Dieser Artikel erläutert den Bereich Automatisierungen in Personio. In diesem Bereich können Sie:

• automatisierte Workflows für wiederkehrende Aufgaben in Personio erstellen, zum Beispiel On- und Offboarding, Genehmigungen, Signaturanfragen und individuelle Workflows, jeweils basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens 
• Ihre vorhandenen Workflows und Genehmigungen verwalten 
• den Aktivitätsverlauf von Workflows und Genehmigungen anzeigen
• Erinnerungen für Mitarbeitendenrollen erstellen und verwalten

Bereich Automatisierungen aufrufen

In Automatisierungen können Sie auf bis zu vier Reiter zugreifen: Übersicht, Workflows, Erinnerungen und Aktivität. Unten finden Sie die Berechtigungen, die für die einzelnen Reiter erforderlich sind.

Hinweis:
Mitarbeitende mit der Berechtigung für Individuelle Workflows > Workflows erstellen und verwalten, aber ohne Berechtigung für die Automatisierungsübersicht können weiterhin auf den Bereich Automatisierungen zugreifen, aber den Reiter Übersicht nicht aufrufen.

Reiter Übersicht

Dieser Reiter verfügt über ein Dashboard, das wichtige Informationen zu den Workflows für den Lebenszyklus von Mitarbeitenden Ihres Unternehmens anzeigt, z. B. Onboarding, Offboarding, Genehmigungsanfragen und Anfragen für elektronische Unterschriften. Sie können diese Workflows in Ihren Account-Einstellungen konfigurieren.

Das Dashboard hilft Ihnen, den Fortschritt dieser Workflows zu erfassen, den Status jeder Aufgabe zu überprüfen und etwaige Engpässe zu identifizieren. Widgets werden im Dashboard auf der Grundlage von Berechtigungen angezeigt, und jedes Widget bezieht sich auf einen bestimmten Workflow. 

Hinweis: 
Im Reiter Übersicht werden keine Daten für individuelle Workflows angezeigt, die Sie mit dem Workflow-Builder erstellen. Verwenden Sie die Reiter Workflows und Aktivität, um diese Informationen zu verfolgen. 

Onboarding- und Offboarding-Widgets

Diese Widgets enthalten alle Mitarbeitenden, die derzeit Onboarding- oder Offboarding-Pfaden zugewiesen sind. Sie können die Gesamtzahl der aktiven Pfade sowie der Pfade mit dem Status Überfällig und Planmäßig anzeigen. Mit diesen Widgets können Sie: 

• unten im Widget auf Alle On-/Offboarding-Mitarbeitenden anzeigen klicken, um den Fortschritt der Onboarding- und Offboarding-Workflows nachzuverfolgen
• Pfade erkennen, die aufgrund überfälliger Schritte verzögert ablaufen, und bei den zuständigen Mitarbeitenden nachfragen.
• auf das Zahnradsymbol klicken, um Ihre Onboarding- und Offboarding-Vorlagen zu verwalten
• auf das Blitzsymbol klicken, um Marketplace-Integrationen zu Ihren Onboarding- und Offboarding-Workflows hinzuzufügen Auf diese Weise können Sie bestimmte Prozesse automatisieren, z. B. Nutzenden den Zugriff auf Tools gewähren.

Widget für Genehmigungsanfragen

Nur Admins können das Widget Offene Genehmigungsanfragen anzeigen. Sie können es verwenden, um überfällig Genehmigungsanfragen nach Genehmigungsart zu identifizieren. Klicken Sie auf eine Genehmigungsart, um zum Reiter Aktivität zu wechseln und eine Liste der Genehmigungsanfragen dieser Art anzuzeigen. Wählen Sie eine Instanz aus der Liste aus, um die zugehörigen Details zu überprüfen. 

Weitere Informationen finden Sie unter Freigabe verwalten.

Widget Aktive Unterschriften

Nur Admins können das Widget Aktive Signaturen anzeigen. Dieses Widget zeigt eine Übersicht aller offenen Signaturanfragen für alle Mitarbeitenden an. Es beinhaltet die Anzahl der Unterschriftenanfragen, die unterschrieben, abgelehnt, ausstehend und aufgrund einer ungültigen E-Mail-Adresse erfolglos zugestellt wurden. In diesem Widget können Sie:

• überfällige Signaturanfragen finden und die unterzeichnende Person kontaktieren, um weitere Informationen zu erhalten oder Probleme mit fehlgeschlagenen Anfragen schnell zu beheben
• auf Alle Signaturen anzeigen klicken, um eine Detailansicht aller offenen Signaturanfragen aufzurufen
• auf den Titel eines Dokuments klicken, um das Dokument zu exportieren, für das eine Signatur aussteht
• auf den Namen der unterzeichnenden Person klicken, um ihr Mitarbeitendenprofil zu öffnen
• auf das Zahnradsymbol klicken, um Ihre Dokumentvorlagen zu verwalten
• Überblick über alle in Ihrem Personio-Paket enthaltenen Unterschriften behalten.

Wenn Sie Admin sind und das Widget nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen alle Anforderungen erfüllt. 

Reiter Workflows

Der Reiter Workflows enthält alle im Workflow-Builder erstellten Workflows, sortiert nach Art des Triggers. In diesem Reiter können Sie Folgendes tun: 

• Klicken Sie links auf eine Kategorie, um eine bestimmte Workflow-Art anzuzeigen. 
• Sie finden hier wichtige Details wie die Anzahl der Workflows, ihre Namen, wer sie erstellt hat, ihren Status und die Anzahl der Ausführungen. 
• Klicken Sie auf Workflow erstellen, um weitere individuelle Workflows einzurichten, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
• Sie können die individuellen Workflows, die Sie in diesem Reiter erstellt haben, aktivieren, deaktivieren, kopieren oder löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Workflows beobachten und verwalten.
• Wenn Ihr Unternehmen Genehmigungsworkflows für die Änderung von Mitarbeitendendaten oder für Anwesenheiten verwendet, können Admins hier die Prioritätsreihenfolge dieser Workflows ändern. 
• Wählen Sie für Abwesenheitsgenehmigungen eine Abwesenheitsart aus, um die Priorität der gruppenspezifischen Genehmigungsregeln für die jeweilige Art zu ändern.

Reiter Aktivität

Nach dem Erstellen von Workflows und Genehmigungen können Sie den Reiter Aktivität verwenden, um die Workflow- und Genehmigungsaktivitäten Ihres Unternehmens zu beobachten. Für Personen mit Berechtigungen zeigt der Reiter zwei Ansichten: Workflows und Genehmigungen. Wechseln Sie mit dem Schalter oben zwischen den Optionen. 

• Wählen Sie in der Workflow-Ansicht eine Workflow-Ausführung aus der Liste aus, um Details wie das Trigger-Ereignis, betroffene Mitarbeitende, zugewiesene Personen und eine Zeitleiste der abgeschlossenen und ausstehenden Schritte anzuzeigen.
• Wählen Sie in der Ansicht Genehmigungen eine Genehmigung aus der Liste aus, um die Anforderungsdetails und eine Zeitleiste für jeden Genehmigungsschritt anzuzeigen. 
• Verwenden Sie die Filteroptionen, um die Ergebnisse in der Tabelle einzugrenzen. Passen Sie den Datumsbereich an, um Ausführungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums anzuzeigen. Klicken Sie auf Ansichten, um eine häufig verwendete Kombination aus Filter und Sortierung zu speichern.

Weitere Informationen finden Sie unter Workflows beobachten und verwalten. 

Der Reiter Aktivität enthält keine Informationen zu Workflows des Mitarbeitendenlebenszyklus wie Onboarding, Offboarding oder elektronische Signaturen. Um den Fortschritt dieser Workflows zu beobachten, gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht, und klicken Sie unten im entsprechenden Widget auf Alle anzeigen. 

Reiter „Erinnerungen“

Mit dem Reiter Erinnerungen können Sie Erinnerungen für bestimmte Rollen anzeigen, erstellen und verwalten. Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um eine Rolle auszuwählen und die Erinnerungen dieser Rolle anzuzeigen oder zu bearbeiten. Details finden Sie im Artikel Erinnerungen erstellen.

Mehr Informationen

Weitere Informationen zum Bereich Automatisierungen finden Sie in den folgenden Ressourcen:

• Workflows erstellen
• Workflows beobachten und verwalten
• Übersicht der Genehmigungen
• Genehmigungsprozesse verwalten
• Erinnerungen anlegen