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Videokonferenz in Personio einrichten. So können Sie und Ihre Mitarbeitenden Videointerviews direkt mit Bewerbenden planen.
Die verfügbaren Integrationen sind:
- Google Meet
- Zoom
- Microsoft Teams
- GoTo Meeting
Bevor Sie beginnen
Falls dies noch nicht geschehen ist, muss Ihr Admin Ihren Unternehmenskalender über Personios Unterauftragnehmer Cronofy integrieren. Der Grund dafür ist, dass zur Nutzung der Videokonferenzfunktion eine aktive Kalenderintegration benötigt wird.
Lesen Sie auch, wie Sie Interviews mit dem integrierten Kalender planen.
Google Meet einrichten
Hinweis
Sofern noch nicht erfolgt, müssen Sie Google Meet in der Google-Admin-Konsole Ihres Unternehmens aktivieren. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Hilfeartikel.
Ist Ihr verbundener Unternehmenskalender ein Google-Kalender, können alle synchronisierten Mitarbeitenden die Videokonferenzfunktion sofort nutzen. Sie synchronisieren Ihre Mitarbeitenden, wenn Sie Personio mit Ihrem Unternehmenskalender integrieren.
Gehen Sie zur Prüfung Ihrer Einstellungen folgendermaßen vor:
- Gehen Sie zu Einstellungen und dann zu Integrationen > Kalenderintegration.
- Prüfen Sie, ob die Cronofy-Kalenderintegration in Ihrem Personio-Account aktiv ist.
- Vergewissern Sie sich, dass alle Mitarbeitende, die Interviews planen sollen, synchronisiert sind. Falls Sie eine Fehlermeldung sehen, dass die Synchronisierung nicht erfolgreich war, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung.
Zoom einrichten
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Integration mit Zoom einzurichten:
- Gehen Sie zu Einstellungen und dann zu Integrationen > Kalenderintegration.
- Prüfen Sie, ob die Cronofy-Kalenderintegration in Ihrem Personio-Account aktiv ist.
- Vergewissern Sie sich, dass alle Mitarbeitende, die Interviews planen sollen, synchronisiert sind. Falls Sie eine Fehlermeldung sehen, dass die Synchronisierung nicht erfolgreich war, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung.
- Bitten Sie Ihre IT-Abteilung, die Cronofy-App im Zoom-App-Marketplace zu installieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Installationsberechtigung für Alle Nutzenden dieses Zoom-Accounts erteilen. Beachten Sie, dass dieser Schritt erforderlich ist, bevor sich Nutzer authentifizieren können.
- Folgen Sie abschließend den Anleitungen im Abschnitt zur Authentifizierung von Nutzenden.
Microsoft Teams einrichten
Es gibt zwei Wege, die Videokonferenz-Integration mit Microsoft Teams einzurichten. Diese hängen von der Art der Integration Ihres Unternehmenskalenders ab.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Integration Sie verwenden, folgen Sie den Schritten für Office 365 (via Graph API) und erstellen Sie dann ein Test-Interview. Wenn Microsoft Teams unter Interview-Methode angezeigt wird, war die Einrichtung erfolgreich. Folgen Sie ansonsten den Anleitungen für Microsoft Exchange oder Office 365 (EWS).
Office 365 (via Graph-API)
Wenn Ihr Unternehmenskalender, den Sie verbunden haben, ein Office-365-Kalender über Graph API ist, können alle synchronisierten Mitarbeitenden die Videokonferenzfunktion sofort nutzen. Sie synchronisieren Ihre Mitarbeitenden, wenn Sie Personio mit Ihrem Unternehmenskalender integrieren.
Gehen Sie zur Prüfung Ihrer Einstellungen folgendermaßen vor:
- Gehen Sie zu Einstellungen und dann zu Integrationen > Kalenderintegration.
- Prüfen Sie, ob die Cronofy-Kalenderintegration in Ihrem Personio-Account aktiv ist.
- Vergewissern Sie sich, dass alle Mitarbeitende, die Interviews planen sollen, synchronisiert sind. Falls Sie eine Fehlermeldung sehen, dass die Synchronisierung nicht erfolgreich war, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung.
Microsoft Exchange oder Office 365 (EWS)
Hinweis
Wenn der Unternehmenskalender, den Sie verbunden haben, Microsoft Exchange oder Office 365 via EWS ist, benötigen Sie eine normale Mailbox. Mit einer gemeinsam genutzten Mailbox können Sie die Integration nicht einrichten. Der Grund dafür ist, dass gemeinsam genutzte Mailboxen wie ein einzelnes Kalenderprofil funktionieren und keine Konferenzen zulassen.
Um Videokonferenzen mit Microsoft Exchange oder Office 365 (EWS) einzurichten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zu Einstellungen und dann zu Integrationen > Kalenderintegration.
- Prüfen Sie, ob die Cronofy-Kalenderintegration in Ihrem Personio-Account aktiv ist.
- Vergewissern Sie sich, dass alle Mitarbeitende, die Interviews planen sollen, synchronisiert sind. Falls Sie eine Fehlermeldung sehen, dass die Synchronisierung nicht erfolgreich war, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung.
- Folgen Sie abschließend den Anleitungen im Abschnitt zur Authentifizierung von Nutzenden.
GoTo Meeting einrichten
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Videokonferenzen mit GoTo Meeting einzurichten:
- Gehen Sie zu Einstellungen und dann zu Integrationen > Kalenderintegration.
- Prüfen Sie, ob die Cronofy-Kalenderintegration in Ihrem Personio-Account aktiv ist.
- Vergewissern Sie sich, dass alle Mitarbeitende, die Interviews planen sollen, synchronisiert sind. Falls Sie eine Fehlermeldung sehen, dass die Synchronisierung nicht erfolgreich war, lesen Sie unseren Artikel zur Fehlerbehebung.
- Folgen Sie abschließend den Anleitungen im Abschnitt zur Authentifizierung von Nutzenden.
Authentifizierung von Nutzenden
Wenn Sie die Integration mit Microsoft Teams, Zoom oder GoTo Meeting eingerichtet haben, müssen Ihre Mitarbeitenden im nächsten Schritt die Authentifizierung vornehmen.
Alle Mitarbeitenden, die Videokonferenzen hosten, müssen sich authentifizieren. Sie können dann die Videokonferenzfunktion nutzen. Die Mitarbeitenden führen die Authentifizierung direkt in ihrem jeweiligen Personio-Account durch. Sie können die untenstehende E-Mail-Vorlage als Beispiel verwenden, um Ihren Mitarbeitenden eine Anleitung zu geben.
Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, zur Authentifizierung die folgenden Schritte auszuführen:
- Fahren Sie mit dem Mauszeiger über Ihren Namen in der linken unteren Ecke der Seitenleiste und wählen Sie Persönliche Einstellungen.
- Klicken Sie links auf Integrationen.
- Wählen Sie die entsprechende Integration aus, zum Beispiel Zoom.
- Wählen Sie Interviews mit Cronofy verbinden.
- Sie erhalten eine E-Mail zur Authentifizierung Ihrer E-Mail-Adresse bei Cronofy.
- Folgen Sie dem Link in der E-Mail. Authentifizieren Sie sich mit den Zugriffsdaten Ihres Videokonferenzanbieters, zum Beispiel mit Ihren Zoom-Zugriffsdaten.
Beispiel: E-Mail-Vorlage für die Authentifizierung von Nutzenden
Liebe Teammitglieder,
wir haben eine neue Videokonferenzfunktion in unserem Personio-Account zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Sie Links für Videokonferenzen erstellen, wenn Sie Interviews für Bewerbende planen. Hierfür ist erforderlich, dass Sie Ihr Microsoft-Teams-/Zoom-/GoTo Meeting-Account [nicht Zutreffendes löschen ] mit Personio verbinden.
Führen Sie bitte die folgenden Schritte aus [Kopieren Sie die obigen Anweisungen und fügen Sie sie ein].