Bewerberdokumente verwalten

 

Dieser Artikel enthält alle Informationen zur Verwaltung von Bewerberdokumenten, die Sie in den Dokumenten unter dem Reiter Profil der Bewerbung finden. Sie erfahren, welche Dokumentkategorien Ihnen zur Verfügung stehen, wie Sie Dokumente bestimmten Kategorien zuweisen und wie Sie Zugriffsrechte für die Mitarbeiter festlegen, die in den Bewerbungsprozess eingebunden sind. 

 

Zugriffsrechte für Bewerberdokumente

Bewerberdokumente beinhalten üblicherweise sensible Daten, die nicht alle Mitarbeiter, die in den Recruitingprozess involviert sind, sehen oder bearbeiten können sollen. Nutzen Sie Recruiting-Rollen, um die Zugriffsrechte für die einzelnen Dokumentkategorien zu bestimmen. Navigieren Sie hierfür zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Rollen > Bewerberdokumente

Sie können entweder ein Ansichts- oder ein Bearbeitungsrecht vergeben, wobei das Bearbeitungsrecht automatisch das Ansichtsrecht beinhaltet. Die Bewerberdokumente sind in diese Kategorien eingeteilt: 

settings-recruiting-roles-documents_de.png

Für die Dokumentkategorien Angebot, Nicht kategorisiert, und Anhänge ausgehender Nachrichten gelten besondere Regeln. Mehr dazu erfahren Sie unter Sonderkategorien

 

Merkmale der Ansichtsrechte

Für Ansichtsrechte gelten die folgenden Regeln:

  • Mit Ansichtsrechten können Mitarbeiter die Dokumente im Reiter Profil der Bewerbung einsehen. Sie gestatten es Mitarbeitern nicht, Dokumente hochzuladen oder Dokumentkategorien zu verändern.
  • Mitarbeiter mit Ansichtsberechtigung können Anhänge an Nachrichten unter dem Reiter Nachrichten der Bewerbung einsehen, wenn ihre Recruiting-Rolle zudem mindestens das Ansichtsrecht für Nachrichten vorsieht. 

 

Merkmale der Bearbeitungsrechte

Für die Bearbeitungsrechte gelten die folgenden Regeln:

  • Der Bearbeitungsmodus für den Bereich Dokumente unter dem Reiter Profil eines Bewerbers ist nur für Mitarbeiter verfügbar, die mindestens für eine Dokumentkategorie Bearbeitungsrechte haben. Mitarbeiter können dann Dokumente hochladen oder Dokumentkategorien ändern.
  • Mitarbeiter können Dokumentkategorien nur dann zuweisen, wenn sie für die betreffenden Kategorien das Bearbeitungsrecht besitzen. Wenn ein Mitarbeiter für bestimmte Kategorien nur ein Ansichts- aber kein Bearbeitungsrecht besitzt, sind diese Kategorien im Bearbeitungsmodus ausgegraut. 
  • Mitarbeiter mit Bearbeitungsrechten können E-Mail-Anhänge direkt unter dem Reiter Nachrichten der jeweiligen Dokumentkategorie zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentkategorien im Bewerberprofil verwalten

Hinweis: Ändern Mitarbeiter, die für eine bestimmte Kategorie bearbeitungsberechtigt sind, die Kategorie eines Dokuments zu einer, für die sie nicht bearbeitungsberechtigt sind, können diese Mitarbeiter die Änderung anschließend nicht mehr rückgängig machen. Falls sie für die neu zugewiesene Kategorie noch ansichtsberechtigt sind, können sie das Dokument zwar noch sehen, die Kategorie aber nicht mehr verändern. Besteht auch kein Ansichtsrecht, ist das Dokument fortan für Mitarbeiter in dieser Recruiting-Rolle nicht mehr sichtbar. 

 

Sonderkategorien: 

Dokumentkategorie Angebot

Die Zugriffsrechte für diese Kategorie sind mit den Zugriffsrechten für den Reiter Angebot verknüpft. Sie können das Ansichts- oder Bearbeitungsrecht für die Dokumentkategorie Angebot nur vergeben, wenn Sie der Recruiting-Rolle ebenfalls die entsprechenden Zugriffsrechte für Angebote erteilen.

Dokumentkategorie Anhänge an ausgehende Nachrichten

Diese Kategorie betrifft alle Dokumente, die Sie über den Reiter Nachrichten in der Bewerbung an Bewerber versenden. Sie ist mit den Zugriffsrechten für den Reiter Nachrichten im Bewerberprofil verknüpft. Sie können das Ansichts- oder Bearbeitungsrecht für Anhänge ausgehende Nachrichten nur vergeben, wenn Sie der Recruiting-Rolle ebenfalls die entsprechenden Zugriffsrechte im Reiter Nachrichten erteilen. 

Hinweis: Angebotsdokumente, die über den Reiter Angebot versendet werden, zählen nicht zu dieser Kategorie. Vergeben Sie die Zugriffsrechte dafür unter Rollen > Angebote.

Dokumentkategorie Nicht kategorisiert

Vergeben Sie diese Zugriffsrechte mit Bedacht, da diese Dokumentkategorie automatisch allen eingehenden Dokumenten zugewiesen wird (z. B. per E-Mail eingehenden Dokumenten) und daher die unterschiedlichsten Bewerberdokumente beinhalten kann.
Mitarbeiter mit Zugriffsrecht für den Reiter Nachrichten haben unter Umständen keine Ansichts- oder Bearbeitungsrechte für die Kategorie Nicht kategorisiert. In diesem Fall gilt: Wenn Bewerber Dokumente per E-Mail senden, so sehen diese Mitarbeiter lediglich, dass ein Anhang der Kategorie Nicht kategorisiert vorliegt. Sie erhalten aber keine weiteren Details zum Dokumentnamen und können das Dokument weder einsehen noch bearbeiten. Für sie erscheint das Dokument auch nicht im Bereich Dokumente im Bewerberprofil. 

 

Dokumentkategorien im Bewerberprofil verwalten

Im Bewerberprofil können Sie neue Bewerberdokumente hochladen und Kategorien zuweisen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um ein Bewerberdokument einer Kategorie zuzuweisen: Dies kann entweder im Reiter Profil oder im Reiter Nachrichten geschehen. Im folgenden erhalten Sie einen Überblick über beide Möglichkeiten: 

 

Unter dem Reiter Profil 

  1. Gehen Sie zur gewünschten Bewerbung und wählen Sie den Reiter Profil.
  2. Enthält das Bewerberprofil noch keine Dokumente, klicken Sie auf den Button Dokumente hochladen. Sind bereits Dokumente hochgeladen, klicken Sie auf den Editierstift im Bereich Dokumente, um zur Upload-Maske zu gelangen.
  3. Laden Sie dann neue Dokumente hoch und wählen Sie im Drop-Down-Menü aus, welche Dokumentkategorie Sie dem Dokument zuweisen möchten.
    applicant-documents-edit-mode_de.png

Tipp: Wenn Sie für die betreffende Kategorie Bearbeitungsrechte haben, können Sie vorhandene Dokumente auch einer anderen Kategorie zuweisen. 


Unter dem Reiter Nachrichten

Unter dem Reiter Nachrichten sehen Sie zusätzlich zu eingegangenen E-Mails alle Dokumente, die Bewerber im Bewerbungsprozess als Anhang mitsenden. Sie können diese direkt von diesem Reiter aus einer Kategorie zuweisen. Gleichzeitig werden sie auch unter Dokumente unter dem Reiter Profil gespeichert.

Hinweis:
▶︎ Der jeweiligen Recruiting-Rolle muss mindestens das Ansichtsrecht für Nachrichten zugewiesen sein. 
▶︎ Um eine Dokumentkategorie direkt im Reiter Nachrichten festzulegen, benötigen Sie das Bearbeitungsrecht für die Kategorie Nicht kategorisiert, da eingehende Bewerberdokumente standardmäßig dieser Kategorie angehören.

  1. Gehen Sie zur gewünschten Bewerbung und wählen Sie den Reiter Nachrichten
  2. Nutzen Sie das Drop-Down-Menü neben dem jeweiligen Dokument, um die Datei direkt zu kategorisieren. Wenn Sie nur ansichtsberechtigt sind, können Sie die Datei und den Dateinamen sehen, aber keine Kategorie zuweisen.

    recruiting-messages-document-category_de.png

Tipp: Alle Dokumente, die Sie über den Reiter Nachrichten an Bewerber versenden, werden der Dokumentkategorie Anhänge ausgehender Nachrichten zugewiesen. 

 

Dokumentkategorien im Bewerbungsformular festlegen

Wenn Sie die Personio-Karriereseite nutzen, können Sie Ihren Bewerbern die Möglichkeit geben, ihre Dokumente bereits beim Hochladen im Bewerbungsformular einer Kategorie zuzuordnen. Um festzulegen, welche Dokumentkategorien Ihren Bewerbern als Optionen für ihren Upload im Bewerbungsformular zur Verfügung stehen sollen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Karriereseite > Einstellungen des Bewerbungsformulars.
  2. Unter Felder zum Hochladen von Dokumenten finden Sie Lebenslauf und Andere als vordefinierte Standardkategorien. 
  3. Klicken Sie auf Felder auswählen, um weitere Kategorien zu aktivieren, und legen Sie fest, ob diese für die Bewerbung Pflichtfelder sein sollen.

settings-career-page-document-categories_de.png

Wenn Bewerber für ihre Bewerbung das Bewerbungsformular nutzen, finden sie dort eine Möglichkeit, Dokumente in die von Ihnen definierten Dokumentkategorien hochzuladen. Wenn Bewerber ihre Dokumente entsprechend der jeweiligen Kategorie hochladen, werden diese automatisch der richtigen Kategorie zugeordnet. Wenn Sie die Kategorie später im Bewerberprofil ändern möchten, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Dokumentkategorie, in der sich das betreffende Dokument befindet.

Tipp: Wenn Sie Kategorien zur Recruiting API hinzufügen, können Sie auch kategorisierte Dokumente von Ihrer unternehmenseigenen Karriereseite übermitteln. Mehr dazu erfahren Sie im Developer Hub

 

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