Dieser Artikel erklärt die rechtlichen Grundlagen bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses, die dazugehörigen Meldepflichten sowie den Umgang mit Zahlungen nach Austritt in Personio Payroll. 

Was ist die Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses?

Ein Arbeitsverhältnis endet nicht nur durch eine Kündigung. Weitere Beendigungsgründe können unter anderem sein: 

• der Tod eines Mitarbeiters
• der Ablauf eines befristeten Arbeitsvertrags
• ein Aufhebungsvertrag
• eine Anfechtung des Arbeitsvertrags
• ein gerichtlicher Vergleich im Kündigungsschutzprozess

Die maßgeblichen Regelungen zur Beendigung eines Arbeitsvertrags finden sich vorwiegend im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und im Kündigungsschutzgesetz (KSchG).

Arbeitsverhältnis und sozialversicherungsrechtliches Beschäftigungsverhältnis

Das Arbeitsverhältnis im arbeitsrechtlichen Sinne und das Beschäftigungsverhältnis im sozialversicherungsrechtlichen Sinne müssen zeitlich nicht unbedingt übereinstimmen. Das Beschäftigungsverhältnis endet grundsätzlich mit dem Wegfall der Arbeitsbereitschaft und dem Erlöschen des Weisungsrechts nach § 7 SGB IV.

Eine unwiderrufliche Freistellung von der Arbeitsleistung führt in der Regel nicht zu einer vorzeitigen Beendigung der Versicherungspflicht. In diesem Fall enden Arbeits- und Beschäftigungsverhältnis zeitgleich. Wird ein Arbeitsverhältnis durch einen gerichtlichen Vergleich nachträglich verlängert, bleibt die Versicherungspflicht ebenso bestehen, sofern bis zur vereinbarten Beendigung ein Arbeitsentgelt gezahlt wird und die Arbeitsbereitschaft dem Arbeitgeber gegenüber signalisiert wurde.

Meldepflichten bei Beendigung

Bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses bestehen sowohl lohnsteuerliche als auch sozialversicherungsrechtliche Meldepflichten. 

Lohnsteuer

In der Lohnsteuer ist gemäß § 39e (4) Satz 5 EStG der Tag der Beendigung unverzüglich und elektronisch an die ELStAM-Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern durch den Arbeitgeber elektronisch zu übermitteln. Zudem ist nach Beendigung des Dienstverhältnisses nach § 41b EStG eine Lohnsteuerbescheinigung elektronisch an das entsprechende Finanzamt zu übermitteln. 

Sozialversicherung

In der Sozialversicherung erfolgt die Abmeldung bei der zuständigen Krankenkasse mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens jedoch innerhalb von sechs Wochen nach Beendigung der Beschäftigung. 

Eine Tabelle mit den gängigen Meldegründen finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Personio Payroll verwalten

Beschäftigung beenden

Wurde das Beschäftigungsverhältnis beendet, muss das entsprechende Datum im Mitarbeitendenprofil hinterlegt werden. Dies gilt unabhängig von der Art des Beschäftigungsverhältnisses. Ohne dieses Datum bleibt das Beschäftigungsverhältnis als aktiv markiert, obwohl ein Vertragsende hinterlegt ist.

Weitere Informationen, wie Sie ein Arbeitsverhältnis beenden, finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Das Austrittsdatum wirkt sich unmittelbar auf die Entgeltabrechnung aus. Liegt es innerhalb eines Abrechnungsmonats, berechnet Personio Payroll automatisch das Entgelt sowie einige wiederkehrende Vergütungen anteilig anhand der hinterlegten Einstellungen. Weitere Informationen zur anteiligen Gehaltsberechnung finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Informationen zur Rücknahme des Austritts, zur Reaktivierung und Neuanlage ehemaliger Mitarbeitender sowie zur Versetzung innerhalb eines Unternehmens finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Checkliste für die Entgeltabrechnung bei Austritt

Für eine korrekte Entgeltabrechnung des letzten Beschäftigungsmonats, sollten Sie die folgenden Punkte für jeden Mitarbeiter prüfen, dessen Arbeitsverhältnis endet: 

• Ist das Austrittsdatum korrekt hinterlegt, damit Entgelt und Vergütungsbestandteile automatisch anteilig berechnet werden?
• Wurde die Art der Beendigung korrekt erfasst, da diese Angaben ggf. an die Agentur für Arbeit übermittelt werden müssen?
• Wurde der Anspruch auf Resturlaub geprüft und, falls erforderlich, als Urlaubsabgeltung über eine Einmalzahlung erfasst?
• Wurden ausstehende Boni, Provisionen und sonstige Vergütungsbestandteile für den letzten Abrechnungsmonat vollständig erfasst?
• Wurden alle automatisch ausgelösten Meldungen wie die ELStAM-Abmeldung, DEÜV-Meldungen oder die Lohnsteuerbescheinigung im Meldewesen erstellt?

Zahlungen nach Austritt

Wann entstehen Zahlungen nach Austritt?

Zahlungen nach Austritt entstehen, wenn einem bereits ausgeschiedenen Mitarbeiter nachträglich eine Vergütung zusteht. Typische Beispiele sind: 

• nachträgliche Gehaltsanpassungen
• Bonuszahlungen
• Provisionen 
• Abgeltung von Resturlaub
• Abfindungen

Auswirkungen auf Lohnsteuer und Sozialversicherung

Steuerliche Behandlung: laufender Arbeitslohn und sonstige Bezüge

Für die Lohnsteuer unterscheidet man zwischen zwei Arten von Zahlungen nach dem Austritt:

• Laufender Arbeitslohn (z. B. die Korrektur einer Gehaltszahlung für einen vergangenen Monat): Hier gelten die ELStAM-Merkmale, die am Ende des jeweiligen vergangenen Abrechnungszeitraums gültig waren. Eine erneute Anmeldung des Mitarbeiters ist nicht erforderlich, da die Steuerdaten für diesen Zeitraum bereits vorliegen.
• Sonstige Bezüge/Einmalzahlungen (z. B. Abfindungen oder nachträgliche Boni): Hier gelten die ELStAM-Daten, die am Ende des Kalendermonats das Zuflusses gültig sind.

Sobald die ELStAM-Abmeldung für den ausgeschiedenen Mitarbeiter erfolgreich verarbeitet wurde, wendet Personio Payroll ab dem Tag nach dem Austrittsdatum automatisch die Steuerklasse VI auf sonstige Bezüge an. Wurde eine Zahlung nach dem Austrittsdatum bereits mit einer niedrigeren Steuerklasse berechnet, führt Personio Payroll dafür automatisch eine Neuberechnung mit Steuerklasse VI durch. Sie können die Steuerklasse jederzeit manuell anpassen, was gegebenenfalls eine erneute Neuberechnung auslöst.

Grundlage für die zeitliche Zuordnung von Arbeitslohn ist das Zuflussprinzip nach § 11 (1) EStG. Hierbei sind Einnahmen grundsätzlich zu dem Kalendermonat oder -jahr zu versteuern, in dem sie dem Mitarbeiter tatsächlich zufließen.

Für laufenden Arbeitslohn gibt es hiervon generell eine gesetzliche Ausnahme nach § 38a (1) Satz 2 i. V. m. § 11 (1) Satz 4 EStG. Er gilt zu dem Zeitpunkt, bezogen auf den, an dem der jeweilige Entgeltabrechnungszeitraum endet, für den er gezahlt wird. Dies gilt auch bei Nachzahlungen von laufendem Arbeitslohn.

Für sonstige Bezüge gibt es eine solche Ausnahme nicht. Da diese Zahlungen keinem festen Abrechnungszeitraum zuzuordnen sind, gilt weiterhin das Zuflussprinzip. Maßgeblich ist daher der Zeitpunkt, in dem die Zahlung tatsächlich zufließt, auch wenn das Arbeitsverhältnis bereits beendet ist. 

Sozialversicherungsrechtliche Behandlung

Bei Zahlungen nach Austritt ist zu berücksichtigen, dass sich der beitragspflichtige Anteil je nach Zuordnungsmonat und Versicherungszweig unterscheiden kann. Wir empfehlen, die anteiligen Beitragsbemessungsgrenzen im Zuordnungsmonat sorgfältig zu prüfen, insbesondere bei einem Arbeitgeberwechsel oder einer Änderung des Versicherungsstatus.

Bei einmaligen Zahlungen wie Boni oder Abfindungen ist zusätzlich zu prüfen, ob die sogenannte Märzklausel greift. Sie bestimmt, welchem Kalenderjahr die Sozialversicherungsbeiträge einer im ersten Quartal gezahlten Einmalzahlung zuzuordnen sind: Wurde die anteilige Jahres-Beitragsbemessungsgrenze im laufenden Jahr bereits ausgeschöpft, erfolgt die Zuordnung stattdessen zum letzten beitragspflichtigen Zeitraum des Vorjahres.

Greift die Märzklausel, kennzeichnet Personio Payroll den betreffenden Abrechnungsmonat auf der Entgeltabrechnung mit einem "V"-Vermerk, um die rückwirkende Zuordnung transparent zu machen. Die DEÜV-Meldungen an die Sozialversicherungsträger werden entsprechend aktualisiert.

Zahlungen mit Personio Payroll verwalten

Handhabung in Personio Payroll

In Personio Payroll gilt für diese Zahlungen folgendes Prinzip:

• Das Wirksamkeitsdatum einer Zahlung muss den Zeitraum widerspiegeln, in dem die Zahlung ursprünglich fällig gewesen wäre, nicht den Zeitpunkt der Verarbeitung.
• Diese Zuordnung entscheidet darüber, wie die Zahlung sozialversicherungs- und steuerrechtlich behandelt wird und welche regulatorischen Meldungen dadurch ausgelöst werden.
• Nachzahlungen für bereits geleistete Stunden gelten nicht als Einmalzahlung und unterliegen daher nicht der sogenannten Märzklausel.

Wir empfehlen, das Wirksamkeitsdatum bei jeder Zahlung nach Austritt sorgfältig zu prüfen, da eine fehlerhafte Zuordnung die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge und der Lohnsteuer beeinflussen kann.

Weitere Informationen, wie Sie eine Zahlung in Personio Payroll erfassen können, finden Sie in unseren Artikeln zum Thema.

Rückwirkende Änderungen

Rückwirkende Änderungen betreffen jede Aktualisierung von abrechnungsrelevanten Mitarbeitendendaten für einen bereits verarbeiteten und freigegebenen Zeitraum, einschließlich unterjähriger und jahresübergreifender Korrekturen. Eine ausführliche Erklärung, konkrete Beispiele sowie die Auswirkungen auf Meldungen finden Sie in unserem Artikel zum Thema.  

Personio Payroll aktualisiert im Anschluss die betroffenen Meldungen automatisch, einschließlich Entgeltabrechnung, Lohnsteuerbescheinigung und DEÜV-Meldungen.

Kritische Einschränkungen bei rückwirkenden Zahlungen

Bei Zahlungen nach Austritt, die erst deutlich später entstehen, zum Beispiel nach Abschluss eines Rechtsstreits, empfehlen wir, folgende Einschränkungen frühzeitig zu prüfen:

• Rückwirkende Korrekturen sind in Personio Payroll nach bisheriger Erfahrung nur bis zu einem bestimmten Zeitraum in der Vergangenheit möglich, in der Regel bis Januar des Vorjahres beziehungsweise rund 24 Monate rückwirkend. Für ältere Zeiträume empfehlen wir, frühzeitig mit dem Payroll-Support Rücksprache zu halten.
• Nach § 26 SGB IV können zu Unrecht nicht erhobene Sozialversicherungsbeiträge, die älter als drei Monate sind, in bestimmten Fällen nicht mehr vom Mitarbeitenden eingefordert werden, insbesondere wenn der Arbeitgeber die Verspätung zu verantworten hat.
• Verzugszinsen oder Schadensersatzkomponenten aus einem Rechtsstreit sind keine Standard-Lohnart in Personio Payroll und müssen als manuelle Einmalzahlung erfasst werden. Ob diese sozialversicherungs- und steuerpflichtig sind, hängt vom rechtlichen Charakter der Zahlung ab. Wir empfehlen, dies im Zweifel mit einem Lohnexperten zu klären.

FAQ

Was passiert, wenn kein Beendigungsdatum hinterlegt wird?

Das Beschäftigungsverhältnis bleibt in Personio Payroll als aktiv markiert, obwohl ein Vertragsende existiert. Gehalt und Abwesenheiten werden dann nicht automatisch prorationiert.

Muss ich einen ehemaligen Mitarbeiter für eine Zahlung nach Austritt erneut anmelden?

Das hängt vom Einzelfall ab, vorwiegend davon, ob bereits ein neues Beschäftigungsverhältnis bei einem anderen Arbeitgeber besteht. Wir empfehlen, dies mit Ihrer Steuerberatung zu klären.

Gilt die Märzklausel auch für Urlaubsabgeltungen?

Urlaubsabgeltungen zählen als Einmalzahlung und können daher der Märzklausel unterliegen.