Dieser Artikel erklärt, wie Sie Versetzungen innerhalb eines Unternehmens sowie die Wiedereinstellung oder Neuanlage von Mitarbeitenden korrekt in Personio Payroll abbilden.
Versetzungen in Personio Payroll verwalten
Versetzung innerhalb einer Betriebsstätte
Eine Versetzung liegt vor, wenn ein Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens die Position wechselt. Für die Entgeltabrechnung ist entscheidend, ob sich dabei auch die Betriebsstätte ändert.
| Szenario | Vertragsart | Vorgehen |
| Gleiche Betriebsnummer | keine Änderung, beispielsweise von unbefristet zu unbefristet | Fortführung der Beschäftigung ohne neue Meldung. Die neuen Positionsdetails werden im bestehenden Profil ergänzt. |
| Gleiche Betriebsnummer | Änderung der Vertragsart, beispielsweise von befristet zu unbefristet |
Bei Wirksamkeit zum Monatsanfang genügt eine Aktualisierung des bestehenden Profils. Bei einem untermonatigen Wechsel muss das bestehende Profil mit einem Austritt beendet und anschließend ein neues Profil angelegt werden. |
| Unterschiedliche Betriebsnummer | unabhängig von der Betriebsnummer | Hierbei muss die Beschäftigung im alten Profil beendet und anschließend eine neues Profil neues Profil mit dem Wechseldatum als Eintrittsdatum angelegt werden. |
Versetzung in eine andere Gesellschaft
Wechselt ein Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens die Gesellschaft, ändert sich damit der sozialversicherungsrechtliche Arbeitgeber beziehungsweise die Betriebsnummer als Arbeitgeberreferenz. In diesem Fall muss der Wechsel als Austritt bei der bisherigen Gesellschaft und Neueintritt in der aufnehmenden Gesellschaft hinterlegt werden. Hierfür werden zwei voneinander getrennte Mitarbeitendenprofile benötigt.
Checkliste zur Durchführung
Prüfen Sie vor der Durchführung des Wechsels die folgenden Punkte:
- Wurde das Austrittsdatum in der bisherigen Gesellschaft hinterlegt?
- Wurde das Eintrittsdatum in der neuen Gesellschaft hinterlegt? Hierbei handelt es sich in der Regel um den Tag nach dem Austritt aus der alten Gesellschaft.
- Welche historischen Daten müssen aus dem alten Profil übernommen werden?
Vorgehen
Um einen Gesellschaftswechsel durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:
| Schritt | Beschreibung |
| 1. Austritt im alten Profil hinterlegen |
Weitere Informationen zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses finden Sie im Artikel zum Thema. Das alte Mitarbeitendenprofil darf danach nicht manuell wieder auf Aktiv gesetzt werden, da dies die Mitarbeitendenhistorie sowie Abrechnungs- und Meldedaten beeinträchtigen kann. |
| 2. E-Mail-Adresse im alten Profil ändern |
Zwei Mitarbeitendenprofil dürfen nicht dieselbe E‑Mail-Adresse verwenden. Ergänzen Sie die E-Mail-Adresse im alten Profil deshalb um beispielsweise eine Ziffer (max.mustermann1@test.com). Hierdurch wird die alte E-Mail-Adresse für das neue Profil verfügbar. Ein Anmeldung im alten Profil ist nicht länger möglich. |
| 3. Neues Profil in der aufnehmenden Gesellschaft anlegen |
Erstellen Sie im Anschluss manuell ein neues Mitarbeitendenprofil oder übernehmen Sie die vorhandenen Daten über einen Export und anschließenden Import.
|
| 4. Login des neuen Profils prüfen | Entscheiden Sie, ob für das neue Profil ein neuer Personio-Login erstellt werden soll. Wird ein Login angelegt, sendet Personio eine Einladung an die im neuen Profil hinterlegte E-Mail-Adresse. Prüfen Sie vorher, dass die ursprüngliche Adresse ausschließlich im neuen Profil verwendet wird, der Mitarbeitende keinen Zugriff mehr über das alte Profil benötigt und Rollen sowie Zugriffsrechte im neuen Profil korrekt zugewiesen sind. |
Verarbeitung der Meldungen
Personio Payroll verarbeitet bei unterschiedlichen Arbeitgeberreferenzen sowohl die Abmeldung für das Beschäftigungsverhältnis in der bisherigen Gesellschaft als auch die Anmeldung in der neuen Gesellschaft. Die DEÜV-Meldungen wird automatisch mit dem neuen Abrechnungslauf übermittelt. Prüfen Sie im Reiter Meldwesen ob alle relevanten An- und Abmeldungen erstellt wurden.
Nach dem Anlegen des neuen Mitarbeitendenprofils übermittelt Personio Payroll automatisch die steuerliche Registrierung. Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale werden anschließend von der Finanzverwaltung zurückgemeldet. Kontrollieren Sie, ob die ELStAM-An- und ‑Abmeldung angezeigt wird, ob die Finanzverwaltung erfolgreich zurückgemeldet hat und ob Steuerklasse, Kirchensteuermerkmal, Freibeträge und weitere Steuermerkmale korrekt übernommen wurden.
Besonderheiten und Sonderfälle
| Szenario | Beschreibung |
| Gleiche Betriebsnummer | Ändert sich zwar die organisatorische Gesellschaftszuordnung, nicht aber die für das Meldewesen maßgebliche Betriebsnummer, prüfen Sie vorab, ob tatsächlich ein meldepflichtiger Arbeitgeberwechsel vorliegt. Gegebenenfalls greift stattdessen die Transferlogik innerhalb eines bestehenden Beschäftigungsverhältnisses. |
| Wechsel innerhalb eines Monats | Bei einem untermonatigen Wechsel können anteilige Abrechnungen in beiden Gesellschaften erforderlich sein. Prüfen Sie Eintritts- und Austrittsdatum sowie Vergütungszeiträume besonders sorgfältig. |
| Rückwirkend erfasster Gesellschaftswechsel | Wird der Wechsel rückwirkend angelegt, können Neuberechnungen und korrigierte Meldungen entstehen. Kontrollieren Sie die betroffenen Abrechnungsperioden und Meldungen anschließend im Compliance Hub. |
| Fehlende Sozialversicherungsnummer | Ist im neuen Profil noch keine Sozialversicherungsnummer vorhanden, müssen unter anderem Geburtsname, Geburtsort, Geburtsland und Geschlecht vollständig gepflegt sein, damit Personio eine elektronische Abfrage der Sozialversicherungsnummer verarbeiten kann. |
Wiedereinstellung in Persono Payroll verwalten
Wiedereinstellung: Reaktivierung und Neuanlage im Vergleich
Wird ein Austritt zurückgezogen, ohne dass der Mitarbeiter das Unternehmen tatsächlich verlassen hat, beispielsweise bei Rücknahme der Kündigung, handelt es sich um eine Reaktivierung. Eine Neuanlage betrifft hingegen ehemalige Mitarbeiter, die zu einem späteren Zeitpunkt erneut eingestellt werden.
| Szenario | Vorgehen | Auswirkung |
| Rücknahme des Austritts vor Versand der Meldung | Austritt entfernen | Endzeiträume werden aus Vergütungen automatisch entfernt. Keine Stornierung von Meldungen erforderlich. |
| Rücknahme nach Versand von Meldungen | Austrittsdatum entfernen | Wird der Austritt direkt anschließend nach dem Versand der Meldungen entfernt, werden diese storniert. Das gegebenenfalls anteilig unbezahlte Gehalt wird im Folgemonat korrigiert. |
| Erneute Einstellung eines ehemaligen Mitarbeitenden | neues Mitarbeitendenprofil anlegen | Es entsteht ein neues, als Neueinstellung gemeldetes Profil, unabhängig vom vorherigen Verlauf |
Hinweis
Die produktseitige Funktion Diese Person erneut anstellen von ehemaligen Mitarbeitern wird für Personio Payroll aktuell nicht empfohlen, da sie zu fehlerhaften Sozialversicherungs- und Steuerdaten führen kann. Legen Sie stattdessen manuell ein neues Profil für den Mitarbeiter an.
FAQ
Was unterscheidet eine Reaktivierung von einer Neuanlage?
Eine Reaktivierung setzt voraus, dass der Mitarbeitende das Unternehmen nie tatsächlich verlassen hat. Eine Neuanlage betrifft ehemalige Mitarbeitende, die zu einem späteren Zeitpunkt erneut eingestellt werden.
Kann ich die automatisierte Neuanlage-Funktion für eine Wiedereinstellung nutzen?
Diese Funktion gilt für Personio-Payroll-Kunden aktuell als nicht zuverlässig. Wir empfehlen, stattdessen manuell ein neues Mitarbeitendenprofil anzulegen, bis die zugrunde liegende Korrektur abgeschlossen ist.
Was passiert mit der Sozialversicherung bei einem Gesellschaftswechsel?
Die Abmeldung für das alte Profil und die Anmeldung für das neue Profil erfolgen automatisch, sobald der Austritt im alten Profil hinterlegt und das neue Profil angelegt wurde.
Kann die Gesellschaft im bestehenden Profil einfach geändert werden?
Bei einem Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber beziehungsweise einer anderen Betriebsnummer sollte die Gesellschaft nicht lediglich im vorhandenen Profil überschrieben werden. Für das Meldewesen ist ein Austritt aus der bisherigen und ein Eintritt in die neue Gesellschaft erforderlich.
Werden alle Daten automatisch übernommen?
Nein. Export und Import können die Anlage beschleunigen, ersetzen aber nicht die vollständige Prüfung. Dokumente, Vergütungen, Abwesenheiten, Anwesenheiten, eindeutige IDs und bestimmte Payroll-Attribute müssen gegebenenfalls manuell ergänzt werden.
Darf das alte Profil gelöscht werden?
Nein. Das alte Profil wird für die Beschäftigungs-, Abrechnungs- und Meldehistorie benötigt und muss erhalten bleiben.