In diesem Artikel wird der Bereich Automatisierungen in Personio erläutert, in dem Sie automatisierte Workflows basierend auf den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens erstellen können. Mit Automatisierungen verwalten Sie sich wiederholende Aufgaben in Personio in großem Umfang und verbessern die Effizienz Ihres Teams.

Autorisierte Nutzende können auf den Bereich zugreifen, indem sie in der Navigationsleiste Automatisierungen auswählen. Dieser beinhaltet drei Reiter: Übersicht, Workflows und Aktivität, in denen Sie Fortschritte Ihrer Workflows nach ihrer Art verfolgen können.

• Verwenden Sie den Reiter Übersicht, um Workflows im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus von Mitarbeitenden zu beobachten, z. B. Onboarding, Offboarding, elektronische Signaturen und Genehmigungsanfragen. 
• Um Workflows zu beobachten, die mit dem Workflow-Builder erstellt wurden, können Admins und autorisierte Nutzende den Reiter Workflows oder den Reiter Aktivität verwenden.

Lesen Sie unten mehr zu den einzelnen Reitern. 

Reiter Übersicht

Dieser Reiter verfügt über ein Dashboard, das wichtige Informationen zu den Workflows für den Lebenszyklus von Mitarbeitenden Ihres Unternehmens anzeigt, z. B. Onboarding, Offboarding, Genehmigungsanfragen und Anfragen für elektronische Unterschriften. Sie können diese Workflows in Ihren Account-Einstellungen konfigurieren.

Im Dashboard können Sie den Fortschritt dieser Workflows verfolgen, den Status der einzelnen Aufgaben prüfen und eventuelle Engpässe erkennen. Widgets werden im Dashboard basierend auf den Zugriffsrechten der Nutzenden angezeigt. Jedes Widget bezieht sich auf einen bestimmten Workflow.

Hinweis 
Der Reiter Übersicht zeigt keine Daten für neue, individuelle Workflows an, die Sie mit dem Workflow-Builder erstellen. Um diese zu erfassen, verwenden Sie die Reiter Workflows und Aktivität. 

Onboarding- und Offboarding-Widgets

Diese Widgets zeigen alle Mitarbeitenden, die derzeit einem Onboarding- oder Offboarding-Pfad zugewiesen sind. Sie sehen die Gesamtzahl der aktiven Pfade sowie überfällige und planmäßig verlaufende Pfade. Mit diesen Widgets können Sie Folgendes tun: 

• Fortschritte von On-/Offboarding-Workflows beobachten, indem Sie unten im entsprechenden Widget auf Alle On-/Offboarding-Mitarbeitenden anzeigen klicken.
• Pfade erkennen, die aufgrund überfälliger Schritte verzögert ablaufen, und bei den zuständigen Mitarbeitenden nachfragen.
• Ihre On-/Offboarding-Vorlagen verwalten, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Widgets klicken (nur für Admins sichtbar).
• Marketplace-Integrationen zu Ihren On-/ Offboarding-Workflows hinzufügen, indem Sie auf das Blitzsymbol in der oberen rechten Ecke des Widgets klicken. So können Sie bestimmte Prozesse automatisieren, z. B. die Gewährung von Zugriffsrechten auf weitere Tools für Nutzende.

Genehmigungsanfragen-Widget

Das Widget Offene Genehmigungsanfragen ist nur für Admins sichtbar. Klicken Sie auf eine Genehmigungsart, um eine detailliertere Ansicht aller Anfragen, die derzeit auf eine Entscheidung warten, sowie die Mitarbeitenden, die für die einzelnen Anfragen als genehmigende Person festgelegt wurden, aufzurufen. In diesem Widget können Sie Folgendes tun:

• überfällige Genehmigungsanfragen erkennen, so dass Sie die primäre genehmigende Person kontaktieren können, um weitere Informationen zu erhalten.
• Ihre Genehmigungsregeln verwalten, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke klicken (nur für Admins sichtbar).

Weitere Informationen finden Sie unter Freigabe verwalten.

Tipp
Wenn Ihre Genehmigungsregeln auf die neue Erfahrung migriert wurden, beobachten und verwalten Sie diese mithilfe der Reiter Workflows und Aktivität.

Widget Aktive Unterschriften

Dieses Widget gibt Ihnen einen Überblick über alle offenen Unterschriftsanfragen aller Mitarbeitenden. Es zeigt die Anzahl geleisteter, abgelehnter, ausstehender und aufgrund einer ungültigen E-Mail-Adresse fehlgeschlagener Unterschriftsanfragen. In diesem Widget können Sie Folgendes tun:

• überfällige Unterschriftenanfragen erkennen und die unterzeichnende Person kontaktieren, um weitere Informationen zu erhalten oder um fehlgeschlagene Anfragen schnell zu beheben.
• auf eine detailliertere Ansicht aller offenen Unterschriftsanfragen zugreifen, indem Sie auf Alle Unterschriften anzeigen klicken.
• das Dokument, das eine ausstehende Unterschriftenanfrage enthält, herunterladen, indem Sie auf den Dokumentnamen klicken.
• zum Mitarbeitendenprofil der unterzeichnenden Person navigieren, indem Sie auf den Namen dieser Person klicken.
• auf die Einstellungen zugreifen, über die Sie Ihre Dokumentvorlagen verwalten, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke klicken (nur für Admins sichtbar).
• Überblick über alle in Ihrem Personio-Paket enthaltenen Unterschriften behalten.

Das Widget Aktive Unterschriften ist nur für Admins sichtbar. Wenn Sie Admin sind und das Widget nicht sehen können, stellen Sie sicher, dass Sie alle Voraussetzungen erfüllen. 

Reiter Workflows

Der Reiter Workflows zeigt eine Liste aller Workflows, die mit dem Workflow-Builder erstellt wurden. Hier finden Sie wichtige Informationen wie den Namen des Workflows, das Erstellungsdatum, die erstellende Person, einen Trigger-Zähler, die Zeit des letzten Triggers und den Status.

Sie können die individuellen Workflows, die Sie unter diesem Reiter erstellt haben, aktivieren, deaktivieren, kopieren oder löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Workflows beobachten und verwalten.

Klicken Sie auf Workflow erstellen, um den Workflow-Builder zu öffnen, in dem Sie weitere individuelle Workflows entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens erstellen können.

Reiter Aktivität

Sobald Sie Workflows mit dem Workflow-Builder erstellen haben, können Sie unter dem Reiter Aktivität Workflows beobachten, die in Bearbeitung oder abgeschlossen sind. Wählen Sie einen Workflow aus der Liste aus, um seinen Fortschritt im Detail zu sehen, einschließlich Zeitstempeln und zusätzlichen Informationen zu jedem Schritt.

Weitere Informationen finden Sie unter Workflows beobachten und verwalten. 

Der Reiter Aktivität enthält keine Informationen zu Workflows im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus von Mitarbeitenden, z. B. Onboarding, Offboarding, elektronische Signaturen und Genehmigungsanfragen. Um den Fortschritt dieser Workflows zu beobachten, gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht und klicken Sie unten im entsprechenden Widget auf Alle anzeigen.