Zum Anfragen von Unterschriften müssen Mitarbeitende über die nötigen Berechtigungen verfügen. 
Vergeben Sie diese für Mitarbeitendendokumente mithilfe der Mitarbeitendenrollen. Es ist mindestens eine Ansichtsberechtigung für das Öffentliche Profil nötig sowie eine Bearbeitungsberechtigung für die entsprechende Dokumentkategorie unter Dokumente.
Über Recruitingrollen können Sie festlegen, welche Berechtigungen erforderlich sind, um Unterschriften während des Angebotsprozesses anzufordern: Es sind mindestens eine Ansichtsberechtigung für Bewerbungen und eine Bearbeitungsberechtigung für Angebote erforderlich. 

Dies ist nur bei Mitarbeitendendokumenten möglich, die nur von einer Person (dem Mitarbeiter) unterzeichnet werden und daher keinen Unterschriften-Platzhalter benötigen. Weitere Informationen zum Ablauf finden Sie in diesem Artikel. 
Es ist nicht bei Dokumenten möglich, die mehrere elektronische Unterschriften erfordern (Beispiel: Arbeitsverträge im Recruiting). Sie müssen Ihre vorhandenen Vorlagen in einer Textverarbeitungssoftware bearbeiten und Unterschriften-Platzhalter einfügen. Anschließend müssen Sie die Vorlage erneut in Personio hochladen. 
Weitere Informationen zur Erstellung von Dokumentvorlagen mit Unterschriften-Platzhaltern finden Sie hier. 

Technisch gesehen können elektronische Unterschriften für alle Dokumente in Personio verwendet werden, beispielsweise Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Einwilligungserklärungen und andere. In diesen Artikeln erfahren Sie mehr über die Verwendung von Unterschriften für Mitarbeitendendokumente und Unterschriften im Angebotsprozess.
Wenden Sie sich bei Fragen bezüglich der Rechtssicherheit und Wirksamkeit von elektronischen Unterschriften an eine Anwaltskanzlei oder Rechtsberatung Ihrer Wahl.
Personio bietet lediglich die technischen Voraussetzungen und das Werkzeug für die Verwendung von Unterschriften und übernimmt keine Haftung.

Für das Unterzeichnen von Mitarbeitendendokumenten müssen Mitarbeitende den Status Aktiv oder Onboarding aufweisen, damit Sie für den Unterzeichnungsprozess ausgewählt werden können. Zudem muss die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters korrekt im Mitarbeitendenprofil hinterlegt sein. Von inaktiven Mitarbeitern können Sie keine Unterschriften anfordern.
Im Recruiting-Bereich können Sie digitale Unterschriften Ihrer Bewerbenden (sowie beteiligter Mitarbeitenden) für Dokumente anfragen, beispielsweise für Vertragsangebote. Achten Sie darauf, dass die E-Mail-Adresse der bewerbenden Person hierfür korrekt im Bewerbendenprofil hinterlegt ist. In diesem Artikel erfahren Sie alle Details zur Nutzung elektronischer Unterschriften im Angebotsprozess.

In den jeweiligen Einstellungen können Sie die Reihenfolge der unterzeichnenden Personen ändern. Gehen Sie zu Einstellungen. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Dokumente, und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Sie sollte Unterschriften-Platzhalter für mindestens zwei verschiedene unterzeichnende Personen enthalten. Klicken Sie auf Wer unterzeichnet zuerst?, um die Reihenfolge der unterzeichnenden Personen per Drag & Drop zu ändern. 

Prüfen Sie zunächst, ob die im Mitarbeitendenprofil oder Bewerbendenprofil hinterlegte E-Mail-Adresse korrekt ist. Mitarbeitende müssen sich im Status Aktiv oder Onboarding befinden. Bitten Sie die unterzeichnende Person, den Spam-Ordner des Postfachs zu prüfen, und nachzusehen, ob das Postfach eventuell voll ist.
Wenn Sie die Ursache für das Ausbleiben der E-Mail feststellen, beheben Sie das Problem und senden Sie die Anforderung erneut, indem Sie auf den Button Nochmal anfragen klicken, der angezeigt wird, sobald die vorherige Unterschriften-Anforderung abgelaufen ist. 

Um Unterschriften zu erleichtern, arbeiten wir mit DocuSign zusammen, um einfache und fortgeschrittene elektronische Unterschriften anzubieten. Erfahren Sie mehr über die Rechtsgültigkeit elektronischer Unterschriften.

Ob und für welche Dokumente elektronische Unterschriften rechtlich bindend sind, ist abhängig von der Rechtslage des jeweiligen Landes. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel. 
Wenden Sie sich bei Fragen bezüglich der Rechtssicherheit und Wirksamkeit von elektronischen Unterschriften an eine Anwaltskanzlei oder Rechtsberatung Ihrer Wahl.
Personio bietet lediglich die technischen Voraussetzungen und das Werkzeug für die Verwendung von elektronischen Unterschriften und übernimmt keine Haftung. 

Auf der Übersichtsseite für Unterschriften, die Sie über den Bereich Automatisierungen erreichen, sehen Sie, wie hoch Ihr monatliches Kontingent an digitalen Unterschriften ist und wie viele davon Sie bereits genutzt haben. 
Sobald Sie 70 % der zur Verfügung stehenden Unterschriften genutzt haben, erhalten Sie auf der Startseite einen Hinweis über die Anzahl der verbleibenden Unterschriften für Ihr Konto. Weitere Details dazu, wie viele digitale Unterschriften Ihnen in Ihrem Paket zur Verfügung stehen und wie Sie Ihr Kontingent anpassen können, erfahren Sie in diesem Artikel.