Dieser Artikel enthält alle Informationen zur Verwaltung von Bewerbendendokumenten, die Sie in den Dokumenten unter dem Reiter Profil der Bewerbung finden. Sie erfahren, welche Dokumentkategorien Ihnen zur Verfügung stehen, wie Sie Dokumente bestimmten Kategorien zuweisen und wie Sie Zugriffsrechte für die Mitarbeitenden festlegen, die in den Bewerbungsprozess eingebunden sind. 

Zugriffsrechte für Bewerbendendokumente

Bewerbendendokumente beinhalten üblicherweise sensible Daten, die nicht alle Mitarbeitenden, die in den Recruitingprozess involviert sind, sehen oder bearbeiten können sollen. Nutzen Sie Recruiting-Rollen, um die Zugriffsrechte für die einzelnen Dokumentkategorien zu bestimmen. Navigieren Sie hierfür zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Rollen > Bewerberdokumente. 

Sie können entweder ein Ansichts- oder ein Bearbeitungsrecht vergeben, wobei das Bearbeitungsrecht automatisch das Ansichtsrecht beinhaltet. Die Bewerbendendokumente sind in diese Kategorien eingeteilt: 

Für die Dokumentkategorien Angebot, Nicht kategorisiert, und Anhänge ausgehender Nachrichten gelten besondere Regeln. Mehr dazu erfahren Sie unter Sonderkategorien. 

Merkmale der Ansichtsrechte

Für Ansichtsrechte gelten die folgenden Regeln:

• Mit Ansichtsrechten können Mitarbeitende die Dokumente im Reiter Profil der Bewerbung einsehen. Sie gestatten es Mitarbeitenden nicht, Dokumente hochzuladen oder Dokumentkategorien zu verändern.
• Mitarbeitende mit Ansichtsberechtigung können Anhänge an Nachrichten unter dem Reiter Nachrichten der Bewerbung einsehen, wenn ihre Recruiting-Rolle zudem mindestens das Ansichtsrecht für Nachrichten vorsieht. 

Merkmale der Bearbeitungsrechte

Für die Bearbeitungsrechte gelten die folgenden Regeln:

• Der Bearbeitungsmodus für den Bereich Dokumente unter dem Reiter Profil einer sich bewerbenden Person ist nur für Mitarbeitende verfügbar, die mindestens für eine Dokumentkategorie Bearbeitungsrechte haben. Mitarbeitende können dann Dokumente hochladen oder Dokumentkategorien ändern.
• Mitarbeitende können Dokumentkategorien nur dann zuweisen, wenn sie für die betreffenden Kategorien das Bearbeitungsrecht besitzen. Wenn ein Mitarbeitender für bestimmte Kategorien nur ein Ansichts- aber kein Bearbeitungsrecht besitzt, sind diese Kategorien im Bearbeitungsmodus ausgegraut. 
• Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten können E-Mail-Anhänge direkt unter dem Reiter Nachrichten der jeweiligen Dokumentkategorie zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentkategorien im Bewerbendenprofil verwalten. 

Hinweise ▶︎ Ändern Mitarbeitende, die für eine bestimmte Kategorie bearbeitungsberechtigt sind, die Kategorie eines Dokuments zu einer, für die sie nicht bearbeitungsberechtigt sind, können diese Mitarbeitenden die Änderung anschließend nicht mehr rückgängig machen.
▶︎ Falls sie für die neu zugewiesene Kategorie noch ansichtsberechtigt sind, können sie das Dokument zwar noch sehen, die Kategorie aber nicht mehr ändern.
▶︎ Besteht auch kein Ansichtsrecht, ist das Dokument fortan für Mitarbeitende in dieser Recruiting-Rolle nicht mehr sichtbar. 

Sonderkategorien: 

Dokumentkategorien im Bewerbendenprofil verwalten

Im Bewerbendenprofil können Sie neue Bewerbendendokumente hochladen und Kategorien zuweisen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um ein Bewerbendendokument einer Kategorie zuzuweisen: Dies kann entweder im Reiter Profil oder im Reiter Nachrichten geschehen. Im folgenden erhalten Sie einen Überblick über beide Möglichkeiten: 

Unter dem Reiter Profil 

1. Gehen Sie zur gewünschten Bewerbung und wählen Sie den Reiter Profil .
2. Enthält das Bewerbendenprofil noch keine Dokumente, klicken Sie auf den Button Dokumente hochladen. Sind bereits Dokumente hochgeladen, klicken Sie auf den Editierstift im Bereich Dokumente, um zur Upload-Maske zu gelangen.
3. Laden Sie dann neue Dokumente hoch und wählen Sie im Dropdown-Menü aus, welche Dokumentkategorie Sie dem Dokument zuweisen möchten.

Hinweise
▶ ︎Die maximale Größe pro Dokument, das ins Bewerbendenprofil hochgeladen wird, beträgt 10 MB.
▶ ︎Nur PDF- und DOCX-Formate werden unterstützt.

Tipp
Wenn Sie für die betreffende Kategorie Bearbeitungsrechte haben, können Sie vorhandene Dokumente auch einer anderen Kategorie zuweisen. 

Unter dem Reiter Nachrichten

Unter dem Reiter Nachrichten sehen Sie zusätzlich zu eingegangenen E-Mails alle Dokumente, die Bewerbende im Bewerbungsprozess als Anhang mitsenden. Sie können diese direkt von diesem Reiter aus einer Kategorie zuweisen. Gleichzeitig werden sie auch unter Dokumente unter dem Reiter Profil gespeichert.

Hinweis:
▶︎ Der jeweiligen Recruiting-Rolle muss mindestens das Ansichtsrecht für Nachrichten zugewiesen sein. 
▶︎ Um eine Dokumentkategorie direkt im Reiter Nachrichten festzulegen, benötigen Sie das Bearbeitungsrecht für die Kategorie Nicht kategorisiert, da eingehende Bewerbendendokumente standardmäßig dieser Kategorie angehören.

1. Gehen Sie zur gewünschten Bewerbung und wählen Sie den Reiter Nachrichten. 
2. Nutzen Sie das Drop-Down-Menü neben dem jeweiligen Dokument, um die Datei direkt zu kategorisieren. Wenn Sie nur ansichtsberechtigt sind, können Sie die Datei und den Dateinamen sehen, aber keine Kategorie zuweisen.

Tipp
Alle Dokumente, die Sie über den Reiter Nachrichten an Bewerbende versenden, werden der Dokumentkategorie Anhänge ausgehender Nachrichten zugewiesen. 

Hinweise
▶ ︎Die maximale Größe der Anhänge beträgt 10 MB.
▶︎ Die folgenden Formate werden unterstützt: bib, doc, xml, docx, dotx, fodt, html, ltx, txt, odt, ott, pdb, pdf, psw, rtf, sdw, stw, sxw, uot, vor, wps, epub, png, bmp, emf, eps, fodg, gif, jpg, jpeg, met, odd, otg, pbm, pct, pgm, ppm, ras, std, svg, svm, swf, sxd, sxw, tif, tiff, xhtml, xpm, odp, fodp, potm, pot, pptx, pps, ppt, pwp, sda, sdd, sti, sxi, uop, wmf, csv, dbf, dif, fods, ods, ots, pxl, sdc, slk, stc, sxc, uos, xls, xlt, xlsx.
▶ ︎Im Bewerbendenprofil können jedoch nur Vorschauen für die folgenden Dateitypen angezeigt werden: pdf, docx, doc, jpg, png, txt, jpeg, odt, ods, xlsx, rtf, xls, pptx, ppt, gif, tif, tiff, bmp, csv.

Legen Sie Dokumentkategorien im Bewerbungsformular fest

Wenn Sie die Personio-Karriereseite nutzen, können Sie Ihren Bewerbenden die Möglichkeit geben, ihre Dokumente bereits beim Hochladen im Bewerbungsformular einer Kategorie zuzuordnen. Um festzulegen, welche Dokumentkategorien Ihren Bewerbenden als Optionen für ihren Upload im Bewerbungsformular zur Verfügung stehen sollen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Karriereseite > Einstellungen des Bewerbungsformulars.
2. Unter Felder zum Hochladen von Dokumenten finden Sie Lebenslauf und Andere als vordefinierte Standardkategorien. 
3. Klicken Sie auf Felder auswählen, um weitere Kategorien zu aktivieren, und legen Sie fest, ob diese für die Bewerbung Pflichtfelder sein sollen.

Alternativ können Sie auch ein spezifisches Bewerbungsformular pro Stelle einrichten und auswählen, welche Dokumente für die Bewerbung benötigt werden.

Nutzen die Bewerbenden das Bewerbungsformular, so finden sie dort eine Uploadmöglichkeit für die von Ihnen festgelegten Dokumentkategorien. Wenn Bewerbende ihre Dokumente entsprechend der jeweiligen Kategorie hochladen, werden diese automatisch der richtigen Kategorie zugeordnet. Wenn Sie die Kategorie später im Bewerbendenprofil ändern möchten, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Dokumentkategorie, in der sich das betreffende Dokument befindet.

Tipp
Durch das Hinzufügen von Kategorien zur Recruiting API können Sie auch kategorisierte Dokumente von Ihrer unternehmenseigenen Karriereseite übermitteln. Mehr dazu erfahren Sie im Developer Hub. 

Hinweise
▶ ︎Die maximale Größe pro Dokument, das über das Bewerbungsformular eingeht, beträgt 20 MB.
▶ ︎Die folgenden Formate werden unterstützt: pdf, docx, doc, png, jpg, jpeg, txt, odt, ods, xlsx, rtf, xls, pptx, ppt, gif, tif, tiff, bmp, csv, rar, gz, zip, 7z, mp4, 3gp, mov, avi, wmv.