Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können vom Bereich Automatisierungen aus mit der Erstellung und Beobachtung Ihres gesamten Workflows beginnen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie erfolgreichen Bewerbern während des Recruiting-Prozesses ein Vertragsangebot zuschicken und die dafür benötigten Unterschriften von allen Parteien elektronisch anfordern. Um den Unterzeichnungsprozess zu starten, nutzen Sie Vertragsvorlagen mit Unterschriften-Platzhaltern. 

Dazu müssen anfragende Mitarbeitende über die nötigen Zugriffsrechte verfügen. Für den Angebotsprozess definieren Sie diese über die Recruiting-Rollen. Es ist mindestens das Ansichtsrecht auf Bewerbende nötig, sowie das Bearbeitungsrecht für Angebote. 

Dokumentvorlage mit Unterschriften-Platzhaltern erstellen

Erster Schritt für die Nutzung von elektronischen Unterschriften im Recruiting ist die Erstellung einer entsprechenden Vertragsvorlage mit den Platzhaltern. Mit diesen legen Sie die gewünschten Platzierungen sowie die Reihenfolge der angeforderten Unterschriften fest. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Helpcenter-Artikel. Dort finden Sie ebenfalls Informationen, wie Sie Ort und Datum der digitalen Unterschriften als Platzhalter in das Vertragsangebot integrieren können.

Bitte beachten Sie, dass die Vorlage unter Einstellungen > Dokumente in der Dokumentenkategorie Arbeitsverträge abgespeichert werden muss.

Versand eines Angebots mit Unterschrift

Möchten Sie ein Angebot an einen erfolgreichen Bewerber versenden, können Sie direkt im Angebotsprozess die elektronischen Unterschriften von internen Mitarbeitenden sowie vom Bewerber selbst anfordern.

Zur Anforderung dieser Unterschriften gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Recruiting > Bewerbungsprofil > Angebote > Neues Angebot > Angebot mit Vertragsdokument. Wählen Sie eine Vorlage mit Unterschriften-Platzhaltern aus.
2. Füllen Sie nun die weiteren Platzhalter des Dokuments aus. Nach dem Speichern können Sie dem Bewerber das Angebot zusenden.
3. Um die Unterschriften anzufordern, klicken Sie auf Vertrag mit e-Signature senden.
4. Unter Einstellungen > Dokumente wurde für jede Vorlage bereits die Reihenfolge, in welcher die Unterzeichner angefragt werden, hinterlegt. Wählen Sie den Bewerbenden und weitere verantwortliche Mitarbeitenden für die Unterzeichnung aus. Der Bewerbende muss stets einer der Unterzeichner sein. Die Zuordnung der gewünschten Unterzeichner zu den Platzhaltern der Unterschriften müssen Sie manuell festlegen; sie geschieht nicht automatisch durch die Benennung der Platzhalter. Die Benennungen dienen nur als Anhaltspunkt, welche Person an welcher Stelle unterschreiben muss. Im Feld Kommentar können Sie eine Notiz an die Unterzeichnenden eingeben, die dann in der E-Mail-Anfrage erscheint.
5. Starten Sie den Unterzeichnungsprozess, in dem Sie auf Angebot senden klicken.

Bitte beachten Sie, dass weder die Anfrage-E-Mail noch der Kommentar im Reiter Nachrichten im Bewerbungsprofil hinterlegt werden.

Mehr dazu wie Sie ein Angebot in Personio erstellen, bearbeiten und verwalten, erfahren Sie in diesem Helpcenter-Artikel.

Vertrag digital unterschreiben

Sobald Sie auf Angebot senden klicken, startet der Anfrageprozess an die Unterzeichnenden. Im Bewerbungsprofil ändert das Angebot seinen Status von Erstellt zu Ausstehend. Unter Angebot ansehen erfahren Sie, wie weit der Prozess fortgeschritten ist und welche Unterschriften gegebenenfalls noch ausstehen.

Weitere Informationen darüber, wie Sie Unterschriften von allen beteiligten Personen anfordern, finden Sie in diesem Helpcenter Artikel.

Hinweis:

Mitarbeitende, die eine Unterschrift anfordern, werden nicht über deren Status benachrichtigt, sofern sie nicht selbst auch als Unterzeichner hinterlegt sind.

Mitarbeitende die über entsprechende Zugriffsrechte verfügen, können den Status von Unterschriften im Reiter Angebot im Bewerbungsprofil überprüfen.

Allerdings können nur Administratoren den Status aller offenen Unterschriften sowohl im Workflow Hub als auch in der Übersicht Unterschriften prüfen.