Bewerberdokumente verwalten

 

Dieser Artikel enthält alle Informationen zur Verwaltung von Bewerberdokumenten, die Sie im Bewerberprofil im Reiter Profil unter Dokumente finden. Sie erfahren, welche Dokumentkategorien Ihnen zur Verfügung stehen, wie Sie die Dokumente bestimmten Kategorien zuweisen und wie Sie Zugriffsrechte für die Mitarbeiter festlegen, die in den Bewerbungsprozess eingebunden sind. 

 

Zugriffsrechte für Bewerberdokumente

Bewerberdokumente beinhalten üblicherweise sensible Daten, die nicht alle Mitarbeiter, die in den Recruitingprozess involviert sind, sehen oder bearbeiten sollen. Nutzen Sie die Recruiting-Rollen, um die Zugriffsrechte für die einzelnen Dokumentkategorien zu bestimmen. Navigieren Sie dafür zu Einstellungen > Recruiting > Rollen > Bewerberdokumente. 

Sie können entweder ein Ansichts- oder ein Bearbeitungsrecht vergeben, wobei das Bearbeitungsrecht automatisch das Ansichtsrecht beinhaltet. Die Bewerberdokumente sind in diese Kategorien eingeteilt: 

settings-recruiting-roles-documents_de.png

Für die Dokumentkategorien Angebot, Nicht kategorisiert und Anhänge ausgehender Nachrichten gelten besondere Regeln. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten. 

Diese Regeln gelten allgemein für die Vergabe des Ansichts- und des Bearbeitungsrechts für Dokumentkategorien: 

 

Auswirkungen des Ansichtsrechts

  1. Das Ansichtsrecht ermöglicht es, die Dokumente im Reiter Profil des Bewerberprofils einzusehen. Es ist nicht möglich, Dokumente hochzuladen oder Dokumentkategorien zu verändern.
  2. Das Ansichtsrecht ermöglicht es, Nachrichtenanhänge im Reiter Nachrichten des Bewerberprofils einzusehen, wenn für diese Recruiting-Rolle zudem mindestens das Ansichtsrecht für Nachrichten vorliegt. 

 

Auswirkungen des Bearbeitungsrecht

  1. Es muss mindestens für eine Dokumentkategorie das Bearbeitungsrecht vorliegen, damit Mitarbeiter im Bewerberprofil im Reiter Profil bei Dokumente in den Editiermodus wechseln und Dokumente hochladen oder Dokumentkategorien verändern können. 
  2. Der Editiermodus für den Bereich Dokumente ist nur für Mitarbeiter sichtbar, die mindestens für eine Dokumentkategorie über Bearbeitungsrecht verfügen.
  3. Die Zuweisung kann nur für die Dokumentkategorie(n) vorgenommen werden, für die das Bearbeitungsrecht vorliegt. Gibt es Dokumentkategorien, für die nur ein Ansichts-, aber kein Bearbeitungsrecht vorliegt, dann sind diese im Upload-/Editiermodus ausgegraut. 
  4. Liegt das Bearbeitungsrecht vor, kann für E-Mail-Anhänge die jeweilige Dokumentkategorie direkt im Reiter Nachrichten zugewiesen werden. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Kapitel. 

Ändern Mitarbeiter mit Bearbeitungsrecht für eine bestimmte Kategorie (z. B. für Anschreiben) die Kategorie zu einer, auf die kein Bearbeitungsrecht vorliegt, so können diese Mitarbeiter die Änderung anschließend nicht rückgängig machen. Falls noch ein Ansichtsrecht für die neu zugewiesene Kategorie besteht, können die Mitarbeiter das Dokument zwar noch sehen, die Kategorie aber nicht mehr verändern. Besteht auch kein Ansichtsrecht, ist das Dokument fortan für Mitarbeiter in dieser Recruiting-Rolle nicht mehr sichtbar. 

 

Besonderheiten: 

  • Dokumentkategorie Angebot:
    Die Zugriffsrechte für diese Kategorie sind mit den Zugriffsrechten für den Reiter Angebote verknüpft. Sie können das Ansichts- oder Bearbeitungsrecht für die Dokumentkategorie Angebote nur vergeben, wenn Sie der Recruiting-Rolle ebenfalls die entsprechenden Zugriffsrechte für Angebote erteilen. 
  • Dokumentkategorie Anhänge ausgehender Nachrichten:
    Diese Kategorie betrifft alle Dokumente, die Sie über den Reiter Nachrichten im Bewerberprofil an Bewerber versenden. Sie ist mit den Zugriffsrechten für den Reiter Nachrichten im Bewerberprofil verknüpft. Sie können das Ansichts- oder Bearbeitungsrecht für Anhänge ausgehende Nachrichten nur vergeben, wenn Sie der Recruiting-Rolle ebenfalls die entsprechenden Zugriffsrechte im Reiter Nachrichten erteilen. 
    ⚠️ Angebotsdokumente, die über den Reiter Angebot versendet werden, zählen nicht zu dieser Kategorie. Vergeben Sie die Zugriffsrechte dafür unter Rollen > Angebote.
  • Dokumentkategorie Nicht kategorisiert:
    Vergeben Sie diese Zugriffsrechte mit Bedacht, da diese Dokumentkategorie automatisch allen eingehenden Dokumenten (z. B. per E-Mail erhalten) zugewiesen wird und sich darin somit unterschiedliche Bewerberdokumente befinden können.
    ⚠️ Mitarbeiter mit Zugriffsrecht auf den Reiter Nachrichten haben u. U. keine Ansichts- oder Bearbeitungsrechte für die Kategorie Nicht kategorisiert. In diesem Fall gilt: Wenn Bewerber Dokumente per E-Mail senden, so sehen diese Mitarbeiter lediglich, dass ein Anhang der Kategorie Nicht kategorisiert vorliegt, erhalten aber keine weiteren Details zum Dokumentnamen und können das Dokument weder einsehen noch bearbeiten. Für sie taucht es auch in der Sektion Dokumente im Bewerberprofil nicht auf. 

 

Dokumentkategorien im Bewerberprofil verwalten

Im Bewerberprofil können Sie neue Bewerberdokumente hochladen und Kategorien zuweisen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um ein Bewerberdokument einer Kategorie zuzuweisen: Dies kann entweder im Reiter Profil oder im Reiter Nachrichten geschehen. Im folgenden erhalten Sie einen Überblick über beide Möglichkeiten: 

  1. Im Reiter Profil 
    Navigieren Sie in das gewünschte Bewerberprofil und wählen Sie den Reiter Profil aus. Enthält das Bewerberprofil noch keine Dokumente, klicken Sie auf den Button Dokumente hochladen. Sind bereits Dokumente hochgeladen, klicken Sie auf den Editierstift im Bereich Dokumente, um zur Upload-Maske zu gelangen. Dort können Sie neue Dokumente hochladen und für jedes neu hochgeladene Dokument eine Dokumentkategorie aus dem Dropdown-Menü festlegen. Wenn Sie die nötigen Bearbeitungsrechte für die Kategorie haben, können Sie vorhandene Dokumente auch einer anderen Kategorie zuweisen.  applicant-documents-edit-mode_de.png

  2. Im Reiter Nachrichten
    Im Reiter Nachrichten sehen Sie zusätzlich zur eingegangenen E-Mail alle Dokumente, die Bewerber im Bewerbungsprozess als Anhang mitsenden. Diese können Sie direkt dort einer Kategorie zuweisen, gleichzeitig sind die Dokumente direkt im Reiter Profil unter Dokumente gespeichert. Beachten Sie, dass in der jeweiligen Recruiting-Rolle zudem mindestens das Ansichtsrecht für Nachrichten vergeben sein muss. 
    Um die Dokumentkategorie direkt im Nachrichten-Reiter festzulegen, benötigen Sie das Bearbeitungsrecht für die Kategorie Nicht kategorisiert, da eingehende Bewerberdokumente standardmäßig dieser Kategorie angehören. Nutzen Sie das Dropdown-Menü neben dem jeweiligen Dokument, um die Datei direkt zu kategorisieren. Liegt nur ein Ansichtsrecht vor, sind Datei und Dateiname einsehbar, aber nicht kategorisierbar. Liegt gar kein Zugriffsrecht zu, so sieht der Mitarbeiter nur, dass ein E-Mail-Anhang vorliegt, aber keine weiteren Details. candidate-profile-messages-document-categories_de.png
    Dokumente, die Sie im Nachrichten-Reiter an Bewerber versenden, erhalten die Dokumentkategorie Anhänge ausgehender Nachrichten

 

Dokumentkategorien im Bewerbungsformular festlegen

Wenn Sie die Personio Karriereseite nutzen, können Sie Ihren Bewerbern die Möglichkeit geben, ihre Dokumente bereits beim Hochladen im Bewerbungsformular einer der Kategorien zuzuordnen. Legen Sie unter Einstellungen > Recruiting > Karriereseite > Bewerbungsformularfelder fest, welche Dokumentkategorien Ihren Bewerbern als Uploadmöglichkeit im Bewerbungsformular zur Verfügung stehen sollen. Standardmäßig sind zunächst Lebenslauf und Andere voreingestellt. Wählen Sie zudem, ob die jeweilige Kategorie eine Pflichtangabe für die Bewerber darstellt. 

careerpage-settings-document-categories_de.png

Nutzen die Bewerber das Bewerbungsformular für ihre Bewerbung, so finden sie dort eine Uploadmöglichkeit für die von Ihnen festgelegten Dokumentkategorien. Wenn die Bewerber die Dokumente entsprechend der jeweiligen Kategorie hochladen, so wird diese dem Dokument automatisch zugeordnet. Falls Sie die Kategorie im Nachhinein im Bewerberprofil ändern möchten, benötigen Sie die entsprechenden Bearbeitungsrechte auf die Dokumentkategorie, in der sich das Dokument zu dem Zeitpunkt befindet, so wie im Kapitel Dokumentkategorie zuweisen beschrieben. 

Durch das Hinzufügen von Kategorien zur Recruiting API können Sie auch kategorisierte Dokumente von Ihrer unternehmenseigenen Karriereseite übermitteln. Mehr dazu erfahren Sie im Developer Hub

 

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