In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Daten zu den Bewerbungen auf Ihre Stellen exportieren. Sie können diese Daten unter dem Reiter Bewerbungen im Bereich Recruiting in Personio exportieren. Hier sehen Sie auch Ihre vollständige Bewerbungsliste.
Um einen Export durchführen zu können, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für den Bereich Recruiting.
Wofür kann ich die Daten verwenden?
Mithilfe der Daten können Sie eine detaillierte Analyse Ihres Recruiting-Prozesses erstellen. Sie können beispielsweise Folgendes analysieren:
- Zeitrahmen für Ihre Interviews
- Ihre Gründe für die Ablehnung von sich Bewerbenden
- Erfolg Ihrer Recruiting-Kanäle
- Trends bei Zurückziehungsgründen von sich Bewerbenden
Weitere Recruiting-Metriken finden Sie unter dem Reiter Berichte im Bereich Recruiting. In diesem Bereich können Sie die Parameter Hiring Speed, Fortschritte und Effizienz verfolgen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über den Reiter Berichte.
Welche Daten sind im Export enthalten?
Der Export von Bewerbungsdaten enthält die folgenden Daten:
- Bewerbendenattribute: alle individuellen und Systemattribute von sich Bewerbenden, die Sie konfiguriert haben. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel über die Konfiguration von Bewerbendenattributen.
- Bewerbungsattribute: Daten zum Bewerbungsprozess (z. B. Bewerbungskanal, Bewerbungsdatum, Absagegrund usw.).
- Phasenattribute: die aktuelle Recruiting-Phase von sich Bewerbenden und das Datum, an dem sie diese Phase erreicht haben.
- Stellenattribute: alle Attribute, die Sie in den Details der jeweiligen Stelle erstellt haben.
Eine Übersicht dieser Attribute finden Sie in den Tabellen unter den nachstehenden Überschriften.
Übersicht der exportierten Bewerbenden-, Bewerbungs- und Phasenattribute
Ihr Datenexport enthält die folgenden Systemattribute, die in der nachstehenden Tabelle gezeigt werden. Sie können auch Ihre individuell definierten Attribute hinzufügen.
| Spaltenname | Beschreibung |
| Bewerbenden ID | ID der sich bewerbenden Person |
| Name der sich bewerbenden Person | Vor- und Nachname der sich bewerbenden Person |
| Geschlecht | Geschlecht |
| E-Mail Adresse | E-Mail Adresse |
| Geburtstag | Geburtstag |
| Verfügbar ab | Datum, an dem die sich bewerbende Person die Stelle antreten kann |
| Gehaltsvorstellung | Gehaltsvorstellungen der sich bewerbenden Person |
| Standort der sich bewerbenden Person | Standort der sich bewerbenden Person |
| Finale Phase | Letzte individuelle Phase, in der die sich bewerbende Person befindet |
| Datum finale Phase | Datum, an dem die sich bewerbende Person in die finale Phase verschoben wurde |
| Finaler Status | Letzter Status des Bewerbenden (processing gilt für alle individuell definierten Phasen) |
| Datum finaler Status | Datum, an dem der sich bewerbenden Person der Status zugewiesen wurde |
| Telefonnummer | Telefonnummer |
| Bewerbungs ID | Bewerbungs ID |
| Bewerbungsdatum | Bewerbungsdatum, das im Reiter Profil des Bewerbendenprofils hinterlegt wurde |
| Bewerbungs-Kanal | Recruiting-Kanal, über den eine Bewerbung eingegangen ist |
| Bewerbungs-Tags | Bewerbungs-Tags |
| Absagegrund | Absagegrund |
| Notizen zur Bewerbendenabsage | Manuell eingefügte Notizen, wenn eine sich bewerbende Person aus dem Bewerbungsverfahren ausgeschlossen wird (Ablehnung oder Zurückziehung der Bewerbung) |
| Tage in aktueller Phase | Tage, in der sich die bewerbende Person (zum Export-Zeitpunkt) in der aktuellen Phase befindet |
| Neue Bewerbung | Datum, an dem die sich bewerbende Person eine neue Bewerbung eingereicht hat |
| Nicht zugewiesen | Datum, an dem die sich bewerbende Person in die Phase Nicht zugewiesen verschoben wurde |
| Abgelehnt | Datum, an dem die sich bewerbende Person abgelehnt wurde |
| Zurückgezogen | Datum, an dem die sich bewerbende Person die Bewerbung zurückgezogen hat |
| Angebot | Datum, an welchem der sich bewerbende Person ein Angebot gemacht wurde |
| Eingestellt |
Datum, an dem die sich bewerbende Person das Angebot angenommen hat und sie eingestellt wurde |
Übersicht der exportierten Stellenattribute
Ihr Datenexport enthält die in der nachstehenden Tabelle gezeigten Stellenattribute. Diese Attribute basieren auf den Stellendetails der jeweiligen Stelle.
| Spaltenname | Beschreibung |
| Stellen ID | ID der Stelle |
| Name der Stelle | Bezeichnung der Stelle |
| Ursprüngliche Bewerbung auf Stelle | Stelle, auf die sich die sich bewerbende Person ursprünglich beworben hat |
| Erstellungsdatum der Stelle | Datum, an dem die Stelle erstellt wurde |
| Letzte Veröffentlichung der Stelle | Datum der letzten Veröffentlichung auf der Karriereseite |
| Stellen-Kategorie | Zugehörige Kategorie der Stelle |
| Name der Gesellschaft der Stelle | Gesellschaft, die der Stelle zugeordnet ist |
| Abteilungsname der Stelle | Abteilung, die der Stelle zugeordnet ist |
| Name des Standorts für die Stelle | Name des Standorts, dem die Stelle zugeordnet ist |
| Beschäftigungsart der Stelle | Anstellungsart der Stelle (z. B. Festanstellung, freiberuflich) |
| Benötigte Erfahrung | Benötigte Erfahrung für die Stelle |
| Benötigte Erfahrung in Jahren für die Stelle | Für die Stelle benötigte Erfahrung in Jahren |
| Arbeitszeitplan der Stelle | Arbeitszeitmodell der Stelle (z. B. Vollzeit, Teilzeit) |
Export generieren und aufbereiten
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Bewerbungsdaten zu exportieren:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting.
- Klicken Sie auf den Reiter Bewerbungen.
- Verwenden Sie die Filter, um zu bestimmen, welche Bewerbungen angezeigt werden sollen. Wie Sie Filter anwenden, erfahren Sie in unserem Artikel zur Bewerbungsliste.
- Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Symbol. Wählen Sie Exportieren.
- Füllen Sie die folgenden Felder aus:
▶︎ Dateiname: Geben Sie der Exportdatei einen Namen.
▶︎ Tabellenspalten: Wählen Sie die Daten aus, die Sie in Ihren Export aufnehmen möchten. Die Bewerbenden-ID ist verpflichtend.
▶︎ Start- und Enddatum: Legen Sie den Zeitraum fest, für den Sie Daten exportieren möchten (maximal 12 Monate). Ihre Auswahl basiert auf dem Datum, an dem eine Bewerbung eingegangen ist. - Exportieren Sie die Datei auf Ihren Computer.
Export öffnen
Der Export wird im CSV-Format heruntergeladen. Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um die Datei mit Microsoft Excel oder Google Sheets zu öffnen.
Mit Microsoft Excel
- Gehen Sie zu Ihren Downloads und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei.
- Klicken Sie auf Öffnen mit und wählen Sie Microsoft Excel.
- Markieren Sie in Excel die Spalte A.
- Gehen Sie zum Reiter Daten oben auf der Seite und klicken Sie auf Text in Spalten.
- Wählen Sie die Option Getrennt und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie die Option Komma und klicken Sie auf Weiter.
- Klicken Sie auf Fertig stellen.
Mit Google Sheets
- Öffnen Sie eine neue Tabelle.
- Gehen Sie zum Reiter Datei oben auf der Seite.
- Klicken Sie auf Import > Hochladen.
- Wählen Sie Ihre Exportdatei aus und klicken Sie auf Öffnen.
- Wählen Sie im Pop-up-Fenster unter Trennzeichen die Option Komma.
- Klicken Sie auf Daten importieren.
Beispieldatensatz
Im Downloadbereich in der Seitenleiste des Artikels finden Sie ein Datenset mit Demo-Daten und Berechnungsbeispielen für die vier unten aufgeführten Analysearten.
- Absagegründe: Finden Sie je nach Ihren konfigurierten Absagegründen heraus, warum Ihre sich Bewerbenden vom Bewerbungsprozess ausgeschlossen werden bzw. ihre Bewerbung zurückziehen.
- Zeit bis zum Screening: Erfahren Sie, wie lange es dauert, bis neue sich Bewerbende die Screening-Phase erreichen.
- Channel Conversion: Erfahren Sie, welcher Ihrer Recruiting-Kanäle am erfolgreichsten ist.
- Referral Success Rate: Erfahren Sie, welcher Prozentsatz von erfolgreichen Bewerbungen über einen Referral entstanden sind.
Tipp
Diese Analysen sind lediglich Beispiele dafür, wie Sie den Datenexport für Ihre Zwecke nutzen können. Nutzen Sie die Formeln des Beispielexports als Vorlage. Möglicherweise müssen Sie die Formeln jedoch an die Spalten anpassen, die Sie für Ihren Datenexport ausgewählt haben.