Dieser Artikel erklärt qualifizierte elektronische Signaturen in Personio, wann sie verwendet werden und wie die Identitätsprüfung funktioniert.
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nach EU-Recht die höchste Stufe der elektronischen Signatur. Sie ist gemäß der eIDAS-Verordnung die einzige elektronische Signatur, die in der EU einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Personio bietet qualifizierte elektronische Signaturen über DocuSign als kostenpflichtiges Add-on an, das ausschließlich im Core Pro Plan verfügbar ist.
Bevor Sie beginnen
Um ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu unterzeichnen, müssen alle unterzeichnenden Personen ihre Identität verifizieren. Dazu können Sie entweder ein amtliches Ausweisdokument vorlegen und ein kurzes Video aufnehmen oder das DocuSign Identity Wallet mit der darin gespeicherten verifizierten Identität verwenden.
Der amtliche Vor- und Nachname der unterzeichnenden Person im Personio- oder Bewerbendenprofil muss exakt mit dem amtlichen Ausweisdokument übereinstimmen.
Wann Sie eine qualifizierte Signatur verwenden sollten
Ob Sie eine qualifizierte Signatur benötigen, hängt von der Dokumentart und den für das jeweilige Dokument geltenden Gesetzen ab. Lassen Sie Ihre konkrete Situation von Ihrem Rechtsbeistand prüfen. Wir empfehlen, für Mitarbeitende in Ihrem Land eine Matrix zu erstellen, die Dokumentarten den passenden Signaturarten zuordnet. Allgemeine Informationen zu Signaturarten finden Sie unter Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen.
Qualifizierte Signatur anfordern
Sie können eine qualifizierte Signatur genauso anfordern wie jede andere Signatur in Personio. Wenn Sie elektronische Signaturen für Mitarbeitendendokumente anfordern oder ein Angebot mit Vertrag erstellen – diese Funktion ist in Kürze verfügbar –, wählen Sie beim Senden der Anfrage als Signaturtyp Qualifiziert.
Hinweis:
Wenn Sie eine Signatur anfordern, müssen der amtliche Vor- und Nachname der unterzeichnenden Person im Personio- oder Bewerbendenprofil exakt mit dem amtlichen Ausweisdokument übereinstimmen. Fügen Sie beispielsweise keine Titel wie „Dr.“ hinzu. Wenn die Namen nicht übereinstimmen, schlägt die Identitätsprüfung fehl.
Identität verifizieren und unterzeichnen
Für qualifizierte Signaturen ist eine zusätzliche Identitätsprüfung erforderlich.
So verifizieren Sie Ihre Identität und unterzeichnen:
- Loggen Sie sich bei Personio ein und öffnen Sie Ihre Inbox. Suchen Sie die Signaturanfrage-Aufgabe und wählen Sie sie aus.
- Klicken Sie auf Weiter. Die Signaturumgebung wird in einem neuen Reiter geöffnet. Falls sich der neue Reiter nicht automatisch öffnet, klicken Sie auf „Dokument signieren“.
- Überprüfen Sie das Dokument. Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie unterschreiben sollen, oder ziehen Sie das Unterschriftsfeld aus dem linken Bereich auf das Dokument.
- Wenn Sie DocuSign zum ersten Mal verwenden, müssen Sie eine Signatur festlegen. Sie können einen Signaturstil auswählen, eine eigene zeichnen oder eine hochladen. Klicken Sie auf Übernehmen und unterschreiben.
- Klicken Sie oben auf Fertigstellen.
- Wenn Ihre E-Mail-Adresse bereits für ein DocuSign Identity Wallet registriert ist, wird Ihnen die entsprechende Option angezeigt. Wählen Sie „Identity Wallet verwenden“, entsperren Sie es mit Ihrem Passkey und fahren Sie anschließend mit Schritt 7 fort.
- Wenn für Ihre E-Mail-Adresse kein Identity Wallet registriert ist oder Sie es nicht verwenden möchten, durchlaufen Sie den Prozess zur Identitätsprüfung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung stabil ist und Sie sich in einer gut beleuchteten Umgebung befinden. Halten Sie Ihr Ausweisdokument bereit.
- Geben Sie Ihre Telefonnummer ein, um einen Link zur Identitätsprüfung zu erhalten.
- Öffnen Sie auf Ihrem Smartphone den Link in der SMS von DocuSign.
- Wählen Sie das Dokument aus, das Sie verwenden möchten. Befolgen Sie die Anweisungen genau, um Ihr Ausweisdokument vorzuzeigen, das Selfie-Video aufzunehmen und die erforderlichen Prüfungen abzuschließen.
- Warten Sie auf das Ergebnis der Verifizierung. In der Regel erhalten Sie das Ergebnis innerhalb weniger Minuten.
- Nach erfolgreicher Verifizierung können Sie ein DocuSign Identity Wallet für die zukünftige Nutzung Ihrer verifizierten Identität erstellen oder ohne Identity Wallet fortfahren.
- Kehren Sie zum Dokument zurück und klicken Sie auf Fertigstellen.
- Geben Sie den Code ein, den Sie auf Ihrem Smartphone erhalten haben, und stimmen Sie den Geschäftsbedingungen zu.
- Klicken Sie auf Unterzeichnen.
Akzeptierte Ausweisdokumente: EU-Personalausweise, EU-Aufenthaltstitel, EU-Reiseausweise für Geflüchtete und die meisten internationalen Reisepässe. Britische Führerscheine und rumänische Personalausweise, die vor 2021 ausgestellt wurden, werden von Personio nicht akzeptiert. Eine vollständige Liste aller akzeptierten Ausweisdokumente für alle Länder weltweit finden Sie hier.
DocuSign Identity Wallet verwenden
Wenn Sie regelmäßig qualifizierte Dokumente unterzeichnen, können Sie mit dem DocuSign Identity Wallet viel Zeit sparen. Nachdem Sie es bei DocuSign erstellt und Ihre Identität erfolgreich verifiziert haben, können Sie Ihre gespeicherte verifizierte Identität wiederverwenden. Bei zukünftigen Signaturanfragen entsperren Sie das Identity Wallet einfach mit Ihrem Passkey, anstatt den vollständigen Verifizierungsprozess erneut zu durchlaufen.
Das DocuSign Identity Wallet ist mit Ihrer genauen E-Mail-Adresse verknüpft und drei Jahre lang gültig. Anschließend müssen Sie Ihre Identität erneut bestätigen. Sie können Ihr Identity Wallet in dem DocuSign-Konto anzeigen und verwalten, das Sie beim Erstellen des Identity Wallet eingerichtet haben.
Wenn die Verifizierung fehlschlägt
Die Gebühr für qualifizierte Signaturen deckt den Prozess der Identitätsprüfung ab. Sie fällt unabhängig vom Ergebnis an.
Nach einem fehlgeschlagenen Versuch wird die Signaturanfrage gesperrt. Personio benachrichtigt die anfragende Person über eine Aufgabe in der Personio Inbox über den fehlgeschlagenen Versuch und dessen Gründe. Von dort aus kann die Anfrage erneut gesendet werden, damit die unterzeichnende Person die Identitätsprüfung noch einmal durchführen kann.
Preise und Abrechnung
Qualifizierte elektronische Signaturen kosten 6 € pro unterzeichnender Person und Dokument. Personio erfasst Ihre Nutzung und stellt die Kosten des vorherigen Monats monatlich nachträglich in Rechnung.
Weitere Informationen zu qualifizierten elektronischen Signaturen finden Sie in den folgenden Ressourcen: