Dafür müssen Mitarbeitende über zwei Berechtigungen verfügen:

• Anzeigerechte für das öffentliche Profil
• Bearbeitungsrechte für die entsprechende Dokumentkategorie

Welche Berechtigungen im Angebotsprozess erforderlich sind, können Sie über Recruitingrollen festlegen. Es sind mindestens eine Ansichtsberechtigung für Bewerbungen und eine Bearbeitungsberechtigung für Angebote erforderlich.

Sie können elektronische Signaturen für in Personio gespeicherte Dokumente in folgenden unterstützten Formaten verwenden: PDF, DOCX, DOC, TXT, CSV, HTML, DOTX, OTT, RTF, ODT, OTM.

Weitere Informationen zur Nutzung von Signaturen für Mitarbeitendendokumente finden Sie unter Signaturen für Mitarbeitendendokumente. Informationen zum Angebotsprozess finden Sie unter Signaturen im Angebotsprozess.

Hinweis:
Wenden Sie sich bei Fragen bezüglich der Rechtssicherheit und Wirksamkeit von elektronischen Unterschriften bitte an einen Anwalt oder eine Rechtsberatung. Personio stellt die technischen Voraussetzungen und das Tool für Signaturen bereit. Personio übernimmt keine Haftung für deren Nutzung.

Mitarbeitende, die Mitarbeitendendokumente unterzeichnen sollen, müssen einen der folgenden Status haben: Aktiv, Onboarding oder Abwesend. Außerdem muss im Mitarbeitendenprofil eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Für inaktive Mitarbeitende können keine Signaturen angefordert werden.

Im Recruiting-Bereich können Sie digitale Unterschriften Ihrer Bewerbenden (sowie beteiligter Mitarbeitenden) für Dokumente anfragen, beispielsweise für Vertragsangebote. Achten Sie darauf, dass die E-Mail-Adresse des Bewerbers hierfür korrekt im Bewerbendenprofil hinterlegt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Signaturen im Angebotsprozess.

Personio arbeitet mit DocuSign zusammen und bietet drei Arten elektronischer Signaturen an: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen. Weitere Informationen zur Rechtsgültigkeit der einzelnen Arten finden Sie unter Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen.

Die eIDAS-Verordnung regelt elektronische Signaturen in der EU. Sie definiert drei Arten elektronischer Signaturen mit jeweils unterschiedlichen Anforderungen. Welche Signaturart Sie verwenden sollten, hängt von den Gesetzen Ihres Landes ab.

Weitere Informationen finden Sie unter Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen.

Personio stellt die technischen Funktionen für elektronische Signaturen bereit. Personio übernimmt keine Haftung für deren Nutzung. Kunden sollten sich von ihrem Rechtsbeistand dazu beraten lassen, welche Lösung für ihre individuelle Situation geeignet ist.

Qualifizierte elektronische Signaturen sind ein kostenpflichtiges Add-on für den Core Pro Plan. Personio berechnet für jeden Versuch der Identitätsprüfung 6 € pro unterzeichnender Person und Dokument, unabhängig vom Ergebnis. Die Nutzung wird monatlich nachträglich abgerechnet.

Weitere Informationen finden Sie unter Qualifizierte elektronische Signaturen.

Die Gebühren für qualifizierte Signaturen decken den Prozess der Identitätsprüfung ab. Die Gebühr fällt unabhängig vom Ergebnis an.

Nach einem fehlgeschlagenen Versuch wird der Umschlag gesperrt. Die anfragende Person erhält über eine Aufgabe in ihrer Personio Inbox eine Benachrichtigung über den fehlgeschlagenen Versuch und die Gründe dafür. Von dort aus kann sie die Anfrage erneut senden, damit die unterzeichnende Person die Identitätsprüfung noch einmal durchführen kann.

Wenn Ihre Nutzung elektronischer Signaturen begrenzt ist, können Sie sehen, wie viele digitale Signaturen Ihr monatlicher Plan umfasst und wie viele davon bereits verwendet wurden. Diese Informationen finden Sie auf der Übersichtsseite für Signaturen, die über den Bereich Automatisierungen erreichbar ist.