Dieser Artikel beschreibt, wie sich bestimmte Änderungen im Mitarbeitendenprofil im laufenden Monat oder rückwirkende Änderungen auf die Lohnbuchhaltung auswirken.

Änderungen im laufenden Monat

Änderung im Reiter Gehalt

Wenn Sie die Vergütung eines Mitarbeiters im Reiter Gehalt des Mitarbeitendenprofils anpassen, sollten Sie im Anschluss prüfen, ob dies auch korrekt in der Lohnbuchhaltungstabelle widergespiegelt wird. Dies gilt vor allem, wenn die Änderung innerhalb des Monats in Kraft tritt und zu einer anteiligen Gehaltsberechnung führt.

Beispiel
Der Mitarbeiter Peter Main arbeitet Vollzeit 40 Wochenstunden und hat eine Grundvergütung von 4000,00 € monatlich. Er erhält zum 1. Juni 2024 eine Gehaltserhöhung von 1200,00 € im Jahr.

1. Schritt: Fixgehalt anpassen 

Folgen Sie den Anweisungen im Artikel zur Einrichtung des Fixgehalts und wählen Sie als Datum den 01. Juni 2024.

2. Schritt: Änderung in der Lohnbuchhaltung prüfen

Gehen Sie zur Lohnbuchhaltung und suchen Sie in der Lohnbuchhaltungstabelle > Personen den Mitarbeiter Peter Main. Prüfen Sie dort die Änderung und Entgeltabrechnung.

Auswirkung bei Abwesenheit

In der Lohnabrechnung sind vorwiegend unbezahlte Abwesenheiten von Bedeutung. Sie können beispielsweise für elektronische Entgeltersatzleistungen (EEL) relevant sein. Für den jeweiligen Monat relevante Kommunikationen mit Behörden und Versicherungsträgern können Sie unter dem Reiter Meldewesen einsehen und verwalten.

Für einen Überblick unbezahlter Abwesenheiten können Sie in der Lohntabelle im Reiter Personen über den Button mit drei Punkten oben rechts die Spalte Unbezahlte Auszeit hinzufügen.

Rückwirkende Änderungen

Was sind rückwirkende Änderungen in der Lohnbuchhaltung?

Als rückwirkende Änderung wird eine für die Lohnabrechnung relevante Änderung bezeichnet, die in die Vergangenheit, genauer gesagt in eine bereits genehmigte Abrechnungsperiode fällt. Da eine freigegebene Lohnabrechnung nicht mehr verändert werden kann, führt dies in den meisten Fällen zu einer automatischen Korrektur im Folgemonat. Dadurch wird das Gehalt neu berechnet und entsprechenden Dokumente wie die Entgeltabrechnungen für betroffene Mitarbeitende im aktuellen Abrechnungsmonat neu erstellt.

Hinweis:
Personio Payroll Nutzende, die die Implementierung vor dem 01.06.2024 (vor ITSG-Migration) abgeschlossen haben, müssen alle die Vergangenheit betreffenden Änderungen bis spätestens zum 10. eines Monats im System hinterlegen. Alle Änderungen, die Sie nach diesem Datum hinterlegen, werden in der aktuellen Abrechnung nicht berücksichtigt und in die Abrechnung des Folgemonats verschoben.

Im Folgenden gehen wir auf verschiedene Beispiele für rückwirkende Änderungen ein.

Wie Personio Payroll Korrekturen verarbeitet

Personio Payroll öffnet bereits abgeschlossene Abrechnungsperioden nicht erneut. Stattdessen wird der Differenzbetrag zwischen dem ursprünglich berechneten Auszahlungsbetrag und dem korrekt geschuldeten Auszahlungsbetrag ermittelt und als Korrektur verarbeitet. Eine solche Korrektur kann sich auf das Bruttogehalt, die Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge sowie relevante Meldungen wie DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweis, Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung auswirken. 

Wann ist eine rückwirkende Korrektur nötig?

Eine rückwirkende Korrektur ist unter anderem bei den folgenden Szenarien nötig: 

• Das Gehalt wurde für einen vergangenen Monat falsch erfasst.
• Ein Attribut, zum Beispiel Steuerklasse oder Beitragsgruppenschlüssel, war fehlerhaft und wurde bereits abgerechnet.
• Das Eintrittsdatum wurde falsch erfasst.
• Ein Bonus wurde für einen vergangenen Monat vergessen.

Änderungen im Reiter Gehalt

Hinzufügen einer Zahlung

Beispiel
Ihr Mitarbeiter Peter Main erhält im März 2024 rückwirkend zum 31. Januar 2024 eine Einmalzahlung durch eine Gehaltsanpassung für Januar. Ihm soll nachträglich ein Bonus ausgezahlt werden.

1. Schritt: Einmalige Vergütung hinzufügen

Folgen Sie den Anweisungen im Artikel zur Einrichtung einmaliger Vergütungen und wählen Sie als Datum den 31. Januar 2024.

2. Schritt: Korrigierte Entgeltabrechnung im laufenden Monat prüfen

Gehen Sie zur Lohnbuchhaltung und suchen Sie in der Lohnbuchhaltungstabelle > Personen den Mitarbeiter Peter Main. Prüfen Sie dort die Änderung und neue Entgeltabrechnung.

Korrektur einer Überzahlung

Beispiel
Ihr Mitarbeiter Peter Main erhält im März 2024 rückwirkend zum 31. Januar 2024 eine Gehaltsanpassung zur Korrektur einer Überzahlung. Für ihn wurde zunächst ein zu hohes Jahresgehalt hinterlegt.

1. Schritt: Grundvergütung anpassen

Folgen Sie den Anweisungen im Artikel zur Einrichtung des Fixgehalts und wählen Sie als Datum den 31. Januar 2024.

2. Schritt: Korrigierte Entgeltabrechnung im laufenden Monat prüfen

Gehen Sie zur Lohnbuchhaltung und suchen Sie in der Lohnbuchhaltungstabelle Personen den Mitarbeiter Peter Main. Prüfen Sie dort die Änderung und neue Entgeltabrechnung.

Änderungen im Reiter Persönliche Informationen

Nachträgliches Hinzufügen eines Krankenkassenwechsels 

Beispiel
Ihr Mitarbeiter Peter Main meldet im Februar einen Wechsel seiner Krankenkasse für den Abrechnungsmonat Januar.

1. Schritt: Attribute im Mitarbeitendenprofil rückwirkend anpassen

Folgen Sie den Anweisungen im Artikel zur rückwirkenden Bearbeitung von Mitarbeitendenattributen und fügen Sie die neue Krankenkasse mit dem Datum den 1. Januar 2024 hinzu.

2. Schritt: Korrigierte Entgeltabrechnung im laufenden Monat prüfen

Gehen Sie zur Lohnbuchhaltung und suchen Sie in der Lohnbuchhaltungstabelle Personen den Mitarbeiter Peter Main. Prüfen Sie dort die Änderung und neue Entgeltabrechnung.

Krankenkassenwechsel

Beispiel
Ihr Mitarbeiter Peter Main war fälschlicherweise die letzten drei Monate bei der TK statt bei der AOK gemeldet.

1. Schritt: Krankenkasse korrigieren

Passen Sie die Krankenkasse in den Payroll-Attributen von Peter Main rückwirkend an. Personio Payroll berechnet die Sozialversicherungsbeiträge für die betroffenen drei Monate neu.

2. Schritt: Korrigierten Beitragsnachweis prüfen und übermitteln

Für diese Korrektur muss in der Regel ein korrigierter Beitragsnachweis sowohl an die bisherige Krankenkasse (Stornierung) als auch an die neue Krankenkasse (neue Beträge) übermittelt werden. Je nach Betriebsnummer der Krankenkasse kann zusätzlich eine DEÜV-Aktualisierung erforderlich sein. Diese Art der Korrektur ist komplex. Wir empfehlen, sich vor der Durchführung an unseren Support zu wenden.

Jahresübergreifende Korrekturen

Rückwirkende Änderungen können auch über einen Jahreswechsel hinweg auftreten. Hierfür gilt lohnsteuerlich das Zuflussprinzip: Die Lohnsteuer wird zu dem Zeitpunkt berechnet, zu dem die Zahlung dem Mitarbeitenden tatsächlich zufließt.

Beispiel
Ihr Mitarbeiter Peter Main erhält im Februar 2025 rückwirkend zum 31. Dezember 2024 eine Nachzahlung aus einer Provisionsvereinbarung für das Vorjahr.

1. Schritt: Einmalige Vergütung hinzufügen

Folgen Sie den Anweisungen im Artikel zur Einrichtung einmaliger Vergütungen und wählen Sie als Datum den 31. Dezember 2024.

2. Schritt: Steuerliche Behandlung prüfen

Da die Zahlung erst 2025 zufließt, kann sie nicht mehr als laufender Bezug im Jahr 2024 abgerechnet werden. Personio Payroll versteuert sie stattdessen im Jahr 2025 als sonstigen Bezug, wodurch sich die Steuerlast erhöhen kann. 

Auswirkungen auf die kumulierten Jahreswerte 

Rückwirkende Korrekturen aktualisieren die kumulierten Jahreswerte des betroffenen Mitarbeiters, darunter das kumulierte Bruttoentgelt, die kumulierte Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer sowie die kumulierten Sozialversicherungsbeiträge für Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung, jeweils für Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil. Diese korrigierten Jahreswerte fließen automatisch in die Lohnsteuerbescheinigung am Jahresende ein.

Kritische Einschränkungen bei rückwirkenden Änderungen

Bei rückwirkenden Änderungen, die erst deutlich später erfasst werden, zum Beispiel nach Abschluss eines Rechtsstreits, empfehlen wir, folgende Einschränkungen frühzeitig zu prüfen:

• Rückwirkende Korrekturen sind in Personio Payroll nach bisheriger Erfahrung nur bis zu einem bestimmten Zeitraum in der Vergangenheit möglich, in der Regel bis Januar des Vorjahres beziehungsweise rund 24 Monate rückwirkend. Rückwirkende Korrekturen sind technisch bis zu 4 Jahre rückwirkend möglich, was der gesetzlichen Verjährungsfrist für Sozialversicherungsnachforderungen entspricht. In der Praxis erfordern Korrekturen, die über das laufende Steuerjahr hinausgehen, zusätzliche Schritte. Für ältere Zeiträume empfehlen wir, frühzeitig mit dem Payroll-Support Rücksprache zu halten.
• Nach § 26 SGB IV fehlt können zu Unrecht nicht erhobene Sozialversicherungsbeiträge, die älter als 3 Monate sind, in bestimmten Fällen nicht mehr vom Mitarbeitenden eingefordert werden, insbesondere wenn der Arbeitgeber die Verspätung zu verantworten hat.
• Verzugszinsen oder Schadensersatzkomponenten aus einem Rechtsstreit sind keine Standard-Lohnart in Personio Payroll und müssen als manuelle Einmalzahlung erfasst werden. Ob diese sozialversicherungs- und steuerpflichtig sind, hängt vom rechtlichen Charakter der Zahlung ab. Wir empfehlen, dies im Zweifel mit einem Lohnexperten zu klären.
• Eine bereits abgeschlossene Abrechnung kann grundsätzlich nicht wieder geöffnet werden. Jede Korrektur erfolgt stattdessen über einen Differenzbetrag oder einen separaten Korrekturlauf.

Auswirkungen auf Meldungen

Eine Korrektur hat auf die folgende Meldungen Auswirkungen: 

• Beitragsnachweis: Korrekturen aus Vormonaten werden automatisch im aktuellen Beitragsnachweis berücksichtigt.
• EEL: Betrifft eine rückwirkende Änderung einen bereits gemeldeten Krankheitszeitraum, erscheint im Reiter Meldwesen ein Korrekturhinweis. Sie entscheiden dort, ob die ursprüngliche Meldung storniert werden soll.
• DEÜV: Betrifft eine Korrektur sozialversicherungsrelevante Daten eines bereits gemeldeten Zeitraums, erstellt und übermittelt Personio Payroll automatisch die erforderlichen aktualisierten Meldungen.
• Lohnsteueranmeldung (LStA): Ändert sich durch die Korrektur der Lohnsteuerabzug, kann eine korrigierte Lohnsteueranmeldung erforderlich werden. Prüfen Sie dies im Reiter Meldewesen.
• Lohnsteuerbescheinigung (LStB): Betrifft die Korrektur ein bereits abgeschlossenes Steuerjahr, für das die Lohnsteuerbescheinigung bereits übermittelt wurde, kann eine gesonderte Prüfung erforderlich sein. Wir empfehlen, sich in diesem Fall an unseren Payroll-Support zu wenden.