In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie erfolgreichen Bewerbenden während des Recruiting-Prozesses ein Vertragsangebot zuschicken und die dafür benötigten Unterschriften von allen Parteien elektronisch anfordern. Um den Unterzeichnungsprozess zu starten, nutzen Sie Vertragsvorlagen mit Platzhaltern für die Unterschriften. 

Dazu müssen Mitarbeitende über die nötigen Berechtigungen verfügen. Für den Angebotsprozess definieren Sie diese über die Recruiting-Rollen. Es ist mindestens das Ansichtsrecht für Bewerbende nötig, sowie das Bearbeitungsrecht für Angebote. 

Dokumentvorlage mit Platzhaltern für Unterschriften erstellen

Der erste Schritt für die Nutzung von elektronischen Unterschriften im Recruiting ist die Erstellung einer entsprechenden Vertragsvorlage mit den entsprechenden Platzhaltern. Mit diesen legen Sie die gewünschten Platzierungen sowie die Reihenfolge der angeforderten Unterschriften fest. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Help-Center-Artikel. Dort finden Sie ebenfalls Informationen, wie Sie Ort und Datum der digitalen Unterschriften als Platzhalter in das Vertragsangebot integrieren können.

Die Vorlage muss immer in der Dokumentenkategorie Vertragsdokumente gespeichert werden.

Ein Angebot mit Unterschrift versenden

Möchten Sie einer Person mit einer vielversprechenden Bewerbung ein Angebot zusenden, können Sie direkt im Angebotsprozess die Unterschriften von internen Mitarbeitenden sowie der Person selbst anfordern.

Zur Anforderung dieser Unterschriften gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Recruiting > Bewerbungen, und wählen Sie die entsprechende Person aus.
2. Klicken Sie auf Angebot > Neues Angebot > Angebot mit Vertragsdokument. Wählen Sie eine Vorlage mit Unterschriften-Platzhaltern aus.
3. Geben Sie die Informationen für alle anderen Platzhalter im Dokument ein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und weiter.
4. Um Unterschriften anzufordern, klicken Sie auf Vertragsdokument mit E-Signatur senden.
5. Wählen Sie die sich bewerbende Person und die verantwortlichen Mitarbeitenden für die Unterzeichnung aus. Die sich bewerbende Person muss stets einer der Unterzeichner sein. Weisen Sie die erforderlichen Unterzeichner manuell den Unterschriftenplatzhaltern zu. Dies geschieht nicht automatisch durch Benennung der Platzhalter (Hinzufügen von Bezeichnungen). Die Benennungen dienen als Anhaltspunkt, welche Person an welcher Stelle unterschreiben muss. Im Kommentarfeld können Sie eine Notiz an die Unterzeichner eintragen. Diese erhalten die Notiz in der Anfrage-E-Mail.
6. Klicken Sie auf Angebot senden, um den Unterschriftsprozess zu starten.

Bitte beachten Sie, dass weder die Anfrage-E-Mail noch der Kommentar im Reiter Nachrichten im Bewerbendenprofil hinterlegt werden.

Mehr dazu wie Sie ein Angebot in Personio erstellen, bearbeiten und verwalten, erfahren Sie in diesem Helpcenter Artikel.

Einen Vertrag digital unterschreiben

Sobald Sie ein Angebot versenden, wird der Prozess zur Einholung der Unterschriften der verschiedenen Parteien in Gang gesetzt. Im Bewerbungsprofil ändert das Angebot seinen Status von Erstellt zu Ausstehend. Klicken Sie auf Angebot anzeigen, um den Fortschritt zu überprüfen und zu sehen, ob noch Unterschriften ausstehen.

Weitere Informationen darüber, wie Sie Unterschriften von allen beteiligten Personen anfordern, finden Sie in diesem Helpcenter Artikel.

Hinweis:
Mitarbeitende, die eine Unterschrift anfordern, werden nicht über deren Status benachrichtigt, sofern sie nicht selbst auch als Unterzeichner hinterlegt sind.

Mitarbeitende mit den entsprechenden Berechtigungen können den Status einer Unterschrift über den Reiter Angebot im Bewerbendenprofil anzeigen.

Allerdings können nur Admins den Status aller offenen Unterschriften sowohl im Bereich Automatisierungen als auch in der Übersicht Unterschriften prüfen.