Dieser Artikel beantwortet häufig gestellte Fragen zu den KI-gestützten Funktionen von Personio. Bei Fragen zu Datenschutz, Sicherheit und Compliance im Zusammenhang mit KI lesen Sie die häufig gestellten Fragen.
Allgemeine Fragen
Welche KI-Funktionen bietet Personio an?
Personio bietet eine Reihe KI-gestützter Funktionen an, die Ihnen helfen, effizienter zu arbeiten. Einige Funktionen kosten KI-Credits.
Muss ich KI-Funktionen verwenden?
Nein. KI-Funktionen in Personio sind optional. Admins können KI-Funktionen in den Personio Einstellungen aktivieren oder deaktivieren.
Für welche KI-Funktionen fallen nutzungsabhängige Kosten an?
Einige KI-Funktionen, beispielsweise der Talentscreening-Agent, verbrauchen nutzungsabhängig KI-Credits. Pro Aktion wird eine feste Anzahl an Credits verbraucht. Die kostenpflichtige Nutzung beginnt erst, nachdem Admins dieser ausdrücklich zugestimmt haben. Erfahren Sie mehr über KI-Credits.
Wie kann ich KI-Funktionen zentral steuern oder deaktivieren?
Admins können einzelne KI-Funktionen jederzeit unter Einstellungen > Account und Support > KI-Funktionen aktivieren oder deaktivieren. Bei Funktionen, die KI-Credits verbrauchen, wird der Verbrauch sofort gestoppt, wenn die Funktion deaktiviert wird. Admins können außerdem ein monatliches Ausgabenlimit für die kostenpflichtige Nutzung von KI-Credits festlegen. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung der KI-Credit-Nutzung.
Personio Assistent
Auf welche Daten greift der Personio Assistant zu?
Der Personio Assistant kann auf alle Daten in Personio zugreifen, für die die anfragende Person eine Anzeigeberechtigung hat. Dazu gehören Daten aus Mitarbeitendenprofilen, HR-Dokumente sowie Daten aus Analysen und Berichte. Die Berechtigungen der jeweiligen Person steuern den Zugriff – Admins sehen erweiterte Daten aus Analysen und Berichten, Führungskräfte sehen nur die Daten ihres Teams, und Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Daten.
Auch Dokumente, die im Reiter Dokumente von Mitarbeitendenprofilen gespeichert sind, sind zugänglich. Der Assistant kann nur Dokumente anzeigen, für die der Nutzer bereits direkt in Personio eine Anzeigeberechtigung hat.
Wenn Admins Drittanbieter-Konnektoren wie Confluence oder Google Drive aktiviert haben, kann der Personio Assistant auch Fragen mithilfe von Inhalten aus diesen Tools beantworten. Die eigene Authentifizierung des Nutzers bei diesen Plattformen steuert den Zugriff auf Drittanbieterdaten – der Assistant kann auf nichts zugreifen, worauf die Person dort nicht bereits direkt zugreifen kann.
Es gibt keine Möglichkeit, bestimmte Daten- oder Dokumenttypen vom Assistant auszuschließen. Der Zugriff auf Daten und Dokumente wird über die Berechtigungen in Personio gesteuert.
Wie funktioniert der Personio Assistant technisch?
Der Personio Assistant verwendet maschinelles Lernen und Large Language Models (LLMs), um Anfragen in mehreren Sprachen zu verstehen, die relevanten Daten abzurufen und eine Antwort, Erkenntnis oder ein Diagramm bereitzustellen. Das LLM wird von Personio auf eigenen AWS-Servern in der EU unter Verwendung von AWS Bedrock gehostet.
Worin besteht der Unterschied zwischen dem Personio Assistant und der Support-KI?
Es handelt sich um zwei separate Tools mit unterschiedlichen Zwecken. Der Personio Assistant beantwortet Fragen zu Ihren persönlichen HR-Daten, zum Beispiel zu Ihrem Urlaubskontostand, zu Details Ihrer Entgeltabrechnung oder zu HR-Dokumenten. Die Support-KI beantwortet Fragen zu Personio-Funktionen. Der Personio Assistant kann keine Fragen zur Verwendung von Personio beantworten. Die Support-KI hat keinen Zugriff auf Ihre Personaldaten.
Muss ich den Personio Assistant verwenden?
Nein. Admins können den Personio Assistant aktivieren oder deaktivieren.
KI-gestützte Leistungsübersicht
Wer kann eine KI-Performance-Übersicht sehen?
Die KI-Performance-Übersicht ist nur für Personen sichtbar, die bereits Lesezugriff auf die Performance-Beurteilungen, das Feedback und die Notizen zu einem Mitarbeiter haben. Die Übersicht enthält nur das ihnen mitgeteilte Feedback. Selbstbeurteilungen werden ausgenommen.
Auf welche Daten greift die KI zu, um eine Performance-Übersicht zu erstellen?
KI-Übersichten basieren ausschließlich auf bereits vorhandenem schriftlichem Feedback. Sie fügen keine neuen Informationen oder Meinungen hinzu, und die KI berücksichtigt keine Bewertungen. Für jede Performance-Beurteilung, jedes Feedback und jede Performance-Notiz greift die KI ausschließlich auf folgende Felder zu: Typ, Erstellungsdatum, ID, ID der bereitstellenden Person und die Angabe, ob der Inhalt als vertraulich gekennzeichnet wurde. Die KI fasst das Feedback der letzten zwölf Monate zusammen. Zum Erstellen einer Übersicht müssen mindestens drei Beurteilungen, Feedbacks oder Notizen vorhanden sein.
Wie gewichtet die KI verschiedene Quellen in einer Performance-Übersicht?
Die KI gewichtet Quellen in folgenden Reihenfolge der Relevanz: aktuellste Beurteilung durch die Führungskraft, Beurteilungen für Führungskräfte, Beurteilungen aus dem direkten Umfeld, kontinuierliches Feedback, Performance-Notizen und weniger aktuelle Beurteilungen durch die Führungskraft. Aktuelleres Feedback wird stärker gewichtet. Selbstbeurteilungen werden ausgenommen.
Muss ich KI-Performance-Übersichten verwenden?
Nein. Admins können KI-Performance-Übersichten aktivieren oder deaktivieren.
KI-Übersichten in Analysen
Welche Daten verwendet die KI-Übersicht?
Die KI-Übersicht verwendet ausschließlich die Diagrammdaten, die im Reiter Metriken verfügbar sind. Sie greift nicht auf andere Daten in Ihrem Personio Account zu und analysiert diese auch nicht. Prüfen Sie KI-generierte Übersichten immer sorgfältig, bevor Sie auf deren Grundlage handeln.
Muss ich KI-Übersichten in Analysen verwenden?
Nein. KI-Übersichten sind optional. Admins und Personen mit Bearbeitungsrechten für Konfiguration > Berichte können auf den Reiter Metriken zugreifen, Sie benötigen die KI-Übersicht jedoch nicht, um ihn zu verwenden.
Talentscreening-Agent
Welche Kriterien sollte ich beim Einrichten von KI-Anzeichen vermeiden?
Verwenden Sie Kriterien, die in direktem Zusammenhang mit der Rolle stehen, wie z. B. Standort, Sprache, Ausbildung oder Erfahrung. Vermeiden Sie Kriterien, die auf geschützten Merkmalen wie Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Alter oder Religion basieren. Vermeiden Sie außerdem indirekte Ersatzmethoden (z. B. die Verwendung des Abschlussjahres als Ersatz für das Alter). Die Anwendung solcher Kriterien kann zu diskriminierenden Ergebnissen und rechtlichen Risiken für Ihr Unternehmen führen.
Muss ich Bewerbende über die Nutzung des Talentscreening-Agenten informieren?
Ja. Nachdem Sie den Talentscreening-Agenten eingerichtet haben, sollten Sie die Nutzung KI-gestützter Screeningtechnologie in der Datenschutzerklärung Ihrer Karriereseite offenlegen. Der Artikel zum Talentscreening-Agenten enthält einen Formulierungsvorschlag, den Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Lassen Sie den Text vor der Veröffentlichung von Ihrem Rechtsteam prüfen.
Ist der Talentscreening-Agent mit der DSGVO und dem EU-KI-Gesetz konform?
Ja. Der Talentscreening-Agent ist mit DSGVO Art. 22 und EU-KI-Gesetz Art. 14 konform. Erfahren Sie mehr über Datenschutz und Sicherheit bei KI.
Wie viele KI-Credits verbraucht der Talentscreening-Agent?
Der Talentscreening-Agent verbraucht 80 Personio KI-Credits pro automatisch gescreenter Bewerbung.
KI-gestütztes Scannen von Entgeltabrechnungen
Welche Informationen werden aus einer Entgeltabrechnung extrahiert?
Die KI extrahiert in der Regel:
- Personenbezogene Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum)
- Sozialversicherungsdaten (Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Beitragsgruppenschlüssel)
- Steuerrelevante Daten (Steuer-ID, Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Kirchenzugehörigkeit)
Sie können alle extrahierten Daten vor dem Import prüfen und bearbeiten.
Auf welche Daten greift die KI-gestützte Scanfunktion zu?
Die KI-gestützte Scanfunktion greift ausschließlich auf Daten zu, die der Kunde in Personio hochgeladen hat, sowie auf Daten, die bereits im Mitarbeitendenprofil vorhanden sind. Die Funktion ist nur für Personen verfügbar, die Bearbeitungsrechte in Personio Payroll haben.
Was passiert nach dem Hochladen mit den Daten meiner Entgeltabrechnung?
Personio verwendet die extrahierten Daten, um Mitarbeitendenprofile zu befüllen. Es werden keine Daten zu Trainingszwecken verwendet, die gesamte Verarbeitung erfolgt auf den eigenen AWS-Servern von Personio in der EU, und Sie behalten die vollständige Kontrolle darüber, welche Daten importiert werden. Erfahren Sie mehr darüber, wie Personio bei dieser und allen anderen KI-Funktionen mit Datenschutz und Sicherheit umgeht.
Trifft die KI-gestützte Scanfunktion Entscheidungen für mich?
Nein. Die Scanfunktion schlägt Ihnen extrahierte Werte zur Prüfung und Freigabe vor – Sie entscheiden, welche Daten in Personio gespeichert werden. Sie können jeden Vorschlag jederzeit bearbeiten oder ablehnen.
Wer ist für die Richtigkeit der gescannten Daten verantwortlich?
Sie. Die Scanfunktion arbeitet ausschließlich mit Daten, die Sie hochladen. Prüfen Sie extrahierte Daten immer sorgfältig, bevor Sie sie in Personio importieren.
Welche Dokumenttypen unterstützt das KI-gestützte Scannen von Entgeltabrechnungen?
Sie können Entgeltabrechnungen einzeln oder als Sammel-PDF mit Entgeltabrechnungen für mehrere Mitarbeitende hochladen. Laden Sie ausschließlich Entgeltabrechnungen hoch – es dürfen keine anderen Abrechnungsdokumente darunter sein.
Was passiert, wenn eine Entgeltabrechnung keinem Mitarbeiter zugeordnet werden kann?
Prüfen Sie, ob in Personio bereits ein Mitarbeitendenprofil vorhanden ist. Falls nicht, erstellen Sie den Mitarbeiter und weisen Sie die Entgeltabrechnung seinem Profil zu. Prüfen Sie außerdem, ob der Mitarbeiter der richtigen Gesellschaft zugewiesen ist.
Muss ich das KI-gestützte Scannen von Entgeltabrechnungen verwenden?
Nein. Das KI-gestützte Scannen von Entgeltabrechnungen ist optional. Im Rahmen der Implementierung von Personio Payroll stehen weitere Möglichkeiten zum Import von Mitarbeitendendaten zur Verfügung.
Wem gehören die personenbezogenen Daten und die von der KI-gestützten Scanfunktion erzeugten Ausgaben?
Alle von der KI-gestützten Scanfunktion generierten Ausgaben gelten als Kundendaten, unabhängig davon, ob die Eingaben personenbezogene Daten enthalten.
Speichert Personio Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der KI-gestützten Scanfunktion?
Ja. Personio speichert sowohl Eingabe- als auch Ausgabedaten aus dem KI-Scan zur Qualitätssicherung und zur Verbesserung der Funktion. Diese Daten werden niemals zu Trainingszwecken verwendet.